技能要求
●设置适应本单位需要的档案机构
●拟订本单位的档案管理制度
●进行特殊载体档案保管和利用
知识要求
●档案微观管理体制的内容
●档案机构的类型
●特殊载体档案特点和作用
第一节制定档案管理制度
学习目标
能够根据单位档案管理实际需要制定系统的档案管理制度。
案例导入
宁波海神公司总经理很重视档案工作，一天他路过档案室，听见一个人对另外两个人说：“这是你们要的那卷吗？”另外两个人看了看，点点头，拿着那份案卷走了。两个人走后，总经理问道：“档案室可以随便进吗？”那位工作人员说：“当然可以。”总经理回去后，立刻打电话严厉地批评了档案工作主管，责令其立刻建立档案管理制度。
[分析]
档案室是保管档案的重地，不是任何人可以随便进入的地方。如果人人都可以随便出入，就无法保证档案的安全与保密。
理论知识
建立完善的档案管理制度才能保证档案管理工作的顺利进行，而档案管理制度建立的完善与否，直接关系到档案管理工作的质量。
一、档案管理制度的内容
档案管理制度是人们科学管理档案、做好档案工作的重要依据，也是监督、指导、检查本单位档案工作的必要手段。档案管理制度有档案行政管理制度和档案业务管理制度两大类。档案行政管理制度，是保证档案工作在本单位全面落实的行政性管理制度，如档案管理办法、档案工作岗位责任制、文件材料立卷归档办法，具有适用范围的广泛性和发挥作用的间接性的特点。档案业务管理制度，是关于档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等业务工作的操作性的制度，如档案分类编号办法、档案库房管理制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、企业特殊载体档案管理制度（包括音像档案、电子文件和电子档案、实物档案等管理制度），具有使用范围的专有性和专业性的特点。
二、档案管理制度制定的要求
档案管理制度的制定要求有：
1.要符合有关法律法规的要求，不能互相冲突，要有一定的灵活性；2.要与单位内部其他各项管理制度相衔接；3.要符合本单位工作活动及形成文件的实际；4.制度的内容要具体、明确，可操作性强。
三、建立档案管理制度的意义
建立档案管理制度的意义有：
1.档案管理制度是单位档案管理行为的准则和档案业务建设的依据；2.建立健全并严格执行档案管理的规章制度，可以为实现档案科学管理和有效开发利用创造条件；3.建立健全并严格执行档案管理的规章制度，是单位加强基础管理、全面提高竞争力的客观需要。
四、档案管理制度的涉及范围
一般来讲，一个组织的档案管理制度主要涉及以下几个方面。
（一）档案管理办法
档案管理办法规定档案管理的总体要求和原则，明确档案事务中的各种关系。
内容包括：总则、档案管理体制及其职责、文件材料的形成与归档、档案的管理、奖励与处罚等。
（二）文件立卷归档制度
文件立卷归档制度既是组织职能部门进行归档工作的基本规范，又是组织档案部门指导、监督和检查文件归档工作的依据，也是做好档案收集工作的依据。归档制度内容主要包括归档范围、归档时间、归档分数、归档要求和归档手续等。
（三）档案借阅制度
档案借阅制度内容包括阅览室接待对象、档案材料的阅览范围、批准权限和入室手续、档案索取和归还手续以及利用者应爱护档案等若干具体规定等（如开放档案范围、开放档案利用要求、利用方式、利用手续以及复制、公布等事项）。
（四）档案保管制度
档案保管制度内容包括档案安全问题、进出库房登记、库藏档案定期检查、设备管理、清洁卫生等方面。
（五）档案鉴定工作制度
档案鉴定工作制度内容包括各种类型的档案的保管期限的确定、档案鉴定工作负责人、鉴定程序、销毁档案的审批程序等。
（六）档案保密制度
档案保密制度内容包括保密工作的组织、档案保密措施、保密人员要求、密级档案的保管、利用密级档案的审批程序、利用密级档案应遵守的规定、密级档案的降密和解密、泄密应承担的责任等。
（七）档案人员岗位责任制度
档案人员岗位责任制度内容包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖励措施。
（八）档案库房管理制度
档案库房管理制度内容包括档案库房管理的原则、档案安全保管的总体要求、库房管理措施、库房温湿度的控制和有关的纪律规定。
