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第13章 3 内部控制工程模型

内部控制工程模型是指建立和实施内部控制系统时的一种工作程序,它规定了系统实施的阶段划分原则,各阶段的目标、任务和内容以及各阶段之间的关系,还定义了方法使用的顺序、要求交付的文档资料、为保证质量控制所需要的管理等。

类似于其他工程项目中安排各道工序那样,为反映内部控制系统生存期内各种活动应如何组织,内部控制系统的生存期各阶段应如何衔接,需要用生存周期模型(LifeCycleModel)做出直观的图式表达。它是从内部控制项目从需求定义到系统经使用后废弃为止,跨越整个生存期的设计、实施、使用等全部过程的活动和任务的结构框架。

如上所述,内部控制系统生存期在逻辑建模、物理建模、系统实施、系统使用的基础上又可细分为若干更小的阶段,但不同的模型有不同的阶段划分方法和组合顺序。我们常见的工程模型有瀑布模型、演化模型、螺旋模型、喷泉模型和智能模型等。本书主要借鉴和改进软件工程的生命周期模型和增量模型来满足内部控制工程的特点和要求,将内部控制工程的模型归纳为两大类型,即生命周期模型(或称瀑布模型)和循环增量模型(迭代模型、螺旋模型、原型模型、增量模型)。

3.3.1 内部控制工程生命周期模型

(1)内部控制工程生命周期模型简介。

生命周期模型认为系统存在从设计到投入使用直到最后终止的生命周期,在这个周期内,它的发生发展可以划分为若干个阶段,每个阶段都有其独立的任务和成果,前一阶段是后一阶段的基础和指导,后一阶段的任务和成果是前一阶段任务和成果的继续发展。

生命周期模型要求对系统的整个生存期进行研究,强调每个阶段都有严格的审批,清晰的文档,这是生命周期模型最重要的特点,这样做一方面可以使设计过程有条不紊,保证了系统的质量,特别是提高了系统的可维护性,无论是出现新业务还是内控控制系统关键人员更换,都能从完备的材料中寻找维护的线索。另一方面,经验表明,潜伏的错误发现越晚,纠正错误所发生的代价越大,因此,及时审查和纠正错误,是生命周期模型保证系统质量、降低系统成本的重要措施。

生命周期模型可将内部控制系统的生命周期分为如下几个阶段:逻辑建模、物理建模、实施、使用几个阶段。内部控制工程生命周期模型。

①逻辑建模阶段。逻辑建模的阶段的主要工作包括可行性分析、需求分析、系统规划和配置分析等,为资料汇总和管理的便利,通常可以将逻辑建模阶段的工作统称为需求分析(包括立项、可行性分析、规划等),需求分析的结果通过用户需求报告反映出来。

需求分析的主要目标是定义问题空间特别是问题空间的边界,具体来说,首先应对控制主体现有的内部控制系统进行调研,结合其发展战略目标,明确内部控制系统的改革需求,对确立新的内部控制系统的可行性进行分析,在此基础上,确立新的内部控制系统目标、拟采用的内部控制框架、配套元素的提供(人、设备)、主要的应用范围、应用深度,并据此制定内部控制系统的实施规划,包括内部控制实施进度控制、成本控制、组织及人员岗位的调整等要素分析和设计。

②物理建模阶段。物理建模阶段的工作主要是拟定实现逻辑模型的具体技术和实现细节,形成内部控制系统的设计方案,因此,我们也可将物理建模阶段称为设计阶段。

设计的主要工作目标是确定问题空间的求解过程。具体来说,需具体设计内部控制框架的细节,包括概念术语定义、内部控制制度体系、运行体系、环境保障体系、反馈评估体系、内部控制审计体系、控制程序、确定控制关键点等,并指出相应的实施技术和方法,详细核算控制实现成本和运行成本,分析各种方案的优劣并选择。

③系统实施阶段。系统实施阶段的主要任务是按照物理建模阶段中已定义的求解过程进行施工和实现并对实现的系统进行测试。简单来说,是将物理建模阶段完成的设计方案落实并促使其有效运行。具体来说,是根据前期制订的方案,结合实际的内部控制环境、将每个内部控制措施落实到具体部门和个人、对处于内部控制关键点及在内部控制流程中发挥作用的个体进行培训并对其掌握程度进行评估,在系统达成设计目标后或完成阶段性任务后,进行测试包括子系统测试和集成测试。

