3编注与其他载体档案相联系的参照号，格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条 声像档案的保管期限应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写
1文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2编写文字说明的要求
（1）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
（2）照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。
（3）文字简洁、语言通顺。
（4）时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式
1照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号—文字说明—参见号—摄制时间—摄制者。
2录音带、录像带、摄像带的编制格式，在盒套上置标注页，按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录。
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条 编目
声像档案的著录依照相关要求进行。
第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条 声像档案的保管条件。
1底片、胶片库温度应保持在13℃～15℃之间，相对湿度应保持35%～45%。
2照片库温应保持14℃～24℃，相对湿度应保持375%～675%；录音、录像带库温应保持18℃～24℃，相对湿度应保持40%～60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3毫米。存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。
◎ 人事档案保管制度
第一条 目的
1保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
2维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
3便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相连的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
第二条 人事档案保管制度的基本内容
1建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
2新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
3检查核对。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好、有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后。
（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
（3）发现某些损害之后，如发现材料变霉、发现了虫蛀等。
4档案的转递是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：
（1）取出应转走的档案；
（2）在档案底账上注销；
（3）填写《转递人事档案材料的通知单》；
（4）按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过机要转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
5人事档案的保卫保密具体要求如下：
（1）对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
（2）库房备有必要的防火、防潮器材。
（3）库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
（4）任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
（5）无关人员不得进入库房。严禁吸烟。
（6）离开时关灯关窗，锁门。
6统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：
（1）人事档案的数量。
（2）人事档案材料收集补充情况。
（3）档案整理情况。
（4）档案保管情况。
（5）利用情况。
（6）库房设备情况。
（7）人事档案工作人员情况。
◎ 员工工作业绩档案管理制度
第一条 要建立工作业绩档案，对各段时期的工作要有评价和考核，对其主要表现记入档案。考核标准是依据岗位责任制中的职责范围等内容，考核工作可分配到各部门进行，最后由人事部汇总。
第二条 建立员工工作业绩档案的目的是便于对员工正确全面地评价。对工作突出，成绩和贡献较大者要给予表扬、奖励、晋级等；对工作不踏实、消极怠工，屡屡出现差错者要进行批评、处罚、降级或撤职。
第三条 员工工作业绩档案的内容，主要有以下几个部分：
1文件材料
主要文件包括员工人事调动表、劳动合同书、员工身份证、专业文凭、证书、待业证明等文件的复印件等。
2考评记录
主要是《员工工作表现评估表》。公司实行制度化的评估工作，对员工工作表现定期定时进行考评。考评记录可比较全面地反映出员工的工作概况，且有重要的查考作用。
3出勤记录
员工每月的考勤统计按年度汇总归纳，以专设的统计表格形式存入员工工作档案。员工出勤情况的记录是员工工作态度的反映，体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感。
4奖惩记录
员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力、可信赖程度、工作责任心及工作态度的一种检验尺度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据。
5职级变更
员工在工作中，由于工作表现及服务年限因素，其职务、级别与工资待遇等内容会有变动，这种变动也体现出了员工工作能力、工作表现、贡献大小。因此，员工工作档案中对员工职级的变动记录是考查员工工作表现的客观依据。
第四条 在员工工作档案中，还要搜集员工工伤情况记录、客人表扬或投诉员工的信件(复印件)等资料。这对于全面、有效地考查员工表现都有重要作用。
◎ 员工培训档案管理办法
第一条 员工培训档案的内容
1员工培训档案是对员工自进入公司工作开始，所参与过的各种培训活动的详细记录。
2员工的培训记录内容包括
（1）在职前训练中，该员工接受各种专业培训课程的课程名称、内容、时间、出勤记录，参加有关考试，培训员对该员工的培训评估以及员工参加职前训练后的心得体会或总结报告等。
（2）在岗位培训中，员工参与的专业或外语的训练课程考勤记录、课程情况、考试成绩、评估表格、总结报告等。
（3）在工作期间，员工自费参加社会上举办的各类业余进修课程的成绩报告单与结业证书复印件等有关材料。
第二条 员工培训档案的使用
1员工培训档案将与其工作档案一起作为公司人事部对员工晋升、提级、加薪时的参考依据。
2员工的培训档案也是公司人事培训部发掘与调配人才的原始依据。
◎ 人事档案利用制度
第一条 建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程序和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二条 建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
第三条 人事档案利用的方式
1设立阅览室以供利用查阅
阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
2借出使用
借出库房须满足一定的条件，比如，本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
3出具证明材料
这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
第四条 人事档案利用的手续
在通过以下方式利用人事档案时，必须符合一定的手续，这是维护人事档案完整安全的重要保证。
1查阅手续
正规的查阅手续包括以下内容：
首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。
其次，查阅单位(部门)盖章，负责人签字。
再次，由人事档案部门审核批准。
最后人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
2外借手续。
首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。
其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。
再次，人事档案部门对其进行审核、批准。
最后，进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。
最后，归还时，及时在外借登记上注销。
3出具证明材料的手续
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：
首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。
其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。
再次，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
