（二）纵向反馈和横向反馈
1.纵向反馈
纵向反馈是指自下而上的流动，即在同一系统内向上级管理部门和决策层反映执行指令信息情况的一种反馈形式。
2.横向反馈
横向反馈指同级组织之间的信息反馈。
（三）前反馈和后反馈
1.前反馈
前反馈是在信息发出之前，信息的接受对象向信息发出者表示的要求和愿望，希望将要发出的信息能满足自己的需求。如来自基层和群众中的建议和呼声等。
2.后反馈
后反馈是在信息发出后，信息接受者对信息作出的反应。
四、信息反馈的主要内容
信息反馈是秘书信息工作的重要环节。在各项工作活动中，秘书要及时了解来自各方面的反映，收集公众对已推行政策、实施措施的意见，把各种指令执行情况的偏差信息反馈给决策者，以便发现问题，纠正偏差，修正或完善政策与措施，做出新的布置，发出新的信息。秘书编写简报、送阅文件等，是向上反馈信息的必要途径。
秘书要通过不断的信息反馈将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的大量信息进行再收集、再处理、再传递。信息反馈的主要内容有：
1.有关方针、政策和重大工作部署执行情况的信息；2.工作中的新事物、新做法和推广意义的经验型信息，以及一些新思想、新观点和独到见解等；
3.反映工作中存在的矛盾和问题，特别是政策问题和逆向性信息；4.对全局有一定影响的带倾向性、苗头性信息；5.反映意见、建议、呼声、心态的信息；
6.反映重大事件、突发事件的信息。
五、信息反馈的方法
（一）系列型反馈信息
系列型反馈信息是指将工作活动的全过程情况，按不同的发展阶段连续反映。
（二）广角型反馈信息
广角型反馈信息是指对工作活动的某个过程，从不同角度、不同侧面进行反映。
（三）连续型反馈信息
连续型反馈信息是指对工作活动中的某个关键问题，在短期内连续不断地进行反映。这种信息有利于对关键问题的发展的认识。
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一、信息反馈的作用
信息反馈在信息工作中占有十分重要的地位，在整个信息环流中，发挥着自己的作用。
归纳起来主要有以下几点。
（一）信息反馈有助于决策的正确实施和进一步完善
任何决策在实施过程中，都有可能出现两个问题：一是决策在实施过程中走样；二是由于决策本身的缺陷所产生的问题，一项决策在开始制定时，往往难于完全符合事物运动的规律，只有在实践中才能发现某些不完善的方面。在决策实施过程中，对这两方面的问题若不能及时解决，就会导致决策的失败。
为了防止决策的失败，必须通过灵敏、正确、及时的信息反馈，不断调整实施行动，纠正偏差，使决策的实施趋于完善，直至达到优化状态。
（二）信息反馈有助于在总结经验教训的基础上制定新的决策
以决策为标准点，信息反馈可以说是决策过程的尾声，又可以说是新的决策过程的序幕。决策、执行、反馈、再决策、再执行、再反馈……如此循环的螺旋式上升，是管理不断进步和完善，逐步实现最佳管理。一个现代管理系统，能否有效地进行管理，不仅取决于控制系统能否及时准确地接受、处理、利用各种信息，而且还有赖于灵敏、高效的信息反馈机制。只有及时发现管理与变化着的客观实际之间的矛盾的信息，才能在总结经验教训的基础上，作出新的决策，以修正原来的管理行为，使之更加符合实际情况。
二、信息反馈的要求
信息反馈的基本要求是：准确、及时、全面。准确，就是要如实地反馈客观实际情况。准确是信息的生命，正确的决策只能建立在准确信息的基础之上。以不准确的信息为依据，势必导致决策的失误，指导工作的失灵，贻误党和人民的事业。
及时，就是要最迅速、最灵敏地反馈各方面的信息，讲求信息的时效性。信息的使用价值是随着时间的流逝与动态系统变化而变化的。为了及时反馈信息，处理环节要少，要突出“快”字。全面，就是说信息反馈要有广度、深度，要系统完整，能真实反映客观事物各方面的情况。
要搞好信息反馈，还要注意做到以下两点要求：一是要合理控制信息反馈量。
