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第11章 体会上级意图,接受任务不走样——沟通必须到位(2)

点石成金:

执行任务时,要有备而做,这样才可能万无一失地完成任务。而做事前的准备包括思想上的准备和行动上的准备。那么,做事之前应如何准备呢?我们应该做到以下两个方面:

1.三思而行

接到任务,立马执行,固然是一件好事。但必须是在自己对要做的事情有全面的了解和十足的把握的时候才能那样做。如果是一项自己以前从来没接触过的新任务,而且自己不知道从何入手,那么首先要在思想上有所准备,三思而后行。要考虑所要达到的结果,考虑执行中可能遇到的问题,关键是要考虑可能遇到的问题的解决方案,因为只有这样,才能在行动中克服困难,努力得到想要的结果。

2.不耻他问

有些人在工作中的确遇到过困难和拿不准的问题,但因为好面子,怕别人耻笑,便不敢请教别人,把工作胡做一气,以致最后不仅耽误了时间,还给公司、个人造成了重大损失。所以,对于自己拿不准的事情,我们一定要向领导或者有经验的同事请教,尽可能地把事情做对。

有了桥好走路——勤与上级沟通,防止“二传误导”

沟通,即传达、倾听与协调。人与人交往需要沟通,所以职场中的每一个人都必须突破沟通障碍,养成有效沟通的好习惯,建立沟通有效的团队。沟通多了,大家的智慧真正调动起来了,这样,问题就能得到解决,公司就会正常运营,个人的业绩也会不断提升。

据统计,一个人的成功75%靠沟通,25%靠才气。公司也是如此,一个大公司的经理每天往往会将70%~80%的时间花在沟通上,尤其是在做重大战略决策时。

职场魔方:

经理要去陪客户打高尔夫球。午饭过后没多久,经理就整理好衣装准备出门了。张为得知经理要去打球,于是,便对经理说:“经理,打球去呀!”经理说:“是啊!”

“我也要跟您一块儿去。”

“你也打球?”

“不,就是见习见习。”

上车之后,张为便把笔记本打开了,说:“经理您看,反正在车上闲着也是闲着,不如您看一下上次那个增员计划。上次您原则上是同意的,但您一直也没有确定百分比,您看5%怎么样?”

“5%多了一点。”

“那4%呢?”

“4.5%吧。”

“好的,就4.5%。”

“经理,您说我们的车床应该换新的。现在有日本的、德国的、美国的三种。而且,据我调查的资料显示,德国的最贵但是性能最好,美国的最差但是价格最便宜,您看我们哪种?”

“德国的好了。”

“好的,德国的。经理,我还有一个问题,公司计划派十个人出国考察。您看这十个人是我来选择,还是您告诉我名单?”

“你决定吧!”

“那还要不要再请示您一下?”

“跟我报告一下就可以了。”

“那我明天早上把名单交给您!”

张为一路上和经理说了三件事。一会儿,车子到了网球场门口。

“经理,祝您打球愉快!”

“你不是要见习吗?”

“经理,我今天突然有别的事,改天见习。”

聪明的张为利用经理约见客户的机会,在路上向经理请示了自己在工作中不能决定的事情,这使他能够更加顺利地开展自己的工作。如果他没有和经理针对这些问题进行沟通,那他肯定会有些事执行不到位,或者难以及时进行,从而影响工作的正常进度。所以,和领导进行沟通要及时,不要等领导下命令,这样才能保证工作实效的取得。

在现代企业中,随着领导阶层的细化,工作的任务要经过“二传”、“三传”才能到执行者手里。在这之间就出现了领导的中层,他们在传导的过程中很可能有意或无意地误导信息。所以就需要及时与上级沟通。只有和领导充分沟通,领悟上级的意图,才能正确做事,有效防止“二传误导”。

点石成金:

沟通是连接上级与下级的桥梁。有效的沟通可以使老板的意图不走样地传达给执行者,从而有利于员工不打折地完成自己的任务,更有利于有效地预防“二传误导”。

员工在与上级进行沟通时要注意以下几点:

1.寻求与老板沟通的机会

想主动与老板沟通,就要主动争取每一个沟通的机会。事实证明,很多与老板匆匆一遇的场合,都可能影响你的未来。比如,在电梯间、走廊上或在吃工作餐时,如果遇见了你的老板,你可以走过去向他问声好,或者和他谈几句工作上的事。千万不要像其他同事那样,极力避免让老板看见,而仅仅与老板擦肩而过。如果能不失时机地表明你与老板兴趣相投,那就再好不过了。或许短短的几句谈话,就会让你大方、自信的形象在老板心中停留很长一段时间,而这些都会成为你今后事业发展的契机。寻找与老板沟通的机会,对于自己做好工作,执行到位也具有重要意义。如果我们接到一项任务,老板的意愿很模糊,那么势必会造成执行的障碍,造成执行不到位的结果。若我们能及时与老板沟通,清楚了老板的意图,那么我们就会很容易地按老板意图做事,顺利做出结果。

