时间管理的“四象限法则”
面对相同的时间，不同的人有不同的感受。有的人虚度光阴，觉得时间无限漫长；有的人忙碌不堪，觉得时间眨眼即逝。有的人感叹度日如年，有的人惊呼白驹过隙。在更多时候，时间就像一个审判者，看似静静流淌，实则公平而无情，它把成功回馈给珍惜它的人，把失败和懊悔留给漠视它的人。
对于一个企业，管理的提升归根到底就是提高工作效率，而效率的提高就是科学地利用时间，努力跑在时间的前头。当然，任何人都无法让时间停止，更不能让时间倒流，但作为管理者，我们可以有效地管理时间，控制时间流逝速度，达到用最少的时间干最多的活。
和国外的许多企业管理者相比，国内许多企业的经理人实在太累。每个人都觉得自己时间不够用，有做不完的事，甚至天天加班到很晚，但企业整体的效率仍不尽如人意。有一项调查显示，卓越的管理者比糟糕的管理者的效率，至少高出10倍以上。出现如此巨大的差别，就是没有对时间有效管理。
从表面上看，时间不足以成为企业的成本，可实际上，企业在经营中投入的最大的资源，就是企业各个层面的管理者与各个岗位的员工的时间。对于管理者来说，要把对时间的管理与对人、对物或对财产的管理，放在同等重要的位置。
现在很多人动不动就讲与国际接轨，要和跨国大公司进行竞争，可仅在时间的利用上，就差了别人一大截。由于国内整个时间管理的水平偏低，所以我们实际上是在用50%的时间和外企100%的时间竞争，我们走两年的路，人家已走过了四年，怎么可能比得上人家？所以现在国内许多管理者立下的远大目标，到最后都只成为幻想。因此，我们一定要重视对团队时间的管理。
哈佛商学院管理学教授罗伯特·卡普兰(Robert S.Kaplan)曾提到过他亲身经历的一件事情。某个中小企业的管理者感觉自己很累，被工作压得喘不过气，公司在面对业界竞争对手时，他越来越力不从心，于是他到哈佛大学报了一个为期一周的培训班。上完一天课后，他来到卡普兰教授的办公室，希望教授能帮他找出解决问题的方法。
这位管理者先对遇到的情况进行了一番述说，然后又自我分析出企业衰退的几种可能性。在经过各种比对后，他终于道出自己真正担心的事情：他怕自己不能胜任所从事的工作。
“你认为卓越的管理者是天生的还是后天努力的结果？”他这样问卡普兰教授，“如果是后天努力的结果，那我有没有可能成为一个卓越的管理者呢？”
卡普兰让他描述一下平时自己对时间的管理情况，这位管理者于是滔滔不绝，说自己初次上任时就担任着繁重的工作，现在仍兼职公司的销售经理，同时还承担管理助理和行政管理的职责，每天都忙碌不堪，现在他管理的人数已达到300人。
他做这些事情的时候虽然得心应手，但也深觉自己时间不足，无法把更多精力放到公司的宏观战略和外部环境分析上。同行的两个主要竞争对手已合并，有人在提醒他关注这个情况，但他仍没有空闲时间。
听到这一情况，卡普兰教授让这位管理者做一项练习：把每周的工作时间及需要做的工作列在纸上，然后将每一项工作进行时间分配，如将重要的只有他才能完成的工作放在第一项，将同样重要但可以由别人来完成的工作放在第二项；而无关紧要的工作放在第三项。
这位管理者按卡普兰教授的方法制作图表，将各种工作进行归类。通过这种白纸黑字的分析过程，这位管理者立马将第三项的工作委派给他人，并仔细核对前两项工作，是否必须由他本人来完成。
半年后他致电卡普兰教授，说这种时间管理的方式于工作非常有益。他现已全身心投入企业的战略方向的评估，用更多时间来关注企业外部环境的变化，他的企业也获得了长足发展。
从以上案例我们可以看出，科学的时间管理对于一个组织的发展是何等重要。我们的传统观念认为，应以事情的紧急程度来处理问题，管理者于是天天处理“急事”，到处“救火”，忙得焦头烂额，却看不到一件有价值的事情。
因此，美国著名管理学大师斯蒂芬·科维提出了一个时间管理的“四象限法则”，就是把工作任务按重要程度和紧急程度进行划分，有四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。
