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第16章 做好工作中的每个细节——做好,拼的是认真(1)

就是责任心

对于优秀的员工来说,工作中无小事。

在日常工作中,大量的工作其实都是一些琐碎的、繁杂的、细小事务的重复。如果你责任心不够、轻视小事、忽略细节,就很难把工作做好。所以在做事的过程中,对于小事、细节尤其要做好准备工作,把责任落实到位。正因为它小,才容易被忽视;正因为它细,才更容易出纰漏。在小事上多下点功夫,在细节上多投放责任心,才能把工作做到万无一失。

日本人喜欢什么事情都做得很仔细,很规范,“制表”就是日本企业的一大特点。大大小小的事情都要制成图表,而且同一件事情都要重复做好几张不同的图表,小到在公司里放置老鼠药的事情也要打成通知四处张贴,日本的员工也一直坚持不懈地服从于这些工作流程。就连吃河豚都讲究细节。

在日本,河豚被奉为“国粹”,河豚肉质细腻,味道极佳,但这种鱼的味道虽美,毒性却极强,处理稍有不慎就有可能致人死命。

日本的河豚加工程序是十分严格的,一名上岗的河豚厨师至少要接受两年的严格培训,考试合格以后才能领取执照,开张营业。在实际操作中,每条河豚的加工去毒需要经过30道工序,一个熟练厨师也要花20分钟才能完成。

加工河豚为什么需要30道工序而不是29道?我们不得而知,我们知道的是日本人没有因吃河豚而中毒,可能经过20道工序的处理也不一定会死人,但粗糙的工序只能带来粗糙的感觉。从这一点来说,到位的管理,一定是经过严格的程序化的管理,一定是一板一眼,认真做事的管理。

在企业中,做事情一定要一板一眼,凡事都需按照流程去做,宁愿多花成本、降低做事效率也要保证公司的利益和安全。事实上,严格按照流程去做,最后都能达到预期目标,走捷径、投机取巧有时反而会把事情弄糟。凡事都按照流程去做的话,有些细节就会在操作中一步步被发觉,隐患也就理所当然地被消灭了。

日本东京贸易公司有一位专门为客户订票的小姐,经常给德国一家公司的商务经理预定往来于东京和大阪之间的火车票。不久,这位经理发现了一件看似非常巧合的事:每次去大阪时,他的座位总是在列车右边的窗口;返回东京时又总是靠左边的窗口。

有一次,这位经理把这件事告诉了订票小姐。小姐说:“火车去大阪时,富士山在你的右边,返回东京时,它则是在你的左边。我想,外国人都喜欢日本富士山的景色,所以每次我都替你买了不同位置的车票。”

就这么一桩不起眼的小事使德国经理深受感动,并促使他把与这家公司的贸易额由原来的400万马克提高到了1000万马克。一张小小的车票居然价值600万马克,这不能不说是在小事上做足了准备的结果。

事实上,随着现在企业的规模不断扩大,员工的数量也日益增多,彼此之间的分工也越来越细,其中能够决定大事要事的高层管理者毕竟是少数,绝大多数员工从事的还是简单的,繁琐的,不起眼的小事。但卓越的员工却能在这一份份平凡的工作和一件件不起眼的小事中,从准备做起,从点滴做起,显示出了个人的非凡能力和无穷魅力。

相反,每个企业也总会有些员工,天天想着怎么尽快出成绩,怎么一下子就干出点惊天动地的大事,好让人刮目相看,但却往往没有对工作中细节的负责到位,这也正是他们与卓越的员工之间的差距所在。

小王的公司主要提供网站建设服务,为企业提供电子商务平台产品。最近和某小公司谈业务,可是来来回回已经提交了3份网站建设框架方案建议书了,客户依然不满意。由于是小公司,所以网站建设的费用不是很高,而客户又有太多的要求,小王已经有些不耐烦了。于是他就向经理汇报,准备放弃这个客户了。

经理让小王把方案建议书拿过来看一下,看是不是哪些地方还不完善。经理拿过几份方案书一看,基本上是大同小异,就是零星几个栏目名称有些变动。经理问小王,是否和客户进行过详细交流。小王说因为要跟其他的客户谈业务,所以没有时间。经理又问小王,是否对该企业的平台需求进行过调研。小王说宣传型网站基本上就是这个框架,所以没有调研。

经理一下子就火了,对小王说:“你这是对工作负责的态度吗?没有经过调研,没有和客户交流就提交方案书,让你改方案书你就敷衍了事,如果我是客户,我也不接受。”小王嘟囔着说:“不是我的责任,主要是客户太挑剔了。就那么点钱,还要这要那的,差不多就可以了。可他偏不,就没碰到过这么难缠的客户。”

