前几天看到一个“时间大盗”的统计,在工作的时候,像电话或没有预约的客人,没有目标、次序和计划的突发工作等这些事情会不知不觉偷取掉我们的时间,让我们整天疲于应对之时,还觉得时间不够用。我把它归了一下类,大致就是内因和外因。
外在的例如会议会打乱我们的进程,手头的工作被迫往后延迟;接收到的数据不完整或有所延误,也会引发重复沟通与寻找数据的过程,耽误进度。
内因则可能因为个人缺乏组织能力,缺乏自律,例如还有三分钟要交工作,那么前一分钟还可以拿来上上网,和同事在MSN上聊聊天;如果接到同一时间完成多项工作的指令,却不懂得说不,也会让时间被偷掉;分不清责任和权力,什么事都要揽上身才放心的上司,恨不得生出三头六臂,那边下属却闲得打苍蝇,当然时间不够用。
最容易被忽视的“时间大盗”则是文书工作及繁文缛节。越庞大的官僚机构,越无法避开这一类东西,虽然无聊,但必须要看要写。就像工作里面也有一个大黑洞,“咻”地一下卷走你的精力和时间。
对不愿意做的事情,我们最擅长的就是使用拖字诀,一拖,二推,三敷衍。最后不情不愿去做,效率低不说,做出来的报告也言之无味。说真的,那些枯燥的官腔报告,写的人丧气,看的人生气,最重要的是整个过程里,除了平白死几个脑细胞,也没有产生任何有价值的收益。
自从发现在电车上可以做一些不重要但必须的事情,就开始利用早上上班的这一段时间,浏览一些枯燥无味的报告。这些都是平常工作里面没有心情去做的,在家里就更没有心情去看,但如果下决心“在电车中一定要看完”的话,就会意外发现能够看下去。
如果是在公司里面,情况就会不一样。就算没有突发的事情打扰,有一段时间专门留出来,但由于内心的抗拒和排斥,迟迟无法进入状态,心里总是想着:“天哪,我手里还有一大堆正经事没做,哪有精力做这个?!”
但是在相对封闭的电车里面,不会受到电话、会议的打扰,而且在这段时间里面,反正闲着也是闲着,反而较能有心思从事平日觉得排斥、枯燥的工作,即使有再难理解或者再不想读下去的地方,也耐着性子慢慢看下去。
或许是心境变化的原因吧,有时候竟然也能在枯燥的报告里面,找到一些乐趣,得到一些启发。或许任何事,只要把值得与不值得放到一边,专心去做就好了。就算再乏味枯燥的工作,也可以做得更开心一些。
而且把上班路上的时间延长成为工作的配额时间,调配来处理一些枯燥乏味的事情,八小时就变得更紧凑,工作也处理得更利落高效。