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第15章 职位职责(6)

第三组的学生第一天做了投篮训练后,在接下来的8天时间内,每天不做实际的投篮练习,只是花20分钟的时间在心里想着应该如何去投篮,如果投不中应该如何去纠正,以及纠正的结果。在第10天的时候,再让第三组的学生去投篮,同样记下他们第一天的成绩与最后一天的成绩。

结果,心理学家发现,第一组的学生因为天天训练,最后一天的成绩比第一天的成绩提高了24%;第二组的学生的投篮成绩,最后一天的成绩与第一天的成绩几乎没有两样,丝毫没有长进;第三组的学生在中间的时间内虽然只是每天花20分钟的时间去想象投篮的动作,并在想象中进行纠正,最后一天的投篮成绩却比第一天的成绩提高了26%。

于是,心理学家就得出了这样的结论:如果在做事情之前,进行准备的话,不管那种准备是实际的操作动作,还是只在脑中进行想象那些将要进行的举动、在脑中进行梳理思路、构想各个细节应该如何完成得比较完美,只要这样去做的话,都会有助于最后的行动,到真正应该去做事情时候,才会得心应手,不至于手忙脚乱。

这个实验告诉人们,只有前期做好准备,做好计划,在以后的真正做事中,才能够应付自如。如果行动在前不做好准备的话,再好的机会都会白白溜走。

准备充足,效率加倍

以前有一个年轻的猎人,有一次他准备去打猎,在家里把充足的弹药准备好、把猎枪也擦得锃亮,只是子弹没有装上枪膛,他就开始踌躇满志地出外去寻找猎物。有些老猎人看见这个年轻的猎人这样做,就劝他把弹药装在枪筒里,这样碰见猎物,就拿能随时拿起枪瞄准了,要不然会失去机会的。

年轻的猎人没有听,他想:把弹药放进枪筒有的是时间,为什么非要在这时候把它放进去呢。他对那些老猎人不屑地说:“我从这里到有猎物出没的地方,最起码也有一个小时,在这一个小时里,我要放100回子弹时间也够用的了,你就不用多操心了。”于是,他依然带着空枪向前走去。

好像老天爷故意惩罚他不听有经验人的劝告,在他还没有走到目的地,就看见河中有一大群野鸭密密地浮在水面上,他很高兴,庆幸自己的运气好,急忙取下猎枪上子弹,可是他还没有上好,那群野鸭发现了险情,鸣叫一声一齐飞离了河面,一会就无影踪了。

那个猎人呆呆地看着飞走的野鸭,一点也没有办法,因为他的子弹还没有装上枪筒。

如果别的猎人碰到如此好的运气,一枪下去就能打十来个野鸭,足够家里人吃上一个星期的了。年轻的猎人有些后悔没有听老猎人的劝告,他把枪装上子弹后,在懊悔的心情下继续朝前走,希望能再碰上一些猎物。

可是,年轻的猎人走遍了树林,搜索尽了整个森林,也没有再看见一只鸟雀,他走了一天,身心疲惫,却一无所获。正当他沮丧地拖着疲惫的身躯往回走的时候,忽然一声霹雳,打起雷来,随即下起了倾盆大雨,猎人看着空旷的四野,想躲藏没有地方,只好任由如倒般的雨水向自己身上浇。

回到家后,那位年轻的猎人就病倒了,很长时间才好起来。这就是作为一个猎人不把子弹装上枪膛,没有做好准备的结果。

还有一个这样的故事,讲的也是没有做好工作前的必要准备,虽然保持着极大的工作热情,费了很大的力气,但效率却很低下的故事。

磨刀不误砍柴工

故事的主人公是一位勤劳的伐木工人,上级给他指派了每天必须砍伐100棵树的任务。这位勤劳的伐木工人,怕完不成任务,在接到命令之后,就开始紧张地投入到工作中去。一开始,他每天只用8个小时左右的时间就可以完成任务。渐渐地,每天他需要工作10个小时才能砍伐完100棵树,再后来,他竟然用的时间更长,他发现再这样下去不行了,自己虽然保持着极大的工作热情,从没有偷懒过,可是用的时间越来越多,眼看着就不能完成任务了,他为此感觉很困惑。

一天,这位伐木工人找到了领导,把自己工作的情况反映给了领导,说自己每天要完不成任务了,领导可以给自己减少些工资。领导看着这个老实且困惑的伐木工人,思考了一会问他道:“你每天都是用同一把斧头干活吗”?