责任的一个特点就是它是客观存在的,不能依照个人的意愿而进行更改。例如,如果选择了医生这个职业,那么救死扶伤就是你的责任:如果选择了警察这个职业,那么除暴安良就是你的责任。

如果你在公司中处于一个特定的岗位,而不能完成这个岗位所必须做的工作,那么你就不是称职的员工,更不可能是优秀的员工。作为一个职业人士,由于岗位的设置,你所拥有的利益和责任是一体的,如果只有权利和利益,那么它就不能称为工作,或者只能说那是非正常的工作。

研究人员曾经归纳出一条“事故法则”,每起严重的安全事故的背后是29次轻微事故、300起未遂先兆和1000起事故隐患。这些轻微事故、未遂先兆和事故隐患只要稍加留意就可发现。但若在细节上疏忽大意,事故与损失就不可避免。

细节归根到底是责任心。因此,要想具备细节意识和细节观念,首先必须树立工作责任心。只有从小事做起,端正工作态度,才能真正发现细节、注重细节。小事不能小看,细节方显魅力。以认真的态度做好工作岗位上的每一件小事,以强烈的责任心对待每个细节:从对客户拜访的每个微笑至换位思考为客户着想;从数据的周全准备至严密的逻辑思维分析;从各部门相互协调配合到各自岗位上的小事处理的完善。处理好细节才是制胜之道,只有小事做好了,才有公司制度的健全与完善,才能在平凡的岗位上创造出最大价值,才能成为公司最为看重的员工。

之中潜藏着机会

要想比别人更优秀,只有在每一件小事上比功夫。不会做小事的人,也做不出大事来。

无论做人、做事,都要注重细节,从小事做起。一个不愿做小事的人,是不可能成功的。

日本狮王牙刷公司的员工加藤信三就是一个活生生的例子。有一次,加藤为了赶去上班,刷牙时急急忙忙,没想到牙龈出血。他为此大为恼火,上班的路上仍是非常气愤。

回到公司,加藤为了把心思集中到工作上,还是硬把心头的怒气给平息下去了,他和几个要好的伙伴提及此事,并相约一同设法解决刷牙容易伤及牙龈的问题。

他们想了不少解决刷牙造成牙龈出血的办法,如把牙刷毛改为柔软的狸毛;刷牙前先用热水把牙刷泡软;多用些牙膏;放慢刷牙速度等等,但效果均不太理想,后来他们进一步仔细检查牙刷毛,在放大镜底下,发现刷毛顶端并不是尖的,而是四方形的。加藤想:“把它改成圆形的不就行了!”于是他们着手改进牙刷。

经过实验取得成效后,加藤正式向公司提出了改变牙刷毛形状的建议,公司领导看后,也觉得这是一个特别好的建议,欣然把全部牙刷毛的顶端改成了圆形。改进后的狮王牌牙刷在广告媒介的作用下,销路极好,销量直线上升,最后占到了全国同类产品的40%左右,加藤也由普通职员晋升为科长,十几年后成为公司的董事长。

牙刷不好用,在我们看来都是司空见惯的小事,所以很少有人想办法去解决这个问题,机遇也就从身边溜走了。而加藤不仅发现了这个小问题,而且对小问题进行细致的分析,从而使自己和所在的公司都取得了成功。

看不到细节,或者不把细节当回事的人,对工作缺乏认真的态度,对事情只能是敷衍了事。这种人无法把工作当作一种乐趣,而只是当作一种不得不接受的苦役,因而在工作中缺乏热情。而考虑到细节、注重细节的人,不仅认真地对待工作,将小事做细,并且注重在做事的细节中找到机会,从而使自己走上成功之路。

胡永和张军同时应聘进了一家中外合资公司。这家公司前途光明,待遇优厚,有很大的发展空间。他们俩都很珍惜这份工作,拼命努力以确保试用期后还能留在这里,因为公司规定的淘汰比例是2∶1,也就是说,他们俩必然有一个会在三个月后被淘汰出局。

胡永和张军都咬着牙卖劲地工作,上班从来不迟到,下班后还要经常加班,有时候还帮后勤人员打扫卫生,分发报纸……

部门经理是一个和蔼可亲的人,他经常去两个人的单身宿舍交流、沟通,这使他们受宠若惊。所以两人特别注意个人卫生,都把各自宿舍整理得一尘不染,把专业书都摆在桌面上,以示上进。

三个月后,胡永被留了下来,张军悄无声息地走了。过了半年,胡永被提升为部门主管,和经理的关系也亲近了,就问经理当初为什么留下了他而不是张军。经理说:“当时从你们中选拔一个还真难,工作上不分高低,同事关系也很融洽,所以我就常去你们宿舍串门,想更多地了解你们。我发现了一个现象,凡是你们不在的时候,张军的宿舍仍亮着灯,开着电脑。而你的宿舍则熄了灯,关了电脑,所以最后确定了你。”

