技能要求
●全面、准确地收集信息
知识要求
●办公室常备信息资料种类
●信息收集的意义、原则、方法、范围和渠道
第一节准确地收集信息
学习目标
本节内容实用性较强，采用理论教学与实践教学相结合的方式，通过仿真模拟训练，让学生掌握日常信息收集的方法。
案例导入
辽宁海蓝公司要开拓产品市场，需掌握大量商务信息。李敏惠深入市场，了解市场情况和产品需求，与消费者直接交谈，发放问卷收集消费者对产品的性能、服务等的反馈信息，通过网络检索更为全面、广泛的相关信息。丰富的信息，奠定了工作的基础。
[分析]
李敏惠在这项工作中采用了观察法、询问法、问卷法、网络法收集信息，从而获得了具有不同特点、层次和内容的信息。秘书应根据具体的目标需求，运用适当的方法收集信息。
理论知识
一、信息收集方法
信息收集是通过各种渠道和方式获取信息的过程。人们常用的信息收集方法有以下几种。
（一）观察法
观察法是收集、获得信息的最基本方法，是指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，获取信息。秘书通过亲自到现场，借助听觉、视觉或录音机、摄影机、摄像机记录客观对象的活动。运用观察法应有较强的信息意识，观察要全面、深入、细致，利用现代化手段。
1.优点
（1）方法简单、灵活；
（2）获得较为客观的第一手信息材料；
（3）适用于对环境、人物、事件实际状况的了解。
2.缺点
（1）不易收集到深层次信息；
（2）获得信息量有限；
（3）观察效果受秘书观察能力的影响较大。
（二）阅读法
通过阅读书刊等，从中获取信息。书刊等公开出版物是目前人们运用最普遍的信息载体，兼有宏观信息和微观信息，信息周转快。
1.优点
（1）获取信息方便；
（2）获得信息量大、适用性强；
（3）能全面提供工作需要的参考信息。
2.缺点
（1）书刊的信息来源多，信息可能失真、有杂质；
（2）需要筛选、判断信息的真实性。
（三）询问法
询问法是秘书通过提问请对方作答来获取信息的方法，是询问者意图完全公开的一种方式。询问的形式有人员询问、电讯询问、书面询问。人员询问是进行面对面交谈获取信息；电讯询问是借助于电话和传真等信息传递工具收集信息；书面询问是根据信息要求，设计制成有一定结构的大纲或统一格式的问答调查表收集信息。
1.优点
（1）应用灵活、实用；
（2）直接交流，互动沟通；
（3）能获得大量有价值的信息；
（4）能获得语言信息和非语言信息。
2.缺点
（1）要求秘书具有一定的素质和能力，能很好地运用询问技巧；
（2）书面询问较复杂、难掌握；
（3）费用较高、时间较长、规模小。
（四）问卷法
由收集者向被收集对象提供问卷（精心设计的问题及表格）并请其对问卷中的问题作答而收集信息的方法。
1.优点
（1）避免主观偏见，减少人为误差；
（2）节省时间、人力和经费，效率较高；
（3）收集的信息客观、真实；
（4）收集的信息便于定量处理和分析。
2.缺点
（1）问卷的回收难以保证；
（2）问卷的质量难以保证；
（3）要求被调查者具有一定文化水平。
3.问卷的结构
（1）封面信：说明调查者身份及调查内容、目的、意义；说明选取调查对象的方法和对调查结果的保密措施。
（2）指导语：对填写问卷的要求、方法、注意事项等作总体说明，一般以“填写说明”的形式出现。
（3）问题和答案：是问卷的主体。包括一般问题、主要内容、敏感性或复杂性问题、个人基本状况。
（4）其他信息：调查者姓名；被调查者姓名、地址、电话号码；问卷发放及回收日期等。
4.问卷的类型
（1）封闭式问卷：又称固定式问卷。它的答案是固定的，只能在规定的几个答案中进行选择，选定的答案划“√”。
例如，您喜欢哪一方面的书籍？
□政治理论□科学技术□文学艺术□企业管理□其他
（2）开放式问卷：又称自由式问卷。它没有固定答案，可自由回答问题。
例如，您选购商品时考虑的因素是什么？
您对家中使用的洗衣机哪些方面不太满意？
5.问卷法的步骤
（1）设计问卷。
（2）试用和修改：问卷设计出来后，可进行小规模试用，从中发现问题，进行修改，以保证收集到高质量信息。
