不管是在日常生活中还是在企业的经营活动中，文书都被广泛地应用，起着传递信息的重要作用，因而文书管理也成为企业行政办公管理中的一项重要工作。企业制定文书管理制度，就是要使文书管理走上系统化、规范化、标准化、信息化的轨道，以提高办公效率。
企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。
档案管理制度是企业为了使本单位重要的文件资料，能科学及时分类整理、归档保管、有效传递使用、提高档案管理的质量与效率而制定的。
一、文书管理岗位职责
◎ 文书处理制度
第一条 范围
公司内文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理，事后也须按本制度补齐有关手续。
第二条 定义
本制度所指文书，包括以下内容：
1高层决策文书以及基层下达的文件。
2部门会议文书与转阅文件。
3合同书、证券、证书和劳动协议书。
4志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。
5收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。
6往来书信、电报、任命书、意见书。
7各种报告、统计表。
其中“1”与“2”项文书的处理，原则上按会议决定处理。
第三条 类别划分
上述文书按机密程度，可划分为以下几类：
1机密文书
(1)绝密。
(2)秘密。
(3)保密。
2普通文书，即机密文书以外的文书。
3其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复写誊印物品。
第四条 适用原则
公司各部门依据本制度，保管与处理本部门有关事务文书。
第五条 收发
到达本公司的文书，原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发：
1普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时，编上文书的收发编号，注明收发日期；在文书登记簿上做好登记；由接受部门的主管或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书。不涉及特别事项的文书，可以简化登记手续。
2绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。
第六条 制度时间外的处理
1值班人员能够判定为紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立即通知秘书室主任；其他次要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理。
2所有到达的文书，值班人员都必须一一做好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发室。
第七条 收发决定
所有文书的接受、转交、登记与领取事宜，都必须由收发室主任做出决定与指示。
第八条 设立信使
在文书的接受与处理过程中，各部门间经常需要相互传递文书，因此，在文书档案室设一名信使，传递各类文书。
第九条 处理原则
文书处理的基本原则是“准确”与“及时”，并且明确文书处理的责任者。
第十条 成文原则
凡重要的往来交涉，都必须形成“文书”或形成记录，即使情况特殊，也必须事后追忆，形成“备忘录”。
第十一条 特例
对那些并不重要的事项，或者通过电话、会面等简单形式处理的事项，只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。
第十二条 处理手续
领取文书的部门，按下列规定及时予以处理：
1凡重要事项或者异常事项，应立即向所在部门主管报告，并逐级向上请示，必要情况下必须与其他部门取得联系，等候并按照上级指示，处理文书中涉及的有关事项。
2如果文书中涉及的事项与其他部门有关，必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。
3在具体处理时，如果认为有必要请其他部门做出配合，并且其他部门提供配合需要一定的时间，在这种情况下，应事先征得对方的意见。
4如果事情涉及两个以上的部门，并且难以判断由何部门出面主持时，应听取其他部门的处理意见。
第十三条 防止拖延
文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项，以防止文书的处理延后或停顿，如果发生拖延迟或停顿现象，应立即交文书档案部门处理。
第十四条 重要文书的保管
机要或绝密文书以及其他重要文件，必须存放在带锁的档案文件柜中，予以严格保管。
文件柜的存放必须选择在发生意外时，能够安全、迅速转移出去，且容易发现的醒目位置。
◎ 文书管理人员岗位职责
第一条 负责做好本单位文件的收、发工作。
第二条 负责文件序号的编制，文件传递、传阅、收回工作。
第三条 负责印鉴、礼品、文具的使用发放与管理。
第四条 负责对文件承办情况的了解与催办。
第五条 按行文常规严格控制发文数量和范围。
第六条 负责行政介绍信的对外开具。
第七条 协助主任收集整理和保管本单位大事记等有关资料。
第八条 完成领导交办的其他工作。
◎ 文书收发人员岗位职责
第一条 负责本单位报纸杂志的订购工作。
第二条 负责分发报纸、杂志、信函、包裹、特快传递等，做到及时、准确。
第三条 及时发信、退信、退函，不丢失信件。
第四条 对于电报、特快传递要及时通知各部门，做到不延误。
第五条 保密信件，挂号信件要分类进行详细登记。
第六条 加强责任心，做好保密工作，不准私拆他人信件，热情周到为用户服务。
二、文书制作及收发规定
◎ 文书的请示审批制度
第一条 请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。
第二条 须请示审批事项
1职务及重要人事安排；
2各种制度性规定的变更；
3重要契约的缔结、解除与变更；
4诉讼行为；
5与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请，等等；
6土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；
7大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支；
8分支机构的增减与升降；
9预算与决算事宜；
10借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更；
11重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；
12定期或不定期刊物发刊、修改与废除以及费用开支的修订；
13有关公司经营的重要计划与企划；
14其他上述未涉及的重要事项。
第三条 请示审批者为分公司经理，以及以此为标准确定的主管。
第四条 对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。
第五条 请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。
第六条 请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门，如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等。
第七条 请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者、所属分支机构及部门，并签名盖章。
第八条 请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，则以请示提案书(副本)替代批复返回，并请示部门予以执行。
第九条 请示提案原本由总务部保管。
◎ 文书制作制度
第一条 适应范围
凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本制度制作。
发往公司以外的文件除有特殊规定外，也适用于本制度。
第二条 名义
公务文件的往来以各部门经理的名义签署，有些简单事项的文件，应以部门的名义签署。
第三条 呈交公司经理的文件
凡需呈递公司经理的文件，须逐级上报。各级主管须在调查核实的基础上写出意见，注明需呈报经理的理由，然后上报。若不需要呈报，则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日。
第四条 文书格式
1公务文件应使用楷书，尽可能简单、准确。
2陈述理由和经过时，若正文繁复，则将此部分内容作为附件记在另外的文件上。
第五条 文件编码
文件上应有制发单位规定的号码，还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日，以便处理。
第六条 书写格式
1通常在第一行写文号，第二行写文件内容的标题，另起一行写制发年月日、制发者名称，再一行写明收件人的姓名，然后再写文件内容。
2在属于提复审报的情况下，通常采取在文件末尾处用后记的形式证明，在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。
3由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称，必要时要写上号码和年月日。
第七条 签署应用
文件制发者及收件者应注明职务，根据情况只署姓名。在文件制发者(个人或单位)的下方盖上制发者个人或制发单位的印章，作为文件处理的依据。但同时发往多个单位的文件，为了简便，多采用印制好的印刷品，此时签名或盖印可省略。
第八条 封签上的记录
文件信封上的记录，依照以下各条进行：
1用于普通文件的信封上时，要写明送达单位的名称，同时在左侧写上是否加急、挂号等，并在其下写上发文号码，信封背面写发文单位。
2秘密文件的信封上，除要在正面的左侧写上“密”外，其他参照第一项。
3必须由收文者亲自开启的文件，信封上要写姓名并在左侧写上“亲启”字样。
4机密文件要用两层信封，内封上写文件标题，外封上的标识参照以上各条在左侧写明“密”的字样。
5文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明“密”的字样。
6本条第一项中所列内容，除有关机密的外，简易的文件可依照第二条进行，只要在封面左下角用小号字印上单位名即可。
第九条 文件用纸
文件所用纸张另行规定。
