知识链接
一、收集信息的意义
（一）获取信息是信息工作中的基础性工作
任何工作都有特定的工作对象，如接待工作的对象是被接待者，文书工作的对象是文书，等等。信息工作的对象毫无疑问是信息。对于信息，信息工作者要对其进行分类、鉴别、整理、研究，记忆必要的储存、传递、反馈。这一系列信息工作的对象都是信息。没有信息，所有的工作都成了无米之炊。所以要做信息工作，首先就要拥有信息，掌握信息。如第二章所述，从哲学角度看，信息是自然存在的，但依附于一定载体的信息并不自然被任何人所拥有和掌握，而是需要一定的过程。这个过程就是获取过程。人们获取信息有主动与被动两种过程。如走在路上听到汽车喇叭声，属于被动接受信息；而打开电视，把频道确定在“健康之路”节目上，就属于主动获取了。听到了喇叭声，我们可以根据声音的远近、方向、音质采取不同的避让措施；看到“健康之路”节目关于某种疾病的防治知识的介绍，我们可以针对自身的种种表征，采取不同的预防和治疗措施。这就告诉我们，先要得到信息，才能对信息进行处理，没有信息，其他信息工作也就无从做起。所以，获取信息是一切其他信息工作的基础，在需要信息的时候，在尽可能短的时间内通过最直接的方式得到最有用的信息，显然具有十分重要的意义，而且这种意义很可能是具有决定性的。
（二）获取信息是信息工作的主要方面
信息是一种资源，人们在获取它时需要特定的物质性载体的传递。人们要获取信息，首先就要获取这些物质性载体本身。这和人们获取和使用其他物质财富一样，都需要付出相应的代价。与整理信息、传递信息等信息的使用环节相比，获取信息的代价要大很多。比如与熔炼砂金、制作金饰品相比，探矿、挖砂、洗砂等采砂金环节肯定要占用更多的劳动。同样，获取信息也需要投入较多的精力，付出较多的劳动。可见，获取信息尤其是有用信息需要主动去做而且要付出相当代价的。
所以，应该形成“获取信息是信息工作的主要方面”的观念。
（三）获取信息能够锻炼和提高信息工作者的综合素质和能力
正因为获取信息是一项相对而言需要付出较多劳动的工作，所以对信息工作者能力和综合素质的提高具有直接的意义。获取信息需要观察、体会，需要调查、询问，需要检索、查阅，需要收集、记录，需要与各色各样的人，在各种环境场合，用各种不同的方式，进行或单独，或集体，或大胆，或谨慎，或直接，或隐匿，或简短，或艰难的沟通，需要明确目的、选定问题、制订计划、推敲方式、变换方法、抓好时机，需要领导的首肯、同事的支持、工作对象的配合，这对于锻炼人的认识能力、分析能力、判断能力、口头与书面表达能力、应变能力等将极为重要，久而久之将使综合素质得到较大的提高。
获取信息的工作是一项琐碎、繁杂、艰苦、枯燥的工作，而且所得到的大多是一次信息，往往并不能直接被利用，工作成果不显著。从事信息获取工作的人不能决定信息能否被采用，不能给信息提供者直接的回报，不但不被重视，而且常遭遇冷遇与误解。这种状况导致信息获取工作人员很难建立事业责任感，很难产生成就感，很难保持工作热情。其实这是一种急功近利、实用主义态度的表现，而未能从更长远、更本质的素质和能力提高的角度来看待获取信息的工作。受工作性质与工作条件的制约，在信息工作中，从事获取信息的人往往是年轻人，他们阅历不深，经验不足，从人生发展来看，更需要锻炼。所以，要全面地认识这项工作的得与失，把它看做是一次机遇，一个提高自己能力的途径。
二、收集信息的窍门
（一）熟悉自己的领导
作为助手，要熟悉自己的领导，这是做好一切本职工作的前提。所以，要做好信息工作，必须熟悉领导的工作内容，做到谈话有的放矢。
