签字仪式，通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所正式举行的仪式。举行签字仪式，不仅是对谈判结果的一种公开化、固定化，而且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出的一种正式承诺。
一、签字仪式的准备工作
1.布置好签字厅。首先应精心选取举行签字仪式的适当场地。通常应根据参加签字仪式人员的身份和级别、参加仪式人员的数量以及所签署文件的重要程度等因素来确定。隆重的签字仪式可选择在本地较为出名的宾馆、饭店举行。简单的签字仪式可选择在本部门、本单位的会客厅举行。不管选择什么样的场所举行签字仪式，从礼节上来讲，都应做到双方或多方协商一致。任何一方私自决定后再通知其他方，都是十分失礼的。选择好举行签字仪式的场所后，就要由主办方精心布置好签字厅。签字厅布置总的参照标准是：庄重、整洁、优雅。通常，签字厅应铺满红色地毯。远离大门口，并在厅内正中央横放一张长条形签字桌。桌面上覆盖上深色或冷色调台呢，台呢颜色的确定应考虑双方的颜色禁忌。桌后摆放两把椅子，供双方签字人员签约时使用。如果是涉及多边人员签字，少于5人的可按人数放置椅子，多于5人的则只放一把椅子即可，以供签字人员轮流上前就座签字。如果是涉外签约，在签字桌的中间还需摆上国旗架，分别挂上双方或多方国旗。如果是国内政府部门之间签约，也可在签字桌的两端摆上写有政府部门名称的席位牌。签字桌后应留有一定空间供参加仪式的双方人员站立，背景墙上可挂上“XXX签字仪式”字样的横幅。签字桌前方空间应开阔、敞亮，以方便媒体记者就座。除此之外，签字厅内所需要的各种灯光、音响、空调设备都要事先调试好。还可在厅内适当摆放一些鲜花、绿色植物等略加装饰一番。
2.准备好签字笔。应在签字桌上事先摆放好签字所用的签字笔、吸墨器等各类文具。签字笔是签字仪式上的一种特殊工具，它不仅仅是一种简单的文具，还有重要的纪念意义。因此，签字笔可以提前定做，不可随意购买几支便宜的笔应付了事。
3.拟定好合同文本。签约所用合同文本事关重要，一旦双方正式签署，即将赋予法律约束力。为此，待签的合同文本应由双方或多方与相关部门指定专项负责人，分工合作完成好文本的草拟、核对、定稿、翻译、打印、装订等工作。按照常规，应该为在合同文本上正式签字的有关各方都提供一份待签的文本，必要时，还可以再向各方提供一份副本。签署涉外合同文本，按照国际惯例，待签合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言，此外，也可以同时并用有关各方法定的官方语言。
4.确定好参加仪式人员。参加签字仪式的人员，应根据签约文件的性质和内容予以安排。安排的原则强调双方对等，人员数量上也应该大致相当。客方应提前与主办方协商自己方出席签约仪式的人员，以方便主办方做出相应安排。双方或多方签字人员的身份、地位和级别上应对等。双方还要协商一致安排好助签人员。
二、位次排列
从礼仪角度来讲，举行签字仪式时，在力所能及的条件下，一定要郑重其事，认认真真。其中最为引人注目者，当属举行签字仪式时座次的排列方式问题。一般而言，举行签字仪式时，座次排列的具体方式有三种，它们分别适用于不同的具体情况。
1.并列式。并列式排座是举行双边签字仪式时最常见的形式。它的基本做法是：签字桌在室内面门横放，双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列，双方签字人员居中面门而坐，客方居右，主方居左。
2.相对式。相对式签字仪式的排座，与并列式签字仪式的排座基本相同。二者之间的主要差别，只是相对式排座将双边参加签字仪式的随员席移至签字人的对面。
3.主席式。主席式排座，主要适用于多边签字仪式。其操作特点是：签字桌仍须在室内横放，签字席仍须设在桌后面对正门，但只设一个，并且不固定其就座者。举行仪式时，所有各方人员，包括签字人在内，皆应背对正门、面向签字席就座。签字时，各方签字人以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字，然后退回原处就座。
三、基本程序
签字仪式有着很严格的程序及模式。在具体操作签字仪式时，可以依据下述基本程序进行运作。
1.宣布开始。此时，有关各方人员应先后步入签字厅，在各自既定的位置上正式就位。
2.签署文件。通常的做法是首先签署应由己方所保存的文本，然后再签署应由他方所保存的文本。具体做法是：助签人员帮助翻开文本，指明具体签字处，由签字人员签上自己的姓名，并由助签人员将自己方签了字的文本递交给对方助签人员，交给对方，再由对方签字人员签署文件。依照礼仪规范，每一位签字人在己方所保留的文本上签字时，应当名列首位。因此，每一位签字人均须首先签署将由己方所保存的文本，然后再交由他方签字人签署。此种做法，通常称为“轮换制”。它的含义是：在文本签名的具体排列顺序上，应轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以示各方完全平等。
3.交换文本。双方保存的文本都已经签署好以后，再由双方的签字人员本人郑重地相互交换文本，同时热烈握手，互致祝贺，并互换方才用过的签字笔，以志纪念。全场人员应热烈鼓掌，以表示祝贺之意。
4.饮酒庆贺。文本交换后，由服务人员用托盘端上香槟酒。双方签字人员举杯庆祝签字成功。此杯酒双方签字人员都应当场干掉，以示诚意。这也是国际上所通行的增加签字仪式喜庆色彩的一种常规性做法。
5.接受采访。签字仪式结束后，双方可以共同接受媒体采访。退场时，可安排客方人员先走，主方送客后再行离去。通常，合同文本正式签署后应提交有关方面公证后才正式生效。
四、签字仪式中的礼节
签字仪式上讲究轻松、和谐，但仍要注意各种礼节规范。
1.注意衣着。参加签字仪式应穿着正装，注意服饰整洁、庄重。得体的服饰反映了签字一方对签字全过程的态度以及对对方的尊重，切不可轻忽大意。
2.注重举止。参加签字仪式要讲究站立位置和座次排序，因而要时刻注意自己的举止，不可自以为是。整个签约过程中，参加仪式的双方人员都应平和地微笑着直立站好，不宜来回走动，大肆闲聊。双方签字人员举杯共饮香槟酒时，碰杯要轻，稍后高举示意，举止要文雅而有风度。其他人员可热烈鼓掌表示祝贺，切不可大声喧哗叫嚷。
3.讲究平等。双方签字人员的身份和职位最好对等，一方过高或过低都会造成不必要的误解。