我们将这四类事情按处理顺序，可排列为：先处理紧急又重要的事情，然后是重要但不紧急的事情，接着是紧急但不重要的事情，最后才是既不紧急也不重要的事。这个“四象限法则”重点在于排在第二与第三的顺序划分，管理者必须小心谨慎地区分；再就是第一和第三类事务，两者都是紧急的，但排在第一的能带来更多价值，而排在第三的却不能，管理者在区分时也要意识到这点。
一、既紧急又重要的事
这类事情如人事危机、财务危机、公司品牌危机等，它很考验一个管理者的判断力、视野和胸怀。有一点我们必须引起重视，很多重要的事情往往因一拖再拖而变得迫在眉睫。而这一象限的工作本就是由于缺乏有效的规划，使得本处于第二象限“重要但不紧急”的事情因为一再拖延转变成第一象限，这也是许多管理者面临的现状，因为“忙”而疏于处理。
二、重要但不紧急的事
这类事情如建立人际关系、新的机会、员工的培训，以及长远的目标、问题的反馈与防范等，在不同的行业有不同的情况，如在搜索营销行业，这一象限的事情还包括网络流量分析、用户分析、内容的更新、竞争对手的分析等。
如果将这一领域的事情无限拖延，会使得第一象限的事情无限累积，企业面对的压力也将会更大，管理者也将在危机面前四处碰壁。如果能投入更多的时间在这一领域，将减轻第一象限的压力，很多迫在眉睫的事情也无从发生，这也是体现管理者未雨绸缪的能力。建议管理者能将80%的精力放到这一象限，使管理者不再瞎忙。
三、紧急但不重要的事
这类事情如响在耳边的电话铃声、部门会议、接待访客等，这一领域的事情看上去很紧急，但易让人错觉为很重要，乍一看以为属于“第一象限”范围的事情，实际上即使真的很重要，也只是对于他者而言。
一旦产生此类事情是第一象限的错觉，我们便会在这些事情里晕头转向地打转，忙来忙去，只是为了满足别人的标准或理想，自己规划好的事情却拖延了下去。
四、不紧急也不重要的事
这类事情如客套的闲谈、回复邮件、在网上写文章、玩游戏等毫无意义可言，换句话说就是浪费生命，所以根本不值得为此类事情花费太多时间。大多时候，我们其实是在第一和第三象限疲于奔波，便不得不在第四象限休养一番后再重新振作。
当然，也不是说第四象限的全都是无聊的休闲活动，也还有些有价值的业余活动，如阅读、学习其他行业知识等。
现在你再来回想下自己的工作与生活，在哪个象限内时间花得比较多？是否错以为急迫的事就是重要的事？有些人天天忙，却忙得不得要领。只有认真领会这四象限的工作法则，才能真正实现高效工作。
如何帮助员工克服“拖延症”
现如今，“拖延症”这个词已经不再冷僻，它是国际心理学在最近一二十年时间里最热衷于研究的课题之一。该词的英文拼写是"procrastination"，源于拉丁文，字面意思是“推迟到明天做”。而藏在这个词语后面的实际上是涉及对失败的恐惧、对完美主义的追求、优柔寡断、对工作和自我的观念等一系列心理问题的庞大课题。
《中国青年报》社会调查中心曾做过这样一项有趣的调查，它通过网易新闻中心和民意中国网召集了2250人，展开对“拖延症”这一话题的调查。而结果显示，有72.8%的被调查者坦白自己在工作上确实有“拖延症”，并且认为在自己身边大多数人也都患有拖延症。在这个数据中，有14%的人认为自己的拖延症已经十分严重，有41.5%的人觉得自己的症状“比较明显”，但是还不太严重。
而这些数据已经足够说明，拖延症已然成为职场中严重影响团队工作效率的一个重要问题，它不但影响着我们的工作和生活，也影响了我们突破自我、实现更高目标的脚步。因此，对于很多职场人士而言，拖延症所带来的困扰和危害已经不容忽视。
我们在现实工作中也不难看到这样的现象。管理者将一个任务布置给员工时，就确定了一个完成任务的最晚时限。然而，一开始，很多员工都不将任务放在心上，总是将工作一拖再拖。等到时限将近，大家才发现工作只完成了一点点，于是就只能焦急地加班加点，甚至通宵达旦。而这样导致的结果是，工作质量肯定不尽如人意，甚至连是否能够如期完成任务都成了问题。
