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第5章 抓住事物的要点

向琨是一家公司的员工。一天,老板让向琨准备好第二天与某公司董事长会谈的资料,并拟写一份会谈提纲。然而接下来的时间里,向琨却忙于完成另外的几件事:寄出几封信,发出几份传真,接待一个没有预约的客户,打几个无关紧要的电话,给老板的一位朋友买了束鲜花,为他贺喜。终于把一切安排妥当,此时已经到了下班的时间。晚点走吧,又三番五次被一个个无关紧要的电话打扰,于是他决定回家加班。

吃过饭后,他又忍不住看了一场球赛,看完后已是晚上11点,于是急忙提笔拟写提纲。结果,由于准备得太匆促,提纲中出现了好几处纰漏。

在会谈的过程中,幸好老板经验丰富,这场会谈进行得还算顺利。但事后,向琨受到了严厉的批评。在我们周围也有许多这样的人,他们走进办公室就开始忙于工作,从早忙到晚,也不分工作的轻重缓急,一天下来总是觉得身心疲惫不堪,却又不知道自己这一天到底干了几件要事。

创设事务公司遍及全美的亨瑞·杜哈提说:“不论他出多少钱,都不可能找到一个同时具备两种能力的人。这两种能力是:第一,会思想;第二,能按事情的重要程度来做事。”

在工作中,要想做到要事第一,就要了解以下七个关键因素:

1.明确公司目标

要做到要事第一,我们首先要明确公司的发展目标,站在全局的高度思考问题,这样可避免重复作业,减少出现错误的机会。

我们在工作中,必须理清的问题包括:我现在的工作必须做出哪些改变?可否建议我,要从哪个地方开始?我应该注意哪些事情,以避免影响目标的实现?有哪些可用的工具与资源?

2.找出“正确的事”

要做到要事第一,第二个关键就是要根据公司发展目标找出“正确的事”。工作的过程就是解决一个个问题的过程。有时候,一个问题会摆在你的面前让你去解决,问题本身已经相当清楚,解决的办法也很清楚。但是,不管你要以何种方式解决,想先从哪个地方下手,正确的工作方法只能是:在此之前,请你确保自己正在解决的是真正的问题—很有可能,它并不是先前交给你的那个问题。

搞清楚交给你的问题是不是真正的问题,唯一的办法就是更深入地挖掘和收集事实,多问,多看,多听,多想,一般用不了多久,你就能搞清楚自己选择的方式到底对不对。

3.保持高度的责任感

一般说来,高效能人士在工作中要时刻保持高度的责任感,自觉地把自己的工作和公司的目标结合起来,对公司负责,也对自己负责。最后,发挥自己的主观能动性,去推进公司的发展。

4.学会说“不”

作为一名高效能人士要学会拒绝,不让额外的事情扰乱自己的工作进度。对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件非常困难的事情。因此,拒绝的技巧是一种非常重要的职场沟通能力。在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:我应该做什么?不应该做什么?什么事情对我来说才是最重要的?

在作决定时我们必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且是否会因为我们的拖延影响到其他人。如果答应了,是否真的可以达到对方的要求。

5.沟通增效

沟通在提高工作效率中起着十分重要的作用。例如,工作中你可能会出现“手边的工作都已经做不完了,老板又丢给我一堆工作,实在是没道理”这样的抱怨,这时候如果你保持沉默,很可能会给老板留下办事不力的印象,所以,如果你的工作中出现了这种情况,你切不可保持沉默,而应该积极沟通,清楚地向老板说明你的工作安排,主动提醒老板安排事情的优先级,并认真聆听老板的意见,这样可大幅度减轻你的工作负担。

老板是需要被提醒的,在工作中,我们应该时刻提醒自己与老板的沟通是否充分,我们有没有准确地反映真实情况。如果我们不说出来,老板就会以为我们有时间做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交代给我们太多的工作了。

6.过滤“次要信息”

高效能人士应当学会有效过滤次要信息,让自己的注意力集中在最重要的信息上。工作中我们经常会被铺天盖地的电子邮件弄得疲惫不堪,更可怕的是,它们常常会分散我们工作的注意力,为我们做正确的事带来很大的干扰。为此,我们应该学会有效地过滤次要信息,将自己的注意力集中在最重要的信息上。

一般来说,正确的过滤流程分为两个步骤:第一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有什么可看的价值的话,就可以直接删除,这样至少可以删除50%的邮件;第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)必须完成的工作,否则就可以直接删除,这样又可以删除25%的信件。

7.使用“优先表”

“要事第一”要求我们在工作中要善于发现、把握关键问题,在第一时间解决排在第一位的问题,在这个问题上,怎样确立时下最需要解决的问题就成了问题的关键和难点所在。著名的逻辑学家布莱克斯说过:“把什么放在第一位,是人们最难懂得的。”

一个人在工作中常常难以避免地被各种琐事、杂事纠缠。有不少人由于没有掌握高效能的工作方法,被一些事弄得筋疲力尽、心烦意乱,总是不能静下心去做最该做的事,或者是被那些看似急迫的事所困扰,根本就不知道哪些是最应该先做的事,结果白白浪费了大好时光,导致工作效率不高,效果不显著。

为此,每个人都应该有一个自己处理事情的“优先表”,列出自己一周之内急需解决的一些问题,并且根据“优先表”排出相应的工作日程表,使自己的工作能够稳步高效地进行。

高效悟语

分清主次,先做最重要的事情,这是我们提高工作效率,忙到点子上的最简洁、最有效的办法。

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