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第4章 社交礼仪(1)

使用电话的礼仪

电话作为现代社会的一种通信工具,在我们的日常生活中起着十分重要的作用。人们在享用电话所带来的便捷的同时,烦恼也随之而来:香甜的美梦被铃声打断、繁忙的工作被电话打扰……电话是把双刃剑,运用得体,会帮助你成功;运用不当,它将成为你通往成功之路的绊脚石。因此,充分掌握电话礼仪,对于青少年来说,是一件对自身修养极其重要的事情。

在电话中交谈是生活中极其普遍的一件事,但要注意的是,通话内容应以双方共同感兴趣、需要商量的事为主,对别人不愿谈及的事或容易引起悲痛伤心的事,应尽量回避,如遇不得已而提及,话语应婉转含蓄;交谈中要避免提及对方的生理缺陷,这是极其需要注意的一点;在交谈中,如果无意涉及的某些话题刺伤了对方,应立即道歉,请求原谅,这是交谈中应有的风度。

拨打电话的礼仪

◆选择适当的时间

打电话要选择合适的时间,换句话来讲就是不打扰人家休息,睡觉、吃饭、节假日时最好不要打电话;晚上10点之后、早上7点之前,除非万不得已不要打电话,如果有急事一定要打,要先向人表示歉意。另外,在拨打国际电话时,要注意时差问题。

◆选择适当的地点

打电话要注意地点。什么意思呢?一般来讲,私人电话就在家里打,办公电话就在办公室打。还有一点要注意,如果在公众空问打电话实际上是一种噪声骚扰,所以请尽量避免在公众场所打电话。

◆要注意通话的长度

在拿起听筒前,首先应明确通话后该说什么,如果内容过多,可以先打个腹稿;通话时间宜短不宜长。电话礼仪有一个规则,叫做电话三分钟原则。什么意思呢?就是通话时间应该尽量控制在三分钟之内,要长话短说,废话不说,没话别说。

◆自我介绍

打电话最重要的一点就是自我介绍,当接通电话后确认自己接通的电话号准确无误时,应立即简要报出自己的姓名及身份。要么报电话号码,要么报所在部门名称,要么报姓名,或者合报。千万不要让人家猜。当然,也许让别人猜有时是为了浪漫,给对方一个惊喜,但当对方猜不出来的时候,带给对方的更多的会是尴尬,而且也浪费时间。

◆结束通话

这里有两点要注意:第一,通过重复要点暗示对方终止通话;第二,如果对方是地位高者(长辈、上级等)由对方结束通话,如果地位平等则一般是谁主动打电话谁就先挂断,如果有事求人则是被求的人先挂。

◆不要恶意拨打应急电话

110、119、120等应急电话关系到人们的生命和财产安全,因此不要恶意拨打。

◆不要频繁地拨打电话骚扰他人

打电话要有目的性,或是公事或是私事,但如果什么事也没有只是闲来无聊,就不要给别人打电话,因为你有时问无聊的时候别人未必有。

◆当自己拨错号码时

当确认自己拨错了电话号码时,一定要向对方表示歉意。

接听电话的礼仪

◆接电话的时间

听到电话铃声响起,应准确、迅速地拿起听筒,最好在电话铃声响起三声之内接听,不要让铃声超过五遍。一般电话铃声响一声后大约3秒钟接起较为礼貌,若让对方久等是非常不礼貌的。

◆自我介绍

接电话时的自我介绍也非常重要。我们有时会遇到这样的事,你把电话拨错了,接电话的人也不说,还问你什么事,你跟他说了一遍,他最后告诉你,打错了。这既令人恼火又浪费时间。所以一个有素养的人接听电话时,三句话是不能少的:你好、自我介绍、再见。自我介绍的方式跟前述打电话时是一样的。

◆结束对话的技巧

在接听电话的过程中,应当尽量让对方结束对话,如的确需要自己来结束时,应及时解释、致歉。

◆不要随便叫别人接听电话

不随便叫别人代接电话,这也是对通话对象的一种尊重。

◆当遇到拨错号码时

如果对方拨错了号码,我们怎么办呢?首先我们要说:您好,您的电话拨错了;其次我们要重复一下自己的电话,使对方得以验证;最后我们要问他(她)是否需要帮助吗,如果他(她)找的人我们认识,可以帮他(她)把电话转过去,或是把正确的号码告诉他(她)。

◆当遇到骚扰电话时

遇到骚扰电话,你可以直接挂掉电话。如果对方连续打来,你可以记下号码,然后向公安机关报案。

电话用语

进行电话沟通时,应当语音清晰、语意明确、语气谦和。另外,还要注意自己的语速。语速太快时,会让对方感到不安和焦躁,从而影响电话的沟通效果。当然,如果对方语速太快,而让自己感到烦躁时,也可以礼貌地提醒对方:“请您不要着急,可以讲慢一些吗?”

在电话中交谈时,一定要坚持文明用语,最好使用敬语,杜绝出现禁语。

◆常用电话礼貌用语

在电话中,注意礼貌用语的使用,如:“请问怎么称呼您?”、“不好意思,可否麻烦您再重复一次?”、“不好意思,可否请您大声些?”、“谢谢您”、“有件事情想麻烦您一下”、“拜托了”、“随时欢迎您打电话给我”、“不好意思,让您久等了”、“请问……”、“不好意思,再占用您一点儿时间……”、“不好意思,xx刚好在接电话,我会尽快转告他(她),让他(她)回复您,请问怎么与您联系?”、“请问您需要留言吗,我可以转告他(她)。”、“好,谢谢您的来电。请问还有什么需要我帮忙的吗?”……

◆常见的电话禁语

在电话中,避免使用电话禁语,如:“你是哪儿的?”、“你找谁?”、“你有什么事?”、“喂,说话呀,你是哪里?”、“急什么,等着,我记下来。”、“你叫什么?”、“再说一遍,慢点说。”、“听不清,大声点。”……

当需要用英文电话交谈时有时候,我们不可避免地要用英语与对方交流,如果你的英语水平一流,那自不必说,只要依照上述的注意事项进行沟通就可以了。如果你的英文还不够好,也不必怕,下面是一些常用的英语电话用语,相信可以给你提供一些方便。

(一)接电话的人就是打电话的人要找的人

打电话者:xx在吗?(Is xx there?)