由此可见，拖延症实在是职场中的一个隐形杀手，如果不加以遏制，不但会影响员工的工作情绪、工作质量，还会破坏管理者好不容易经营起来的团结精神和人际关系。
正因为职场“拖延症”已经成为了一个困扰很多管理者和员工的头痛问题，而作为一个管理者，帮助员工克服“拖延症”的毛病，提升整个团队的工作效率，已经成为了管理工作中的一项重要任务。管理者应该在让员工充分认识到拖延症危害性的前提下，通过以下方法，帮助员工克服拖延症。
一、先完成棘手的工作
有一次，有一位财务分析师来到我的办公室，希望寻求我的帮助，原因是她最近几个月都一直为自己总是在工作上拖延的习惯感到非常纠结。她30岁左右，也算事业有成，有一个比较美满的婚姻。而我试图通过交谈来发现问题，帮她改掉这个恶习。一开始，我跟她聊起她的老板，以及她对老板的看法；我们还聊了她父母的情况，以及她的生活环境；她也跟我谈起自己丈夫的工作，以及两个人的感情。可是，一段时间沟通下来，我发现这些话题都没有触及到问题的症结。
后来，我们不知不觉进入了一个话题，才让我终于认识到问题所在。
我问她：“你喜欢吃蛋糕吗？”
她笑说：“喜欢啊。”
我接着问：“你是喜欢吃蛋糕，还是其实喜欢蛋糕上的奶油呢？”
她有些兴奋，仿佛想起了奶油的味道，大声道：“当然是蛋糕上的奶油了。”
我貌似随意道：“哦，那你通常是怎么吃蛋糕的？”
她笑道：“当然是先把喜欢的奶油吃完，然后再吃其他的部分。”
从这段谈话里，我开始认识到问题所在，随后我又重新跟她聊起工作上的细节，以确定自己的判断。如同我预料的那样，每天来到公司，她都会先将自己喜欢做的工作或者难度小、容易完成的工作做完，然而用了一两个小时时间完成这些工作之后，接下来她就会潜意识地找各种借口去避开那些棘手的难以完成的工作。这样一来，一天下来，其实很多重要的或者任务量重的工作根本就没有多少进展，自然就会表现出“拖延症”了。
最后，我对她建议道：“我觉得你应该转换思路，将每一天的工作从棘手的开始下手，将一天中最有精力、注意力也最容易集中的高效率时间用在这上面，然后等剩下一两个小时的工作时间时再去处理那些容易的或者自己喜欢的很快就可以做完的工作。”
她认同了我的方法，并且照此实施了一点时间，后来她告诉我，自己已经克服了拖延工作的毛病。
其实她的问题也反映了很多人潜意识的一种通病，就是“贪图一时的安逸”，不喜欢“先苦后甜”。正因为贪图一时安逸的心理，才让很多人错过了经过辛苦努力之后才能获得的成就感和满足感，也正是这个原因，很多人潜意识里会逃避那些棘手的繁重的工作，慢慢地就养成了“拖延症”。
因此，管理者可以从这个方面入手，在每天的工作中，先将棘手的难以完成的任务集中员工的精力一起完成，之后再让大家做一些轻松、容易的工作。这样，既可以提高工作效率，又能防止员工的“拖延症”形成。
二、不要苛求完美主义
有些员工之所以拖拖拉拉、工作效率低，就是有完美主义的潜意识，总是觉得资料还不完备、时机还不成熟，再等等才能进入工作流程。然而，管理者应该让这样的员工认识到，任何事都不可能做到尽善尽美，因此，每个人都应该对自己的能力和工作流程有一个正确的估计，不要自视太高，也不要自卑，关于工作既不用苛求完美，也不能疏忽大意。
三、把大目标分成小目标
很多人之所以拖沓，是因为工作项目太庞大或者工作目标太笼统、抽象，总有一种无从下手的感觉，而在这种感觉下，很多人就会放任自流，将工作一天天地拖延下去。这时候，管理者可以要求员工将大项目分成一个个的小目标，然后做出具体的工作计划，按照计划一个个去完成小目标。在小目标实现过程中，管理者还可以适时给予员工一些奖励，以激励对方不断向大目标迈进，这样一来，工作拖延的问题也就自然而然地解决了。
四、尽量消除干扰因素
