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第3章 发挥特长

1.细致入微,方显女性本色

作为一名白领,你谙熟守时、勤奋等办公室生存之道。但岁月催人老,常年的谨小慎微充其量只能勉强保住职位。如何才能在意气风发的大好年华里实现梦想,出人头地?这里特为你支出了若干招术,只要细心揣摩,合理利用,定能助你在充满竞争的办公室里异军突起。

(1)千纸“贺”。

手写的字条是唯一能让你从人堆中凸显个性的最有效的方法。在一些小纸片上写一些感谢、祝贺、赞美之类的言辞,悄悄送到别人桌上,既热情友好,又不会显得过于郑重其事。

(2)直直地看着对方的眼睛。

当那位严厉的上司在会上发言时,你那紧紧追随着他(她)的专注的眼神,毫无疑问会使他(她)对你产生好感。不管是一对一的单独交谈,还是高层云集的例会,试着脑袋微倾,不时地与发言者进行数秒的视线接触,并且记住:千万不要把目光游离于对方眼睛之外的地方,否则对方会感觉你在走神。

(3)移花接木。

办公室内合理的布局不仅能提高工作效率,还能完善你的个人形象。把工作间重新布置一番,让自己的座位直接冲着门,你会显得更专业、更有威仪,从此上司有可能放心地把重要工作交托给你。

(4)书中自有言如玉。

一些专业性很强的书籍无疑是枯燥乏味的,但它们能在关键时刻助你一臂之力。不要害怕那些纷乱的数据和高深的专业词汇,耐心阅读一两本和公司经营业务有关的专业书籍,等到下次开例会时,你的发言定会一鸣惊人,令举座刮目相看。

(5)无需代人受过。

诚然,谦逊地说出“我真笨,太不小心了”之类的言辞能打破僵局,赢得和解,但遇事不分对错一律把责任揽上身,怎么也算不上一个聪明的白领。认错、认傻的话说多了,人们会逐渐相信你真是如此糟糕的一个人。所以,今后不要再没完没了地主动抱怨自己“害得复印机又夹纸了”,“又忘了打电话订水”,有时候责任并不完全在你甚至可能根本不在你,没必要代人受过。

(6)重视用手传达信息。

当上司找你谈话时,把手自然地置于桌面上,让上司能清楚地看到它们。这是一个很小的细节,但意义非同寻常。你大大方方地把双手展露在对方视野范围内,这能使对方消除所有戒心,同时也传达出重要的身体语言,你没有什么可掩藏的,内心一片坦荡。

(7)女人香。

男人几乎只有古龙香水一种选择,女人幸运多了,既能披上蝴蝶般的彩衣,还能像蝴蝶般肆意纳芬吐芳。不要浪费了这个天赐的优势,挑一种甜润的果香或一种冰凉的薄荷幽香,让它陪伴你度过忙碌的每一天。实验证明,这两种香气能有效增进大脑记忆,恢复精力,消除疲劳。

(8)其实我什么都不想要。

桌面上大堆小堆的文件是你进门后最发怵的景观。据统计,办公室里几乎将近80%的存储纸张是毫无用处的废品,所以,你大可以来一番彻底的整理。除了筛选剩下没有电脑备份的文件之外,其余的不妨潇洒地送进垃圾筒,眼不见为净。整洁的桌面除了可以提高工作效率,还会给上司留下你能高速处理事务的印象,今后你接派紧急任务的机会就更多了。

(9)坐在他的旁边。

在办公室里,如何“坐”绝对是一门艺术。下次开例会时,争取坐在会议主持人的身边,你的地位便仿佛陡然拔高了一大截。

(10)鹦鹉学舌。

人云亦云固然是件令人讨厌的事情,但当你在听候老板吩咐时,最好不停地重复他的命令,既能避免出错,又能使老板觉得你为人谨慎,反应敏捷。

(11)不做无谓抱怨。

不管你感觉多么的烦躁、沮丧,都不该在老板面前流露半分。什么头疼,超时工作,物价上涨,这些都是交谈的大忌。只有这样,上司才乐意把一些重要的项目交给你,因为你在他眼里是一个不会抱怨忙和累,并且精力充沛的人,这样的人值得信任。

(12)让E-mail替你邀功。

当你独立做一个项目时,应每隔一段时间就向老板发一封E-mail,告诉他你最新的进展,E-mail上的时间有时是白天,有时是夜晚,这样老板能感觉到你一直在努力工作,并且非常重视与他的沟通。

2.细微之处见人品

每天朝九晚五的职业女性,日出而作,日落而息,在紧张忙碌的工作之余,思索一些细枝末节的地方,能助你无论处理工作事物抑或人际关系都游刃有余,得心应手。

(1)尊重别人的私人空间。

在办公室里,私人空间是很宝贵的,必须受到尊重。“打搅了”、“不好意思”是有求于人或打断别人工作时必不可少的话语。另外,一定要先敲门再进入别人的办公室,不要私自阅读别人办公桌上的信件或文件,或未经许可而翻阅别人的名片盒。

