（四）保管
保管是信息的保护和管理，关系到信息的安全、完整和使用寿命。保管中应防止信息资料的污损和丢失，实施科学保管。要及时剔除失去保存价值的信息资料和卡片，建立查阅、保管制度等。
信息的保管主要包括：
1.防损坏，如防火、防潮、防高温、防虫害等；
2.防失密、泄密、盗窃等；
3.定期或不定期地进行清点，发现存储中的问题，提高管理水平；
4.及时存储、更新，不断扩充新的信息。
三、信息存储装具与设备
信息存储装具与设备有多种，应根据需要和客观条件选择，以便于保管和利用。
（一）文件夹
文件夹为折叠式的，在它的脊背及封面可写上所夹信息资料的名称或类别。
常用文件夹有以下几种。
1.扁平方形文件夹
扁平方形文件夹，即简单折叠的卡片。
（1）优点：使用简单，费用低，宜存储于悬挂式信息系统。
（2）缺点：纸页不固定，不能保持一定顺序。
（3）适用范围：存储临时使用的几页纸。
2.普通文件夹
（1）优点：存储纸张、文档的规格不固定，易于使用，宜存储于悬挂式信息系统。
（2）缺点：纸张松散，容易变得没有秩序。
（3）适用范围：存储散页、传单；各种规格纸张、不同厚度文档；临时使用文件。
3.扁平文件夹
扁平文件夹带有金属形物和压缩条，采用不同类型的金属固定方式。纸先穿孔，然后放置在金属叉中；压缩条放置在纸上面保持纸张固定。
（1）优点：保持纸张按正确顺序排列、固定，宜存储在悬挂式信息系统。
（2）缺点：存储费事，存储文件不宜太厚，取出纸页不方便。
（3）适用范围：存储不太厚的文档。
4.展示文件夹
展示文件夹是高质量文件夹，往往预先在其上打印公司标志和信息。
（1）优点：高质量展示信息，体现公司良好形象。
（2）缺点：费用高，文件不固定，容易无序，不宜日常信息的存储。
（3）适用范围：会议上展示信息材料；向客户展示信息材料等。
5.环形文件夹
环形文件夹是指带有圆环的文件夹，用于存储穿孔的文件。
（1）优点：文件固定，能保持文档的顺序，单个文件容易取出。
（2）缺点：存储前纸张要打孔。
（3）适用范围：存储常用的文档。
6.拉杆拱形文件夹
拉杆拱形文件夹带有金属拱形物和夹子。
（1）优点：结实，存储量大，信息固定。
（2）缺点：体积大，占空间，不宜存储于悬挂式信息系统。
（3）适用范围：存储量大的文档，如订购单等。
（二）文件盒
1.优点：结实，能保持信息材料的清洁。
2.缺点：体积大，占用空间，不宜存储于悬挂式信息系统。
3.适用范围：用于不穿孔的文档；存储传单、手册等；存储需长期保存的信息材料。
（三）文件袋
1.优点：保持信息材料清洁，信息材料可以在以后转移到文件盒或文件夹中。
2.缺点：信息容易无序。
3.适应范围：用于当前使用的文档。
（四）文件柜、架
1.直式文件柜
直式文件柜由一至多个抽屉叠放组成。每年抽屉要贴标签，指示其中文件的内容；要有目录卡，以利于迅速查阅。有的单位在直式文件柜中，使用悬挂式文件夹。悬挂式文件夹有较大的伸展性，有突出的指引卡，可以容纳更多数量的文件。
悬挂式文件夹的两侧有挂钩，可以挂在文件柜上，指引卡一般放在方便且明显的地方。
2.横式文件柜
横式文件柜一般抽屉较少、规格较大，其性质和功能与直式文件柜相同。它长的一边沿墙排，抽屉能向操作者伸出大约25cm。放在横式文件柜里的文件夹，其正面朝着抽屉的左侧，侧面正对着使用者。横式文件柜的后架可以往前、往后移，操作灵活方便。
3.敞开式资料架
用敞开式资料架存放信息，能够节省存储空间，便于迅速查阅信息，但敞口大，案卷容易堆积灰尘，查找存放在高处的案卷不太方便，资料架储存适用于有空调、有空气过滤器的办公场所，并要加强对温湿度的控制，保持清洁，防止灰尘堆积，以保证储存设备的正常使用。
4.卡片式储存柜
有些文件信息可以保存在各种尺寸的卡片储存柜内。卡片式储存可以放置各种规格的卡片，也可隔成不同的宽度，存放若干排卡片。新式的卡片式储存柜装有自动检索装置，能进行信息自动检索。
5.显露式文件柜
显露式文件柜配有小抽屉，用以放置打印得十分详细的资料目录卡，目录卡仅露出每张卡片的识别端。这些文件柜通常叠层放置，每个抽屉由一个金属盖盖住一部分，这个金属盖有助于使资料平置。通过查阅每一张卡片，人们可以容易地找到所需要的资料。这种文件柜可以用作索引储存器，这种索引用以指明其他资料的存放位置。
四、信息存储管理系统
为了做好信息工作，更好地发挥信息的作用，要建立适合本单位工作特性的信息系统。在一个公司或企业中，既可集中立档，也可分散立档，还可建立计算机信息管理系统。无论建立哪种信息系统，都应做到：便于存放和查询；文件柜大小合适，适当存放各种文件；编目必须简洁清晰，易于查找及归档。
（一）信息集中管理系统
