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第21章 用自己一年的时间,实现别人十年的价值(1)

人的一生只有三天:昨天,今天,明天。昨天已经过去,永不复返;今天已经和你在一起,很快将过去;明天即将到来,但也会消逝。所以,抓紧时间吧。珍惜时间就是珍惜生命,生命对于每个人都很重要,我们每个人都应好好地珍惜时间,创造自己的生命价值。

科学计划时间,就是珍惜自己的生命

昨天是一张过期的支票,明天是一笔不能取用的存款,一切只有从今天开始,合理计划时间,力求以最少的时间完成最多的工作,这样才能获得更多的效益,赢得更多的财富。

时间是我们所拥有的最宝贵的东西。我们能够挽留朋友,却不能够挽留时间,正所谓“时间一去不复返”。时间如流水,一去不回头,所以我们没有理由不珍惜时间。科学地计划时间,就是对自己生命的珍惜。

在富兰克林报社前面的商店里,一位犹豫了将近一个小时的男子终于向店员开口问道:“这本书多少钱?”

“1美元。”店员回答。

“1美元!”这人又问,“能不能少要点?”

“它的价格就是1美元。”

这位男子又看了一会儿,然后问:“富兰克林先生在吗?”

“在,”店员回答,“他在印刷室忙着呢!”

“那好,我要见见他。”这个人坚持一定要见富兰克林。

于是店员将富兰克林请了出来。

这个人问道:“富兰克林先生,这本书你能出的最低价格是多少?”

“1美元25分。”富兰克林不假思索地回答。

“1美元25分?你的店员刚才还说1美元呢!”

“这没错,”富兰克林说,“但是,我情愿倒给你1美元也不愿意离开我的工作。”

这位男子惊异了。他心想,算了,结束这场由自己引起的争论吧。他说:“好吧,这样,你说这本书最少要多少钱吧?”

“1美元50分。”

“怎么又变成1美元50分?你刚才不是还说1美元25分的吗?”

“对。”富兰克林平静地说,“我现在能出的最好价钱就是1美元50分。”

这位男子默默地把钱放到柜台上,拿起书出去了。这位著名的发明家和外交家给他上了终生难忘的一课:时间就是金钱。

莎士比亚曾写过:“放弃时间的人,时间也放弃他。”在所有的资源中,时间不同于其他资源,它有弹性,找不到替代品来替代,而且永远是短缺的。同时,时间的耗费也是固定的,谁也没有办法阻止时间的流逝,时间既不能停止,也不能储存。总之,时间是一种特殊的无可替代的不可缺少的稀有资源。任何事情都离不开时间,任何工作都要在时间中进行,任何工作都要耗用时间。

如何利用好时间,关键在于制订完善、合理的工作计划。简单来说,工作计划就是编排时间表。哪个时间内以哪些事为重点;安排哪些时间做什么事,目标何时达到等等。工作计划并不要求把所有时间全部填满工作内容,而是合理地安排最主要的工作和最关键的问题。这些工作和问题如果安排适当,其他的次要和附属工作都会随之完成。

要知道,真正会利用时间的工作者,不是把时间浪费在工作的忙乱之中,而是用在拟订工作计划中。工作效率比较高的人,往往会用很多时间去周密地考虑工作计划,确定工作目标的手段和方法,预定出目标的进程及步骤。总之,大事小事,都要事先周密考虑。一旦考虑出完整的计划,执行起来就很顺利。

德利恒钢铁公司总裁施瓦普向效率专家艾维·李请教“如何更高效地做事”的方法。艾维·李先生声称可以在10分钟内就给施瓦普一样东西,这样东西能把公司的业绩提高50%。然后他送给施瓦普一张空白纸,说:“请在这张纸上写下明天要做的六件最重要的事。”施瓦普用了五分钟写完。

艾维·李望了一下施瓦普先生,接着说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这又花了五分钟。艾维·李说:“好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项最重要的。不要看其他的,只做第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果只做完第一件事,那也不要紧,因为你总是在做最重要的事情。”

艾维·李最后说:“每一天都要这样做——你刚才看见了,只用十分钟时间——当你对这种方法的价值深信不疑之后,就叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

一个月之后,施瓦普给艾维·李寄去一张五万美元的支票,还有一封信。信上说,那是他一生中最有价值的一课。

五年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界知名的独立钢铁厂。对此,施瓦普先生心里最清楚,艾维·李先生提出的方法功不可没。

人们往往有着不按重要性顺序办事的倾向——多数人宁可做令人愉快或是方便的事。但是,没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间的了。试用这个方法一个月,你会见到令人惊讶的效果。人们会问,你从哪里得到那么多精力?但你自己知道,你并没有得到精力,你只是学会了把精力用在最需要的地方而已。

计划是未来行动纲领的先期决策,对于管理者来说,遇事首先进行计划再去执行是最重要的。“计划的节省是最大的节省”,只有在行动之前精心制订计划,做事时才能有条不紊,忙而不乱。

