在员工迎送来宾之前，一是要了解来宾的简况，如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、宗教信仰与政治倾向、单位、职位、级别、业务能力以及总人数等等；二是要了解来宾的计划。如来访的目的、膳宿的安排、具体的活动安排等等；三是要了解来宾的反映，如意见、建议等等；四是要了解来宾抵达或离去的时间，如日期、具体时间以及航班、车次等等。
对以上四个方面的基本状况有所掌握，在具体的迎送工作中，员工就会有的放矢，“百发百中”。
2.应当详尽制定迎送来宾的具体计划
在迎送来宾之前，制定专门的计划，有助于使迎送工作避免疏漏，减少曲折，更好地、按部就班地进行。
迎送来宾的具体计划，应当从实际出发，由公关部或接待人员制定，并报主管负责人核准。它不一定面面俱到，但有些基本内容却不可或缺，例如，膳宿安排、交通工具、礼品准备、经费开支、工作日程、文娱活动、观光游览等等，均应包括在内。
3.应当精心选择迎送来宾的接待人员
这一内容，既应包括在具体的迎送计划之内，又应具有自己的相对独立性。
在大型、正式的商务交往中，迎送来宾的接待人员，应本着身份对等的基本原则来加以确定。在迎送来宾时，尤其迎送重要客人时，招待所接待人员在总人数上，应与来宾的总人数相仿。不仅如此，在职位与专业对口方面，也应当尽量一致，或大致上相似。
遇到重要客人到来或离去，东道主单位的职务最高者应亲自出面迎送，若因故不能到场，可由“第二把手”充当代表，并委托其向来宾表示歉意。一有机会，他还应立即前往来宾下榻之处进行探望，或是打电话表示问候。
在来宾停留期间，接待人员不必全体上阵，与来宾形影不离，但是至少应为之安排一两名陪同人员，以便照顾。若对方拒绝，则不宜勉强，陪同人员应随时注意听取来宾的意见或建议。
有必要的话，对迎送人员还须进行必要的集训，并进行礼仪教育。来访对象系外宾时，则还须对接待人员专门进行一次外事教育。
进入具体的接待阶段，在操作迎送工作时，有一些问题，需要员工在细节上加以注意。
在迎接来宾时，应对远道而来者与本地来访者加以区别对待。
当员工负责接待远道而来的客人时，应首先对其抵达时间掌握清楚，在一般情况下，应派出公关、礼宾人员前往迎接。本单位的最高负责人不必亲自前去，如有必要，他可以在来宾下榻之处迎候客人，或是随后在来宾稍事休息后，再安排一次礼仪性的会面。
前去迎接来宾者，应提前一刻钟左右到达机场、车站、港口等迎接地点，以确保不让来宾与我们失之交臂。如不认识来宾，可事先书写接站牌。在接站牌上，可书写“欢迎某先生”或“恭迎某单位代表光临”。接站牌要大一点，字要写得清楚一些。但是最好不要用白纸、写黑字，搞得像“讣告”一样，会让人觉得晦气。
如果需要同时迎接两个或两个以上单位的来宾，则可以在接站牌上书写“某单位热烈欢迎来宾光临”，有意识地，“淡化”迎接对象，免得一时间“众口难调”，在礼宾序列上出差错。
当来宾抵达后，应立即依照预定的礼宾序列，上前与对方握手、寒暄，并欢迎对方的到来。如不认识对方，可以先进行自我介绍，而不宜上去先问对方：“你是谁？”若是在身份上低于来宾，则在进行自我介绍，并确认对方身份后，应向对方说明自己是受本单位职位最高者的委托，前来迎接对方的。
假如来宾是属于要人之类的人物，则本单位的职位最高者在百忙之中抽出一些时间，“事必躬亲”一下为好。
在迎接地点，通常双方不宜多谈。在见面之后，按惯例，迎接人员应陪同来宾，立即前往为其准备的下榻之处先行休息。
