在一定规模的展览会里，几百个展位聚集在一起，会有上万名甚至几万名参观者蜂拥而至。如何让更多的参观者注意到自己的公司，确实要花一点心思。据调查，观众参观那些曾经在展前寄发过邀请函的参展公司，比参观其他公司的展位机率大4倍。除了发邀请函外，还有其他一些办法可以更有效地提高企业的知名度，最常用的办法是准备一些可以一分为二的礼品，把其中之一在展前先随邀请函寄给您想邀请的参观买家，让他们必须到您的展位上才能凑成完整的一份礼品。在美国，有一家公司在展览前制作了一大批印有自己公司名字的用于装爆米花的纸袋，随邀请函一起提前寄给该公司的新老客户，说明凭此邀请函可以免费进入该展会参观，而凭纸袋可以在该公司展位上获赠免费的爆米花。这一方法使该公司成为那次展会中被参观最多的展位，从而大大提高了知名度。
要在拥挤杂乱的展会上拉近与客户的距离，并被记住和接受，经常采用的还有以下一些方法：免费品尝；赠送赠品，比如送观众一些印有其产品宣传的礼品袋、广告笔等；免费接送或代付车费；亲身体验，如试驾汽车、试穿衣服等。更有参展商会制作一些精美小册子，介绍当地的交通、旅游、食宿、风俗等情况，免费派发给展会参观者。由于相当一部分参观者远道而来，参展之余确实想在当地四处走走，这些小册子正好能帮上大忙，因此十分受欢迎，这也间接地使参观者对印制和派发这些小册子的公司产生好感。
事实上，哪怕是专业展，也会有不适合的观众出现，有些在展会的现场表现“浓厚兴趣”的人，却并不一定真的有意向与公司做生意，很可能只是随便看看，混点礼品。如果一视同仁进行接待，反而会忽略潜在客户。所以在现场交流时一定要掌握技巧，委婉地了解对方的意图和现阶段的要求，分别加以处理。尤其是在人力和资料有限的情况下，更应有针对性地发放销售资料，以期达到最佳效果。很多企业已经学会对观众进行区别对待，以掌握观众信息，同时节约发送的资料———这也是参展成本之一；在展览会开幕之前就建立一个时间表，安排展会期间每日要联系多少家重要客户，并由专门人员负责；对当天搜集的名片进行分类整理，及时录入，并分配专业人员跟踪；同时，还要了解客户的业务范围，初步评估潜在客户的重要等级；对于公司认为重要的客户要趁热打铁，在资料整理后即尽早联系拜访，让对方感受到公司的诚意及工作效率。
展览会的新宠———展览礼仪企划
同样是参加展览会，最终的结果却不一样。好的展览企划可以使公司获得巨大成功，于是展览礼仪应运而生。展览礼仪企划是通过专业策划公司的精心策划，为参加展览会的公司提供最完美的参展活动设计方案，它包括硬件的展位、展台布置以及与之配合的各种声、光、电效果；软件的宣传促销活动、展览礼仪模特的培训及包装等，使公司的优势最大限度地表现出来。
要做好展览礼仪企划，就要了解展览会的类型、企业品牌、产品特点、展台风格、展位的周边环境及竞争对手的情况；通过所掌握的资料进行整个礼仪活动的创意策划；根据展示风格，选择合适的礼仪小姐，根据创意将模特进行分工和培训。在国际展览中心的一次国际制冷展上，美国“TRAE”公司以独特的展示设计取得了极大成功。在展台上，两位美丽动人的小姐带着微笑，在亮丽的背景下与来宾合影。短短几天，大约4000人与之合影，极大地扩大了企业的影响。
会展企业形象是社会公众对会展企业的整体评价。它反映了公众对企业的整体特点、总体精神的了解和情感倾向。参商展应该转变观念，明确“展览并不是展销”，从而避免展会上经常出现的以声音招徕顾客、操作不规范等低级现象。从本届定位为“潮流趋势与品质生活”的中国国际家电展上花样繁多的促销手段，从几家跨国公司比“美女”更有亲和力的“围裙”，可以帮助我们思索如何在展会上“秀”得更好。无论“耍美女”还是“扎围裙”，都需要与自己的产品结合起来，达到让观众了解产品和品牌的目的。
（六）展览效果评估
对展览的效果进行评估，有许多工作要做，参展商认为观众最重要，其次是展出位置和后勤服务。就观众而言，数量和质量都很重要。观众质量指标是指潜在顾客数、净购买影响、总购买计划和观众的兴趣因素值；观众活动指标是指观众在每个展位花费的时间和每个展位前的交通密度；展览有效性指标是指每个潜在客户产生的成本、记忆度和潜在客户产生的销售额。观众的兴趣因素值指至少参观20%的感兴趣展位的参观者在总观众中的比例，通常在45%左右。一般来说，展会限定的范围越窄，观众的兴趣因素值越高；展会的规模越大，观众的兴趣因素值越小。所以展览并非越大越好，因为大多数观众不会按展会规模的扩大而无限地延长参观时间。观众在每个展位花费的参观时间大致为20分钟，有关资料表明，在2天展期的展览中，观众一般要花费7、8个小时参观约21个展位。而在展览中与参展企业有过一对一接触的潜在客户，比例通常在60%左右；表现出色的企业其潜在顾客则至少达到70%以上。