有研究发现，互联网已经成为很多职员工作效率低、工作拖延的一个重要原因。这些员工情愿花大量的时间和精力漫无目的地浏览网页，甚至有时候只是盯着网页发呆而已，都不愿集中注意力尽快投入工作中去。管理者应该针对这一情况，约束员工对互联网的沉迷。
五、增强员工的自信心
有些员工之所以拖延，是因为缺乏自信，总是担心自己轻易下手会将工作搞砸，所以绝不轻易开始一项工作。对于这样的员工，管理者应该注意培养他们的自信心，告诉他们一旦接手了一项工作，就要信心满满地坚定地做下去，因为管理者之所以将工作交给他们，就是表示了一种信任，而员工也应该相信自己，相信自己的能力。
没有紧迫感，就没有真正的执行
通常说来，当人们对一件事情失去信心的时候，对于这件事情的紧迫感也会随之减退。因为，人们在陷入困境之后，会由刚开始的信心缺乏演变成情绪沮丧，严重的会认为自己已经无能为力了，失去了前进的动力，也就不会获得成就感。更让人担心的是，他们已经学不会改进，离绝望也只有一步之遥了。
对于刚刚接手管理层的管理者来讲，让员工重拾紧迫感就成了一件难事。许多CEO在刚刚上任的时候喜欢对员工上“政治课”，反复强调行动的重要性，鼓舞士气，希望能给员工更多的自信。为了能更好地解决问题，许多CEO选择向咨询师们求救。咨询师们帮他们制订各种方案和计划，这些不菲的方案往往收效甚微。
一般来讲，这些方案可能会让员工进行自我反省，却不能从根本上来改变他们的行为方式。也有很多咨询师忙于向团队管理者们推荐他们的新项目，而不能认真对团队中的问题进行分析解剖，更加不会制订出合理的解决方案。繁忙的管理者们总希望能够走捷径，但是我们要知道，一个团队中的文化和习惯并不是一蹴而就的，因此，要想改变它就需要做好长期作战的准备。那么要解决这个难题，并得到自己预期的效果，管理者们应该怎么做呢？
每一个团队都有自己的团队文化和独特的管理风格，要制订适合自己团队的改革方案，培养员工紧迫感，就要掌握以下基本原则。
一、掌握员工行为习惯形成的过程
培养员工的紧迫感，本质上来讲，就是要改变以往员工舒适的行为习惯。管理者首先要了解员工行为习惯形成的过程，特别是整个团队的行为习惯形成过程。员工的行为习惯的改变对其他同事有何影响，管理者应该做什么，不应该做什么，员工的态度和行为哪个先发生改变，如何改变员工心态，诸如此类的问题都是管理者需要解决的。如果管理者不能很好地掌握并解决这些问题，那么培养员工紧迫感的努力很可能就会徒劳无功。
二、对于团队存在的问题以及解决方案，管理层的意见要达成一致
团队管理者不仅需要掌握整个团队的动向，他的观点同样也需要得到高级经理人的认可，这样他们向员工传达的信息才能更加准确。首先团队管理者应该正视团队遇到的困境和挑战，并与高级经理人在思想上和意见上保持一致。如果觉得有困难，不妨多学学那些成功改变团队文化的精英们：郭士纳(Lou Gerstner)成功改变了IBM，让IBM起死回生；杰克·韦尔奇(Jack Welch)改革通用电气(General Electric)的管理体制，使通用电气立于不败之地。这些成功的案例都可成为我们学习的榜样。团队管理者要与员工保持直接沟通，向员工输送新的团队标准，合理改造团队形象，调整管理层，让每一个员工都能以积极的心态投入工作中来。这样即使你与身边人意见产生分歧，也能让他们乖乖配合。
三、为员工寻找学习榜样
一个团队整体上缺乏紧迫感并不代表所有员工都缺乏紧迫感。我们可以找到团队中工作积极的员工，将他们树立成团队的榜样，鼓励员工向他们看齐。当然，管理者也可以在同行业中寻找榜样，可以通过拜访或者分析他们的团队文化来进行学习。寻找榜样的最大优势就是，为员工找到了学习对象，让他们能够具体地学习他们的榜样的优点，从而改变自己的行为习惯。
四、让员工学会学习
