比较科技档案和科技资料，主要的目的就是为了正确区分科技档案和科技资料，以便正确划定科技档案的范围，并根据科技档案的特点实行科学的管理。对于一个具体单位来说，区分科技档案和科技资料，要着力于分析有关材料与本单位科技生产活动的关系以及在科技生产活动中所发挥的作用。凡是记述和反映本单位科技生产活动并在科技生产活动中发挥依据、凭证作用的材料，都应作为本单位的科技档案保存；否则就应作为科技资料管理。
在区分科技档案与科技资料时，应注意不能单纯以材料的来源来区分。
科技档案一般是在本单位的科技生产活动中形成的，科技资料则是搜集、交流、购买来的，来源是区分科技档案与科技资料的重要依据。但是科技档案并非都是由本单位自己编制形成的，作为记述和反映一个单位科技生产活动的科技档案，除本单位自己编制形成的以外，其它来源及获取方式还有以下几种：
（1）建设单位根据协议、合同接收工程设计单位提交的设计文件；
（2）工矿企业接收科研院所有偿或无偿转让的科技成果文件；
（3）随产品、设备或工程对象移交的文件；
（4）自然观测或勘探部门提供的原始基础材料；
（5）下属单位或有关单位按规定报送的成果文件；
（6）购买设备的随机文件和引进技术的文件；
（7）对外合作项目中形成并接收的文件；
（8）企业产权变动过程中按规定接收或协商接收的文件；
（9）因套用而转化的科技资料。
上述情况表明：第一，对某一单位来说，科技档案主要是由本单位在科技生产活动中形成的；第二，科技档案并非全部是由本单位形成的；第三，判断和区分科技档案与科技资料，主要分析它们同本单位科技生产活动的关系，以及它们所发挥的作用。
4.3科技档案与科技文件的比较
科技档案同其它任何事物一样，都有产生、发展、老化直至消亡的过程。
科技文件是科技档案的前身，它们是同一事物的两个不同阶段。比较科技档案与科技文件，不仅可以加深对科技档案概念的理解，而且可以更好地认识科技档案的运动规律。
4.3.1科技档案与科技文件的联系
科技档案与科技文件具有非常密切的“血缘”关系，我们可以从以下两个方面来加以认识。
I.科技档案是由科技文件转化而来的
这一点在前面分析科技档案概念时已有所涉及。科技文件首先是为了科技生产活动的需要而产生的，然后作为信息交流工具被形成者、使用者传递或使用，以完成或执行产生文件的原始目的和使命；当科技文件内容所规定的任务、使命业已完成或产生文件的目的已经达到时，即科技文件“处理完毕”时，那些被人们认为仍有保存价值的文件将通过归档转化成科技档案，而没有保存价值的文件则将被销毁处理。由此可见，在广义科技文件的生命周期中，科技文件与科技档案是两个不同的阶段，科技文件是科技档案的前身，科技档案是科技文件的归宿。
2.科技档案可以再生科技文件
科技文件的产生通常有三种方式：第一种是通过专门编写、绘制、记录而制作产生出新的科技文件的方式；第二种是通过复制套用科技档案而再生科技文件的方式；第三种是通过搜集套用科技资料而转化产生科技文件的方式。在科技生产活动中，通过第二种方式产生科技文件是相当普遍的，尤其在一些工程设计或产品生产活动中，复制套用科技档案的现象更为突出。据某建筑设计院的抽样统计，在当年的设计图纸中，科技档案的复用率高达80%，即全年出1万张图纸，有8000张是复用原有设计的档案成图。
某汽车制造厂在试制某型汽车时，三万多个零部件，90%以上的是复用原某型汽车的科技档案，使试制时间缩短了一半，成本降低1/3。科技档案之所以能再生科技文件，这是由人类科学技术发展的继承性和现实科技活动的局部重复性决定的。科技档案再生科技文件，实际上反映的是科学技术的继承关系和科技活动之间的重复关系。因此，这不是个别的偶然现象，而是科技生产活动中的一种必然、一种规律。