信息集中管理系统就是将所有类型的信息都集中在一起存放管理，在公司或企业中建立一个完整的、标准的信息系统，建立高效率的信息服务体系和案卷借调系统。建立信息集中管理系统也是具有两面性的。
1.优点
（1）便于实现科学化、现代化管理，使用起来具有整体性；
（2）能有效利用存储空间；
（3）专人负责存储和检索，可以减少各部门内信息的重复存储，保证质量；
（4）能使用标准化的分类系统，实施有序的存储检索。
2.缺点
（1）具有庞大的分类和编目系统，在归档和查阅时会带来一定的麻烦；
（2）利用信息不如在自己办公室方便；
（3）标准化的分类体系不便于满足各部门的特殊需求。
（二）信息分散管理系统
信息分散管理系统是指所有信息都由单位内各个部门分别保管，查阅方便。
采用信息分散管理系统，各部门信息管理方式有很大的灵活性和专门性，可根据实际情况采用最适合本部门信息特点的立档方式。有些部门可采用分专题的立档方式，而有些部门则采用分地区的立档方式。销售部门可按客户立档，供应部门则可按原材料的产地、种类立档。
1.优点
（1）部门信息可自行分类编目；
（2）由于内容相对单一，使用起来简洁方便；
（3）规模不太大，易于管理；
（4）适于保管机密文件；
（5）能发挥各部门员工熟悉本部门业务的优势，提高文档质量；
（6）可根据各部门的名称建立一套字母编号，供各部门在来往文件和案卷标题中使用。
2.缺点
（1）不利于建立统一的分类体系；
（2）不利于信息的综合管理与利用。
（三）信息计算机辅助管理系统
随着社会信息化和办公自动化的发展，很多单位的文件在计算机上产生，在网上处理、传递文件，电子文件大量产生，运用计算机进行信息管理势在必行。信息计算机辅助管理系统是用计算机对信息编目、整理、检索、利用和保管等工作进行辅助管理，是用计算机进行数据处理，管理模式建立在手工管理的基础上。
有些企业，集中系统、分散系统两种管理系统综合使用。机密文档和人事文档在人事部门归档；日常信息或文档在部门内分类存放，一定时期后送中心系统集中归档。
信息计算机辅助管理系统的功能有：
（1）利用扫描技术将信息数字化；
（2）将二次文献信息录入计算机内；
（3）信息数据的加工处理、存储和管理；
（4）信息数据的统计；
（5）信息目录或全文的检索；
（6）根据需要快捷传递信息，提供利用服务，实现信息资源共享。
目前比较理想的信息系统应该是充分利用计算机在各部门立档的基础上，再建立一个有联网功能的集中信息系统。
知识链接
一、信息存储的意义
信息存储是指秘书机构和秘书人员将有查考实用价值的信息资料经过整理后，以一定的方式保存下来，便于以后使用。信息存储是信息工作的一个重要环节，其意义如下。
（一）有利于充分利用信息资源
信息是一种特殊的资源，信息发挥作用往往具有长期性和连续性。这个特点决定了信息存储的重要性和必要性。对各级领导机关来说，长期地、系统地、完整地提供信息资料，进行分析、比较和科学预测，这是正确进行科学决策所必需的前提条件。因此，秘书部门必须重视信息储存和随时利用信息资料，以充分发挥它的作用。
（二）有利于开发深层次的信息
秘书部门对某些暂不以加工处理的初级信息或信息资料进行有意识、有目的的存储、积累，大量详尽地占有资料，并注意分析资料，随着资料的增多，进行开拓性思维，从而消化资料，酝酿观点，是资料的积累过程，同时也成为思想的积累过程。这样，到了一定程度，即可实现“长期积累，偶然得之”的思想生化突破，在短时间内归纳几个精彩的观点，迸发出灿烂的思想火花，开发出能够揭示事物发展规律的、深层次信息。由此可见，信息存储有利于开发深层次信息。
（三）有利于提高秘书工作效率
秘书平时存储的信息，已经是经过筛选、加工、整理过的有系统的信息，一旦需要，就可迅速提供。这就克服了秘书工作的忙乱状态，能够及时、准确地利用信息为领导工作服务，从而提高秘书工作效率。秘书部门存储的信息一般具有可行性、完整性、系统性，因而能够对信息利用者起到参谋、咨询和顾问的作用，充分发挥信息工作的参谋助手作用。
信息存储能够不断丰富信息资源，利于集中管理信息资料，使信息的查找方便、迅速，减少信息的无序存放和丢失，实现信息资源共享。
二、信息存储的特性
（一）价值性
要选择有使用价值的信息存储，降低人力、财力、物力的消耗，提高信息工作质量。
（二）时效性
要按信息内容确定存储期，已过期的信息要及时进行调整和清理。
（三）科学性
信息存储的科学性包括：采用现代化手段存储；对信息进行科学分类存储；运用科学的保管方式等，防止信息的损坏、失密。
（四）方便性
存储信息一定要注意满足检索方便、输出迅速、使用及时的需要，要保证信息存储的系统性和完整性，便于利用。