当一项决策实施后，如果对负反馈不加控制，夸大和过量反馈，就会使决策机关怀疑决策的正确性，影响决策的顺利实施。如果对正反馈不加控制，过量反馈，就会淹没负反馈信息，助长盲目乐观，使存在的问题和困难难以及时发现和解决。二是要做好二次反馈。二次反馈是指对上一次反馈所产生的效果的反馈。在反馈的过程中，经一次反馈后，决策系统对反馈信息进行分析研究，制定出纠偏除弊的措施，然后输入实施系统；纠偏除弊的措施实施后，效果如何，要再次反馈给决策系统，以便采取进一步措施，最终使实施效果与决策预期目标基本吻合。
三、信息反馈的工作程序
（一）明确目标
明确信息工作和信息传递活动的具体目标和具体要求，对信息工作和信息传递活动目标的实现情况的评估有明确的依据。
（二）选择信息反馈的方法
根据信息工作反馈要求，选择好信息反馈的方法，从而有效提高信息反馈的准确性和真实性。
（三）获取反馈信息
根据确定的具体目标和具体要求所涉及的内容，及时地搜集和回收各种反馈信息。一般来讲，获取的反馈信息主要包括：有关方针、政策和重大工作部署执行情况的信息；新思想、新观点和独到见解；经验型信息；反映工作中存在问题的信息；对全局有影响的倾向性、苗头性信息；反映意见、建议的信息；反映重大事件、突发事件的信息。
（四）加工分析反馈信息
对搜集上来的反馈信息进行管理、加工、分析，并将其结果与既定目标和要求进行比较分析，找出差距。
（五）传递反馈信息
将反馈信息传递给相关部门或人员。
（六）利用反馈信息
采取各种手段、方法和具体行动，使信息工作和信息传递活动的实施情况回到完成既定目标、满足原有要求的正确轨道上来，为各种工作活动顺利开展打下良好基础。
注意事项
一、既报喜也报忧
喜忧兼报是科学决策的要求。科学决策必须建立在真实、准确、全面的信息基础上。要做到这一点，既报喜又报忧是最基本的要求。报喜信息是反映成果、正确做法的信息，可以帮助人们总结经验、树立典型、制定政策；而报忧信息则是反映工作失误、突发事件或存在问题的信息，有利于分析工作中带有倾向性的问题，修正错误，有针对性地采取策略，把问题解决在萌芽状态，完善做法，化忧为喜。秘书要明确信息工作的职责，提供全面、真实、准确的信息，既报喜又报忧，科学地反馈信息。
二、做到快准结合
快准结合是指既讲究实效性又把握准确性。
三、做到深浅结合
深浅结合是指既重视初级反馈，也要综合加工深层次反馈信息。
四、做到冷热结合
冷热结合是指既提供当前正在执行的指令的反馈信息，又提供过去或即将进行的指令的反馈信息。
第三节信息开发
学习目标
学习运用专门的信息技术手段对各种原始信息进行加工处理，形成信息产品。
案例导入
刘燕红经常翻阅各种国内外经济报刊，广泛涉猎公开出版物的信息，专门从报刊收集消费市场的信息进行分类剪贴，汇集成册，供自己或他人使用。通过对剪报的分析研究，刘燕红挖掘出了有价值信息，得出了服装市场消费者需求变化情况和发展趋势。在此基础上，刘燕红深入市场进行调查研究，取得大量第一手材料，验证了自己的判断，并向上司提供了信息调研报告、调研资料和有关信息材料，为上司把握市场行性、进行产品决策提供了依据。
[分析]
这个案例告诉秘书人员要做好信息开发工作。首先一定要做好信息的收集。
在此基础上，根据工作需要有目的做好信息开发的利用。
理论知识
信息开发能够扩展信息的涵盖面，增加信息容量，提高信息质量，获得最佳服务效果。秘书应积极开发信息资源，挖掘深层次信息，为管理活动服务，创造社会效益和经济效益。
一、信息开发的意义
信息开发是指对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得事物发生、发展、变化的高层次信息。信息开发的要求是扩展信息的涵盖面，增加信息容量，提高信息质量，创造最佳服务。通过各种信息渠道收集的原始信息，消息面庞杂，如果不进行深入开发整理，一揽子提供给领导，领导者的精力、时间和关注点就会被纷繁的原始信息所淹没，不利于决策和提高工作效率。这就要求秘书对大量的、零散的、随机的、个别的信息进行加工、提炼和概括，开发出全面的、系统的高层次信息。从利用的角度看，综合性、预测性、系统性信息对科学管理、生产经营具有更直接的参考咨询价值。
二、信息开发的特性