(2)必须遵守办公室礼仪。

同事之间应保持应有的礼貌,如非必要别打断同事间的对话。假如你已经打断,应确保原先的同事不被忽略。

(3)保持清洁。

办公桌上的文件应及时处理,即使没有完成,也应堆放整齐,这样会给人有条理、精明能干的印象。

(4)有借有还。

假如同事顺道替你买外卖,要先付所需费用,或在他回来后及时把钱交还对方。若你刚好钱不够,也要在翌日清早还,因为没有人喜欢厚着脸皮向人追讨金钱。同样地,虽然公司内的用具并非私人物品,但亦须有借有还,否则可能妨碍别人的工作。

(5)严守章规。

无论你的公司如何宽松,也别过分从中取利。可能没有人会因为你早下班15分钟而斥责你,但是,大模大样地离开只会令人觉得你对这份工作不投入、不尽心,那些需超时工作的同事反倒觉得自己多余。此外,亦别滥用公司给你应酬用的金钱作私人用途,如打长途电话。

(6)守口如瓶。

即使同事在某项工作的表现不尽理想,也不要在他背后向其他人说起,说是道非最容易引起同事们的不信任。道理非常简单:当某同事在你面前说别人是非时,难道你不会怀疑他也会在其他人面前说你吗?

上司通常极其厌恶是非。若你向上司打小报告只会令他觉得虽然你是“局内人”,却未能专心工作。假如上司将公司机密告诉你,谨记别泄漏一字半句。

(7)切忌插话。

别人发表意见时中途插话是一件极不礼貌的事情,更影响别人对你的印象和你的信誉。在会议中(或任何时候),请留心别人的说话。若你想发表意见先把它记下,待适当时机再提出——切忌炫耀!

若你刚去过充满阳光的海滩度假,当然不能一下子掩盖你古铜色的肌肤,但也别在一直埋头苦干,连气也几乎喘不过来的同事面前手舞足蹈地描述你愉快的假期;亦不要在尚是独身的同事面前夸耀你那俊朗不凡、体贴入微的丈夫;也不要在肥胖的同事面前自夸“吃什么也不会胖”。否则,只会令别人疏远你。

(8)多称赞别人。

现代人可能太忙了,对事情往往无暇做出正面的回应(例如说声“谢谢”或赞美的话语),忽略了这种简单却有效的赞美语言的使用。其实,只要你多称赞别人便可能得到不可估计的回报。

(9)别浪费时间。

浪费别人的时间是最常见的过错。切记:别写长篇大论的电子邮件;可用标题显示“紧急”,内容也务求简洁;别长久占用电话线;准时参加会议;不要事无大小都请示上司;别多嘴,避免令同事分心;若你的同事经常进入你的房间,可试试背着大门坐;若情况不受控制,可搬走你的会客椅,对方便不会久留。

3.细腻周到好素质

古人云:“勿以善小而不为,勿以恶小而为之。”但是,在我们日常的工作中,有些人不重视对小事的处理,总想着干所谓轰轰烈烈的大事,以昭显于领导,博得领导的赏识。其实,许多声名显赫的人才都是从小事上做出来的。作为女性,尤其要发挥自己感情细腻、处事周到的特长,从大处着眼,从细微处入手,一步一个脚印,终究会成就一番大事业的。

洛克菲勒卸任后,把董事长的职位传给了阿基勃特。美国标准石油公司是一家大企业,人才济济,高手如林,无论是才华还是能力,在阿基勃特之上的人有不少,但洛克菲勒却选中了他当董事长。

很久以前,阿基勃特还是美国标准石油公司一位名不见经传的小职员。他尽心尽职,脚踏实地,努力维护着公司的声誉。不论何时何地,凡是要求自己签署的文件,阿基勃特都会在签名下面写上“每桶4美元的标准石油”这样10个字。甚至在书信或收据上,也不会忘记写这几个字。时间长了,他被同事们亲切地叫做“每桶4美元”,其真名倒是很少有人喊了。当时,洛克菲勒担任美国标准石油公司的董事长,听别人说起此事,他为公司有这样一位忠心耿耿的雇员感到十分高兴,并且兴致勃勃地与阿基勃特见面和交谈,共进晚餐。

按理说,写“每桶4美元标准石油”这几个字是举手之劳,认真做起来都不会太难,可只有阿基勃特坚持不懈,一以贯之,实属难能可贵。洛克菲勒认为这样对公司忠心耿耿、顽强坚定的人是董事长的最佳人选,阿基勃特果然不辱使命。