正确地引导来宾
引导来宾，就是主人亲自为来宾带路，并随之一同前往目的地。在业务拜访中，引导来宾，具体是指东道主单位所委托的专门人员，在本单位正门外迎候来宾，然后带领其一同前往宾主双方会晤地点的整个过程。负责引导来宾者。通常除了东道主单位的公关、礼宾人员之外，还须包括东道主单位中与来宾对口交流的具体业务部门的负责人。有时，为了引导贵宾，或是为了向来宾表示尊重与友好，东道主单位的最高负责人还须亲自上阵。
在引导开始时，引导人员中的职位最高者或是专职的公关、礼宾人员，应当毕恭毕敬、面含微笑地向来宾说一声：“各位请”、“大家请随我去会客室”或者“我们总经理在恭候各位，请诸位随我一同去会客室见一见他”。与此同时，还须以自己的左手掌心向上，五指并拢，抬至齐胸高处，伸直之后为来宾指示方向。
在开始引导来宾行走的具体过程中，如东道主单位仅有一个人出马，则其应在来宾左前方带路。其中的职位最高者，应居于左侧，与主宾一起走在前排，东道主单位的其余人员，则应随行于其后。
在引导来宾时，一般不宜高谈阔论，以免使客人分神，而失足摔跤，当众出丑。引导人员需要说的，只应包括提醒来宾注意“脚下留神”，或在拐弯、进入电梯和房间时，告诉来宾“请这边走”。
在上楼梯、拐弯处、进电梯、进入房间时，走在最前面的“引导者”应稍候一下来宾。进入无人管理的电梯时，引导者应率先进入，并负责开动电梯。进入有人管理的电梯时，引导者则应待全体来宾先进去。不过要是电梯里人很多，出电梯时自己又堵住门口，则可首先出去。
引导来宾进入会客室、写字间或休息室之前，不管门上有无标示，“引导者”或主陪之人，均须向来宾说明“此乃何处”。如来宾与即将会晤的对象以前未曾谋面，还须向对方略作介绍，如“这是x董事长的写字间”或“我们公司的副总经理X×先生在里面恭候各位”，以便来宾在思想上有所准备。若室内有人，进门前应当敲门。
会客室、写字间或休息室的门假如向外开，引导者应先把门拉开，请来宾先行入内。假如门向内开，则引导者自己应首先推门人内，并拉住门，然后再请来宾人内。
进门之后，引导者在有必要时，应担任介绍人，依照介绍的惯例与礼宾的序列，介绍彼此之间不熟悉的人相识。
在被引导的来宾落座之后，引导者如无必要，则应在向来宾告辞以后离去。如有必要，引导者也可以一旁坐下，为来宾作陪。
向来宾提供有关资料，主要是指东道主为正式的谈判、洽商、签约、修约以及会议、仪式的举行，而事先准备好的必要书面材料，届时提交给有关来宾人手一份。
在比较正式的业务会晤中，有关资料应按惯例与规定，提前打印或印刷好，并依一定的顺序，装人一个较大的文件袋，放在举行正式会晤时所使用的、经过专门排位的桌子上，并保证有关人士一人一份。为了防止搞错，可事先在每个文件袋上注明姓名，并加上适当的称呼，如“××先生”、“××小姐”。
除了先期将文件袋摆放在各人面前之外，还可以在会客室门口设置一名专门的公司职员，由其负责向入场者发放材料，或是在客主全部落座后，由专人当面依次将有关材料一一发至每个人的手中：采用后两种方法，可保证材料“安全到位”而且不会丢失。
接待陪车的礼节
接送团体宾客上车时，要按先宾后主随员、先女宾后男宾的惯例，要让客人先坐，待客人全部上车就座后，自己才能上车，绝对不能抢先。