平时，作为下属不仅要弄清自己的领导主管哪些工作，分管哪些部门，与其他领导的关系如何，而且要弄清领导目前最关心的是哪些问题，工作中有哪些新的打算，等等。只有这样，才能把握自己工作的重点，为领导的决策提供及时的情报。
那么，怎样才能知道领导当前的重点呢？因为对于这个问题，领导一般都不会有明确的提示，所以只有靠自己去观察和琢磨。比如，最近各科室送给领导的报告主要是哪方面的内容，领导跟哪些人经常通电话……通过这种留心观察，就能大概掌握领导工作的重点。对于一个经验丰富的下属来说，这已经成为一种职业本能。
（二）实事求是
判断各种信息的可信度，对于秘书人员来说是一项非常重要的工作，也是一项难度很大的工作。如果没有丰富的生活常识和专业知识，缺乏清醒的头脑和开阔的视野，就难以胜任这项工作。因此，任何人都不可能一蹴而就，这种判断力只有逐步培养。
所以，秘书人员在收集信息的工作中，必须注意以下几点：
1.切忌来者不拒；
2.不要自我发挥；
3.保持不偏不倚；
4.努力探本求源；
5.力戒先入为主。
（三）搞好人际关系
收集信息，广义的说是一项既复杂又庞大的工作，如果光靠秘书人员一个人来干，根本不可能做好。单就各种文字情报而言，就是那些各种各样的报纸杂志，别说去分析研究，就是让秘书人员从头到尾看一遍也不一定看得过来。所以，秘书人员搞收集信息的工作，如果不和各科室配合，取得他们的帮助，是很难收到预期效果的。
为了取得各部门的配合，秘书人员要有一种诚恳谦虚的态度。不管是谁，只要有“信息”，就要在其面前敢当“小学生”，虚心请教。只有这样，才能给人一种信任感，才能使人在你面前知无不言，提供有价值的情报。
当然，在收集情报工作中，秘书人员光有谦虚的态度还不行，如果不能互通有无，对方单方面为你提供信息的状况不可能长期坚持下去。因此，在不违反保密规定的前提下，可将自己收集的信息印发给那些为自己提供信息的部门，并且要将对方给你提供的信息所产生的作用，特别是领导对这些信息的评价，都告诉给对方，是他们能对自己的工作和工作的意义有一个全面的估价。总之，秘书人员要与各部门的同事保持一种和谐而又亲切的关系。
为了搞好人际关系，秘书人员必须做到以下几点：
1.君子之交，近而不亲；
2.不耻下问，态度谦恭；
3.善解人意，将心比心；
4.举一反三，听弦听声；
5.宽宏大量，至信至诚。
三、收集信息的原则
（一）价值原则
信息含有自身的价值。进行信息收集工作必须了解各种信息源的信息含量、实用价值和可靠程度；必须辨别真伪、去粗取精、去伪存真，求得信息的真实、准确、可靠，保证信息的价值。
（二）时效性原则
时效性是衡量信息价值大小的重要尺度。信息收集必须及时、适度、敏锐，使有价值的信息不因错过时机而失效。
（三）层次性原则
由于社会实践活动的不同，人们对信息有着不同的需求，信息的价值体现就不同。这就要求秘书在信息收集中遵循层次性原则，从不同来源、不同渠道收集信息；从不同深度加工信息；针对不同对象开发利用信息。
（四）针对性原则
针对性主要有两层含义：一是服务对象的针对性，即信息收集要明确服务对象的特点和需要；二是信息内容的针对性，就是强调信息的使用价值，要针对实际需要，根据工作性质、任务，进行信息收集。
（五）全面系统原则
全面系统是指时间上的连续性和空间上的广泛性。为了实现信息工作的目的，要尽可能全面采集各方面需求的信息，保持信息的历史联系或专业内容联系，保证信息工作的连续性和科学性。
注意事项
秘书应获得多种形态的信息资料。
一、文字形态的信息
文字形态的信息是指以书面文字为载体的信息资料。
二、声像形态的信息
声像形态的信息是指以直接记录声音和图像为载体的信息资料，如录音带、录像带、幻灯片、影片、唱片、实物模型。