先帮助员工找到合适的学习方法，再改变员工的行为习惯就会变得相对容易。“当局者迷，旁观者清”，有时候帮助员工换个角度审视他们的工作也不失为一个好方法，这样会让他们认识到他们原有的工作方式是有缺陷的。教给员工一些新的技能也会让他们更加有动力学习。积极的试验和及时的反馈也是一个让员工更好地学习的好方法。
五、帮助员工驱除恐惧
人在接受新的挑战的时候，往往都会产生恐惧。所以，在明白管理者开始进行紧迫感培养的时候，他们可能会产生犹豫。一是害怕管理者强调紧迫感只是一时之计，不会长久；二是害怕尝试改变之后会失败，不仅会受到管理者的责备，自己还会对这种改变产生不适。所以他们宁愿安于现状，不去改变。
管理者首先应该了解员工在担心什么，有多担心，然后再对症下药，找到合适的解决方法。鼓励员工进行大胆的尝试，即便失败也不能给予责备，而是应该细心地指导他们，帮他们纠正，减少他们的恐惧感，让他们知道改变会带来更好的生活而去主动改变。
了解了员工的顾虑，并帮助他们找到合适的学习方法之后，管理者就可以着手提高员工紧迫感了。下面是我总结的几个关键的要素，管理者可以进行一下参考。
（1）团队中的管理层首先要在认识上达成一致，将提高员工紧迫感视为最重要的任务。同时，管理者要特别关注中上层的管理者们，鼓励他们多提意见，共同克服障碍。管理者们还要将提高员工紧迫感上升一定的高度，不仅要在会议上高度重视，还要在日常生活中也有所体现。
这样做不仅可以让更多的管理层参与进来，还可以直接给予他们的下属正面压力。因为高级经理们也需要改变他们的行为习惯，所以让更多的管理层参与这项任务，不仅可以帮助他们学习新的行为习惯，也可以让他们为员工树立榜样，激励其他员工不断提高紧迫感。管理者的决心越大，员工的热情就会越大，成功改变行为习惯的可能性也会更大。
（2）管理者要合理打造团队形象，让员工重拾紧迫感。新的团队形象不仅要能反映出团队的文化，还要能折射出员工的工作态度。不要仅仅满足于口头宣誓，管理者的心中也应该描绘出一幅生动的画卷，反映团队改革后的一种精神面貌。
对于团队成功改革之后，团队成员应有的精神面貌，管理者应该要有清楚的认识。了解员工的平时表现、员工对改革的态度，要比空喊“我们要提高团队紧迫感”的口号有用得多。管理者们必须要采用各种方式让你的中层管理者们了解你的团队规划，这样他们才能够制订具体的计划，指导员工朝着正确的方向改变。
（3）合理规划帮助员工提高紧迫感。每一个团队都有各自特色的团队文化和学习需求，所以，如果采取含糊的规划对于团队来讲是没有任何效果的。这个规划要能折射出你所预期的那个样子，并且按照这个样子按部就班地实施计划。
合理规划好团队预期，接下来就是执行的问题了。要提高员工的紧迫感并不是一个简单的计划就能办到的，管理者们要不断学习新的技能，不断对计划进行调整。管理者要学会对计划负责，不要一味地求助外部的专家。因为员工的改变会给管理者带来直接的影响，而外部的专家如果干预过多，可能就会影响管理者的判断力，从而达不到预期的效果。
帕累托法则：用20%的时间完成80%的工作
意大利经济学家维弗雷多·帕累托在研究经济问题的时候，发现了著名的“帕累托法则”，也被称作“80/20效率法则”。刚开始这一法则只被用于经济学中，指的是世界上80%的财富被20%的人掌握在手中，而剩下的80%的人只享有20%的财富。后来，经过仔细研究推敲发现，这一法则可以运用到很多领域里。例如销售中80%的商业利润都是由20%的顾客带来的，而在公司里20%的员工创造了80%的效益等。而在时间管理上，这一法则也同样适用，研究发现，有20%的时间创造了80%的利润，而剩下80%的时间其实只创造了20%的利润。
这一法则告诉我们付出与回报、投入与产出以及因果循环之间在很多时候都存在着一种不平衡的关系，这种不平衡让我们看到，在一件事物中往往只有20%的元素在起着重要作用，对于结果的影响力达到了80%。而当我们将这个法则运用到时间管理上时，将会沮丧地发现，我们所付出的80%的时间其实效率是非常低下的，在这80%的时间中我们所付出的努力也是低价值的。而只有剩下的20%时间里，我们所付出的时间、精力和努力才是高效益的。
