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第41章 办公室里,如何把事办到位(1)

如果我们每天工作8小时,那么我们每天有三分之一的时间与自己的同事呆在一起。同事关系本质上是这样一种关系:和一群你不能选择的人,做一件你可以选择的事情。你可以选择做什么事、在哪里做事,但你多半无法选择和谁一起做。如果你有权选择,你就是老板。因此,要想在职场出人头地,办公室里的办事学问就是你必修的功课了。

办公室办事处世18定律

办公室虽然只是一个小环境,却是一个人的生态场,足以让你窥一孔而知全貌,洞明世事,参透人情。

◇升迁定律:职场中升迁,每升一级,人情味便减少一分。

◇游戏定律:无论你保龄球打得多“菜”,每次玩至少都会有一两次全中,令你满意高兴得想下次再来。

◇价值定律:未有但想有的时候价值最高,一旦拥有即开始贬值,拥有越多越不值钱。

◇人生定律:拼命想得到的,都不是最需要的。

◇旅游定律:没有比记忆中的风景再美好的了,所以不要旧地重游。

◇金钱定律:在一切人手中,但不是一切。

◇财物定律:支票总是姗姗来迟,而账单总是提前到达。

◇备份定律:学习用左手剪指甲,因为你的右手未必永远管用。

◇为人定律:办事要“精”,而非卖力。

◇会议定律:所有重要决策,都将会在会议结束或午餐前最后5分钟完成。

◇思维定律:美好存在于想象中,太美好的东西都不是真的。

◇控制定律:最容易控制的,往往比最难控制的还难控制。

◇危难定律:总是问题越复杂,期限越短。

◇合作定律:一个人花一小时可以做的东西,两个人做至少得花两小时。

◇组合定律:不管干什么,总是有你希望与之共事的人,以及与你对立的人跟你在一起。

◇物种定律:绵羊的世界必会招致狼管。

◇坏事定律:关键时刻,每个主管都会杀鸡取卵。

初到公司的处事原则

1.了解公司的组织和方针。

当你初到一家公司服务时,首先,你必须了解公司内部的组织。例如,分有哪些部、哪些处或哪些科等,并应该知道每个单位所负责的工作及其主管,除此之外,你还要了解公司的经营方针,以及公司的工作方法。一旦你对整个公司有了通盘认识后,对你日后的工作将有所助益。

2.尽快学习业务知识。

你必须有丰富的知识,才能完成上司交待的工作。这些知识与学校中所学的有所不同,学校中所学的是书本上的死知识,而工作所需要的是实践经验。

3.在预定的时间内完成工作。

一项工作从开始到完成,必定有预定的时间,而你必须在这个时间内将它完成,绝不可借故拖延,如果你能提前完成,那是再好不过的了。

4.在工作时间内避免闲聊。

工作中的闲聊,不但会影响你个人的工作进度,同时也会影响其他同事的工作情绪,甚至妨碍工作场所的安宁,招来上司的责备。所以工作时绝对不要闲聊。

5.执行任务时的要点:

(1)上司所指示的事务中,有些事件不需要立刻完成,这时,应该从重要的事情着手,但是,要先将应做的一一笔录下来,以免遗忘。

(2)若无法暂停正在进行的工作以完成上司临时交给你的事时,应该立即提出,以免误事。

(3)外出收款、取文件或购物时,要问清金额、物品数量等重要细节,然后再去。

(4)未充分了解上司所交待的事情前,一定要问清楚后再进行,绝不可自作主张。

(5)外出办事时,应负起责任,迅速完成,不可借机四处办私事。

6.离开工作岗位时要收妥资料。

有时工作进行到一半,因为上司召唤,客人来访,或其他临时事故而暂时离开座位。在这种情况下,即使时间再短促,也必须将桌上的重要文件或资料等收拾妥当。

或许有人认为,反正时间很短,那么做很麻烦,而且显得小题大做,其实问题往往发生在你意想不到的时刻。遗失文件已经够头痛了,万一碰巧让公司以外的人看见不该看见的机密事项,那才真正叫你“吃不了,兜着走”呢!遇到这种倒楣事,什么样的辩解都不顶用,一切只能归咎于自己的粗心大意。

把办公室里的小事做到位

在办公室里,有许多看上去是小事的行为,但实际上却影响着自己的工作和前途。小事是你的综合素质的折射,也是你的个性区别于他人的表现。如果你想取得更大的成功,就不要忽略这些小事。

1.管理好你的办公桌。

办公室里的办公桌实际上就是一面工作的镜子,通过它可以判断出一个人的工作态度和能力。一张整齐的桌子会使人的感觉很舒服,对工作的印象也会变好。办公桌上可以放一些必要的常用文件或备用物品等,并且要注意分类,如文件夹、电话、墨水、钢笔、纸张等都要放在固定的位置,以方便在工作中使用。

你的办公桌要整齐清洁,切忌把不必要的物品堆积在桌面上。不要把你的办公桌弄得比垃圾篓还要脏乱。即使你喜欢那种食物发酵的气味,也还是把这种习惯留在家里自己享用吧。当别人皱着眉头经过你的办公桌之前,最好把办公桌收拾干净,你可以随心所欲,但你必须要为其他同事的眼睛和鼻子着想。

