基层工会文书管理制度
基层工会文书管理制度第一章总则
第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高工会组织管理工作的效率，特制定本制度。
第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务用书与公文。
第三条全部文书归工会所有并收藏，任何个人不得私自占有。
第四条必须严格保守文书的机密。
第五条文书按下列要点处置或办理：
凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任；
即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。
第六条文书的管理原则规定如下：
文书的收发、领取与寄送。原则上由工会办公室文书主管部门负责；
分工会或分支机构的文书管理，另有文书管理细则作出规定。
基层工会文书管理制度第二章文书的收发
第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置：
一般文书予以启封，分送各部门；
私人文书不必开启，直接送收信人；
分送各部门的文书若有差错，必须立即退回文书主管部。
基层工会文书管理制度第三章文书的处理
第八条文书按机密程度可分为以下五类：
绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书；
秘密。指次重要并且所涉及内容不能向工会内外无关人员透露的文书。
机密。指不宜向工会以外人员透露内容的文书；
普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论；
传阅。指在本工会内部传阅或传达的文书。
第九条普通文书的处理原则如下：
由部门负责人以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理；
如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理；
各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。
第十条机密文书的处理原则如下：
机密文书原则上由责任者或当事者自行处理；
指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄；
到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。
第十一条文书的阅览原则如下：
某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见。并转给或交还文书的主管；
有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。
第十二条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级决定。
基层工会文书管理制度第四章请示审批
第十三条请示审批是工会工作的一项重要程序，凡工会工作重要事项，都必须经请示，获得主席、副主席和常务委员会审查、决定和公文批复之后，方可实行。
第十四条须请示审批事项如下：
职务及重要人事安排；
各种制度性规定的变更；
重要契约的缔结、解除与变更；
诉讼行为；
与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等；
土地、建筑物以及其他所有权利的购买与转让；
大额活动费用的开支；
分支机构的增减与升降；
预算与决算事宜；
借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更；
重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；
定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订；
有关工会工作的重要计划与企划；
其他上述未涉及的重要事项。
第十五条请示审批者为部门负责人，以及以此为标准确定的主管。
第十六条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。
第十七条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，送交文书主管部门。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。
第十八条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门。
第十九条请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。
第二十条请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，由请示部门予以执行。
第二十一条请示提案原本由文书主管部门保管。
基层工会文书管理制度第五章文书的制作
第二十二条文书制度要领如下：
文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范；
起草文书的理由包括起因，以及中间交涉过程加以证明必须作出交代，必要时附上相关资料与文件；
必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名；
对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。
第二十三条文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。文书的草案必须予以保存。
第二十四条重要文书，必须经过公证，并且在正式文书形成前，掌握并附上具有价值的证据或证明文件。
第二十五条文书的署名按下列规定进行：
工会内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书，或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由主席、副主席、常务委员署名，或者署有关部门的主管姓名与职务；
对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署主席职务与姓名。如果是主席委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分工会或分支机构主管的职务与姓名。
第二十六条文书的盖章按下列要点进行：
在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章；
如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章替代。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章；
以部门或工会名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。
第二十七条工会主席与工会印章按下列原则使用：
在有必要加盖主席、工会印章时，必须经所属部门主管认可、并且加盖印章之后，向文书主管部门提出；
文书主管部门经审核，签名盖章，予以批准；
在需要主席签字的情况下，手续同前；
经文书主管部门批准后，去印章保管员处加盖工会印章。
基层工会文书管理制度第六章文书的发送
第二十八条一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还须给文秘室以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。
文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名，并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样；
工会内部文书原则上不作封缄。
第二十九条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记并填写。
基层工会文书管理制度第七章文书的整理与保存
第三十条文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。
第三十一条全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。
第三十二条制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由文书主管部门填写“重要文书目录”后，予以保存。
第三十三条分工会或分支机构的文书分为两类，一类是特别重要的文书，直接归主管保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管。
第三十四条文书的保存年限如下：
永久保存文书，包括章程、工会代表大会及工会主席办公会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证书；有关工会历史的文书；决算书和其他重要的文书；
保存10年文书，包括请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书；
保存5年文书，指不需要保存10年的次重要文书；
保存1年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。
第三十五条全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第三十六条保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期之后，可以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。
第三十七条如果职务或部门划分发生变更，或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。
第三十八条必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。
第三十九条在制度难以执行时，须与文书主管部门联系，由文书主管作出裁定。
第四十条本制度自颁布之日起实施。
基层工会文书工作制度
借阅文件要履行借阅手续，用后要及时交回，不准弄脏或损坏。
凡是上级下发的各种文件和信函，都要经文书统一保管，其他人不准私自拆封。
凡参加上级会议带回的文件和报告，都一律交文书统一保管，不得私自转借他人传阅。
给领导亲收的信件，必须交由领导亲自拆封，不准其他人随便拆封。
外出人员不准随便携带文件，确实需要必须经领导批准。
严格执行文件的阅读范围，不得随意扩散，如复印重要的文件，必须由主管批准。
积极做好文件归档工作，凡是本单位工作活动中办理完毕的、具有保存价值的文件材料都应归档。分类时要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系分类立卷。案卷装订要美观、整齐、耐用，案卷封面要填写准确、清楚，便于查找。
上报下发的文件，由有关科室按照行文规则要求起草，科室长对文件内容审核后，交办公室。由办公室秘书负责对文件格式和文字进行把关，办公室主任审核，然后呈送有关领导按文件审批权限办理。收文要分类登记后呈送主管阅示，然后送有关科室间办。对各类文件必须及时处理，随到随办，做到当日文件当日处理，无领导签署意见的文件一律不予发出。
各科室需打印的各种表格材料需经本科室长签字，办公室主任批准方可打印，和本单位无关的文件、材料不准打印。
使用公章必须填写用即登记，严格履行审批手续。
基层工会文书的起草与制发要领
1办公室的通告、通知、会议文件或传阅文件、机构内部文件以及对外发文须根据本要领起草，并经办公室主任审核、或经相关业务科室领导合议后制成。
2文件形成者在制定文件时需经主管上级的审核。
3审核者须对文件的形式、内容进行认真审阅、核查，对不当之处加以修正，使之明白无误。
4文件形成者在制定文件时应注意以下几点：
（1）文件应是一文一事；
（2）除有特殊规定外，应注明以下事项：文号、发文日期、发文机关（发文者）、收文机关（收文者），文件标题、文件拟稿人及有关责任者；
（3）文件标题应简洁明了，准确鲜明地揭示文件内容；
（4）文字应尽可能口语化，通俗易懂；
（5）行文要层次清楚，准确使用标点符号，必要处划分段落；
（6）对于两页以上的文件要标明页码；
（7）对于文件中引用的其他相关文件，要注明其文件号和文件形成日期。
5文件号可按如下方法编制：
（1）机关内部文件可注明本科室代字或代号，连续性文件应注有连续号；
（2）对外行文时应注明本机关代字或代号。
6在书写或印刷文件时应为事后的整理、装订留下余白处。
7内容简单、非机密文件不一定密封发出，可直接传阅或发送。