计划的根本目的在于使人们能够在恰当的时间做恰当的事。卡耐基有句名言:“做正确的比正确地做事更重要。”俗话说:“凡事预则立,不预则废。”在管理过程中如果能制定一份清晰、简单实用的行动计划,合理安排工作时间,形成井然有序的工作作风,那将大大提高工作效率,形成有效管理。

改掉拖拉的习惯,成功就会变得容易

昨天带着回忆默默地逝去了,今天携着希望悄悄地来临了,而明天又闪烁着光辉等待着人们。有人沉浸在回忆中,他们依恋昨天;有人沉醉在梦幻中,他们期盼着明天,这两种人都忘记了最应当珍视的是宝贵的今天。

据加拿大媒体报道,科学家公布了一项专门针对拖拉的研究,以帮助人们认识拖拉,找到拖拉的原因并加以改正。

加拿大卡尔加里大学商业学教授皮尔斯·斯蒂尔在其新作《拖拉:今日复明日》一书中指出,如今拖拉已经成了一种“流行病”。随着电脑游戏和个人日程管理的普及,人们越来越容易分心。人们不断改变着自己的计划安排,导致一些事情拖拖拉拉总是做不成。

斯蒂尔所领导的团队以数百名学生为研究对象,对拖拉习惯展开了长达10年的研究。他们发现,长期拖拉的人办事更冲动,在对他人负责等方面不够尽职。此前的研究也曾指出,有两种人存在拖拉问题的情况最多:一种是细心过头,另一种是懒惰至极。前者把时间浪费在细枝末节上,后者则总是找出借口推脱。

斯蒂尔表示,人们对完成某件事的欲望、事情的紧急度以及责任心,也会影响效率。因此,如果有拖拉的毛病,要先找到原因,再有针对性地改正。

时间是宝贵的。成功的人,珍惜每分每秒,成就辉煌,而失败的人正因为抱着“做一天和尚敲一天钟”的思想得过且过,消磨时间。在他们眼里,时间是漫长和无谓的,而当他们回过头之后,才发现时间如流水,一去不复返,才发现时间的可贵,正可谓“少壮不努力,老大徒伤悲!”

卡拉·莎莎娜是美国纽约百老汇最年轻、最负盛名的年轻演员,她是这样讲述她的成功之路的。

几年前,当莎莎娜还是一名学生时,她参加了一次校际演讲比赛,她将自己的梦想告诉了在场的所有人:“大学毕业后,我要成为百老汇一名优秀的主角。”

演讲结束后,莎莎娜的心理学老师找到她,问她说:“为什么现在不去百老汇而非要等到毕业后才去呢?”莎莎娜想了一下说:“是呀,大学里并不能帮我实现梦想。”于是,她决定一年以后就前往百老汇去实现自己的梦想。

老师又生气地问:“为什么现在不去,而要等到一年后去呢?”

听完老师的话,莎莎娜觉得很有道理,就对老师说:“好吧,我把事情安排一下,我下个月就出发。”

老师又紧跟着问:“有什么事情要安排的,今天去跟下个月去有什么不一样?”莎莎娜有些不知所措,那个辉煌的梦想出现在她的脑海里,她终于下定决心,下个星期就前往百老汇。

老师又问:“为什么今天不去呢?”莎莎娜激动不已地说:“好,我现在就去订机票,马上出发。”老师赞许地点点头说:“机票我已经帮你订好了,你现在就可以走了。”于是,莎莎娜当天就飞赴她梦想中的殿堂。

当时,百老汇的制片人在酝酿一部经典剧目,正在征选最佳女主角。要求在100个人当中挑选10个,然后再在10人中选择最优秀的一个。挑选方式是,让他们每人念一段剧本中主角的台词。

莎莎娜千方百计地从一个化妆师手里得到了将排的剧本。然后闭门苦读,悄悄演练。正式面试那天,她是第40个出场的应聘者。制片人问她是否有过表演的经验,莎莎娜甜甜地一笑说:“我可以给您表演一段曾经在大学里演出过的剧目吗?”制片人不愿打击一个热爱艺术的青年的心,就同意了,可是当制片人听到莎莎娜使用的台词正是将要上演的剧目中的对白时,被她那真挚的感情、惟妙惟肖的动作打动了,他立刻宣布面试结束,女主角已经找到了。

就这样,莎莎娜刚到纽约就顺利地迈出了实现梦想的第一步,穿上了她人生的第一双红舞鞋。

很多人都有自己追求的梦想,也曾制订过目标,可那只是一时的心血来潮,制订完了就把它束之高阁,没有为此立即付出行动,最后仍然是一事无成。

莎士比亚说过:“抛弃时间的人,时间也会抛弃他。”我们说:“抛弃今天的人,今天也会抛弃他。而被今天抛弃的人,他也就没有了明天。”

聪明、勤奋、有志的人,深深懂得时间就是生命,甚至比生命还珍贵。他们不会把今天宝贵的时光虚掷给明天。伟大的发明家爱迪生向来就珍惜时间,他利用在车上卖报的闲暇做实验,渴了,喝口凉水;饿了,啃块面包;困了,趴在桌上打个盹。牛顿、居里夫人、爱因斯坦……一切有志气、有成就的人都是如此,他们不沉湎在昨天,更不空空地观望明天,他们永远从今天开始。