“是的,每天我都是用这一把斧头去砍伐树木,有什么问题吗”?伐木工人奇怪地问领导。“这把斧头本身没有问题,你每天用它去砍伐树木之前,有没有把它磨锋利?”领导望着那位工人问道。

听领导这样问自己,那位工人急切地回答道:“我每天连伐木头的时间都不够,哪有时间去磨斧头啊!”

“你每天在去伐木之前,把斧头磨利,然后再去砍伐树木。你试试这样去做的结果怎么样!之所以砍伐相同数量的树木,却用的时间越来越长,不是因为你不勤奋,原因就是你没有把斧头磨锋利,没有做好伐木前的准备工作。”领导看着伐木工人自信地说。

其实,有很多人都像故事中的年轻的猎人和伐木工人一样,忙来忙去,总是没有空闲的时候,但却不出效率,没有什么成果。这样的人比比皆是,他们意识不到自己所获甚少是因为没有做好准备工作才造成的。

一个人,如果不把准备工作做好,工作起来就会手忙脚乱,结果效率很低,虽然工作了很长时间,却没有别人工作一会出的效果好。这样的人,在任何公司里工作,都不会得到重用的。

一个助手,要想出高绩效,也必须要做好前期的准备工作,只有准备充足了,做起来事来才能轻松自如,才能花费少的时间而获得丰硕的成果。

同时,一个高绩效的助手,一个令领导欣赏的助手,在事务性的工作上还要做得出色。要想在把事务性的工作做到位,就要摸清领导的爱好,投其所好去为领导服务。

这样的助手,领导才能感觉到舒心,工作起来才会轻松。

助手应做好完全的准备

张凤是一个刚毕业的大学生,虽然刚毕业,因为很会办事,受聘成为一家星级宾馆总经理的助手。上班的第一天,还没有到办公室,就听见经理在给别人打电话时说:“我以前的那个助手跟了我很长时间,连我喝什么样的咖啡都不知道,现在我重新聘请了一位助手,还不知道她工作能力与事务方面的工作怎么样呢……”

张凤听经理给别人那样说,知道经理对事务方面的工作要求比较高。在给经理冲咖啡时,她准备了几个小杯子,调了好几种口味和纯度不同的咖啡,然后把那些杯子送到领导的面前让他品尝,看他喜欢喝哪一种品味与纯度的咖啡,以后就给经理冲那样的咖啡。张凤的这种细心的做法,很让领导感动,他说自己妻子都没有如此细心过,自己也从来还没有喝过这样合自己口味的咖啡呢。

张凤不仅为经理冲咖啡做得特别细心,而且她还把经理的性格、脾气、爱好等等方面都摸得一清二楚。她通过聊天的时候,知道经理有肩周炎,经常肩膀会疼,没有等领导吩咐,她就到商场买了部电动理疗仪解除经理的疼痛;她发现经理吃过中午饭后,无论冬夏天,总喜欢小憩一会,了解了经理的这个习惯之后,为了使经理能够休息好,在这段时间内,凡是没有急事来找经理的下属,张凤都在门外挡驾,不让那些没有太大急事的下属打扰经理休息;经理喜欢观看足球比赛,喜欢球员罗纳尔多,张凤就买下罗纳尔多的塑像,把它摆放在经理的办公桌上……张凤这样做,令经理十分感动。