④系统使用阶段。内部控制系统使用阶段又可细分为运行、维护和评估,其主要任务是确保系统运行的安全(在系统面临风险如人员、业务变动时能防范的程度)、有效和更新过程的及时、高效。在这个阶段,确保审计子系统有效运行来审查、评价、改进内部控制系统,及时发现和纠正由于环境变化显现出来的缺陷和错误,对系统进行纠错性维护(修正在实施过程中忽略、运行过程中显现出来的缺陷和错误)、适应性维护(使系统适应变化了的环境,如人、制度、业务的变化)、完善性维护(增加新的对系统没有根本改变的控制功能)、预防性维护(针对新发现的风险,如出现新的诈骗手段,提高系统的安全性)等。

(2)内部控制工程生命周期模型的优缺点及适用范围。

①内部控制工程生命周期模型的优缺点。生命周期模型从时间角度把系统的建设和使用分为若干个阶段,每个阶段都有相对独立的任务和目标,这样各个阶段的任务相对独立,降低了复杂系统的建设难度,便于不同人员分工协作,提高了可操作性,有利于施工。另一方面,每个阶段都有严格的审批和清晰的文档,保证了系统的质量,提高了系统的适应性和可维护性。

生命周期模型的缺点在于建设周期较长,开发顺序是线性的,各阶段的工作不能同时进行,下一阶段的人员空等上一阶段任务的完成,安排不当,会造成不必要的人力物力损耗,另外,前一阶段的错误必然带入后一阶段,而且越早的错误对后面的工作影响越大,更正错误的工作量越多,但是对于一些复杂系统,错误或环境变化是不可避免的,生命周期模型的线性流程成为致命的缺陷。

②内部控制工程生命周期模型的适用范围。内部控制工程生命周期模型适用于需求变化较少;分析设计人员对行业很熟悉;低风险项目;用户使用环境稳定;用户不能全程参与设计和建设工作,仅能对阶段性成果进行评估。一般是管理规范、结构和业务稳定的成熟性企业或部门,有丰富的经验和众多可借鉴的案例。

3.3.2 内部控制工程循环增量模型

(1)内部控制工程循环增量模型简介。

循环增量模型是遵循递增方式来进行内部控制系统建设的一种工作程序,这种递增包括模块①的逐步增加、功能的逐步细化、建设过程是循环迭代的。

循环增量模型是应对系统迅速变化、弥补生命周期模型的不足而提出的,它在内部控制系统建设的初期,人们往往对需求的认识不清晰,因而使系统难以一次建设成功,往往历经多次开发、反馈、修改、删加才能得到满意的效果。同时内部控制系统本身就是个不断发展变化的系统,不仅要及时适应内部控制理论的迅速发展,还要时时应对系统本身的人员、岗位、业务的变化,这也使内部控制系统的建设不可能一劳永逸。

本书将工程学中常见的快速原型模型、迭代模型、增量模型都归为此类,他们的共同特点是建设和使用流程都是可以回溯的,在设计出功能单一或简单的模块后,经评估或者用户使用后又反馈给建设者继续进行完善,是一个逐步求精的过程。此类模型强调系统开发者与使用者自始至终通力合作。因为内部控制系统是一个措施不断细化、范围不断拓展的系统,经常在系统运行期间根据环境的变化和认识的深入不断调整,所以循环增量模型更适合内部控制工程的特点、要求和发展过程,我们将循环增量模型中的“增量”分为两类,一种是范围的增量,即宽度的拓展,是新的内部控制子系统不断加入,包括部门或岗位的增加;另一种是功能的增量,即深度的增加,是现有系统内部控制制度、措施、手段的细化。前者对应着传统的增量模型,后者对应着原型、螺旋模型。内部控制工程增量模型。