爱迪生常对助手说,最大的浪费莫过于浪费时间,人生太短暂了,要多想办法,用极少的时间办更多的事情。

有一次,爱迪生在实验室里工作,需要测量一个空玻璃灯泡的容积,于是他叫助手来完成这件事情。可是过了好半天,助手也没有得出结果,爱迪生很奇怪为什么要这么久。他转身看到助手拿着软尺在测量灯泡的周长、斜度,并拿了测得的数字伏在桌上计算,忙得不可开交。

爱迪生很生气地对助手说:“你怎么费那么多的时间呢?”他走过去,拿起那个空灯泡,向里面斟满了水,交给助手,说:“把里面的水倒在量杯里,马上告诉我它的容量。”助手立刻就读出了数字。

爱迪生说:“这是多么容易的测量方法啊,又准确,又节省时间,你做了这么久的工作,怎么都想不到呢?又量、又算,岂不是白白地浪费时间!”助手的脸红了。

就像爱迪生说的那样,人生太短暂了,要节省时间,多做事情。正是这种灵活思考、节省时间的窍门,使他的发明事业蒸蒸日上。

相反,对有些人来说,时间就像代表他的那本日历,撕了这张还有下一张,撕完了这一本还有下一本,却不知在洁白如雪的日历上留下自己辛勤奋斗的汗水,他们从初懂生活到长眠地下,都是在闲散、观望和等待之中度过的。如果人的一生如此度过,那么消逝的岁月将如一场凄凉的悲剧。留在个人生命史上的回忆,也将拌和着悔恨、痛苦和哀伤的泪水……

鲁迅说,时间就像海绵里的水,只要你肯挤,总是有的。有人把时间比作金钱,比作生命。倘若无端地空耗时间,就是浪费自己的生命;耗费别人的时间,无异于谋财害命。即使时间是充裕的,也不要挥霍生命。珍惜时间,做高效率人士,是成功永远不变的要诀。

打出提前量,警惕帕金森时间定律

1958年,英国历史学家、政治学家诺斯科特·帕金森出版了《帕金森定律》一书。

他经过多年调查研究发现,不同的人做同样的事所耗费的时间相差惊人。

比如,一个家庭主妇为了给远方的女儿寄张明信片,可以足足花上一整天:找明信片半个小时,选择用哪张明信片要一个钟头,再花半个小时查地址,再用一个小时仔细想该写什么……这样犹豫焦虑和操劳整整一天,最后还累得要命,对结果不甚满意。但形成鲜明对比的是,一个大忙人可以在20分钟内寄出一叠明信片。

一个工作效率高的人,即使同时应对几件事也能应对自如,紧张有序;而一个行动迟缓、推三阻四的人,往往一事无成。两者的区别究竟在哪儿呢?其实就在于前者已经养成了高效做事的习惯,而且掌握了做事最简捷的方法。而后者,只是习惯了拖延,事情总是做不完,所以时间也总是不够用。

帕金森举例说,当官的A君感到工作很累很忙时,一定要找比他级别和能力都低的C先生和D先生当助手,把自己的工作分成两份分给C、D,自己掌握全面。C和D还要互相制约,不能和自己竞争。当C工作也累也忙时,A就要考虑给C配两名助手;为了平衡,也要给D配两名助手,于是一个人的工作就变成七个人干,A君的地位也随之抬高。当然,七个人会给彼此制造许多工作,比如一份文件需要七个人共同起草圈阅,每个人的意见都要考虑、平衡,绝不能敷衍塞责,下属们产生了矛盾,他要想方设法解决;升级调任、会议出差、工资住房、培养接班人……哪一项都需要认真研究,工作愈来愈忙,甚至七个人也不够了……

帕金森定律深刻地揭示了大到一个团体,小到个人的这种效率低下,浪费时间的状况。

帕金森在分析“大型组织会变得大而无当、毫无生气”后,得出了一个定律:“工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。”这个定律解释了为什么一个机构的组织常常会超过实际需要以及个人效率低下的原因,就是他们给了一个计划太多的时间。

帕金森定律表明,时间管理隐含着你可以为一项任务安排过多的时间。如果你给自己安排了充裕的时间从事一项工作,你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。

帕金森认为,一份工作所需要的资源与工作本身并没有太大的关系,一件事情被膨胀出来的重要性和复杂性与完成这件事情花的时间成正比。你以为给自己很多很多的时间完成一件事就可以改善工作的品质,但实际情况并非如此。时间太多反而使你越懒散、缺乏原动力、效率低,可能还会大幅度降低效力。一个小学生的平均成绩无法维持在C级,家长只好让他修最少学分的功课。儿童心理学家则建议这个学生多修一些课,而不是少修一些。结果出乎学生本人和家长的意料,学生多修课程后,所有科目的成绩不降反升。事实上,这个学生要做的就是如何提高学习效率、打起精神。

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