生活是复杂的，每个人都有喜怒哀乐，都有亲朋友好友，都忍受着无穷的琐事干扰。完全回避这些是不现实的，但是，对于一个想干事业的人来说，必须分清事情的主次，哪些是需要做的，哪些是不需要做的，哪些事关照一下就行，哪些事干脆应该放弃……从而为自己去做最重要的事留下充足的时间和最多的精力。否则你就是一个不能驾驭时间的人，并会因此而使自己的梦想成为泡影。
建议每一位有心人都能制定一份自己在一段时间里的详尽工作计划，并在每天结束前精确地安排第二天的工作。同时还要制定一份科学的休息时间表，从而保证自己的一生始终在精力充沛地从事最有意义的工作。
大多数的人是根据紧急性来确定做事的优先次序的，所以他们会花很多时间去救火。
如果你是根据紧急性来确定做事的优先次序，可以分为三类：
必须今天做好；
应该在今天做好；
应该在某个时间做好，但是还不急。
假定你准备两个月内完成一项工作。明显的，你不会把这件工作列为第一类，因为还有两个月的期限。你可能会列入第二类，但也可能不会，因为还不太急迫。大多数的人会把它列在第三类，直到期限迫近时，你会发现很难找到专家来帮忙，而不能把这件工作做到你想要的详尽程度。你在心里责备自己，并且想下次一定要早点完成。但你还是犯同样的错误，因为到时候你会以同样的理由，把工作拖延到期限的最后几天。
一般来说，我们可以根据重要性来确定做事的优先次序，而以紧急性作为次要但也是重要的考虑因素。这需要拿出你的待办工作表，首先，从“这件工作是不是清楚地有助于达到我一生的目标或短期目标”这个问题，来检视某一项工作。如果是，就在前面打一个记号，然后按照你要去做的先后次序标上数字，标先后次序的时候要考虑两个因素：紧急性和时间效益率。
时间效益率只是一种评估方式，使我们认识到某一件工作虽然没有另一件工作重要，也没有紧急性，但是做这件工作获益很大，所用的时间也不多，则仍然是有很好的理由先办好它。例如，你一天最重要的工作是拟定一项报告，而需要花大半天的时间。但是你还有一些可以分给别人去做的小事，那么在你开始草拟你的报告之前，用几分钟的时间把这些小事分配下去，被分配到的人就会有更多的时间去做了。这显然是很有道理的。
“先做重要事情”这项原则也有例外，你会发现不要在一天的开始做最重要的事情，而另分配一段时间，集中精神去做会更好。
在你把标有记号的工作项目编了优先次序之后，也同样的把比较不重要的事项编上优先次序，然后就努力按照次序去做。你已经有了一个工作计划了，你一天的“产量”将会比你做完了一件工作之后，再停下来为要做的事定优先次序要多得多。
老式的“效率专家”的时代早已经过去了。今天管理专家从“效力”来入手想，而效力是一个含意更广、更有用的观念。
效率所重视的是做一件工作的最好方法。效力则重视时间的最佳利用——这可能包括或不包括做某一件工作。
例如，为了即将召开的一个会议，你有一份必须打电话通知的名单。如果你从效率观点来看，你就会想什么时候打电话给他们是最好的时机、是不是要把他们的名字放入自动拨号卡片上以节省时间、这张名单是否是最新的正确资料等等。但是如果你从效力观点来看，你就会问自己，打电话给这些人，是不是把时间做最佳的运用，你也许会考虑另一种联络方法；你也会考虑把打电话的事派给别人做；或把会议完全取消掉，好把时间用在更有用的地方。
健全的时间管理，应该以效力优先，效率次之的观念为出发点。
帕累托原则运用的诀窍
帕累托原则是由19世纪末和20世纪初意大利经济学家及社会学家帕累托而来，是说在任何一组东西之中，最重要的通常只占其中的一小部分。这项原则有时候又称做“重要的少数”、“微不足道的多数”，或80/20定律。