2.注意沟通的语言艺术

在与上级进行语言沟通时,委婉是一种颇有奇效的黏合剂。委婉是一种以含蓄委婉的语言来与对方沟通的一种方式。此外,委婉还表现了自己对他人的尊重,有利于增强沟通效果。

3.传递的信息要清晰、明确、具体

在进行沟通时,一方要尽可能把自己的感受与期待明确表达出来,简单、具体、明确,能让对方清楚你要表达的重点。

4.倾听比说更重要

在沟通时,许多人往往着急表达自己的意见而忽视了别人,从而使沟通效果大打折扣。倾听是指站在对方的立场上,用心去了解对方所表达的意思。倾听时,不仅要听到对方说什么,而且要体会对方话语里蕴涵的意义,注意其手势、表情、声调和身体语言等。然后,对于自己听到的、观察到的东西,给予适当而简短的反应,例如“原来如此……”“是……”以及点头,让对方知道你在听,这样会让对方感受到你对他的尊重。

杀“虫”剂——四招消灭“想当然”,确保执行到位

执行中最怕的问题之一就是“想当然”。绝大多数问题的出现都是“想当然”的结果。所谓“想当然”,就是觉得事情理所当然、应该百分之百按照自己的想法发展。一旦“想当然”,就不会认真去想,就不会核实、确认。

客观事实与客观规律不会以你的个人意志为转移。当你“想当然”时,许多想象不到的问题就会出现,错误甚至灾难往往也就由此出现。

职场魔方:

“想当然”一:

美国霍尔公司CEO詹姆斯·格林要去东南亚考察,他让主管务必在出发前为他准备好资料与数据。当他在机场向主管要文件时,主管却说:“我太忙了,而且我想你在飞机上也不可能看文件,所以,一会儿我回公司打印出来,等你到了酒店,再传真给你就行。”

“想当然”二:

当年,外交部有一封急电,通信员问总理秘书是否马上送来,可总理秘书却根据平时的情况来判断,认为这份文件是上个文件的复印件,所以就没有让通信员送过来,最后差点耽误了大事。

“想当然”三:

一个销售员三天前跟客户约好今天面谈,于是,他今天就匆忙赶过去了,结果客户不在。回到公司,老总问他为什么去之前不打个电话确认,他说都已经约好的事情,没想到客户会忘记。

“想当然”四:

一位培训师为一家企业进行过一次员工培训,效果非常好。这个企业下个月还有一次高层培训,可能会再次选择他。有了第一次成功的经验,他十分有信心,因此,在这一次试讲时便没有做前期的准备。最后企业因他不擅长深入分析案例决策而没有选择他。

在职场中,员工通常会有四种“想当然”的表现:自以为是,擅自改变领导意见;凭表面印象判断;只考虑原本的计划;盲目乐观。以上案例中的四人就分别犯了这四种错误。

但是,“想当然”会使人不服从领导的安排,会使人死守计划,不知变通,还会使人盲目乐观。这样的人在工作中往往会失败。

点石成金:

告别“想当然”,踏实做事,要做到以下几点:

1.不自以为是,改变领导意见前一定要请示

很多时候,领导那么说,但许多人不一定会按领导说的去做。因为他们有自己的想法,觉得执行时可以根据实际情况来灵活应对。但从另一个角度看,那只是他们的想法,或许他们改变的恰恰是领导不想要的。所以,只有凡事多向领导请示,才能保证把任务顺利完成。

2.加强核实问题

在工作中,我们常常觉得一件事情看起来是这样的,或者以前都是这样,这次也不可能例外,所以便想也不想就去做了。可是,结果却很有可能和我们认为的大为不同。所以,在工作中要具体问题具体分析。只有加强核实,才能有效推进工作。

3.要想原来的计划,更要想可能的变化

有句老话说得好,“计划赶不上变化”。事物不是一成不变的,而是在不断变化和发展的,所以无论事先计划得多么周详,在执行的过程中都可能出现种种变化。

这就要求我们做任何事情都应该多想一些,甚至有时候还必须根据预想的变化来制订几个方案。如果只是拘泥于原有的计划,那么,当面对新的变化时,我们就很可能会束手无策,无法解决。

4.不盲目乐观

许多人会被“想当然”牵着走,还有一个重要原因,就是盲目乐观,他们“想当然”地认为后续的发展和结果都会很顺利。

盲目乐观会蒙蔽我们的双眼,让我们看不到潜在的问题。即使看到了,我们也会觉得这很正常,所以就不会引起高度重视。

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