要注意展后工作的跟进，展览会结束后，越长时间不跟进这项工作，就越被荒置，所以应于展览会前就建立时间表以便每日跟进工作，展览会结束立即进行自我评估。
三、策略性地应对拒展
近来，国外展会频频出现限制中国企业参展的做法，这种状况的出现是由多方面的原因造成的，既有展会所在国方面的贸易保护主义原因，也有我们企业本身的不规范原因。
从展会所在国方面看，拒展的首要原因是世界贸易保护主义抬头。由于中国产品物美价廉，往往成为有些国家经济不景气的替罪羊，中国企业出国参展活动常常也被无辜波及。其次，有些国家失业率居高不下，而中国产品价格优势明显，外国劳工组织担心更多的订单被中国参展企业抢走，对当地企业生产造成冲击并影响当地就业，因而对展会主办机构施加压力，阻扰中国企业参展。
而从国内参展企业方面看，首要的原因则是国内有些参展企业不遵守国外展会相关规定，影响了外国展会对中国企业的信心。国内参展商往往将一些不良习惯带到国外，如不按展会规定的撤展时间而提前撤展，或在展会里违规低价甩卖展品，影响了整个展场的秩序，也累及中国参展企业的整体形象。其次，中国企业有些产品的档次也不适合某些国外展会的要求。国外一些成熟的展会往往对自己的展品范围及其档次都有一定的要求，有些中国企业拟参展产品的档次较低，达不到展会的要求，国外展览机构为保护展会的整体形象，因而将中国企业拒之门外。
要扭转中国企业海外参展频频遇阻的局面，除了需要有关方面做出宏观方面的努力外，国内参展企业也需掌握一些策略性的应对措施。首先，企业要尽量选择适合展会需要的展品参展，如果展品达不到展会要求，可以选择对展品要求稍低的其他展会参展；其次，尽量参加由有实力的组展单位组织的中国展团，一些信誉好并有实力的中国组团单位往往比单个企业更容易拿到国外展会的展位，参展成功率也会更高；第三，还要遵守外国展会的有关规定，共同维护中国展团的良好形象。
§§§第四节会展信息管理
会展信息管理已成为会展经营决策活动中必不可少的重要手段。
会展业具有强大的产业带动效应，能汇聚巨大的人流、物流、信息流、技术流、商品流和资金流，各种数据繁多，如能有效进行会展信息管理，可以使上述各种信息的流动和管理更加简便、顺畅和合理，实现资源共享，降低运营成本，提高管理效率。UFI主席R.G.VANINGEN认为，到2005年，将有80%以上的参展企业和组展商通过网络进行沟通，通过网络实现预展，能极大地提高组展、参展的质量。这种数字化、信息化建设将促进服务内涵的拓展，推动会展信息管理建设。
会展信息管理系统主要是对会展信息的采集、存储、加工、处理和分析，并以此作为管理层了解情况、作出决策的依据。信息管理系统是一个由人、机构成的系统，是一个以人为本、强调决策的重要性和系统实施的目的性的系统；是一个以实现管理增效为目的的系统，通过有效地管理人、财、物、信息等资源来实现会展组织的目标。
计算机辅助管理技术的发展，使会展信息系统达到新的水平，由于它以销售为起点，销管合一，将使用户取得更好的效益，而管理与运作的更紧密结合，将大大提高企业的工作效率，从而提高会展管理和服务水平。
一、信息管理概述
（一）信息的特性
今天的社会已进入信息时代。对“信息”这个词汇虽然至今还没有统一的定义，但一般地讲，信息是消息的内容，是对数据的解释，是由物理载体与语义构成的统一体。信息与物质和能量构成了客观世界的三大要素。信息具有新知性、我用性、可加性和共享性，还具有可传递性。
（二）管理信息系统
管理信息系统（ManagementInformationSystem，MIS）是服务于管理的信息系统，一般是指采用电子计算机实现辅助管理的信息系统。
依据信息论、系统论和现代管理学，人们认为在经济管理活动中存在着一种物流，即人力、财力、物力的物质流动。伴随着物流又产生了大量数据、资料、指标、图纸、报表、文件、纪要、汇报等信息流动。这种信息流的畅通是物流正常运动的保证，所以现代管理中离不开对信息的有效管理。
