科技档案既是珍贵的科技信息资源，也是宝贵的历史文化财富。在经济发展和社会进步中，科技档案具有重要的作用。科技档案作用是一个多层次的概念，我们大致可以从以下三个层面来认识。
3.1科技档案作用的现象描述
科技档案的内容广泛而复杂，上至天文下至地理，大至宏观小至微观，涉及到人类的各个领域。我们从人们对科技档案的需求以及利用科技档案的目的来看，其作用主要表现在以下几个方面。
3.1.1工作查考
科技档案与科技生产活动的关系十分密切。要节约人力、物力、财力，强化科学管理，保证科技生产活动有秩序、高效率地进行，都必须利用科技档案。例如，中国第一历史档案馆所藏明清时期的水文档案为建设长江水利枢纽工程和治理黄河、海河提供了重要的依据和参考。在1991年居庸关及古长城遗址的修复工程、1999年天安门广场修整工程中，科技档案都为工程的设计和施工提供了重要的依据，而且节约了大量的设计施工资金。
又如，在技术开发活动中，充分利用科技档案对于节约劳动、避免重复劳动，对于企事业单位挖潜、改造、革新，取得经济效益都具有重要作用。哈尔滨电机厂生产20万千瓦水氢汽轮发电机时，就利用了20万千瓦双水内冷汽轮发电机和10万千瓦氢内冷汽轮发电机的档案，节省设计费约5万多元，还缩短了设计时间；据上海、天津档案部门统计，1994年通过开发利用科技档案创造的直接和间接经济效益就分别达4.3亿元和6.2亿元。
3.1.2科学研究
科技档案中储备了丰富的科技资源，包含着丰富的科技思想，所以它是科学研究中不可缺少的重要条件。据《人民日报》1992年10月21日报导：
罗布泊是“不动湖”还是“游移湖”？国际地学界为此争论了100多年。中国科学院地理研究所副研究员奚国全认为：罗布泊的迁移问题之所以长期争论不清，一个主要原因是对其迁移的中间过程一直搞不清楚。之后，他在中国第一历史档案馆馆藏档案中发现了罗布泊的历史地图，从不同的角度证明了罗布泊曾存在于英苏---阿拉干一带，为罗布泊迁移的中间过程提供了无可置疑的证据，从而令人信服地论证了罗布泊是“游移湖”而非“不动湖”的科学结论。
3.1.3总结经验，考核业绩
科技档案是科技生产活动及其结果的真实反映。要总结过去科技生产活动的经验教训，总是离不开对科技档案的利用。比如，一项设计成功了，设计人员总结成功的经验，就必须仔细查阅、认真分析科技档案，甚至可以据此编成标准图集，进一步推广；反之，一项科研失败了，科研人员也应毫不气馁，仔细核查各项原始数据，找出错误所在，从中吸取失败的教训。在科技干部选拔任用、业务人员职称评审时，需要进行工作业绩的考核，也常要利用科技档案。曾在西北核技术研究所任职的两位科技干部，在调离该所10多年后，申报中国工程院院士，必须备齐各种凭证性材料，西北核技术研究所为他们提供了20多年所取得的成果性档案材料，使他们得以按期申报。
3.1.4查究事故，调解纠纷
在科技生产活动中，有时会发生产品质量、工程施工、设备使用等方面的事故，为了分清责任，必须查证科技档案；在出现产权纠纷、经济纠纷时，也要寻求调解纠纷的证据，而这些证据主要来自于科技档案之中。据铁道部11个铁路局16个铁路分局和30条铁路线的统计，1983年至1987年利用科技档案作为原始凭证，解决与地方之间土地产权纠纷，仅为铁路建设避免重复征用土地一项，就减少费用9.74亿元。
3.1.5科技交流
科技档案中所含科技档案信息作为科技信息的一种，也与其它科技信息一样，可用于科技交流。常见的科技交流，如专利买卖、技术转让等，从其本质上来看，都是科技信息运动的结果。这些科技信息源于何处？不外乎两方面：一是原生的科技档案信息，二是对科技档案信息进行加工而派生出来的科技信息。所以，科技交流活动离开了科技档案便难以进行。
3.1.6现代管理
科技档案是实现现代科学管理的可靠依据。组织和指挥，监督和控制，是企事业单位现代管理的重要内容。根据科技档案信息，领导者可对科技生产活动进行分析、判断，在组织、指挥、监督和控制过程中进行正确的决策，从而实现科技生产活动的优化管理。
3.2科技档案作用的概念抽象
上述对科技档案作用的现象描述，是用枚举法列举科技档案的作用表现在哪些方面，其目的在于揭示科技档案作用的空间。可以说用枚举法来列举是永远不能穷尽的，因为随着社会的发展和科技的进步，科技档案作用的空间也在不断扩展。为此，我们可以把科技档案的作用抽象为以下三类。
3.2.1参考作用
科技档案反映了人类适应自然、改造自然、征服自然的经验和成果，它具有非常广泛的参考作用。无论是科研单位进行各类课题研究、设计单位进行各种项目设计，还是工矿企业生产各种适销对路的产品，都必须借助于科技档案，这样才能减少工作中的盲目性，并使之顺利进行。
3.2.2凭证作用
凭证作用是科技档案的固有属性。科技档案作为一种原生性的信息资源，是科技生产活动过程及其结果的真实反映，与其它信息资源相比较，它的可靠性最强，权威性最高。因此它是人类科技生产活动的“证据”。
3.2.3情报作用
