传真，又叫传真电报。主要优点是，操作简便，传送速度非常之迅速，而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。在现代的商务交往中，经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式，已难于满足这一方面的要求。因此，传真已经成为商务交往中必不可少的办公工具之一，但若想有效、快捷的发挥传真的效用，还必须要掌握传真的礼仪。
使用传真的礼仪
发送传真时，用户若是长途直拨有权用户，可使用直拨电话，若是普通人工挂号长途电话用户应向长途台挂号后使用。电话接通后听到传真信号，表示即可发送传真，如有人接电话，应通知对方有传真待发，等听到对方发出传真信号后才可发送传真。若无人在场时，可将传真机设置成自动收录状态。为了保证传真传输质量，书写规格要求严格。相片传真使用面积长宽不能超过18厘米×18．5厘米，每个汉字、字母、数码均要求不小于0．8厘米×0．8厘米。文件书写面积不能超过16厘米×22厘米，报纸传真不超过55厘米×39厘米。字迹要求清晰，以黑白两色为限。
利用传真对外通讯的礼仪
（1）在安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续，不准私自安装、使用传真设备。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备，必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测，然后方可到电信部门办理使用手续。使用自备的传真设备期间，按照规定，每个月都必须到电信部门交纳使用费用。否则即为非法之举。
（2）本人或本公司所用的传真机号码，应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言，在商用名片上，传真号码是必不可少的一项重要内容。对于主要交往对象的传真号码，必须认真地记好，为了保证万无一失，有必要在向对方发送传真前，通报一下对方。
（3）商界人士在使用传真时，必须牢记维护个人和所在单位的形象问题。不可缺少必要的问候语与致谢语。
（4）人们在使用传真设备时，最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，更不可拖延时间，以免耽误重要的要事。
专家支招
传真电报按其内容及业务性质可以分为四种：相片传真、真迹传真、文件传真、报纸传真。近来发展迅速的用户传真，在一些发达国家已广泛使用，成为办公室内不可缺少的一种通讯工具。用户只要在自己的电话机上加装一台传真机，通过国际国内长途线路，在几十秒钟内就能把凡可绘写在纸上的各种文字、照片、图表等资料传送到国际、国内拥有传真机设备的用户手里。对方用户即可收到如同复印机印出的一份副本稿件，用户也可预先输入程序，需要时也能让传真机在办公室无人值守时自动收录稿件。但是它的缺点主要是发送的自动性能较差，需要专人在旁边进行操作。有些时候，它的清晰度难以确保。