三、记忆形态的信息
记忆形态的信息是指在人际交往中形成的存储在人脑中的信息。
本章小结
本章比较系统地介绍了信息收集的方法、信息收集的原则、范围和渠道等。通过知识链接，介绍了秘书收集信息的主要范围：企业信息、市场信息、客户信息、国际金融信息以及法律政策等方面；秘书收集信息的主要渠道：大众传媒、图书馆、信息机构以及调查渠道。
因此，通过认真阅读本章的知识点并结合对所选案例的分析，能够比较全面地认识信息与信息工作，掌握收集信息的多种方法。
【关键概念】信息机构信息渠道信息范围信息收集
思考和训练
一、填空题
1.信息收集是通过各种渠道和方式_____的过程。
2._____是指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，获取信息。
3._____就是指将自己拥有的信息材料与其他单位的信息材料进行交换。
4.调查渠道是有目的、有重点、主动_____的重要方法。
5.获取信息是信息工作中的_____工作。
6.信息是一种资源，人们在获取它时需要特定的_____载体的传递。
7._____是衡量信息价值大小的重要尺度。
8.全面系统是指时间上的_____和空间上的广泛性。
9.文字形态的信息是以_____为载体的信息资料。
10._____的信息是指在人际交往中形成的存储在人脑中的信息。
二、选择题（每题有一个或多个正确答案）
1.询问法的优点是（）
A.应用灵活、实用B.直接交流，互动沟通C.能获得大量有价值的信息D.能获得语言信息和非语言信息E.能提供调查信息
2.收集信息的原则有（）
A.价值原则B.时效性原则C.层次性原则D.针对性原则E.全面系统原则
3.信息可以归纳、综合、浓缩的特性属于（）
A.客观性B.共享性C.可塑性D.利用性E.无限性
4.秘书收集信息在时间上要有（）
A.经常性B.超前性C.预见性D.平行性E.服务性
5.人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，收集、获取信息的方法是（）
A.问卷法B.询问法C.观察法D.阅读法E.交换法
6.秘书应获得多种形态的信息资料有（）
A.记忆形态的信息B.文字形态的信息
C.声像形态的信息D.自然形态的信息
E.社会形态的信息
7.阅读筛选信息资料的方法有（）
A.标记说明B.剪裁C.复印D.摘记E.留意标题
8.办公室常备的信息资料有（）
A.参考书B.档案C.统计资料D.地图集E.报纸、期刊
9.信息收集的要求是（）
A.价值性B.全面性C.层次性D.针对性E.时效性
10.收集信息的范围主要有（）
A.企业信息B.国际市场信息
C.国际金融信息D.贸易信息
E.客户信息
三、简答题
1.简述信息收集的方法。
2.简述信息收集的原则。
3.简述信息收集的范围。
4.简述信息收集的要求。
四、论述题
1.论述秘书收集信息的渠道。
2.比较秘书收集信息方法的优、缺点。
五、实务题
背景说明：你是杭宇茂盛公司行政秘书刘玉华，下面是办公室主任赵沈阳需要你完成的工作任务。
五、技能训练
1.情景
红星照明集团领导急需了解有关新产品——声控电灯开关的信息。假如你是厂办秘书，应该怎样尽快满足领导的需求？
任务和要求：
用最简洁的文字清楚地表述所做的工作的过程和完成任务的情况。
2.任务
通过互联网查找以下信息：
（1）最近一周内国际上发生的重大事件2～3则。
（2）与自己所学专业相关的最新信息2～3则。
要求：
（1）请尝试多种查找方式，详细记录两种以上查找过程和查找的结果。
（2）写出选择这些信息的理由，并说明这些信息留作何用。