这个原则的主张是：团体中的重要项目，是由全体中20%的比例所构成的。
例如，占所有人口不到20%的人，其所犯的罪占所有犯罪案的80%以上。占全公司人数不到20%的业务员，其营业额为公司营业总额的80%以上。
也就是，重要的东西只占了很小部分，它的比例是80比20，因此，只需集中处理工作中比重较重要的20%的那部分，就可以解决全部的80%。也可以说，在我们的工作中，没有必要完成八成，只要将重要的二成做好就可以了。不论是工作或是念书，多少都会受到时间、空间的限制，不可能将应做的事全部完成。因此，若不先从重要的事开始，结果会演变成什么正事也没做。打算全部完成的完美主义者，往往到最后什么也没做好。
能应用这个帕累托原则者，事情过多的烦恼就会消失。首先，尽可能地早点处理重要的事，不必将所有事情一个个地完全处理。即使剩下的事到后来出了什么麻烦，也不会是什么大不了的问题。重要的工作应该先完成，这个法则，不仅适用学生、上班的人，对所有的人都有着非常积极的意义。
在我们知道“帕累托原则”之前，就已有和这个原则近似的经验。例如300页的教科书，考题不会是从这中间平均出题，而是从重要的部分出来。以科学方法就能求得80比20的数字出来，而令人觉得“掌握了正确的工作方法，效率确实大大地提高了”。
我们应经常将这个原则运用在工作上。
假设，一个单位一天有100个打通的电话，这100个打通电话，并不是由100个人平均一个人打一个。以帕累托原则来看，有二成的人不只打一次，而且这二成的人所打的电话占所有电话的八成。因此处理的方法，是针对打电话频率较高的二成去下工夫并且最终解决这个问题。
在销售公司里，大约20%的推销员带回来80%的新生意。在一个讨论会上，20%的人通常发表80%的谈话。在一家公司里，20%的人请假占总请假日数的80%。在一间教室里，20%的学生利用了教师80%的时间。这项原则可以运用在各种不同的现实管理活动中。
帕累托原则也极有助于应付一长列有待完成的工作。面对着一长列工作，看起来常常是不可能一一完成，我们难免心存畏惧，于是大多数的人在还没有做之前就感到泄气，或者先做最容易的，把最困难的留到最后，结果永远办不到最难办的事情。但是如果我们知道只要完成表中二三项工作，就可以获得最大的好处，那就会对我们大有帮助。因此，列出这二三项工作，各花上一段时间集中精力把它们完成。不要因为没有把表中所有工作全部完成而感到不舒服。如果你所决定的优先次序是正确的，那么最大的好处，已经由你所选择去做的的二三项工作中获得。
因此，当你面临很多工作，而不知如何着手时，就应该记着帕累托原则。你要问你自己哪些工作是真正重要的，就不会偏离首要工作而去做次要工作。
当一分钟经理人以一种缓慢而又有力的语气讲完他的观点时，斯蒂芬的脸色一点一点地转红了。
斯蒂芬听得出来，一分钟经理在以这种方式批评自己早上的做法。但是，斯蒂芬没有任何抱怨之情，他知道一分钟经理这样做是为了使自己掌握正确的时间管理观念，更何况一分钟经理人以这样一种方式实际上将自己引入了一个学会如何更深层考虑问题的层次，自己感激还来不及呢！
斯蒂芬很爽快地说：“您刚才的谈话让我很受教育，我想您说中了我的弱点，非常感谢您能指正我的错误，我想我会在以后的工作中接受您的教诲……”
“嗯”，一分钟经理微笑了一下，“很不错，年轻人很难得你有这样的胸怀和气度……我相信你……”
两人越聊越投机，并结为忘年之交。
又到了分别的时候，一分钟经理向斯蒂芬发出了邀请：“年轻人，本月25日是我的生日，届时欢迎你光临。”