接电话者:我就是。(speaking./This is she./This is me./That's me.)

我就是XX。(This is XX./This is xx Speaking.)

你正在跟她(他)说话。(You're speaking/talking to her/You're speaking/talking to him.)

(二)打电话的人要找的人不在

打电话者:请问xx在吗?(May I speak to XX?)

接电话者:他(她)现在不在这里。he's/She's not.here right now.他(她)出去了。(He's/She's out.)

他(她)现在正在开会。(He's/She's in a meeting right now.)

你刚好错过他(她)了。(You've just:missed him/her.)

他(她)刚好出去了。(He's/She's stepped.)

(三)打电话的人要找的人不在,问对方是否要留言

打电话者:我可以跟xx讲话吗?(Can I talk to xx?)

接电话者:他(她)出去吃午饭了,您要留言吗?(He's/She's out on his/her?lunch break right now.Would you。like to leave a message?)

他(她)不在,我可以帮您转达吗?(He's/She's not:available right now.Can I take a message?)

(四)打电话的人问要找的人何时回来

打电话者:你知道他(她)什么时候会回来吗?(Do you know when he/She will be back?)

接电话者:抱歉,我不知道。(I'm sorry.I don't know.)

我不知道。(I have no idea.)

二十分钟内他应该会回来。(He/She should be back in 20 minutes.)

(五)打电话的人问要找的人在哪里

打电话者:你知道他(她)在哪里吗?(Do you have any idea where he/she is?)

接电话者:抱歉,我不知道。(Sorry.I don't know.)

他(她)现在在上班。你要不要他(她)的电话号码?(He's/She's at work fight now.Do you want his/her phone number?)

(六)打电话的人要找的人不在,愿意接受对方的留言

打电话者:我可以留个话吗?(Can I leave a message?)

接电话者:可以,请继续。(Yes.Go ahead,please.)

当然,稍等一下,让我拿个纸笔。(Of course.Hold on for just a second so I can grab a pen and paper.)

当然,请您稍等一下,让我找张纸记下来。(Sure,if you can excuse me for just a second.Let me find a piece of paper to write it down.)

(七)接受对方留言时听不清楚,希望对方重复

打电话者:他(她)回来后,能不能让他(她)打123456789这个号码给我?(when he/she comes back.(an you have him/her call me at 1234567897)

接电话者:能不能请你再重复一次?(Can you repeat again,please?)

再说一次好吗?(Say/Again,please?)

抱歉。请再说一次。(Pardon?)

抱歉。再说一次好吗?(I'm sorry.Come again,please?)

(八)对方希望留言,怕听错了,不想接受对方的留言

打电话者:我能否留个话?(May I leave a message?)

接电话者:对不起,我的英文比较差,我不想听错话。你介意稍后再打来吗?我很抱歉。(Sorry,My English is poor,and I don't want to miss anything.Would you mind calling back later?I'm sorry.)

如果你不介意的话,能否请你再打一次,然后在录音机上留言?我的英文不是很好。(If you don't mind,could you please call back and leave a message on the machine?My English is not very good.)

(九)打电话的人要找的人是别人,请对方稍等

打电话者:XX在吗?(Is xx there?)

接电话者:他/她在。请稍等。(Yes,he/she is.One moment,please.)

请稍等。(Hold,please./Hold on,please.)

我看看他/她在不在。等一下。(Let me see if he's/she's here.Hang on.)

(十)对方打错电话

打电话者:我可以和xx说话吗?(Can I speak to xx?)

接电话者:XX?抱歉,这里没这个人。(xx? I'm sorry,but there's nobody here by this place.)

抱歉,恐怕你打错电话了。(I'm sorry.I'm afraid you've got the wrong number.)

你要打的电话号码是什么?(What number did you dial?)

(十一)向对方要求和刚刚已经通过话的人再讲话

打电话者:你能否请xx再来听电话呢?我忘了跟他/她讲一件事。(Can you put!XX back on?I forgot Go tell him/her something.)

接电话者:当然!我这就去叫他(她)。(Sure.I'll go get him/her.)

贝尔发明电话

贝尔于1876年取得了电话的发明专利。当时美国费城举行了一次盛大的博览会,会上展出了当时世界上最新发明的产品。

有一天,巴西国王莅临参观。国王兴致勃勃地观赏着一只小巧的盒子和听筒,年轻的发明家贝尔跑过来,请国王把听筒放到耳边,而自己在远处讲话,国王听到贝尔的声音,大为震惊,高声地说:“我的上帝,他竞然说话了!”贝尔告诉国王,这是Telephone——电话。从此,电话和贝尔的名字远扬四海。

那贝尔是如何发明电话的呢?

贝尔年轻时跟父亲从事聋哑人的教学工作,曾想制造一种让聋哑人用眼睛看到声音的机器。1873年,成为美国波士顿大学教授的贝尔,开始研究在同一线路传送许多电报的装置——多工电报,并萌发了利用电流把人的说话声传向远方的念头,使远隔千山万水的人能如同面对面地交谈。于是,贝尔开始了电话的研究。

那是1875年6月2日,贝尔和他的助手华生分别在两个房间里试验多工电报机,一个偶然发生的事故启发了贝尔。

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