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第45章 附录五磁性载体档案管理与保护规范(2)

7.2.2清洁管理要求

A.不要用手触摸磁带(软磁盘),应带非棉制手套操作;

B.不要使磁带(软磁盘)接触不清洁表面,如地面、桌面等;

C.装磁带(软磁盘)的装具应洁净无尘;

D.库房地面不应打蜡、铺地毯;

E.吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外;

F.库房中禁止使用打印机。

7.2.3风压要求

库房宜保持为正压,减少灰尘对环境的污染,库房中应无腐蚀性气体,并保证通风良好。

7.2.4防水要求

库房内的设备要避免水淹,磁带(软磁盘)架最低一层搁板应高于地面30cm以上。

7.2.5防火要求

A.库房及装具应使用耐火材料,库房内及附近不得有易燃物品;

B.库房内严禁出现明火;

C.库房中应备有C02型灭火器;

C.库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少,并且应摆放整齐,不能有路障;

D.对重要档案应专柜存放。

7.2.6防磁要求

A.磁性载体档案与磁场源(永久磁铁、马达、变压器等)之间的距离不得少于76mm;

B.可使用软磁物质(软铁、铁淦氧、镍铁合金等)构成容器、箱柜,对磁场进行屏蔽;

C.磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中,应距容器外壁至少76cm;

D.使用无屏蔽的容器运输时,磁性载体档案距容器外壁至少76cm;

E.不得将任何磁性材料及其制品(包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等)带入库房;

F.在存有重要档案的库区,应设置测磁设备,以查出隐蔽的磁场。

7.2.7防紫外线要求

不允许紫外线直接照射磁性载体档案。

7.2.8放置要求

磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)盒中,垂直放置或一盘盘悬挂放置。

7.2.9保养及维护

应定期保养及维护磁性载体档案,并应建立磁性载体档案检测、保养卡,包括:

A.清洁

要保证磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁,除要定期清洗磁带外,当发现运行磁带(软磁盘)有碎片脱落时,应立即对全系统进行清洗,磁带盘、磁带盒清洗溶剂可选用二氯二氟甲烷、异丙醇、甲醇等,并在通风良好的环境中操作。

B.倒带

1)倒带间隔

在温度为18±1℃、相对湿度为40%±5%的环境中储存的磁带,建议倒带间隔为3.5年。如果不能保持上述温、湿度范围,倒带间隔应视保存环境不同相应缩短。

2)倒带卷绕张力

倒带速度要慢,张力要恒定,保持1.7~2.2N(牛顿),倒带后,磁带要保持在标准的读/写(录/放)状态。

C.检查及修复

检查及修复包括:磁带(软磁盘)外观检查、计算机磁带漏码/误差检查及受损磁带(软磁盘)修复。遭受高温、水泡的磁带,其处理方法见附录B。

D.复制

1)每年对大型磁性载体档案按3%的比例随机抽样读检,如发现有永久误差,则应对整套磁性载体档案重新检查,对发生永久误差的磁性载体档案进行复制;2)极重要磁性载体档案的复制周期由单位自定;3)正常保存的磁性载体档案,可每10年复制一次。

7.3再使用

磁性载体档案再使用场所的温度、相对温度与库房的温度、相对湿度相差范围应分别为±3℃、±5%。否则,应在再使用前,将计算机磁带在使用环境中平衡3天以上,录音带、录像带需平衡24小时以上。在读带前还应将磁带按正常速度全程进带、倒带各两次。

7.4运输要求

7.4.1磁带(软磁盘)应封装在塑料袋中,再放入容器里运输,运输时要轻拿轻放,严禁剧烈震动和翻滚。

7.4.2应防潮、防曝晒、防重压。

7.4.3运输环境的温度、相对湿度范围分别为4~32℃,20%~80%。

7.4.4应避免使用金属探测器进行探测(X射线除外)。

7.5特殊要求

除遵守前面各项内容外,还应注意:

7.5.1磁带

A.拿取卷轴时,要拿轮毂处,不要挤压法兰盘;

B.剪掉磁带末端已经损坏的部分;

C.不能将磁带末端接触脏的地方(如:不能将磁带拖到地面上等);

D.应仔细将磁带装在卷轴上,防止它的末端皱折;

E.开始记录之前,应留出不少于1m的空白带;

F.至少用15分钟时间运转磁带,检查带边的卷曲情况,并观察装在卷轴上的磁带是否平坦整齐,带边有任何变形迹象都是不允许的;

G.储存前应将磁带在储存环境中重新卷绕。

7.5.2软磁盘

A.不要弯折软磁盘;

B.不要用橡皮筋、曲别针来固定软磁盘的纸套;

C.应先将标签写好,再贴到软盘上,如软盘上已有标签,不要用硬笔如圆珠笔在盘上写;

D.软磁盘上不能放置重物;

E.如要修改盘上标签内容,应划改。

7.5.3录像带

除遵守前面各项内容外,还应注意,不要将录像带放在电视机壳顶上。

7.5.4磁带机、软盘驱动器及工作间应定期检查及清洗磁带机、软盘驱动器;磁带机及软盘驱动器应放在上风口,而易产生碎屑的设备如打印机、穿孔机等应置下风处。工作间的要求见附录C。

7.5.5磁性载体档案数据的保护

A.避免机械原因损坏磁带、软磁盘;

B.在使用时,严格遵守操作规程;

C.避开强磁场;

D.使用工具软件查阅文件内容时,应谨慎,防止破坏文件。

附录A筛选劣质磁带的试验

作为长期储存,绝不能用劣质磁带,用下述方法可确定出黏合剂质量特别差的磁带。可根据需要从每一批磁带中随机选取若干盘进行试验,步骤如下:

1.检查室内环境下录像带的RF(射频)幅度和失落率、计算机磁带的漏码率;

2.在相对湿度为80%~95%、温度为49~55℃条件下放3天;

3.再在室内环境下放置至少24小时;

4.再检查RF的幅度和失落率,测量方法参见GB/T14307-93;检查计算机磁带的漏码率。

好的录像带RF失落率应不大于最初失落率的两倍;好的计算机磁带的漏码率应不大于最初漏码率的一倍,而且氧化物层脱落迹象很小。

附录B磁性载体档案遭受高温、水泡后的处理方法

1.高温

磁带经受高温后,首先应在室温环境下稳定几天,然后在磁带机上慢速运转,并转录到另一盘磁带上,将两者同时保存。

2.水泡

如磁带被水浸泡,应先用无纤维毛巾将磁带擦干,然后在温度约为50℃的烘箱内悬挂3天,再在正常室温下放置2小时。用磁带机缠绕2次后方可使用,并且应复制。

附录C工作间要求

对工作间的要求如下:

1.工作间应是清洁的,且温、湿度可控;

2.工作间应使用稳压、稳频电源;

3.直接工作区内禁止吸烟、喝饮料及吃食品;

4.卷轴(包括空轴)应放在专门的保护容器内;

5.不应把磁带(软磁盘)放在热的地方,比如接近热源或阳光直射处;

6.定期对工作间的磁带机、软盘驱动器的机械、电气部分进行系统的检查;

7.应保持磁带机、软盘驱动器全部磁带、软磁盘接触面的清洁;

8.工作间应备有磁带清洗机和检验器,并用来清洁和卷绕磁带。

附加说明:

本标准的附录A、附录B、附录C都是标准的附录。

本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。

本标准起草单位:国家档案局档案科学技术研究所、航天工业总公司档案馆。

本标准主要起草人:商平安、吴筑清、沈莹、王朝驹、杜霞飞。

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