知识链接
一、档案工作的组织领导
由于设有专门的档案事业管理机构，因此，档案工作是在党和国家的领导下，通过档案事业管理机构进行统一领导和管理的。
中央为了管理全国的档案工作，设立了国家档案局。国家档案局是全国档案事业的最高领导机关，在集中统一管理党和国家档案工作的原则下，对全国档案工作进行指导、监督和检查。地方各级档案局（处、科）在地方党和政府的领导下负责统一掌管地方档案事务，对所属地区内档案工作进行监督、指导和检查，在业务上受上级档案事业管理机关的指导。
档案事业管理机构对档案工作的组织领导的职责主要体现在：拟定档案工作规章、办法，建立国家档案工作制度；指导和监督各机关、单位的档案工作；规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作；研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督和审查有关档案的销毁；组织和指导档案干部间工作业务经验的交流，档案工作干部的专业教育和档案科学的研究；党和国家领导机关交办的有关档案工作的其他事宜。
二、档案管理工作人员的素质要求
档案工作人员含义较为清楚，主要是指从事档案管理工作的人员。这些人员包括机关档案室、各类档案室以及档案管理事业机构的工作人员。档案人员目前国家有专门的职务序列职称。
文书工作和档案管理工作人员是文书工作和档案工作的主体，没有这些人员的辛勤劳动，文书工作和档案工作就是一句空话。文书和档案工作人员具有相同的素质要求，这些要求主要有以下几条：
第一，要有高度的政治责任心和思想觉悟，忠于职守，廉洁正派。
第二，要有现代科学文化知识和基本业务技能，知识丰富，技能熟练。
第三，要有严谨细致的良好作风，埋头苦干，任劳任怨，甘当无名英雄。
第四，要有守口如瓶、严守机密的保密观念，不传密、不泄密，保证党和国家以及本机关单位机密的安全。
注意事项
一、档案管理制度的制定符合国家有关档案法律法规和企业法律法规的要求，不能相互冲突，同时具有一定的灵活性。
二、档案管理制度的制定，要符合本单位的生产经营活动及形成文件的实际。
1.档案管理制度的制定需与单位内部其他各项管理制度相衔接。
2.制度条文必须明确，可操作性强。
第二节档案机构设置
学习目标
能够设置适合本单位的档案机构。
案例导入
1996年杭海公司成立，当时公司有50个人，档案工作由负责行政事务的刘林兼管，档案工作也只仅限于档案收集、整理。经过5年的发展，公司越做越大，员工发展到1000人，档案工作依然是刘林负责，他建议领导建立一个专门的档案机构，设置几名档案专员负责档案工作。领导考虑到实际情况，听取了他的建议。因此，档案管理工作没有被忽视，并从此走上了正轨。
[分析]
由此可见，档案机构的合理设置，是档案工作的组织基础，机构设置的合理与否，直接关系到档案工作的质量。
理论知识
各单位在设置档案机构时，要充分分析本单位的实际情况，包括本单位的性质、规模、人员构成情况、内部机构设置、资金条件等，根据需要建立适合本单位的档案工作机构，同时要考虑本单位的未来发展方向，设置经济适用、切实为广大用户服务的档案工作机构。
一、档案机构类型
在我国档案工作的长期实践中，档案工作机构的组织形式大致有以下两种类型。
（一）分立型档案工作机构
所谓分立型档案工作机构，是指仅仅负责管理组织某一类的档案机构。由于只各自管理一类档案，所以在一个企业内部往往要设置若干个不相统属、各司其职的档案工作机构。例如，管理组织党务、行政、群团等方面档案的“文书档案室”；管理企业产品、基建、设备等方面档案的“科技档案室”；管理企业职工人事方面档案的“人事档案室”等。这些机构的领导关系是各不相同的，如文书档案室归档组织的党办或厂办领导，科技档案室则归企业技术负责人领导，同时，这些机构之间也少有往来，缺乏业务上的联系。
分立型档案工作机构是档案工作发展过程中自然形成的，带有自发性的特点。
过去的档案工作内容较单一，涉及的档案类型不多，利用要求不高，所以逐步形成了分立管理的模式。在新的形势下，这类机构也不太适应企业改革和档案工作发展的要求，并暴露出一些问题。例如，在某些档案材料的归属上容易发生矛盾，难以提供综合性信息，查找利用不太方便，不便于统筹规范，容易产生人、财、物的浪费等。