经过他的观察,发现张凤不仅事务性方面的工作做得非常好,并且能力也很强,做什么事情不但有计划,想得还比较周全,效率也非常高。总经理就提拔张凤做了酒店的主管,并且两人的关系一直非常融洽。

24.互相协调,默契配合,减少内耗

任何一家企业,都是由很多千差万别的人形成的团队。在这个团队里,如果每个人都发挥出自己最大的能量,朝着公司共同的目标努力的话,这个企业就会长盛不衰。

可是,很多企业却达不到这样的高度,刚建立起不长时间公司就倒闭,主要原因就是因为团队里的员工们不齐心。

这种情况是司空见惯了的,虽然公司里所有的员工们,都能认识到利益的一致性,但是因为每个个体在各方面都不同,所以不可避免的就会存在着摩擦与隔阂,又因为意见不统一,想法不一致等等情况产生误会与分裂,这些情况在哪一家企业中都是存在的,也没有必要大惊小怪。

出现了这种情况,如果能通过及时的沟通,进行互相协调,就会减少这些不必要的内耗,使所有的人认识到大家的利益是一致的。虽然观点会有不同,但都是为一个目标努力,然后集中起所有人员的主意、办法,选择出那些有利于达到目标最快捷的办法,使所有员工们齐心协力照着此法去做,就会很快达到要目标。

高绩效的助手需要全面沟通、协调

进行沟通、协调,是一个助手的职责,也是一个助手是否有能力的表现。良好的沟通,能使员工们之间的隔阂解除,能够消除成见,减少误会与摩擦,不仅如此,还能使所有的员工们集中精力去做应该完成的任务,减少了内耗,提高了效率。

这样说起来容易,做起来可就没有那样容易与简单,因为每个人都有自己对问题的看法,有自己解决问题的想法,别人甚至领导提出的办法和决策,都可能遭到一些有独立见解的人反对。

所以,作为一个高绩效的助手,首先要建议领导做决策的时候,尽量征求公司里所有员工们的意见。在这些员工中,可能有这样的一种人,他们确实真的有才华,看问题也有自己的独特之处,甚至提出的办法可能比领导所想的都更高明。

对于这样的人,作为一个高绩效的助手,应该多向领导提议,让这类型的人积极发言,如果是确实可行的方案,就按照他说的去做,这样一来能解除他对领导决策的成见,二来因为他的方法确实高明,采用之后会为公司带来利益,不如顺水推舟,即给了别人面子公司又因此受益,领导人也会对这样的建议乐意接受的。

对于那些虽然是有想法,但只是以自己部门利益为重提建议或者不满领导决策的经理人,助手就应该向他说明以大局为重的重要性,让他从公司的整体利益来考虑。一般情况下,他们经过考虑之后,也都会改变自己的主意,按照领导的决策去做。

而有些人是没有自己的主意与看法,这些人是那些职位比较低,又有自卑心理的人,对于这样的人,要鼓励他多说出自己的看法。这样,经过集思广益,做出的决策才可能全面与周到,行动起来才能步伐一致且没有内耗,效率在这时才会提高,目标也就实现的快速,企业的竞争力才会上升。

好助手,是公司的黏合剂

一个高绩效的助手,通过自己良好的沟通方式,就会使员工们远离误会和敌意,使公司里的所有的员工们团结在一起,发挥出团队的最大威力,公司在此条件下会受益,员工在公司里的良好效益下才能获得更多的好处。

李琳是一个开朗活泼的女孩,她为人热情,爱说爱动,在学校的学生会一直担任学生干部。现在刚刚大学毕业,就被一家很大的公司看中,聘为公司领导的助手。

李琳进了公司之后,感觉一切都很新鲜,她主动好学,工作积极。不久之后,领导就对李琳的工作能力给予了很高的评价,同时,交待给她的任何事情,领导也都放心。李琳也不负领导所望,不管领导交给自己的任务有多么的艰巨与困难,李琳都能按时完成。