“帕累托时间管理法则”让我们有了一个依据，去判断时间的利用率，以及去判断一件事情的重要性，然后确定应该付出多少时间。同时，它也在提醒我们，应该在那种给我们带来巨大效益的少数事情上投入大部分的时间和精力；而那些即使付出了80%的时间也只能收获20%的利润的事情，我们应该尽量避免，应该将那些投入高但是收益却低的事情排除在自己的时间之外。
那么，什么样的工作才是值得我们投入大量时间的高效率项目呢？有没有什么判断标准呢？下面我将列举出4个指标：
（1）是否能够带来高回报；
（2）是否与我们的最高目标保持一致；
（3）客户是否有明确或严格的要求；
（4）是否有时间限制。
其实，对于每个人而言，所谓的“重要事情”也是有差异的，这是由每个人的工作内容和价值观决定的，因此也并不拘泥于以上四个指标。当一个人处于不同的角色定位时，看待同一件事的重要程度自然也是不同的。那么，作为一个管理者，怎样才能更好地利用“帕累托时间管理法则”，将工作效率提升上去呢？
一、确定每项工作的价值
列出一个清单，确定每项工作可能产生的实际价值，然后根据价值高低分配需要花费在上面的时间。当你这样做之后，可能很快就会发现，“80/20效率法则”确实是有价值的。因为，你会惊讶地看到，你所创造的80%的价值是由20%的时间或者20%的重要事情带来的，而剩下的20%价值则花费了大量的时间和精力。比如说，工厂里20%的生产线其实完成了80%的生产量；有20%的事情占据了我们80%的时间；公司里80%的请假记录都是由20%的员工创造的。
在发现这一法则的合理性之后，你需要针对每一项任务根据其重要程度来确定一个恰当的工作期限，这个期限不能太短也不能太长。太短的话，任务可能无法完成，且工作质量也可能受到影响；太长的话也不过是在浪费时间，影响时间的利用率罢了。
二、找出能够产生80%效益的那20%的工作
通过“80/20效率法则”，我们会发现工作中20%的工作却带来了80%的效益，因此我们要将重心转移到这部分工作上去，先找出大块、整块的时间把这部分工作完成，然后再去考虑剩下的80%的工作，这样的话肯定能够大幅度地提升工作效率。
我们举个例子，当你发现自己的客户名单中有20%的客户带来了80%的订单时，就应该将这20%的客户列为工作重心，花费80%的时间去努力经营。至于剩下的带来利润较低的80%的客户，你可以花费20%的时间去经营客户关系，也可以直接将这部分客户让给其他业务员。
三、利用“黄金三小时”去做最重要的20%的工作
所谓的“黄金三小时”，实际上指的就是早晨5点到8点这段时间。也许对很多人而言，这段时间就是用来睡懒觉的，但是作为一个高效率的管理者，应该好好利用这段时间去完成最重要的工作。因为，这段时间人的思维最活跃，精力也最充沛，而且这段时间也是安宁的时候，容易让人集中注意力。利用好了这段时间，在别人一天的工作时间开始之前，也许你就已经完成了一天的工作量。
不过，因为每个人的体质和生活习惯不同，“黄金三小时”的时间段也可能有差异，不过这并不影响你去努力发现和利用好自己的黄金时间段。作为一个管理者，也应该在工作中多多观察和体会，以便找出自己的“黄金三小时”，并且利用好它。
四、抓住最要命的“一分钟”
“帕累托法则”告诉我们，事物不平衡性在很多方面都能够体现出来。比如我们等一辆车已经等了8分钟，却在上厕所的2分钟里，那辆车就已经呼啸而过了。在这10分钟里，前8分钟几乎是在徒劳地等待，只有之后的20%时间在起着至关重要的作用，可是，这段时间也是最要命、最容易被错过的。再比如，我们抢救一个病人，可能已经付出了很多时间和努力，可是在这场与时间竞赛的战争中只要最后慢了一分钟，甚至一秒钟，可能就会功亏一篑。