总之，科技档案与科技文件都属于广义文件的范畴，两者之间关系密切且有许多共同之处。它们的共同之处与相互联系概括起来具体表现为：都是科技生产活动的产物，都记载了原始的科技信息，都具有依据凭证的作用；在一定的条件下，两者可相互转化或再生。
4.3.2科技档案与科技文件的区别
科技档案与科技文件虽然都是文件，但两者毕竟是文件生命周期中的两个不同阶段，因此，它们之间也还存在着差异。这种差异主要表现在以下五个方面。
I.作用性质不同
科技文件是一种正在履行其产生使命的文件，具有现行价值或原始价值，对其信息内容所针对的科技生产活动发挥现行作用。科技档案则是一种“处理完毕保存备查的文件”，虽然一部分科技档案具有现实性，但就科技档案总体而言，它只具有非现行价值或从属价值，作用的对象也较科技文件更为广泛。
2.数量不同
在科技生产活动中产生的科技文件，不一定都具有保存价值，只有具有保存价值的科技文件才能转化为科技档案，不具有保存价值的科技文件在完成其现行使命时，应予剔除。因此，在一项科技生产活动中形成的一套科技文件，其数量必然大于所对应的一套科技档案。
3.存在形式不同
科技文件是在科技生产活动中逐渐形成并积累起来的，所以科技文件常以单份文件的形式出现；而科技档案则经过多次的整理，形成了案卷。因此，两者在存在形式上也有所不同。
4.存放地点不同
科技文件形成后，为了发挥其在科技生产活动中的现行作用，科技文件通常存放于科技文件的形成部门即科技业务部门，而科技档案则存放于档案机构，或基层科技档案机构，或科技专业档案馆。虽然一部分科技档案具有现实性的特点，导致这些科技档案也需保存在科技业务部门，但从总体看，两者的存放地点是不同的。
5.管理方式不同
科技文件虽然在形成后，也需积累保管，但这并不是集中统一管理，而科技档案则是在科技文件履行了归档手续后，实行集中统一的管理。
4.3.3科技档案的运动规律
科技档案作为一种普遍存在的社会现象，对其实行科学的管理和有效的利用，必须建立在正确认识和把握科技档案运动规律的基础上。科技文件是科技档案的前身，研究科技档案的运动规律，必然要把科技文件与科技档案紧密结合起来，即在广义科技文件的范畴中研究其运动过程及其生命周期。
“广义科技文件生命周期”这一说法是从“文件生命周期”引申出来的。“文件生命周期”则是从国外档案学著作中引入的。在英文中，最初的称呼是“文件生命阶段”（StagesintheLifeofPapers），现在则逐渐统一为“LifeCycleofBecords”或“LifeCycleofaBecord”，即“文件生命周期”。广义科技文件生命周期的研究，具体包括两方面内容：一是研究广义科技文件生命周期运动过程及阶段的构成；二是研究广义科技文件生命周期运动过程及阶段的划分方法。
对于文件运动阶段的划分，采用不同的标准和方法，可以获得不同的划分结果。这里我们采用的是四分法，即广义科技文件的生命周期由两个过程、四个阶段构成。两个过程是科技文件过程和科技档案过程，其中科技文件过程包括科技文件的制作形成阶段和科技文件的现行使用阶段；科技档案过程则包括科技档案的暂时保存阶段和科技档案的永久保存阶段。
I.科技文件过程
（1）科技文件的制作形成阶段。这是广义科技文件生命周期的第一个阶段，它始于科技生产活动计划的实施准备，结束于科技文件现行性的确定。这一阶段实际上就是科技文件产生的过程，具体来说是科技生产部门或科技业务人员根据科技生产活动的客观需要，依照图样管理制度、文件编写细则以及有关规定，进行科技文件编制、审签的过程。
