技能要求
●科学利用档案
●开展档案信息的深层次开发
知识要求
●档案利用的概念和意义
●开展档案利用的方式
●开展档案信息深层开发的途径
第一节科学利用档案
学习目标
掌握并提供多种利用档案的方法和途径。
案例导入
案例1
武汉大地公司于1970年成立，是一家拥有设备固定资产3亿多元的国有中型独资企业。公司于2005年通过ISO 9000国际质量体系认证，主要产品被中国统计学会等多家单位评为中国“十大名牌”产品。公司设有设备档案室、土建档案室和人事档案室，其中设备档案室现存档5000余卷，底图36900余张，常用档案3500余卷，底图30000余张。
公司档案工作人员抱怨，平时除了完成必要的整理工作，就是看着这堆纸，偶尔为上门查找档案的用户查查档案外，没什么事情做，太无聊了。档案部门负责人李阳了解到这一情况后，首先让档案工作人员进行利用统计，发现近两年在各部门对档案的利用中，只有对设备档案利用频率较高，于是发动档案部门工作人员的积极性，为公司创造了巨大的经济效益。具体结果：2006年调档563次，综合效益412万元；2007年调档220次，综合效益552万元；2008年调档415次，综合效益4060万元；2009年调档550次，综合效益5021万元。
[分析]
档案并不是我们所看到的那些表面静态的纸，其中蕴藏着巨大的价值。但这些价值不是自动能实现的，关键需要档案工作人员对其内容的开发利用。为用户提供利用是档案工作的最终目的。因此，我们应在做好档案整理工作的前提下，重点进行档案信息开发，为用户提供便利的服务，充分实现档案及其工作人员自身的价值。充分发挥档案的作用，实现档案的价值，是档案工作的根本目的。商务秘书要通过各种方式提供档案，满足实际利用的需求。
案例2
深圳华氏公司档案部门工作人员向于温华反映，很多借阅档案的公司员工不及时归还档案，严重影响了他人的利用。而且，有的人虽然还了档案，但由于其不注重保护，有的档案被褶皱了。于温华通过调查，了解到很多借阅档案的人其实只需利用几分钟就可以解决问题，但由于档案室较小，不方便查阅，于是就带回去看，这一带回去，就不知道还了。针对这种状况，于温华向上级领导申请了一间阅览室供借阅人员使用，并组织档案工作人员制定了档案借阅制度和档案催还制度，保证了档案的按时还归。
[分析]
于温华的做法是站在用户的角度，为用户服务，同时完善自身的制度缺陷，充分体现了档案工作者的桥梁作用，提高了档案工作的地位，实现了档案工作者自身的价值。
理论知识
一、开展档案利用的方式和途径
数量庞大的档案，通常是根据其自然形成的体系整理和存放的，而档案的使用者则有着不同的、特定的利用需求。为了满足利用者不同的需求，通过各种方式有效地提供档案和有关资料，建立起档案的检索系统，以方便使用者迅速、快捷地查找到档案。开展档案利用的方式和途径有很多，主要的有以下几种。
（一）开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅
通过开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅。这种方法，在企业被广泛使用。
阅览室是联系档案的保管者和利用者的纽带，是档案工作发挥作用的主渠道，是社会各界了解和认识档案事业的窗口。一般要做好以下几个方面的工作。
阅览室的设置需兼顾优质服务和严格管理两个方面。
阅览室要求明亮、宽敞、安静、舒适、清洁和方便。一般应有服务台、阅览桌和存物处等设施。阅览桌以无抽屉为宜，以便于管理人员必要的监护。为方便利用，还应准备一些工具书以及与所藏档案密切相关的参考材料。
（1）建立必要的规章制度以维护阅览室秩序和档案的安全。
阅览室开放制度内容包括：阅览室接待对象、档案材料的阅览范围、批准权限和入室手续、档案索取和归还手续以及利用者应爱护档案的若干具体规定等。