（3）选定问卷调查方式。问卷调查的方式有：①报刊问卷，在报纸和刊物上公布问卷；②邮政问卷，通过邮局把问卷寄出，对方回答完后按指定地址寄回；③发送问卷，把问卷直接分发，对方立即填写，调查者直接回收问卷。
（4）对信息进行统计分析。
（五）网络法
网络主要是指以因特网为核心的计算机通信网络，它是以资源共享为目的，使用统一的协议，通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。网络所提供的信息服务有电子邮件服务、远程登录服务、文件传送服务、信息查询服务、信息研讨和公布服务等。
1.优点
（1）信息时效性很强；
（2）最新信息补充及时；
（3）收集信息迅速、广泛；
（4）收集信息不受时间、地域的限制；
（5）能收集文字图表信息和声像信息。
2.缺点
（1）信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾；
（2）需要掌握计算机知识。
（六）交换法
交换法就是将自己拥有的信息材料与其他单位的信息材料进行交换。秘书可通过交换信息的方式获得有关的信息，特别是与业务频繁的企业建立稳定的信息交换网络，在信息上互通有无。
1.优点
（1）实现彼此间的信息共享；
（2）获得信息及时、适用；
（3）节省信息收集时间；
（4）可临时交换各自感兴趣的专题性信息；
（5）可根据需要，商定交换信息的方式、内容，进行长期交换。
2.缺点
（1）信息交换建立在自愿、互惠的基础上；
（2）要注意信息保密问题；
（3）交换信息的范围窄。
（七）购置法
购置法包括订购、现购、邮购、代购等。主要购买与收集信息目标有关的数据、报刊、专利文献、磁带磁盘等。
1.优点
（1）相关信息比较集中；
（2）许多出版机构和书店都有订购业务；
（3）获得大量系统化、专业化知识信息。
2.缺点
（1）费用高、花费时间和人力；
（2）要从大量信息中筛选有价值信息；
（3）信息要经过真实性鉴别以后才可利用。
知识链接
一、信息收集的范围
信息收集是信息工作的基础性环节，信息收集的范围较广泛。收集信息的范围主要包括以下几个方面。
（一）企业信息
本企业的基础资料：企业的历史沿革资料、工作的经验和教训、学习科研成果、基本状况简介、规章制度、重要活动情况等。
企业概况：企业名称、地址、电话及图文传真号码、业务范围、近年来的营业额及利润等，企业的财务资产状况、企业的信誉与信用等级情况。
企业背景信息：企业的历史、企业的结构、主要行政负责人及股东的情况。
企业经营活动信息：企业各种专门的经营活动，如科研、新产品开发、新设备的购置、新的销售渠道、新的广告与推销策略等，企业进行的社交与公益活动等。
（二）国际市场信息
国际市场信息包括产品供应商，产品价格，同类产品的规格、性能和特点，产品的消费需求，市场竞争情况方面的信息。
（三）客户信息
客户信息包括客户的资信、经营方式、经营范围和经营能力、市场占有率以及客户的有关背景方面的信息。
（四）贸易信息
贸易信息包括市场消费动态，供需趋势信息；各种贸易机会，如各种订货会、商品交易会、展销会、博览会的信息；新技术、新产品信息；外资市场信息；国际劳务市场信息；竞争企业与生意合伙人的信息等。
（五）国际金融信息
国际金融信息包括国际金融动态、外汇汇率变化、国际证券市场行情、贸易对象国的利息率、汇率、投资、信贷等信息。
（六）法律政策信息
企业是在法律、政策、规定的指导和约束下进行涉外活动的，要充分考虑国际惯例及有关的法律、政策。秘书既应注意收集我国现有的法律、政策、规定，也应注意收集与本企业有贸易业务的国家的法律。
（七）交际活动信息
凡是企业领导要参加的各种交际活动，秘书都要及时掌握有关方面的信息。
要迅速掌握会见活动的内容、时间、地点、具体要求等情况；设法掌握对方的背景资料、生活习惯、饮食特点、嗜好、忌讳等情况，明确上级主管部门对这次会见的指示或批示。
二、信息收集的渠道
信息收集的渠道主要有以下几种。
（一）大众传播媒介渠道
大众传播媒介包括广播、电视、报纸、期刊及其他文献载体，是现代社会获取信息的重要途径。
（二）图书馆
图书馆是信息的宝库，能提供借阅、阅览及访问计算机媒体等服务。可以到不同类型的图书馆查阅信息，如企业内部图书馆、公共图书馆、大学和学院的图书馆。