如陪同客人乘一辆轿车，主人应帮助客人上车，即首先为客人打开轿车的右侧后门，一手拉车门、一手遮挡车篷上框，以防宾客头碰到车门框。但要注意有两种客人不能遮挡，一是信仰伊斯兰教的，二是信仰佛教的，因为他们认为这样做会把“圣光”遮住。等客人坐好后，方可关门，注意不要夹了客人的手，最后自己从左侧后门上车。
和女性一起坐车时，应不问职务高低，先让女性上车，男性理应坐在她的左边，把右座让予女性。倘若女性裙子太短或太紧不宜先上车，应请男士先上，此时男士不必再让。如果是主人驾车，只有一位客人的话，客人应坐在司机旁边的位置上，以表示对主人的尊重。
女性上车时，不应先伸进一条腿，再伸进另一条腿，那样实在难看。最得体的方法是，先轻轻坐在座位上，然后再把双腿一同收进车内。下车时，要双腿同时着地，不可一先一后。
抵达目的地时，主人应首先下车，并绕过去为客人打开车门，以手挡住车篷上框，协助其下车。亲友一同乘车时，男士和晚辈也应如此照顾女士和长辈。
与上司或客人一起乘车时，有一条很重要的规矩，就是一定要注意按身份排定座次。
以两排座小轿车为例，一般与驾驶员座位成对角线的座位是最尊贵的位置。其余座位的尊卑次序是：后排左座、后排中座、前排右座。简言之，右为上，左为下；后为上，前为下。一般认为，司机旁边的位置为最低，是秘书、陪同或警卫人员的座位。有时出于安全的考虑，亦请贵宾坐在驾驶员后面的那个座位，这个座位十分舒适，车外的景色也看得很清楚。但如果客人先上车坐到了主人位置上，则不必请客人挪动位置。通常讲客人坐到哪个座位上，哪个位置就是上座。
若一人乘车。可坐在后排。若三人乘车，且为同性，可前排一位，后排坐两位。若三人中男女皆有，那么可以全部坐在后排。一男二女的话，女士坐在右侧，男士坐在另一侧。二男一女的话，宜请女士居中，男士分坐于两侧。
如乘坐的是三排座轿车，则宾主坐在最后一排，位置不变，随员则应坐在主人前边的加座上。如果宾主不乘同一辆轿车，则主人的轿车应当行驶在客人的轿车之前，为其开道。
当由上司或客人充任司机时，自己礼貌的做法应当坐在驾驶座的邻座，因为让客人或上司来亲自驾车送行，而你竟然悠闲自在地坐在后座上，未免太失礼了。
你坐在车上被别人送别时，礼貌的做法是将窗玻璃摇下来，等车子开动时轻微地点头示意或者招手以示再见和感谢；如果坐飞机或火车，靠窗边的位置为上座，向着前进方向的则更好。如火车上4人对座，前进方向靠窗口的为第一位，对面为第二位；第一位旁边为第三位，对面为第四位。如是6人对座的位置，前进方向的中间为第五位，对面为第六位。
热情要有度
热情接待顾客，甚至对顾客卑躬屈膝，这是争取顾客的好办法，这个道理很明显，但它有一个适用范围，比如营业大厅，旅馆，餐馆，娱乐场所等服务性活动和某些接待活动。如果在生意谈判中，照样利用它就会东施效颦，适得其反。
对于业务洽谈，讲究平等待人，同时也需要彼此平等相待。不论洽谈双方经济实力和技术力量如何悬殊，由于利害关系和各为其主的职责，实力弱小的一方切不能显示出自卑的神色。所以，遇到大客户上门与你商谈业务，抑或外国阔佬对你的生意感兴趣，请注意，你先别过于欣喜，千万不要显得过分热情。如果你不懂得怎样接待他们，送上门的生意可能会因此而去，须知道人家没有义务一定要跟你做生意。
运用一点心理战术，待人诚恳有礼，不卑不亢，不骄不躁是生意成功的诀窍，对商务礼仪的种种细节你不可不留意。
欢迎客人要热情。客人走进你的办公室，你要离开办公桌走向前去，到对方的面前与他握手，以表示对他们的敬意，不要坐在安乐椅上，隔着办公桌与客人握手，破坏关系。