（2）为方便科技人员迅速地大量查阅，在某些企业、事业单位，可以有条件地实行内部开架阅览。
开架阅览的基本做法是：第一，可供阅览的是科技档案副本；第二，开架的科技档案是非密的或密级较低的；第三，提供专门的开架阅览场所；第四，编写开架部分科技档案的检索目录，注明存放位置，并在每个阅览架上编制“科技档案检索图表”；第五，有资格进入开架阅览室的是本单位内部的有关人员。
（二）档案外借
档案外借是指按照一定的制度和手续，将档案携出档案馆或档案室阅览、使用。
档案馆档案一般不借出馆外使用，在个别情况下，为照顾某些工作岗位的特殊需要或必须用档案原件证等特殊需要，才可以将档案暂时借出馆外。在机关和企业内部，尤其是企业，档案携出档案室使用，包括到科研、生产一线现场，则相对多些。但特别珍贵和易损的档案，是禁止借出的。
为了便于掌握档案流动情况和安全检查，档案被借出时，应作借出记录，可以填制“代理卡”放在档案原来存放位置上，借出的档案归还后将代理卡撤出。
（三）制发档案复制本
根据档案原件制发各种复制本，是开展档案利用工作的一种重要方式，又称复制供应。其包括内供复制和外供复制。外供复制又是实现科技档案有偿交流的一个途径。
档案复制本分为副本和摘录两种。复制方法主要有复印、手抄、打字、印刷和摄影等。
这种方式有较多的优点，既可以提高档案利用率，缓和供需矛盾，又便于保护档案原件。这种方式也有一些缺点：第一，利用者查阅档案，总想看到原件，尤其用作凭证时，一般的档案复制本往往不令人满意。第二，由于现代复印技术的快速发展，尤其是静电复印机的广泛应用，有可能使复制本失控，造成多处多份复制，随意公布档案的事情发生，不利于档案保密和维护技术产权等方面的权益。为此，必须对档案复制本制发范围和批准权限作严格管理规定。单位秘书在有关事务中要切实负起责任。
在企业档案部门中，有一种与复制供应密切相关的提供利用服务方式，称为技术市场交流。它是指企业档案部门将企业的科技成果档案制成复制品后，推向市场，参与技术贸易，为企业创造更多的经济利益。这种方式能够给企业带来一定的经济效益，对科技成果的时效性要求较高，在为技术信息市场化服务的过程中，应注意保护企业技术秘密。
（四）出具档案证明
档案证明是档案保管单位向申请询问、核查某种事实在所藏档案中有关记载为利用者出具的书面证明材料。
在社会生活中，有些机关、企事业单位或个人，为处理和解决问题往往需要档案部门提供证明材料。例如，公安、司法、检察部门在审理案件过程中需要证明材料；个人在确认工龄、学历、职称方面需要证明材料等。
出具档案证明，档案人员只有在利用者正式申请下才能进行，而且对申请的审查和证明的拟写，都必须认真对待。申请书应写明要求出具证明的目的以及所查证问题的发生地点、时间和经过。档案证明一般应根据档案的正本或可靠的副本来拟写。在没有正本或副本的情况下，也可利用草稿（草案）。不论根据什么材料，都应注明其出处。出具档案证明时，档案工作人员不能妄加评论和结论，只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到原件的字、句，甚至标点完全吻合。证明填写好后，必须加盖公章，这样拟写的档案证明才能生效。
（五）提供咨询服务
咨询服务形式是档案人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得有关某一方面档案的线索。档案人员会接触到各种情况的咨询业务，有一般性咨询，也有专门性咨询；有事实性咨询，也有知识性咨询；有专题研究性咨询，也有情报性咨询。
（六）印发目录
印发目录方式多用于科技档案的利用服务工作。它是将档案目录印制分发到有关部门。其包括内部印发（向内部各机构和下属单位印发）和外部交流两种。其目的是为了交流情况，互通信息。
（七）举办档案展览
档案展览，是根据某种需要，按照一定主题，系统地陈列档案材料。这是通过展示和介绍有关档案的内容和成分而提供利用的一种服务方式。