科技文件的制作形成是科技生产活动的必然结果。其特点有三：一是科技文件的制作具有专业性；二是科技文件的制作具有程序性；三是科技文件的类型具有多样性，有文字的，也有图表的；有纸质的，也有感光材料的、磁性材料的；等等。
（2）科技文件的现行使用阶段。这是广义科技文件生命周期的第二个阶段。它始于科技文件的正式生效，结束于科技文件内容规定的任务完成或产生科技文件初始目的的达到。这一阶段实际上是科技文件发挥现行作用和实现现行价值的阶段。
科技文件都是为了适应某项科技生产活动的特点和需要而形成的，因此，它们的现行作用也各不相同。但概括起来主要有：表达科技思想，传递科技信息，记录科技事实（包括科技生产活动的过程与成果），确定科技生产活动的规程规范等。科技文件的现行作用究竟何时消失呢？显然，不同的科技文件具有不同的时效，而科技文件的时效应根据每份科技文件是否完成其内容规定的任务，或达到产生科技文件的初始目的来确定。一般说来，当一项科技生产活动告一段落或全部结束后，该项科技生产活动产生的成套科技文件的现行期也随之基本结束。但这并不意味着基本结束现行期的成套科技文件中的每份科技文件都不再具有现行性了。
处于现行使用阶段的科技文件，受其使命的规定，一般存放于工作时取用方便的各业务科室或科技人员个人手中。对于成套科技文件因现行期结束而进入科技档案过程，其中部分科技文件仍具有现行性，则可将其复制保存在业务科室或科技人员手中，从而保证科技生产活动的正常进行。
2.科技档案过程
（1）科技档案的暂时保存阶段。这是广义科技文件生命周期的第三阶段。它始于科技文件现行期的结束（实际工作中，是以履行“归档”手续作为标志的），止于科技档案第一价值的消失或第二价值与第一价值相比居于主导地位。一项科技生产活动中产生的科技文件在失去了现行作用（价值）后，对其形成单位或部门仍具有行政上、权益上、财务上等的查考价值（即第一价值）时，它们就将进入相对静态的暂时保存阶段，而被保存在基层科技档案机构内。
暂时保存阶段的科技档案，在西方国家仍称之为科技文件，并保存在文件中心这一类的中间性、过渡性的保管机构中。在这一阶段里，除了科技档案的第一价值外，还将决定科技档案的两种命运：一是只有第一价值的科技档案在第一价值消失后，通常表现为基层科技档案机构对保管期满后的科技档案经鉴定后，确认无继续保存价值时，可以销毁。二是将具有第二价值即对社会有长久利用价值的科技档案移交科技专业档案馆或综合档案馆永久保存。对于这部分科技档案，将继续运动进入其生命周期的第四个阶段---永久保存阶段。
（2）科技档案的永久保存阶段。这是广义科技文件生命周期的最后一个阶段，它是指由科技专业档案馆或综合档案馆对科技档案进行长久保存的时期。在这个阶段，科技档案主要实现的是第二价值，也就是科技档案对社会的利用价值。由于第四阶段的科技档案一般保存在科技专业档案馆或综合档案馆，因此，这一阶段也称为档案馆保存阶段。
处于永久保存阶段的科技档案，可能仍具有较高的第一价值，甚至具有较高的现行价值（这是由科技档案的现实性决定的）。为了既满足原形成单位及部门对科技档案利用的需要，又满足社会对科技档案利用的需要，采取“多套保存”的做法，既是必要的，也是可行的。
科技文件从形成到销毁或作为科技档案永久保存是一个完整的生命过程。在这一过程中，科技文件及科技档案先后表现出不同的作用或价值，使其生命周期可以区分为不同的运动阶段。针对不同阶段科技档案的特点，要由不同的机构或部门对其进行妥善地保管、科学地管理和有效地利用。
