一、普通档案管理制度
◎ 档案员岗位职责
第一条 认真贯彻执行有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。
第二条 负责统一管理本企业的档案，并按规定向有关部门移交。
第三条 负责对部、室、商店、公司的档案工作进行监督和指导。
第四条 负责指导本企业行政文书和业务文书的形成、积累和归档工作。
第五条 负责定期对已办理文件的整理、立卷、归档工作。
第六条 严格执行保密法规，办理档案材料的借阅手续。
第七条 负责过期档案的销毁工作。
第八条 完成领导交办的其他工作。
◎ 档案管理准则
第一条 档案管理员每天都要对预存档的资料进行清理归档，以免资料堆积。要熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度。
第二条 档案每年清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找。
第三条 归档要注意整洁。归档前要先把资料进行分类，再把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便归档时所有材料都能随手取得，避免难以查找。
第四条 立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角，案卷目录打印4份，卷内目录打印5份。
第五条 案卷厚度一般在15厘米至2厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。
第六条 根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。
第七条 案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷的年号与卷号。
第八条 注意做好保密工作，档案室的房、门、窗要坚固，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
第九条 每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
第十条 对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁。
第十一条 销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。
◎ 档案管理办法
第一条 依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条 公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案(已交办公室的除外)分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。
第三条 公司办公室设立专门的档案工作职务，接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技(部分)档案，其任务是：
1搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。
2积极开展档案的提供利用工作。
3进行档案鉴定。
4进行档案统计。
5保管部分科技档案。
6认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
第四条 归档
归档的文书包括：
1公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。
2公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。
3公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。
4公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。
5国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。
6公司各部门的发文。
7其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
8外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。
第五条 归档要求
1归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
2在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统地排列。
3案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期(15年以上)、短期(15年以下)三种。
4按归档要求进行装订、编号，填写卷内目录备考表。
5全部案卷组成后，要对案卷做统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
第六条 档案借阅
1借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出。必须带出档案室查阅的，要经过办公室主任批准。
2借阅时间一般档案最长不超过10天，保密级档案最长不超过一周。
3借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。
4借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经办公室主任批准。
◎ 档案鉴定制度
第一条 档案鉴定工作是区别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。
第二条 档案鉴定必须坚决按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
第三条 档案鉴定工作必须设立有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定委员会（或小组）有组织、有领导地进行。
第四条 凡是按标准经过认真的鉴定，判定为保存或销毁档案的，必须按照规定的程序，办理好鉴定手续。
第五条 档案鉴定工作是一项决定档案命运的工作，参与鉴定的人员必须严格地遵照档案鉴定工作制度，严肃认真，慎重对待，科学鉴定，不出差错。
◎ 档案立卷规定
第一条 对公司各部门处理完毕或批存的文件材料的立卷归档，依照此规定执行。
第二条 公司各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。
第三条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员保存的文件材料搜集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第四条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款对号入座，放入平时保存文件卷夹内，并在收发文登记簿上注明。
第五条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第六条 案卷质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第七条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第八条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷，绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第九条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第十条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第十一条 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角、背面的左上角打印页号。
第十二条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第十三条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第十四条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
◎ 档案销毁规定
第一条 销毁档案的标准
1保管时间标准
短期保管的档案，15年期满，经过认真复查，经主管领导批准即可销毁。长期保管的档案，50年期满，经再次鉴定确认已无继续保存的必要，经主管领导批准即可销毁。
2档案内容、来源、形式标准
档案室对所管档案在坚持“期满鉴定销毁”的原则下，对原材质、格式不好的案卷或保管期限不明确的案卷，要再进行一次认真的鉴定，以档案的内容、来源、形式为标准，重新判定档案的价值，剔除无继续保存价值的档案。
第二条 销毁档案的程序
1档案科对已保管期满，拟销毁档案提出存或毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交档案形成部门领导进行初审。
2汇总初审意见，编造档案销毁清册。销毁清册是准备销毁案卷的登记簿，同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。
3销毁清册连同销毁档案的书面报告送交院主管领导审核、批准。
4销毁时要进行监督。
经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做他用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。
第三条 销毁档案的组织领导
1档案销毁的具体工作由档案科承办，并将销毁清册立卷归档。
2送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷的清册，必须经部（处）级主管领导签字方可生效，并同档案科形成的销毁清册一同加以妥善保管。
3销毁清册及销毁档案书面报告必须经主管档案工作的领导签字，方能生效。
◎ 档案借阅规定
第一条 借阅档案(包括文件、资料)必须在档案借阅登记簿登记，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准后方能借阅。
第二条 案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。
第三条 借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
第四条 借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。否则，按违反保密原则追究当事人责任。
第五条 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。
第六条 外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。
第七条 外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。
◎ 档案库房管理办法
第一条 档案库房的技术管理工作，设有专人负责，要严格遵守党和国家关于安全、保密的有关规定，维护好档案，使其免遭损害和褪色。防止和消除人为造成的不安全因素，要确保国家机密，防止坏人破坏和窃密。
第二条 非档案人员未经许可，不得进入档案库房，严禁库房会客、开会或干其他工作。
第三条 要做好防火、防尘、防光、防鼠、防虫、防水、防潮、防盗工作。贯彻“以防为主，防治结合”的原则，库房严禁存放杂物，严禁烟火，不准存放易燃易爆物品。