有一次,领导让李琳去协调两个部门人员的工作,因为有一项任务需要两个部门合作才能完成,但这两个部门的经理闹不合,所以任务就被搁置了下来。公司里的领导也曾亲自去协调过,但是没有起到效果,两个部门的人员依然对立着,互不相让,你说他的坏话,他说你的不好。任务紧迫,领导人就让李琳试着去协调一下,争取能早些完成任务。

李琳按照领导的吩咐,前去两个部门进行协调。她先到了其中的一个部门,听那位部门经理对任务的看法。那位经理叫张帅,他说:“我对领导分配的任务没有任何意见,只是不愿意与另外一个部门的经理进行合作。我一看见他就恶心,不能听他说话,不想瞅他工作。你还是给领导去说说,这个任务让那个部门与别的部门合作吧。”李琳听那个部门经理如此说,通过侧面了解到张帅与那位部门经理并没有什么深仇大恨,只是对那位经理有点成见,认为那位部门经理看不起他而已。李琳了解到他们两人之间并没有实质性的分歧,这事情应该好解决。她决定去找另外一个部门的经理听听他的意见。

李琳到了另外的一个部门,这位部门的经理叫陈东,李琳还没有等陈东开口讲话,就对他说:“张帅给我说你很有能力,工作方面做得也很出色,他很想与你交往与合作,就是怕你看不起他。我感觉你虽然有才华和能力,但为人很谦虚不骄傲,不应该是看不起人的这种人啊!是不是?”陈东不好意思地说:“其实我也没有多么突出的才华,也没有看不起人,只是看张帅看我的眼神不太友好,所以我就很少与他说话。没有想到他还羡慕我的才华呢!可能是我错怪了他。”李琳听陈东如此说,感觉他对张帅并不是积怨很深,两个人应该是有合作的可能,所以,李琳又向陈东提起了领导所布置的任务之事。陈东说:“只要张帅愿意与我合作,我这儿没有问题。”李琳这下心里有了底,她又去找张帅,并且对他说:“陈东说了,他很愿意与你合作,并且很欣赏你部门团队的凝聚力,说他那个部门就没有你所带的好,希望能同你合作。”

张帅没有想到陈东会这样夸自己,他不相信地问李琳:“陈东他真是这样说的吗?”“是的,他希望你们两部门合作愉快,还希望与你成为朋友呢。”李琳对张帅这样说。“那我也没有什么意见了。”张帅这样说。

其实,张帅之所以对陈东有意见,是因为陈东确实有些才华,领导多次在会议上表扬过他。张帅这人嫉妒心比较强,又争强好胜,他暗暗在心里与陈东较上了劲,所以对陈东也不太友好。而陈东呢,看张帅不愿意搭理自己,自己也就不找他说话。任务一直得不到合作其实就是这么一点原因。

李琳再一次把任务交待下去时,两个部门的经理都没有任何表示不接受的意愿。

过了一些时候,任务被两个部门完美完成,按时交付给了领导验收。同时,张帅与陈东经过这次合作,两人都发现了对方所存在的优点,真的成了好朋友。

这次任务之所以圆满完成,主要功劳在于李琳的有效协调,使各部门之间消除了成见,减少了内耗,并且还因此做到了默契配合,才得已在有限的时间内保质保量的完成任务。领导很感激李琳,并且觉得她的能力很强,就提升她为公司的总经理,协助自己工作。那位领导相信李琳在总经理的位置上会一样做得很出色的。

李琳之所以升迁的如此快速,从助手之位一跃而成了公司的总经理,是因为她运用了良好的沟通方式,有效地协调了各部门的意见,使公司的利益不至于受损,相反还得到了提高。这样的助手,哪一个公司都需要,哪一个领导都会认识到她存在的巨大价值,也都会给她更重要的职位,让其得到更好地发展和锻炼的。

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