秘书是领导强有力的“左右手”，秘书的工作内容包罗万象，并具有多元性、复合性、繁杂性的特点。秘书对内是领导的左膀右臂，对外是单位的脸面喉舌；既要运筹帷幄，又要捉刀代笔……这一特殊地位决定了一个合格的秘书必须具备良好的职业道德。
优秀秘书必备的职业道德
道德水准是一个人安身立命的根本要素，一个失去道德、失去别人信任的人，是做不好工作的。秘书工作更是如此。加强自身的道德修养，是秘书的首要任务。
公司最近一段时期以来气氛比较压抑，暗潮涌动，进入了一个非常微妙的时期。因为每年到这个时候，都要进行例行的人事调整。但是，这些天秘书张静的办公室却很热闹：一会儿财务部李经理过来转了一圈；一会儿公关部周经理也借故来了一趟；一会儿研发部经理打来电话，张静询问他有什么事情，他也没说出个所以然来。不了解内情的人可能会觉得很奇怪，但是对于经验丰富的张秘书来说，却见怪不怪了。她心里很明白，这些部门经理之所以总往她这儿跑，就是因为她是总经理秘书，近水楼台先得月，知道一些关于人事调动的内幕，想事先从她这儿打听一些消息，但既然他们不好意思明说，她也乐得假装糊涂。
中午在餐厅吃饭的时候，销售部的田科长端着饭菜来到她对面坐下。寒暄了几句，就话锋一转问道：“小张，咱们平时关系不错，我就不拐弯抹角了，能跟我透露点消息吗？这次我们销售部的人事是怎么变动的？咱们总经理很信任你，有机会的话，帮我在总经理面前多说几句好话。”张秘书一听，该来的还是来了，望着田科长期望的眼神，她却只能回答：“对不起，田科长，我不太清楚。”田科长对她的回答有点失望，不高兴地说：“你不知道谁知道，是不想告诉我吧！”张静只好说：“田科长，我真的不知道。所有人事方面的文件都是人力资源部做的，不是我起草的。”其实，张秘书说的话一半是真的，一半是假的。文件是人力资源部起草的不错，但是在经过她的手送给总经理的时候，她看到了里面的内容。接下来，田科长只好转移了话题，闲聊几句就悻悻地走了。
看着田科长的背影，张秘书也有些难过，人事调整对于田科长这些男性的中层干部影响较大。但是，职场的生存环境就是这么残酷，作为职业秘书，她必须严守不泄露秘密这条最基本的职业道德；否则，她的饭碗也就不知什么时候被砸掉了。
作为秘书，应具有一定的职业品德。比如说，热爱事业、安心工作、为事业献身的精神，按领导意图办事和谦虚待人的精神，还有严守本分、严守纪律、严守机密，等等。其中，以下几点是应该经常注意的：
①诚实而不做假弄权。我们说诚实，是指对待我们所服务的领导人而言。设想秘书对领导人有所虚假，那还有什么好关系可言！有个别秘书传假旨，冒用领导人名字批条子、签字等，就是做假弄权的行为，不但违反纪律，严重的情况下还是犯法的。
秘书要严格要求自己，秉公办事，坚持原则，决不能打着领导的旗号办私事，树立所谓的自己的“形象”。
②当参谋而不是自以为是。有人提过这样的问题：当秘书，按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾，若是领导人的意见是错的，他又不采纳我的参谋意见，怎么办？这里有三点要注意：一是不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议；二是不要以为自己的意见就是对的；三是要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导人采纳自己的意见。
在领导人的指令、意见，“出台”前，如果秘书发现有不足之处，应当提出补正意见供参考。秘书同领导人之间的关系应该是亲密、融洽、和谐而充满友谊和支持的工作关系。
③顾全大局而不介入矛盾。如果几位领导有了意见分歧、有了个人矛盾时，秘书应该怎么办？这里有一条原则：秘书不能也不允许介入领导人私人间或工作中的分歧和矛盾。秘书介入这种纠纷，支持一方、反对一方，不但于事无益，而且会把事情搞得更复杂。秘书人员不能在领导之间说不利于团结的话。如回避不了，最多只能表示：领导之间的事，秘书人员不便说什么，希望以大局利益为重，相互谅解、搞好团结。如果领导间在工作上有分歧，临到秘书非执行不行时，就只能按组织原则，执行主要决策人的意见。
④公正而不搬弄是非。秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书公正、客观、超脱。涉及人事问题时，绝不可借工作之便，挟私向领导人说这个人那个人的坏话。这是一条美德，也应是一条纪律。
⑤谦虚而不傲上凌下。有些秘书自以为地位重要，对下口大气粗、盛气凌人，使人反感。有些秘书性格急躁，自以为正确，有时会同领导人顶撞、争吵起来。好的性格也是处理好人际关系的重要因素，但性格、脾气，多半也能纳入品德修养的范围。如果秘书自恃有才干，而不注意职业品德修养，也是搞不好关系的。