不要总是公为私用,对办公室的公用之物,要节约、爱惜,不要把大家公用的物品占为己有,应养成良好的习惯,把所用的各种物品放回原位,以方便他人使用。对于不经常使用的物品,特别是与工作不相关的物品,最好不要放在办公室里,以免被上司发现留下不好的印象。

2.守时很重要。

在上班时,最好养成提前10分钟到达办公室的习惯,如果因特殊情况延误了上班时间,要想方设法打电话通知公司。如果遭遇突发事件,没有办法通知公司,到公司后一定要立即主动向上司说明原因,取得谅解。不能默不作声,没有任何交代。多次这样难免在上司和同事心目中产生一种不信任感,不敢把一些重要工作交给你。上班是人们生活中不可缺少的一部分,与做其他事情一样,上班前需要做一些准备,这样就会避免因为仓促上阵而丢三落四,准备好携带的个人名片、办公室钥匙、记事本、通讯录、手机等。在上班时,要提前出家门,预留出交通堵塞的时间,以保证准时到达公司。

如果你踩着铃声踏进办公室,手里抓着没来得急吃的早点,然后在众人注视下坐在办公桌前,不管这一天你干得多有成效,你的功绩也会在他人心中大打折扣。

3.小心接电话。

在当今发达的通讯时代,电话成为商界交往频繁使用的通讯工具,因此也成为工作中不可缺少的一部分。

在打电话时,要注意保持礼貌,因为公司里的电话交谈对象,绝大多数是公司生意中往来的客户,或是潜在的客户,所以在接听电话时,虽然不清楚对方是谁,但也要表现出应有的礼貌,给每位来电话的人或接听电话者留下美好的印象。

在打工作电话之前要列好所要交谈的内容,以免遗漏或重复。如果是对方打过来的电话,把正常的事情交待清楚后,就可礼貌地挂机,不要长时间地闲聊,这样既浪费时间,也影响双方的形象。

在打或接听电话时,说话的声音要清晰,明亮,语速适中。不要过于大声,或说话的速度过快,或吐字不清、发音不准等,否则容易使对方误听、理解偏差。

在日常工作中,经常会有电话打进来,这时就要立即去接,并随口报出自己公司的名称,把纸笔放在手边,做好记录的准备。

当对方报出自己的姓名或公司后,一定要寒暄一两句,表示自己的热情和礼貌,然后要快速地进入正题,不可无休止地闲扯。有时会遇到一些客户不主动报出身份,这时就要有礼貌地询问对方,当确认对方的身份后,可表示歉意没能听出对方的声音。在谈话结束后,记住一定要说再见或表示感谢的话语,切记不可突然就把电话挂断。

很多时候会遇到正在接听一个电话时,另一个电话又不合时宜地打进来,而且是必须接听的紧急电话,在这种情况下,应向对方表示歉意,并说明情况,跟对方说自己稍后再打过去。切记,必须是得到对方的同意后,才可挂断去接听另一个电话,否则,会使对方感到受了冷落,严重的话可能因此而失去一个重要的客户。

当接到找其他同事的电话时,要礼貌地表示请对方稍等,语气温和委婉,并即刻转给当事人。如果同事不在办公室里,就要实事求是地告诉对方,同事外出公干或出差、有事请假等。如果对方要求留口信,应将内容认真、清楚、正确地记录下来,并且要附上对方的公司名称、对方的姓名以及打电话的时间等,记录尽量详细,并转交给同事。

在电话交谈中要注意不要把事情或时间、地点、人物等事项听错。尤其是当遇到容易混淆发音的字词时,更是容易造成双方的误解。因此,为了避免这类事情的发生,在接听电话时,应将这一重点重复一遍确定无误。如果遇到对方口齿不太清楚,或是说话声音微弱,应礼貌地要求对方再重复一遍,避免出现差错。

电话交谈的弊端就是看不到对方的表情,这就不可避免地会出现一些意想不到的错误,例如,不知道对方正在开会,或有客人在等,而无休止地长谈,或把对方误认为是要找的对象而泄露了公司的机密等。因此,在与对方通电话时,应先确认对方的身份,而后了解对方目前的状况,是否适合接长时间交谈的电话,如有不便,可改时间再联系;然后要开门见山地把要交谈的事情告诉对方,使对方明白交谈的内容,可以顺利地进入正题。

由于电话只能凭声音与对方沟通,因此在交谈中选择所使用的词语时应小心谨慎,注意一些细节。不可仅凭声音来判断对方的年龄或职务,有时声音年轻的有可能是对方公司的董事长。不可在等待接听的间隙随便说话,要时刻记住对方正在话筒的另一头聆听。有一些人认为电话那头看不到自己的面部表情,而在态度上有所怠慢,却不知说话的语调会随着态度而改变。要把在电话中交谈看做是面对面的交谈,要在态度上诚恳热情,让对方感觉到你的热情。在与对方交谈时,无论你是多么认真地倾听对方的谈话,如果一直默不作声,或没有丝毫的反应,也会使对方感到困惑,因而,在聆听对方谈话时,要不时地附和,使对方明白你在认真聆听。