（二）综合型档案工作机构
所谓综合型档案工作机构，是指统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。
综合型档案工作机构又可分为若干具体类型：档案处、档案科、档案馆、档案室、档案资料信息中心等。这些机构有的主要以行政机构的形式出现（如档案处、档案科），有的主要以事业机构的形式出现（如档案馆、档案资料信息中心）；有的适合大（中）型企业（如档案处、档案馆），有的适合中小型企业（如档案室）。一个企业一般只需要采取其中的一种具体类型。
综合型档案工作机构的领导关系，由于机构具体类型的不同，也可分为几种情况：其一，大型企业设立的直属的综合型机构，直接由企业分管负责人（一般为副厂长、副县长、经理或总工程师）领导；其二，中型企业设立的综合型机构，由企业分管负责人领导，如属非直属机构，可以挂靠在企业行政办公室，由行政办公室主任具体负责；其三，小型企业设立的综合型机构，也要有一名企业负责人分管，如属非直属机构，可以交由企业的行政办公室或总工程师办公室领导。
在实际操作中，大多数组织采用建立综合型的档案工作机构。因为，与分立型机构相比，它具有以下明显的优点：
（1）有利于档案工作机构的稳定。实行档案综合管理，档案工作机构得到调整和充实，有的成了组织内部直属单位，其稳定性增强，受组织内部机构改革的冲击减弱，可以在一定程度上保证档案工作的持续、稳定、健康发展。另外，综合性档案工作机构在对外联系和交往方面更加便利、有效，组织档案工作与国家整个档案事业体系的关系更为密切。
（2）有利于档案工作职能的发挥。综合型的档案机构归口统一管理组织档案工作的所有事务，其业务管理和行政管理双重职能的行使以及相关的编制、经费等问题的落实，既能受到国家有关档案工作的政策法规的保护和支持，也容易得到组织本身的认可和肯定。
（3）有利于档案工作所需人力、物力和财力的保障。实行档案统一管理，通过适当的安排和统一调配，档案工作所需的人力、物力和财力可以得到进一步的保证，甚至有一定的节约。例如，通过换岗、轮岗使档案工作者一专多能，通过统一调配使用保证库房、设备、装具的规范、美观和节省，通过资金的集中使用能开展一些大的项目等。
（4）有利于档案工作业务的开展。档案工作应该采取何种管理体制和管理模式，关键是要看这种体制及模式是否有利于业务工作的开展，是否更有利于提高业务工作的水平和质量。实行档案综合管理，统一了各类档案的业务管理制度和要求，使档案的业务管理水平上了新的台阶，管理更规范，保管更安全，查找更便捷，利用更有效。
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一、常见的档案工作机构
（一）档案室
档案室是各组织（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本组织档案的内部机构，是整个组织的组成部分。从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
我国档案室数量多、分布广、类型复杂。归纳起来主要有以下几种类型：
1.普通档案室。
2.科技档案室，即保管科技档案（一般也管理科技资料）的专门档案机构。
3.音像档案室，即保存影片、照片、录音等特殊载体的档案室。
4.人事档案室。
5.综合档案室，它统一管理本单位形成的各种普通档案、专门档案和特殊载体档案。
6.档案信息中心。
一些大型企业单位正在试行档案、图书、情报的一体化管理，它是在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上设立的统一的信息管理机构。这种组织形式便于建立计算机管理系统，只有利于现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。
（二）企业档案馆
企业档案馆是20世纪80年代中后期以后出现的一种档案馆类型。企业档案馆是收藏和管理本企业的档案，并主要为本企业服务的档案馆。企业档案馆在保管范围上与综合档案馆、专业档案馆有所不同，收藏和管理的是本企业的档案；企业档案馆在服务的方向和范围上主要是面向企业内部，同时又要在一定程度上向社会开放。