⑥受批评而不急不怨。有些秘书风趣地说：我们做工作挨批评是常事；如果有一段时间不挨批评就是事实上的表扬。工作做得不好，挨批评是应该的。有时，领导人的要求、批评也有弄错情况的。这时，最好不要急于争辩、急于解释，而是暂时冷静一下，等气氛稍微缓和一下再用适当方式说清楚。有时，情况不说自明。能做到这一点，对处好以后的关系做好服务工作非常有好处。
⑦办事要忠于领导意图不要按个人喜好随意增减，画蛇添足，把事情办走了样。也不要在执行一位领导人的指令时而去问另一领导人的意见，节外生枝把事情搞复杂，这些都是忌讳的。
优秀秘书必须具备的能力
要做一个合格的现代商务秘书，拥有多方位的能力是很重要的。一个优秀的秘书必须具有果断办事的本领，兵来将挡，水来土掩，拥有该出手时就出手的魄力。
同时，他们懂得如何去努力寻找和挖掘机遇，并迅速果断地做出决定，最终取得令人羡慕的成果。
李远是一个极为努力的秘书，虽然进公司多年仍没有得到提升的机会，但是她仍然待人和善、努力向他人学习，并且在获得英语六级资格以后，她还挤出自己的时间学习日语口语课程。上个月，日本东京渡边塑料株式会社的山本先生来李远的公司，商讨合资建厂的事。一开始山本先生非常高傲，说这个不行，那个不够。几天下来，进展不是很大。老板认为山本先生固然有砍价的考虑，但也与山本先生为人相当刻板高傲有关。
这天中午吃饭的时候，李远用日语问山本先生，他的老家是不是东京的，他张大眼睛很惊讶地反问李远是怎么知道的。李远说她是听他说话的口音猜的。她说她在大学时目语老师是东京人，而工作以后又进修了日语口语，老师是横滨人，日语口音的差别听他们都介绍过，说完便唯妙唯肖地模仿起来。
听李远这么一说，五十来岁的山本先生马上显示出“老乡见老乡，两眼泪汪汪”似的激动，称赞李远的日语真是太地道了，说得李远连说了几次不好意思。下午，笼罩在谈判桌上的沉闷一扫而空，山本先生当场同意了公司的全部条件，说立即向总公司汇报，连李远的老板也感到非常意外。
能力，是人们从事一定活动的技能和本领。不同的职业对人们能力的要求是不同的。商务秘书是在市场经济条件下兴起的一种社会职业，以投资经营者和商务管理者为服务对象，主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作。商务秘书应具备以下几种能力。
(1)表达能力
表达能力有两种：一是文字表达能力；二是口头表达能力。
文字表达能力即运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。商务秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划，撰写各种报告，供企业决策时参考，因此书面表达能力是商务秘书的基本功。商务秘书要有深厚的文字修养，因为他的工作不仅要对材料进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。
口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。
“说”的过程，一方面是表达自己的理解和见解，另一方面也能跟领导、群众沟通。能说会道的商务秘书总是受人欢迎的，能说不只是一种修养，也是一种才能的显露。
(2)学习阅读能力
学习阅读能力，就是指感知书面信息知识的能力。社会的发展进入了信息时代，今天的领导和管理者比任何时候都需要迅速地获得有用的信息，以应付日益复杂和多变的环境。阅读文件，翻阅资料及业务书刊，是商务秘书收集信息的主要手段。对于商务秘书来说，阅读不但要迅速而且要准确，准确地领会文章的中心意思及准确地判断信息是否有用。日本经营学专家、日本系统研究中心总经理片方善治说：“在跨入信息革命的今天，能否及早获得较多的信息，已成为事业成败的关键。而利用信息的关键不在于收集，而在于选择。”这就对商务秘书的阅读能力提出了更高的要求。
(3)社交能力
主要指与社会正常交往的能力。美国实业家，石油大王D·洛克菲勒“会付更多的薪水给擅长待人，而非擅长处理事务的人。”在这一点上，他与曾经的美国总统西奥多·罗斯福的观点不谋而合：“成功的第一要素是懂得如何搞好人际关系。”商务秘书应具备一定的社交能力，懂得多种场合的礼仪、程序，善于待人接物，善于运用交际手段和艺术，妥善处理交际中的矛盾和冲突。