不要忽视细节,一个墨点足可将白纸玷污,一件小事足可招人厌恶。在激烈的职场竞争中,细节常会显出奇特的魅力,它可以提升你的人格,增加工作绩效指数,博得上司的青睐,获得更好的机会。

细节本身往往就潜藏着很好的机会。如果你能敏锐地发现别人没有注意到的空白领域或薄弱环节,以小事为突破口,改变思维定势,你的工作绩效就有可能得到质的飞跃。

在某跨国公司的杭州分公司,有一支很优秀的销售队伍,他们的团队成员每天讨论的是如何把商店的陈列达到最佳,竞争对手最近有什么动态,如何去阻击其他产品的竞争等等。

当集团公司的市场和销售总监来做市场检查的时候,不是穿着西装对销售人员进行指手画脚,而是和业务员一起动手理货。

所以该公司的巧克力多年来一直稳居市场占有率第一位,这并非是因为跨国企业的背景或者是广告做得好,其实这个品牌的大部分巧克力是在国内销售的,在国外销量极其有限。

这家公司成功的一个重要原因是因为它有着一群对每个销售环节都抠得很细的销售人员,他们对竞争对手的打击是从消灭他们的每一个细胞开始的。以这家公司的订货会为例,他们拿到的业绩是其他公司订货会的4到5倍!

是他们有什么特别诱人的促销方案吗?是他们请大牌明星到会捧场吗?

都没有,惟一可圈可点的是他们对细节的关注和秉持。为了这样的秋季订货会,他们一年前就在全国选择一个城市作为试点,全程拍摄了VCD,并且对这个试验性会议做了很多仔细的研究,市场推广部也在这些研究的基础上制定了厚厚一本的“订货会操作流程手册”。在订货会之前,会议的组织者又一起去将要开会的城市进行观摩,一起参与会场的布置,会议的安排,事先的预演。在开会前,他们又和经销商开了好几次准备会议,关于流程、会场布置、人员安排、客户邀约、模特的选择、时间安排、可能会出现的问题及解决方式等等都做了详细的讨论。

会议开始前一天,他们按照计划布置好了会场,又详细地将所有人员的工作重新确认了一下,物料和会议资料重新进行了检查,所有的会场设施和宾馆服务人员的工作时间也做了确定。最后,又将第二天的程序完全预演了一遍。

就是这些完善的准备工作,就是这些对细节的关注,让这家公司赢得了经销商的心,赢得了整个巧克力市场。平庸企业和杰出企业的差距就在这些细节,这些看似不起眼的细节,却往往是从平庸到杰出的天堑。

完美来自细致的规划

成功地把一件复杂的事情做完,需要在各个环节上作准备,下力气,因此,规划细节问题就能避免挂一漏万的现象发生,将事情做到万无一失。

有人认为,今天的一切都变得太复杂了,没有一个人能细致地解决工作中所有的问题。他们觉得对付工作的最好办法就是埋头苦干。因此,他们很少花时间对所做的工作进行思考,也很少总结过去的成败和得失,更没有去考虑下一步的工作方向,而是一门心思地做手头的工作。他们生怕坐下来思考会耽误工作进度,耽误了眼前的利益。

不可否认,这种人也想把每一个细节做好,却因为缺乏周密的计划而只能把事情匆匆忙忙地做完,对于细节的追求只能是有心无力。

有一家电器公司的区域经理,非常擅长和经销商喝酒拉关系,对各种营销理论也耳熟能详,可业绩却不是很好。在他心里,始终觉得自己对负责的市场已经付出了无比的心血,也一直觉得自己是一名杰出的销售人员,是公司的业务明星。他总认为是总公司的支持政策迟迟不能到位,才是他举步维艰的罪魁祸首。

但事实的情况和他说的完全不一样,他完全是在一个混沌的状态下工作:每天业务员出门干了什么他根本不知道,工作中只听业务员的汇报而很少直接去了解市场,也有所谓的“工作汇报系统”,但是那上面连最基本的访问记录都是空白的,原因是业务员觉得那些都是多余的,于是他也放弃了这项工作。

纵观那些卓越的员工,无一不是在细节的准备上下过大功夫的。你在他们的工作中看不到任何拖泥带水的现象;从他们的举止行动中你能感受到一个高素质人才的表现。他们总能在细节上做得让老板挑不出任何毛病,也总能在细节上让他们的客户感到十分满意。

一名美国人到上海参加一个商务会谈,入住在一家五星级的酒店。当这个美国人早晨从房间出来准备吃早餐,一名漂亮的服务小姐微笑着和他打招呼:“早上好,杰克先生。”美国人感到非常惊讶,他没有料到这个服务员竟然知道自己的名字。服务员解释说:“杰克先生,我们每一层的当班服务员都要记住每一个房间客人的名字。”美国人一听,非常高兴。

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