档案展览的作用突出地表现在两个方面：
第一，有利于宣传档案意义和提高社会档案意识。参展的档案材料一般是经过精心挑选的，容易给观众留下深刻的印象，进而引起人们对档案和档案工作的进一步重视，增强档案意识。
第二，有利于广泛发挥档案的作用。举办档案展览本身就是一种提供利用的方式，而且这种形式能在一定时期、一定范围内满足较多观众的参观要求，服务面广泛。这种形式会使档案的宣传教育作用得到充分发挥，能取得其他任何形式都达不到的广泛、深刻、生动的效果。
举办档案展览，要注意突出其思想性、科学性、业务性和艺术性。为使其达到满意的效果，首先要选好展览主题，然后精心选取和组织材料。档案馆根据自身的条件，可在馆内设长期的展览厅（室）；也可平时配合当地各种工作和有关的活动，酌情举办各种类型的档案展览会，如历史档案展览会、革命历史档案展览会、各种纪念活动；或配合机关工作，举办各种小型的展览会，如工作或生产、科研成就、工作成果等。其次要对入选档案合理分类，编写前言、各部分标题、提要和介绍。围绕主题挑选档案，是组织展览过程中最重要的一环。档案展览内容的思想性、科学性和展出的效果如何，往往取决于展出档案的内容和种类，要选择最有价值和最有意义的材料，特别是选择能正确反映历史事件、提示事物本质的材料。此外，还必须注意档案的保护和保密工作。对于机密档案，要严格按照事先确定的范围组织参观。展出的档案一般都用复制品。必须展出原件时，应采用透明装置保护措施，以防止档案的遗失和损坏。
知识链接
（一）档案利用工作的内容
档案利用工作，是指采用多种有效的方式直接提供档案及其信息加工材料，及时、准确地满足用户对本单位档案的利用需求的工作。从严格意义上讲，档案利用工作又可以区分为“提供档案利用”和“利用档案”这两个既有密切联系又相对区别的概念。
“提供档案利用”针对档案管理者而言，是指档案管理部门和人员以所藏档案信息资源作为基础，通过一定的方式和途径，直接提供档案，为前来了解查询问题的利用者提供服务的工作；“利用档案”针对利用者而言，是指利用者以阅览、复制、摘录等形式使用档案的活动。善于利用档案馆、档案室的档案，是现代秘书人员的基本功。
档案利用工作的内容主要是：熟悉本单位档案资源的内容成分，了解单位的业务活动及业务流程，掌握用户对档案信息的需求，通过咨询和接待等服务工作，把经筛选鉴别、加工整序、编目汇纂出来的档案信息提供给用户，满足其利用需要。
（二）开展档案利用工作的意义
1.档案利用工作是档案工作的根本任务
档案事业的发展离不开社会对档案的利用，我们做档案工作不是空头的理论工作，而是要把它付诸行动，应用于实践，为国家和社会的各项工作服务。各机关、企事业单位设置档案室和专职工作人员，其目的就是利用档案为国家服务。由此可见，档案利用工作是实现档案工作目的的关键，是手段，是档案工作的根本任务。
2.档案利用工作为档案工作提供了展示平台档案利用工作运用各种形式为档案工作提供材料，为社会服务，利用工作可以通过宣传，使人们认识其社会价值和重要地位，或者直接与利用者发生关系，体现档案工作的服务性和政治性，进一步提高自身的利用价值。因此，有人总是把档案利用工作比喻成联系社会的一个窗口，利用工作做得如何，是衡量档案室（馆）业务开展的程度、工作好坏的主要标志。
3.档案利用工作是档案工作中最富有活力的一环档案利用工作与社会服务者有着密切的关系，是利用者与被利用之间的桥梁和纽带。档案利用工作为服务者提供材料，服务者可以为档案工作着力宣传，两者之间相辅相成，休戚与共。另外，档案利用工作对整个档案工作有着检验和督促作用，平时工作中要监督各项工作做到防患于未然。在利用工作中可能会遇到各种各样的困难，或意想不到的事件，这时就需要我们有着严谨的态度去发现档案工作中出现的问题，看看材料收集是否齐全，整理是否系统，鉴定是否准确，保管是否安全，且做到合理修补。