管理系统一般包括计划管理、财务管理、销售管理、仓库管理、设备（能源）管理、技术管理、人事管理等主要的子项。随着MIS的应用，一方面管理人员可以从事务性处理中得到相当的解脱，另一方面各级管理层都可以及时得到所需的背景资料，当进行管理决策时能从MIS中得到很大帮助。由于社会经济的发展和市场竞争走向成熟，管理学也进入了一个新阶段：决策管理。决策离不开信息，信息管理中的一个新分支便是决策支持系统，这种采用计算机的辅助决策系统是使用计算机内提供的决策模型，为决策者提供方案以供参考，它需要有某项事务处理的相关信息（数据）作为输入，又将一种或几种对此事务的决策方案作为输出，提供给决策者。
二、信息管理系统在会展业中的应用
信息管理系统可以使会展经济在三个“R”（Rapidity，Relationship，and Results，即快捷、关联和效果）方面取得前所未有的实效。
（一）会展信息管理的内容、功能和分类
会展信息管理包括信息的搜集、加工、储存、传递和利用。由于办公自动化技术的飞速发展和行政管理中信息处理量日益加大，对处理效率和处理深度的要求也越来越高，会展业与其他行业一样，也在大步推进办公自动化进程。会展企业经营管理离不开信息，它要求及时、全面、准确地为会展管理提供经济适用的信息。
会展信息包括展览行业信息，会展企业内部各业务部门、管理部门的业务信息和管理信息，对会展的评估分析报告，对组展商、参展商、服务商及观众的满意度报告等综合评估数据，还有观众信息。其中观众信息包括基本信息（如姓名、地域、单位、部门、职务以及通过邮寄、电话、传真、Email、手机等联系方式）、需求信息（主要通过观众在入口填写的调查表和参观完成后的意见反馈来获得，还可对参展商进行问卷调查，查找有价值的观众）、行为信息（通过分析观众进出的场馆、参加的研讨会、访问有关展台留下的数据，大致可以了解观众的心态和下一步打算）。
通过对观众信息的采集、分析和管理，可以邀请更多专业观众参展，增加参展商的满意度；可以挖掘潜在参展商，甄别专业观众，提供更深入、更到位的优质服务，如直接寄发打印好的参观胸卡以免去其排队之苦，实现与参展商的更有效互动；建立有关信息库，帮助选择宣传广告的投放媒体和投放比例，把资金用在最需要、最能出效益的地方；为下届招展作准备；可以提供行业信息服务，参展商在会后通过上网下载，能很方便地得到完整准确的访问者名单和相关数据，通过分析某个访问者在现场的行为，准确判断他对本企业的价值大小，同时也能准确评价该展览会对企业的有效程度、本企业的参展成功度等。
会展信息管理系统的基本功能有数据处理功能、分析预测功能、计划调度功能、监督控制功能。该管理系统主要分为场馆经营、会展运营、会展服务三个核心，如会展项目管理子系统就要做好会展立项申办、组织服务、会展招商的规范化信息管理，汇总各类有用信息统筹分析，建立时间进度管理和人员跟踪管理功能，进行预期效果和预计成本评估，控制会展进程，随时掌握动态；会展观众登记管理子系统要进行现场观众登记、发放胸卡、通过条形码识别身份、通过照片进行个人身份识别、汇总网上预定观众进行统计分析，观众结构、数量等分析数据即时可以传输到网站，有关数据马上就可交付组委会。
（二）会展信息管理的特殊性
一般企业的信息管理即MIS，它保证企业内人、财、物的有效流动，大多采用计算机实现信息自动存贮处理及共享。以会展场馆、饭店和旅游服务为代表的会展业MIS由于行业的特点而呈现出范围宽、时效快、要求高等特殊性。
（1）会展是跨地区、跨国甚至跨洲的，会展管理对信息共享要求高，对范围大、地域远的信息共享需求更是与日俱增。
（2）会展业务的基点是招徕客人，信息宣传特别重要，对多媒体技术的需求也很明显。即声音、文字、图画、影像等多种信息都要在计算机系统中存储、传送、处理、输入和输出。
（3）会展具有很强的服务性，信息处理的实效性强。比如与会客人要住店时，饭店必须立即给出答案。在所有涉及的信息处理过程中客人的负担越少越好，即要求客人参与的工作量小，时间少，手续简便，对话响应快。
（4）会展旅游信息变动大，如车船误时、接待地旅馆有变、客人自身情况变化（生病、其他事情影响或主观决策改变）等，使信息量和信息更新加大。
（5）会展业发展快，从业人员素质有待提高，尤其在新技术方面；加之工作人员流动性大，转行调职频繁，所以会展MIS在可靠性、易学、易用、易维护等方面要求比较高。