因此，我们一定要将时间观念铭记于心，无论面临什么样的事情和局面都要有时间急迫感，早早做准备，早早着手工作，这样才能最大限度地争取主动权，更好地、更高效率地完成工作。如若不然，对于我们而言，那最重要的20%的时间和机会可能就会在我们不经意的时候匆匆而过了，而之前付出的80%的时间、精力和努力可能也都白费了。
五、利用自控法则管理自己的时间
所谓自控法则，其实蕴含了三层时间管理之道：
（1）对于你无论如何都无法决定和掌握的事情，不要去浪费时间，总有一天答案会出现在你面前。
（2）对于烂熟于心、完全可以自我掌控的事情，你根本不必花费太多时间，因为惯性会带着它向目标靠近。
（3）对于那些付出了时间和努力就可能掌控的事情，一定要用心地花费大量的时间去做，去掌控。
通过自我控制法则，我们可以将事情分成以上三类，然后空出更多的时间去做第三类事情，也是最应该做的事情。
时间管理可以说是一门科学，也可以说是一种艺术，它会让你的生活更加丰富多彩，也可以让你的工作更有效率。而帕累托法则为我们提出了一个时间管理的方向，即用最少的时间完成最多的事情。管理者在这一法则的基础上，还要多思考、多总结，这样才能让自己成为时间的主人，而不是奴隶。
卓越管理者的“高效时间管理”
我们先来细细地算个时间账：一天有24个小时，扣除睡觉的8个小时，我们最多还有16个小时处于清醒状态，如何有效地利用这16个小时呢？调查显示，无论是企业家、白领、学生或全职主妇，每天除了学习或工作之外，会浪费掉30%的清醒时间，有些人甚至浪费掉50%的时间。
如果不对时间进行有效的管理，任由时间一分一秒地浪费，那么天长日久之后，你制订的任何规划或目标都会泡汤。对时间进行有效管理的第一步，就是要避免过多浪费时间。可是，我们如何才能避免浪费时间呢？作为管理者，当然要从改变自己的工作习惯开始，丢掉那些毫无意义的工作程序或规划，合理安排日程。
思考大师爱德华·狄伯诺有一个著名的理论，叫“5分钟思考法”。他说，一个人无论遇到什么事情，都不用花费太多时间去思考，用5分钟时间冷静下来再做决定即可。这5分钟到底做什么呢？第1分钟用来决定主要的目标，第2~3分钟用来进行延展性思考和分析，第4~5分钟对自己的思路进行一次整理，最后定下结论。
只要对时间进行合理而严格的控制，你就能集中精力地去思考和行动，从而也更有利于处理问题。David曾是某公司的管理顾问，在谈到对时间的管理时，他说自己写方案时总会精准地把握时间，如果写到一半没了灵感，他会立即改换另一个方案来写。其实这种方式类似“5分钟思考法”，它们都能有效地避免浪费时间。
公司如果不停地举行会议，也会容易浪费时间，于是有些企业在内部自行设立了“不举行会议日”，规定一个星期内有两天是不举办会议的日子，这样就避免了许多不必要的和没有意义的会议，有效节省了时间。倘若企业没有这样的硬性规定，就很难对时间进行有效管理了。
一、有效拦截“时间盗贼”
时间是宝贵的，想要窃取它的“盗贼”却无处不在无孔不入，它们为此夺走了管理者许多的时间，如毫无意义的交谈、各种繁琐的会议、接待突然而至的访客、参加朋友的聚会、出席各种活动及社交场合、同事间的闲聊、阅读一本垃圾书、营销公司的宣传电话、在错误的逻辑里打转、对重要的行动犹豫不决、长时间地发呆等。
对这些现象的发生，管理者应保持高度的警惕心，让自己拥有清晰的思路，将这些“时间盗贼”尽早杀死，为自己赢取更多的时间。采取以下方法来避免浪费时间：
（1）对于别人毫无意义的长篇大论，你可以直接插话说：“你的核心是什么”、“你最终想说明什么”、“简单点说，你的结论是什么呢”，诸如此类。
（2）尽善尽美是一种态度，但在实际的工作中却不宜太过苛求完美，否则只会增加一些无谓的程序。如果完美的标准是100分，那能达到60分就算是完成任务，80分就算是表现优秀了。
（3）对于重大的决定，要果断，不可彷徨、犹豫不决。
（4）在行动之前要制订合理的计划或目标。
（5）把搜集来的资料或素材整理在同一份文件中。