信息资源的开发利用具有多次性。一般物质资源经过消费就可能丧失其功效，信息资源却具有共享的特性，它可以被存储，并多次被传输利用，不断地补充、完善和扩散，还可以进行综合和归纳，成为可增值的资源。
三、信息开发的类型
按照对信息资源加工的层次，信息开发可分为一次信息开发、二次信息开发和三次信息开发三种类型。
一次信息即原始信息，如会议文件、企业单位的技术文献、产品目录、备忘录、内部报告、信件等。一次信息具有直接参考和借鉴的使用价值。对一次信息进行开发可把无序的原始信息转变成有序的信息，能节省使用原始信息的精力和时间，提高利用率。其主要形式有剪报、外文文献的编译等。
二次信息开发是对一次信息进行加工整理后形成的一类新的文献信息，专门提供信息线索，供人们查阅信息来源。它是对信息加工而得到浓缩的信息，容纳的信息量大，可以在较短的时间范围内对信息有概括的了解。其主要的开发形式是目录、索引、文摘、简介。
三次信息开发是在一次、二次信息的基础上，经过分析研究和综合概括而形成的更深层次的信息产品。其任务就在于从零星无序、纷繁复杂的信息中梳理出某种与特定需求相关的联系，解释某种规律性的认识，并最终形成书面报告，从而为参谋决策服务。三次信息是高度浓缩的信息，提供的是评述性的、动态性的、预测性的信息。其主要形式有简讯、综述、述评、调查报告。
四、信息开发的主要形式
（一）剪报
剪报是根据市场的需求，选择不同的专题，确定时间周期，对报刊资料中有用的信息进行选取、组合、编辑制作、传递等工作，是将繁杂的报刊资料专题化、集中化的一种信息产品。剪报是目前开发信息的普遍方法和有效方法，属于一次信息开发，具有实用性强、使用方便的特点。
剪报方法开发信息成本相对较低，获得的信息总量较多。剪报的许多信息是零散的和缺乏针对性的，有些信息缺乏时效性、可靠性。
剪报的操作步骤：
1.确定专题；
2.确定圈选报刊；
3.准备剪刀、糨糊、储存架、计算机及相关软件用具；
4.标准化工作。
（二）索引
索引用途广泛，形式多样，编制简便，是秘书快速准确查找信息、提供咨询、开展信息利用服务的必要手段。
信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。篇目索引用来指明信息资料的出处。内容索引将信息资料中的事件、人名、地名等一一摘录出来，分别按顺序排列，并指明它们的出处。
（三）目录编制
目录是一系列相关信息的系统化记载及内容的揭示，它依据信息资料的题名编制而成。可供人们了解信息的主题、分类、作者、题名等，进而鉴别和选择信息资料。根据具体情况，可以编制分类目录、专题目录、行业目录、产品目录等。目录编制属于二次信息开发。
（四）文摘
信息资料文摘一方面可以直接向人们提供信息资料的要点和主题，另一方面还可以使人们据此线索，找到原始资料和完整的信息。
1.文摘的类型
（1）指示性文摘
指示性文摘是一种篇幅短小的摘要，以向利用者指示信息源的范围、使用对象为目。只向利用者提供信息源中涉及的内容纲要，以使利用者正确了解信息为原则。其适用于篇幅长、内容复杂的情况。
（2）报道性文摘
报道性文摘是原文要点较详细的摘要，以向利用者提供信息的实质性内容为主要目的，是信息源的浓缩。其适用于主题比较单一集中、内容新颖的信息资料。
2.文摘的特点
（1）篇幅短小；
（2）主要内容语义上相同；
（3）对信息进行准确简化；
（4）不加评论和补充解释。
3.编写文摘的步骤
（1）浏览信息，初步确定编写哪种文摘较适合；
（2）分析信息内容，将有用信息分解为要素，理清主次；
（3）选择与确定内容要素；
（4）概念综合并书写成文；
（5）内容准确性检查与文字的推敲润色。
（五）信息资料册
信息资料册既有历史资料又有近期资料。人们通过它，可以对有关行业、产品的历史与现状有所了解，使用价值很大。
（六）简讯
简讯是一种以简明扼要的语言报道最新动态信息的三次信息产品。它通常用“**快报”、“**简报”、“**动态”、“**快讯”等冠名。三次信息开发工作是根据特定需要，通过充分收集信息整序，使处于分散或无序状态的信息得到利用的一项工作。
（七）调研报告
调研报告是一种在实地调查获得数据、事实的基础上，经过分析研究后得出真实反映有关事件的本质特征信息的三次信息产品。