商务秘书具有广泛的社交能力，做到既轻松愉快地完成工作，又能与外界保持良好的关系，是获得事业成功的重要条件。美国麦凯信封公司董事长麦凯告诉我们：“走出办公室，广结善缘，尽量推销自己，做一个消息灵通人士……都是建立人际关系的好方法。在工作世界里，人际关系经常是决定成败的关键。”
(4)判断能力
美国人才代征聘专家皮贝克说：“最重要的才能莫过于能作出正确的判断，而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示，商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作，商务秘书都必须从各个角度对问题进行思考和分析，尽快地作出判断，准确无误地应付，当机立断地去做，才不致出现失误或漏洞。
美国企业界的传奇人物，美国克莱斯勒汽车公司总裁艾科卡说过：“如果你已经有了95％的资料，但想再取得其余的5％，却还得花费六个月。到了那时，市场行情已经变了，你的资料也过时了。生活的全部要点就是：选择时机。”可见在如今的“商战”中，商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。
(5)掌握外语的能力
随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判、签订合同等，这就要求商务秘书要具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经营业务的企业，也要求商务秘书人员掌握1至2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。
(6)计算机操作能力
美国在线公司总裁史蒂夫·凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的现状，节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。
(7)创新能力
创新能力是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。商务秘书的创新能力，是指创造性地贯彻领导意图，为领导工作提供最佳服务的能力。商务秘书能否发挥参谋作用，很大程度上取决于其创新能力的强弱。美国学者、管理专家加里·哈梅尔曾说：“崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。”没有创新的意识，没有创新的思维，没有创新的胆略，是不可能为领导决策提供有价值的参谋建议的。
(8)运用WTO规则的能力
WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的游戏规则体系，是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后，如何适应新的游戏规则下的竞争，并运用这些规则参与竞争，是必须首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的能力还很薄弱，龙永图曾对此感慨地说：“人世后我们最大的风险不是开放，而是不熟悉规则”。作为商务秘书，应清晰地了解加入wT0对本企业到底面临哪些机遇和挑战，甚至能游刃有余地运用WTO规则。在尽可能短的时间内提高自身熟悉规则、运用规则的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。
优秀秘书必备的良好性格
小丁与小孙同时进入某机关担任秘书，两个人同样有较强的工作能力，无论领导交给他俩什么任务，他俩都能非常圆满地完成。为此，两个人经常受到领导的表扬。但是，在同事之中，他们俩却有不同的地方。大家都喜欢小丁，有什么事总是找他帮忙。小丁的确为大家做了许多事，因为他谦逊又有能力，与大家非常合得来；而小孙则不同，虽然他能力也强，但大家都不太与他合得来，有什么事也不会找他帮忙，因为小孙这个人有些个性高傲。
小孙也意识到了这种差别，但他并不想改变这种状态，他以为这样很好。无论同事们怎么对自己，领导总还是喜欢自己的，有领导撑腰，他不必总是顾虑再三。况且这样也不错，他可以按照自己的个性安排一切，不必因别人的看法而改变自己的生活。而且从心底而论，小孙有些看不起小丁。小孙认为小丁那种谦让态度十分虚伪，是一种做作的表现，很俗。当然，小孙并没有把自己这种感觉表露出来，他认为无论小丁怎么做，都是人家自己的事，别人不应该干涉他。可见，小孙也是具有一定容人之量的，但可惜他没有表现出来。
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