恰科是因“小心拾起大头针”而被发现的。早在读书时,恰科就立志要当个银行家。大学毕业后,他鼓起勇气来到巴黎一家最有名气的银行碰运气。结果很不理想,吃了一个闭门羹。然而这位年轻人雄心勃勃,并不气馁。又先后走进几家银行去求职,可是连连被拒之门外。几个月后,恰科再一次去了开始到过的那家最好的银行,并且有幸见到了董事长,但是又遭拒绝。他慢慢地从银行大门出来,突然发现脚边有一枚大头针。想到进进出出的人可能会被地上的这枚针所伤,小伙子马上弯腰将其拾了起来,然后小心翼翼地放进了旁边的垃圾桶里。回到家后,奔波了一天的恰科感到筋疲力尽。32次了,可连一次试一试的机会都没有遇上。尽管命运对自己这么不公,可第二天恰科还是准备再去碰运气。在他离开住所关门的时候,意外地发现信箱里有一封信。拆开信封一看,天哪!原来是那家赫赫有名的银行发出的录取函。这真是喜从天降,小伙子怀疑自己是否在做梦。原来,恰科昨天在银行大门外拾大头针的一幕被董事长看见了。他认为精细小心正是银行职员必须具备的基本素质,于是改变了原先的想法,决定录用这个年轻人。正因为恰科办事认真负责,对一枚大头针也不粗心大意,所以能在工作中创造辉煌,日后成为法国的“银行大王”。

这些事例都说明了同一个道理,那就是小事更能反映一个人的品质。女领导,女白领们,大胆地发挥你所拥有的特长吧!

4.轻松快乐做“白领”

关在“鸽子笼”似的写字楼里,“白领”常常忙得迷失了自我。日复一日,让工作和应酬牵着鼻子走,只感觉身心俱疲,怎一个“累”字了得!其实,你完全可以做个轻松愉快的“白领”。

(1)生活:井然有序。

有秩序的生活会使你每天头脑清醒,心情舒畅。每天下班前整理好办公桌,定期清理电脑中的文件和电子邮件都是必要的。光是看见桌上堆满了报告、备忘录和要回的信就足以让你产生混乱、紧张和忧虑的情绪。

另外,千万不要小看家庭生活。事业的成功与否往往与家庭生活的好坏有直接关系。一个从容的早晨,一顿丰富的早餐,也许就决定了你一天的心情和工作效率。没有人会觉得蓬头垢面、饥肠辘辘地赶去上班会让一天都有好心情。

(2)身体:每天至少锻炼半小时。

你应该每天至少从事一种体育活动,时间不少于半小时,最好还能在家里开辟出一块能彻底不受打扰的地方,每天去那里呆上一刻钟,在这段时间里,只想积极的、让你开心的事情。这种短时间的充电对你的情绪会大有帮助。

(3)观点:坚持自己的价值观。

一定要弄清楚自己最想要的到底是什么:金钱、富有变换的生活、挑战的刺激还是不断超越自我?然后想想现在的工作能不能给你提供这些物质条件或精神上的感受。如果两者相去甚远,你就应该考虑变换一下工作了。

(4)心理:微笑着对待每一天。

作为一名脑力劳动者,使你疲劳的原因很少是由于你的工作过量,大部分时候我们的疲劳并不是因为工作,而是因为忧虑、紧张或不快的情绪。请尝试着“假装”对工作充满热情和兴趣,微笑着去接每一个电话,在上司通知周末加班时从内心叫一声“太好了”,每天早上都给自己打打气……千万不要认为这是很肤浅的事。这是心理学上非常重要的“心理暗示”。

(5)情绪:对不愉快的事泰然处之。

英语里有句谚语,叫“不要为打翻的牛奶而哭泣”。生活中,谁都会遇到令人不愉快的事:好不容易得到了上司的赏识,他却又调往别处;全力以赴做了投标书却因为最后一个数据没有核实而失去了机会……与其让这些无可挽回的事实破坏我们的情绪、毁坏我们的生活,还不如让自己对这些事情坦然接受,并加以适应。要记住,有些时候后悔是无济于事的,我们已经失去了很多,只要不再失去教训就行。

明朝学者崔铣有一著名的“六然训”我们不妨借鉴一下。

自处超然:一人独处,要有“宁静致远”的境地,扫事境之尘氛,忘心境之芥蒂。在昼闲人寂时,听鸟语悠扬,不觉耳根清静;于夜静天高日,看一片云光舒卷,顿令眼界俱空。

处人蔼然:与人相处,平易近之,诚恳谦和,使人有亲近之感。既听正言,亦纳逆语;有圣贤者之宏量,毋庸民懦夫之狭胸。

有事斩然:遇有事务,既深思熟虑,又斩钉截铁,明白果断。

无事澄然:无事可干时,可有“采菊东篱下,悠然见南山”之闲雅心情,无尘世纷杂之忧挂牵念。如此神情自旷,意念常进入豁人性灵之妙境,可谓有贤达的胸襟。

得意淡然:老子曰“淡兮其苦海”。志得意满更应淡如水,骄傲侮慢尤不可,仍须心谦身平,不狂妄,不像“子系中山狼,得志便猖狂”,而要心体莹然,不失人生之本,堂堂正正做人,踏踏实实干事。

失意泰然:人生一世,往往失多得少。失意逆事之时,切忌自暴自弃、自我作践、自我绝望,而要自若泰然。常思不如我之人,则怨犹自消。心境通明,坦坦荡荡,无得失之烦心,有自乐之恬愉,何其泰然也!

按这“六然”处世,就可轻松快乐做“白领”了。

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