4.办公室接待和访问须知。

在走廊上遇到上司或来访的客人时,如果是相对而行,应让到一侧行走。如果是同方向而行,当对方走在前面时,不可从后面超越过去,要想超越时,要先打招呼,再行超越。如果是与长辈或女性相遇,要马上站住让路。行走时如果有女士同行,必须迁就女性的步伐,让女士走在前面,男士走在后面。上楼时男士走在前面,下楼时女士走在前面。

带领来访的客人时,要注意待客礼仪。二人并行,以右为上,所以应请客人走在自己的右侧,为了指引道路,在拐弯时,应前行一步,并伸手指引;三人同行,中间为上,右侧次之,左侧为下,随行人员应走在左边。如果是接待众多的客人,应走在客人的前面,并保持在客人侧前两三步的距离,一面交谈一面配合客人的脚步,避免独自在前,臀部朝着客人。引导客人时应不时地根据路线的变化,招呼客人注意行走的方向。在引导客人的路上避免中途停下与他人交谈,除非有必要。

此外,开门和关门也是一门学问。

当需要进入别人的办公室或会议室时,要轻声敲门,得到允许后,轻轻推开门;门柄在右则用右手去开,门柄在左则用左手去开,不可扭着身子开门;进门后要注意不可反手关门,正确的关门方法应是面向门轻轻地关上,不可猛烈关门,使门发出声响。

陪同客人去办公室或会议室时,应打开门先让客人进去。如果门是向外开的,应把门向自己的方向拉开,请客人先走;如果门是向里开的,就把门推开,自己先进,并扶住拉手,不让门动,再请客人进去。如果是大厅的旋转门,应该自己先进去。

注意自己的位置

工作中不可避免地要与上司或客人一起搭车或赴宴。不论是乘车还是赴宴,自己坐什么地方都要很注意。

如果是二人并坐,以右为上,所以应引导客人坐在右侧座位,自己坐在左侧。三人并座,中间为上,右侧次之,左侧为下。如果客人众多,离门口最远正对着门的座位为上席。当与上司或客人一起乘车时,如果乘坐的是前后两排共4个座位的轿车,一般司机侧后靠右侧门的座位是上座,是主宾的位置。司机正后面的次之,是主要陪同人员的座位。司机旁边的位置是最低级的座位,一般是由秘书来坐。上车时,应请上司或客人从右侧门上车。陪同者要从左侧门上车,避免从客人座前穿过。车门应由低位者关上。下车时由最低位者先下车,拉开车门等候其他人下车。

与女性一起乘轿车时,不论她的职务高低,一律先让女性上车,男性坐在她的左边。如果是由主人亲自驾车,客人要坐在司机旁边的位置,以表示对主人的尊重。上下车的正确姿势是侧着身体向前移动,下车时靠近车门后,再从容下车。

另外,在休息时也要注意一些细节。不要随便把脚放在桌子上,以避免被到访的客人看到,既不雅观,又影响公司的声誉。在休息时,如果有事情与他人商讨,可选择适当的场合,小声地交谈,不要高谈阔论、大声喧哗,影响他人休息。如果没有特殊情况,休息时不要到离公司较远的地方去吃饭或办私事,以免时间仓促,影响下午的工作。

下班铃声响起的时候,意味着一天工作的结束。这时虽然每个人都归心似箭,但还需要静下心来,把这一天的工作简单做个总结、整理,准备一下第二天的工作资料。

下班前,首先整理备忘录,认真详细地记录、整理一天来的工作情况,例如业务谈判的结果、工作完成的情况,还有哪些需要明天继续接着做的工作以及需要解决的问题等。

离开前注意一下自己的电脑、资料等是否放好,该带的是否都带了,不要马马虎虎、丢三落四。

和上司一起工作的方法

上司有很多种,他们既有特定的思维方式和行为特征,又有特定的权力和义务。你如果想在公司谋求发展,就必须了解他们的想法、做法,了解他们的一言一行。

上司也是人,这是毫无疑问的。他们和我们一样都是有血有肉、有情有意的人,只是他们比一般的人多了一些东西罢了。上司是有能力、有智慧、有魄力的人。他与一般雇员之间存在着明显的距离,这些距离主要表现在各自所处的位置不同,思维方式不同,做事的方法和考虑问题的角度不同。因为上司在公司中扮演着举足轻重的角色,他承担着更多的责任,处理着各方面的问题等,这一点我们应该认识到。

每个人面对的上司,是各式各样的。

有的上司最喜欢别人给他戴高帽子,喜欢别人阿谀奉承,听了赞美之词就会眉开眼笑。如果有人精于此道,就会青云直上。只要你是善意的,不是虚伪的或违心的赞美,在说话时不矫揉造作,一切都非常自然,上司就会很高兴与你相处。

有些上司生性脾气不好,易发火。有的上司经常在别人不明原因的情况下,就大发雷霆,弄得下属不知如何应付。

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