（6）在下指令时要明确不可含糊，用“是”或者“不是”。
（7）对于下级要适当放权。
二、积极地利用时间
每天的时间都是一晃而过，除开睡觉，你如何有效利用剩下的时间？是虚掷光阴，浑浑噩噩度日还是珍惜时间，全身心投入地工作和学习？这两种选择带给人生的结果是大相径庭的，很显然，选择后者要充实得多。因此，管理者要充分利用自己的时间，创造出更多工作成绩。
如何利用好这一天里的24小时呢？我们不得不反思另外一些问题：
（1）当新的一天到来，你在起床之际是否对这天的工作有期待或规划？
（2）你在每天的生活中，是否都能学到新的知识，或收获新的经验？
（3）你是否有好奇心和冒险精神，敢于体验新奇的事物？在体验过程中你有哪些新的收获？
（4）你是否每天都能感觉到自己的成长？
对以上问题，如果你的回答都是肯定的，那么你的生活必定也就是充实的。如何有效利用一天里的24小时？我来介绍几种方法：
（1）每天清晨都保持积极的心态，面对新开始的一天。
（2）拥有包容的心态，易于接受新事物、新方法或新观念，能够从中获得丰富的感受，增长阅历。
（3）工作目标细化到每天，在工作中充分发挥自己的能力，拥有较高的工作效率。
（4）多结交不同领域的朋友，从中增长见识。如果拘泥于一个人的简单生活，视野将会变得狭窄。
（5）学会“自省”，在睡觉前回顾自己一天的工作，总结经验，树立信心，相信明天又会是美好的一天。
三、提高效率的方法
提高效率的方法有五种，分别是：时间分割法、发现和设定“核心时间”、在个别时间段提高工作效率、减少不必要的应酬、计划时间。
1.时间分割法
所谓时间分割，就是将一定范围内的时间分割开来，然后把分割后的小段时间分别分配到制定好的目标中。除此之外，你还可以就某个特殊问题，集中时间全力解决这一问题。这两种方法有各自的优势，但在大多数情况下，我们并不能集中时间投入某一目标中，这时就需要采用“时间分割法”。
如你做完某份工作需要2个小时，于是你就可以将2个小时切割为4个部分，一部分为30分钟，即每30分钟完成1/4的工作，每完成一个部分的工作后，你可以静下来休息2分钟，给自己泡杯茶，活动下身体，眺望下窗外，休息完后再继续接下来的工作。
这样，整个工作过程既轻松又有效率，管理者用了2个小时的时间工作，另外还用8分钟的时间来休息，总共花去128分钟时间。通过这个过程，就能实现对时间的有效管理，只要管理者坚持始终，习惯成自然，就能自觉地专注于工作了。
2.发现和设定“核心时间”
所谓的“核心时间”，就是一个人精力最充沛、最有效率的时段，在这个时间，你能顺利地将全部精力集中到工作上，以最高效率解决问题。倘若管理者不重视这个“核心时间”段，必将导致浪费时间，无法提高工作效率。因此，管理者要善于观察自己，努力发现自己的敏感时间段，在“核心时间”解决重大的问题，这是对时间进行管理的关键所在。
3.在个别时段提高工作效率
如果你想在23点之前上床睡觉，那么，你就必须做好23点之前的所有事情；如果你想在早上9点赶到公司上班，那你就必须在9点之前洗漱、吃早餐，做完一切准备工作。也就是提前规划好所有的细节，以保证目标能达成。
4.减少不必要的应酬
很多时候，管理者将大把的时间浪费在无谓的应酬上，浪费在乏味的闲谈及饭桌上。所以，为了有效管理时间，管理者必须在应酬时思量再三：
（1）如果是自己主办的比较重要的应酬，是不是经常延长时间？
（2）倘若应酬的氛围非常融洽，是不是经常不能适可而止？
（3）是为了什么去应酬？为了商业合作、慈善救济还是纯粹的朋友间的派对？
5.计划时间
作为管理者，要善于记录和总结，将自己每个时段所做的工作记录下来，找出不足，这样才能提高工作效率，节省时间。可以用不同符号来记录，如会议=M、电话=T、社交=S、写作=W、阅读=R，如此等等。同时，我们还得给自己准备一个“备忘录”，如明天需要处理哪些工作、接待哪些来访者、写哪几份方案等。