档案是重要的情报源。科技档案信息具有情报性，是指科技档案信息本身或对科技档案信息加工所得信息，能够反映事物发展变化的某种态势。前者如产品档案信息、科研档案信息本身就是非常重要的情报；后者如对气象档案信息、水文档案信息、天文档案信息等自然观测档案信息进行分析、加工，就能发现自然界发展变化的某种规律或趋势。科技档案的情报作用使它在现代决策管理活动中成为预测未来和科学管理的可靠依据，也成为科技交流活动中的重要信息源。
3.3科技档案作用的哲学解释
科技档案的作用空间与科技档案的作用方式容易被人们所注意，但科技档案尤其是科技档案信息究竟怎样发挥作用，其作用机制如何，这就引出了科技档案作用的哲学解释。
世界著名情报学家布鲁克斯（B.C.Brookes）曾从情报作用机制的角度对情报概念做过这样的描述：情报是引起人的知识结构发生变化的那一部分知识，用公式可表示为：
K（s）+ΔI＝K（s+Δs）
式中：K（s）---吸收情报以前的知识结构；
ΔI---被吸收的情报；
K（s+Δs）---吸收情报以后的知识结构，又称新知识结构。
我们可以借鉴布鲁克斯公式来解释科技档案信息发挥作用的机制。对于科技档案来说，真正发挥作用的是科技档案中所包含的科技档案信息，而科技档案信息与情报的作用机制又是相同的。假设某单位的一位科技人员在利用科技档案信息之前，其知识结构为K（s），当他吸收了科技档案信息之后，其知识结构就变为K（s+Δs），改变这位科技人员知识结构的杠杆正是科技档案信息ΔI，这在实际工作中有很多的实例来加以印证。例如，一位建筑设计人员在设计一工程项目前，对该项目的总体构思尚未成熟，他此时的知识结构为原知识结构，随着他对科技档案信息的利用和掌握，新的知识不断充实，新项目的构想也逐渐成熟，这就是他知识结构发生变化的过程。
用布鲁克斯公式解释科技档案信息的作用有较高的理论价值和实际意义。首先，形式简单。从科技档案信息的作用机制来讨论科技档案的作用，一句话便能解释清楚，用公式形式表示则更加清晰。其次，从用户主体和科技档案信息客体两方面分析科技档案的作用。在科技档案信息发挥作用的过程中，不能忽视用户，即用户原有的知识结构和对认识对象的认识水平，科技档案信息发挥作用的过程正是科技档案信息与用户的大脑发生作用的过程。所以要充分发挥科技档案的作用，不仅要着眼于科技档案本身，而且还应着眼于科技档案用户。再次，布鲁克斯公式中包含着丰富的定量思想。从K（s）+ΔI＝K（s+Δs）中可以看出：(1)若K（s）不变，ΔI越大，则K（s+Δs）越大，这说明对于同一用户而言，利用的科技档案数量越多，价值越大，用户的知识结构变化也越大，作用的表现也越突出。(2)若ΔI不变，K（s）越大，则K（s+Δs）也越大。这表明同样的科技档案信息被不同的人所利用，其结果也有差异，用户原先对该问题的认识越多，科技档案信息也就越能发挥作用，反之亦然。
根据以上论述，我们可以知道科技档案作用的三个层次及其相互关系。
3.4影响科技档案作用发挥的因素
科技档案有这样或那样的作用，这是客观事实，也是不以人的意志为转移的。但是这些作用能否得到发挥，还取决于许多主客观方面的因素。促进或阻碍科技档案作用发挥的因素是多方面的，既有宏观的政策因素，也有微观的管理因素；既受档案人员服务意识的影响，也受业务人员档案意识的影响。总之，科技档案作用的发挥，是诸因素综合作用的结果。下面我们从科技档案管理系统内部，来分析影响科技档案作用发挥的因素。
3.4.1形成因素
科技档案的形成因素是影响科技档案发挥作用的根本因素。从科技档案的形成角度看，要保证科技档案作用的发挥，必须以科技档案的完整、准确为前提。我们不难想像，如果科技档案残缺不全或不能真实反映科技生产活动的历史过程和现实面貌，那么科技档案的作用不仅不能得到充分的发挥，有时还会起到负面的作用。
科技档案的完整与准确，主要取决于科技文件的形成过程以及科技文件向科技档案转化的过程。与之密切相关的问题有三个：(1)科技生产活动是否按规定的程序进行，并形成相应的科技文件；(2)科技文件是否按计划有序地进行积累；(3)科技文件是否按归档制度的要求进行归档。
3.4.2管理因素
科技档案的管理因素是影响科技档案作用发挥的重要因素。首先，科技档案的完整、准确也受管理过程的影响；其次，如果没有对科技档案实行科学有效的管理，不进行整理、鉴定、保管、统计等业务工作，或进行得不好，科技档案就会处于一种混乱的状态之中，用户当然也就无法在杂乱的科技档案中寻找到自己所需要的科技档案。
3.4.3开发因素
科技档案信息资源的开发是影响科技档案作用发挥的关键因素。形成了高质量的科技档案，并实行了科学有效的管理，若不积极开发利用，就如潜在的物质资源一样，不会产生社会效益和经济效益，更不能转化为现实的生产力。
研究科技档案作用，有利于我们增强做好科技档案工作的信心；分析影响科技档案作用发挥的因素，有利于我们发现科技档案工作中的薄弱环节，化消极因素为积极因素，促进科技档案作用的充分发挥，为国家创造更丰富的物质和精神财富。