查找用书需查阅图书馆目录，填写索书单，办理借阅手续。
（三）数据库
只要有一台计算机、一个调制解调器和适当的软件，就可以进入存储大量信息的联机数据库获取信息。数据库各有特色，可提供不同的信息。
（四）供应商和客户
供应商能提供的信息有：目录形式的产品信息、广告材料；需要其提供的特定服务的信息。客户可提供的信息有：调查表形式的市场信息、服务的反馈信息；竞争对手提供的服务和产品的信息；产品和服务的需求信息。
（五）贸易交流
秘书应尽可能多地参加贸易和学术交流活动，扩大视野，积累信息。要利用各种贸易交流机会，如展销会、交易会、洽谈会以及学术交流会，进行调研，了解情况，索取信息材料，在相互交流中获得能满足需求而又相对集中的信息内容。
（六）信息机构渠道
信息机构肩负着信息传播中介的使命，它成为信息源的集散地，成为人们获取、利用信息的主要场所和工具。可委托信息机构定向收集相关信息。当企业要与某厂商谈生意，需了解该厂商的信誉及经济实力等情况时，可委托有关信息机构调查、收集信息，从而掌握贸易主动权，减少贸易风险。秘书要善于利用信息机构所储存的丰富的信息资源。
（七）关系渠道
人们要在业务往来活动中获取信息，如在同有关的海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门的业务往来中，不失时机地掌握经济信息，了解相关法规、条例，收集各种信息。
人们要在人际关系交往中捕捉新情况、新动态、新信息，善于与人交友，利用交谈、来信、来访和接听电话了解信息，获取第一手材料。
下属要善于在上级主管部门的指导、监督工作中把握信息；在会议、会谈中收集信息；在有关收文、承办的文书、电报中获取有价值信息。
（八）调查渠道
调查渠道是有目的、有重点地主动收集信息的重要方法。人们亲自深入现场，通过各种途径和方式，直接收集第一手资料，挖掘层次更深、质量更高的信息内容。
下属陪同领导外出时，是收集信息的极好机会，应利用考察、实地调查和亲自感受获取信息，深入了解市场情况。
（九）信息网络渠道
网络是信息收集、传递和加工不可缺少的渠道，是信息源和信息需求者之间的媒介。纵横交错、四通八达的计算机信息网络，实现了信息资源的广泛共享和充分利用，大大提高了信息收集和传递的效率。
三、涉外经济信息的收集
国际市场的瞬息万变和错综复杂性，更加决定了信息的多样性和广泛性，也带来了搜集信息的艰难性，尤其对于涉外经济信息更是如此。因此，涉外秘书人员要想及时、准确地提供足量的信息为领导决策服务，就必须采取多渠道、多层次的方式进行搜集。一般来说，有以下几种办法。
（一）委托现有信息业或代理机构
当代信息业的迅速发展，已使大多数市场调研成为一种独立的产业。它能为企业提供专门知识，具有现成的经验和专门设备，专业化分工的成本比企业自行搜集、处理信息的成本要节省；同时，独立的代理机构能比较客观、冷静地分析情况。
涉外企业如果需要掌握某种商品在某个市场的有关信息，就可以委托这样的专门代理机构去调研、搜集。采取这种方法，对于涉及出口业务不久或准备搞出口的外向型企业来说，比较容易上手，既方便又经济。但这样做应注意以下几点：
1.要极其谨慎地选择一个最适合于所要求的具体工作的代理机构，因为一个代理机构对多种调研同样擅长的情况是罕见的。
2.委托合同要明确调查的范围和研究方法、适当的支付条件、可靠的工作人员、最后的限期、最终的报告的性质等条款。
3.与代理机构在合同期内保持定期联系以掌握进度，保证所需市场信息的质量。
（二）订阅国内外主要电讯和有关的报刊资料
1.联合国各经济组织收集和发布的各种经济资料。
2.国外权威性的或有影响的报纸、杂志、书籍所披露的资料。
3.国外出版的公司手册。
4.世界各大通讯社、电视网播放的经济、贸易新闻综述以及每日金融贸易电讯。
5.国外经济学家、企业家、金融界决策人士和国际组织机构的权威人士的演讲、活动、发表的文章等。
6.我国外贸高等院校、高等院校有关外贸专业和外贸科研机构搜集、发表的各种情报资料及科研论文，这也是一个资料来源，包括年鉴、年报、统计、海关册、词典、字典等。借助于这些资料从事各种专题研究，可以大大压缩掌握信息的时间、精力和费用。