增量模型的本意是设计和建设大型的内部控制系统时,先完成其中的核心子系统和条件完备的子系统,然后逐步建设和使用其他子系统,这样将子系统逐个完成,并集成到系统整体中,直至整个系统实现内部控制预想目标。在添加每个子系统时,要对子系统进行模块测试,通过后,将其与已建成的主体进行连接并进行集成测试。这个模型要求系统在进行模块划分时应遵循模块内元素关系紧密、模块间联系松散的原则,当然是可组装的,而且可以拆卸,在局部发生变化时,可对发生变化的子系统抽出单独进行调整然后遵循增量模型的原则(必须再次进行模块测试和集成测试),再次实施模块添加。内部控制工程螺旋模型。

螺旋模型使系统的设计、实施和使用由简入繁,逐步细化。将系统的生命周期分为循环迭代的四个阶段,每个阶段完成特定任务,实现阶段目标并经评估验收后,进入下一阶段,一般将四个阶段分为:①制定计划:确定内部控制系统目标,立项、进行可行性分析。②设计:拟定实现目标的具体技术和细节。设计内部控制框架细节,分析比较各种方案的优劣并选择。③实施:根据选定的设计方案,落实控制措施、设置控制结点、对使用者进行培训。④使用评估:评价建设成果,提出修正建议。

沿螺线自内向外每旋转一圈系统便成熟一些,每圈都历经计划、设计、实施经使用评估进入下一循环的计划阶段。例如,在第一圈,确定系统初步目标,估算大体成本、进度和成功率,征求投资者、使用者的认同后,进入第二阶段,设计系统的逻辑模型、物理模型、制定内部控制措施、手段、制度,选择控制方案,经阶段评审合格后,进入第三阶段,落实控制方案,设置控制环节、对控制岗位进行培训,经验收后,进入第四阶段,系统开始运行,在运行过程中,检验控制的效能,发现并记录产生的问题,判断是否需要改进,如果需要改进,进入第二圈的计划阶段,对使用者提出的问题做分析,进行下一内部控制方案设计、实施、使用的循环。

(2)内部控制工程循环增量模型的优缺点及适用范围。

①内部控制工程循环增量模型的优缺点。增量模型的优点在于用户参与系统开发的全阶段,从而使用户的需求可以得到充分满足,系统的实用性强,逐步增加模块或逐步细化功能使系统尽快投入使用,产生效益,同时这种建设策略使建设目标与预想目标偏差较小,能及时发现与纠正设想与实际的不符。但它的缺点也是十分明显的,即阶段性成果的使用容易造成使用者之间沟通混乱,使用不同版本。培训成本高,开发周期过长,管理不善会造成成本过高,维护困难。

②内部控制工程循环增量模型的适用范围。内部控制工程循环增量模型适用于如下情况:

系统需求经常变化;

分析设计人员对系统所处行业不熟悉;

用户可参与这个内部控制系统的开发过程;

原先有部分控制子系统且使用情况较好;

风险较高内部控制系统建设;

内部控制系统的使用者就是建设者,组织中有专门的建设者岗位。

3.3.3 生命周期模型与循环增量模型的比较与综合

生命周期模型和循环增量模型各有其特点,采用循环增量模型,用户可以及早接触和使用系统,尽早发挥作用,有利于今后的使用和维护,适用于发展迅速,内部控制系统不稳定的处于成长期规模较小的主体。

而生命周期模型,用户只介入需求分析阶段,其他阶段由开发人员根据理解去做,因此最终可能造成系统问题很多,不能投入实际使用。生命周期模型周密的计划、严格的审批,清晰的文档,有条不紊的开发过程更符合规模庞大、业务稳定的成熟企业。二者并不互斥,往往综合采用,如在生命周期模型的系统分析阶段利用增量模型可以得到很好的系统逻辑模型。内部控制系统往往是包含很多子系统,可先建立生命周期模型,对系统有了长期系统的规划,然后再利用增量模型建立变化迅速的子系统模型。即在生命周期模型的内部控制主体局部,采用增量模型。

模型的选择还有许多约束条件,如果实施者没有项目或经验的积累,一般选取生命周期模型比较适合;如果积累了一些成果和经验,则选择增量模型比较恰当。

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