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第8章 管理时间:“我总是觉得自己没有时间”

所有的拖延都可以归结为时间上的拖延,所以做好时间管理,你就战胜了拖延。

计算时间,不如善用时间。科学有效的时间管理不仅可以提升个人生活品质,更有助于我们战胜拖延,更好地迈向自己的目标,让我们的生命更精彩!

第一节 谁偷走了我的时间

在科技日益发达的今天,时间成为21世纪的通用货币。每个人的时间都是有价值的,要了解时间的价值,战胜拖延,让生命更具意义,首先应该计算出自己时间的价值,看看是谁偷走了我的时间。在决定是否要花时间做某件事时,我们可以以自己单位时间的价值作为计算的标准,去计算出自己做这件事可获得的潜在报酬。如果经过评估后,觉得花时间去做这件事值得,符合自己时间价值定义下的报酬量,就应该努力去做,反之,则应该放弃。

如果我们自己就是老板,或者所提供的服务是以小时为单位计算的,那么我们早就清楚自己的时间价值了。同样,以小时收费的工作人员也很清楚自己的时间价值,如果他们每小时赚5元,那么每浪费一小时的时间,就要花上5元的代价。

如果我们的工作不是以小时来收费的,也可以计算出时间的价值。可以利用这种简单的计算方法来计算自己的时间价值。如果年薪是5万元,每周的时间价值就是100元。如果每周工作40小时,那么每小时的时间价值就是25元。当我们要被引诱去做一些非必要的事情时,记住我们每小时收费是25元。如果浪费1小时,就等于浪费了25元。

精确计算出时间的价值,是一项严肃认真的训练,这样我们才会知道不能有效使用时间的代价。用身边的计算器算出工作中每小时或每分钟的价值,然后利用这些数据,分析有代表性的几项日常性工作的相对时间价值。随时都应考虑是否可将工作委派给他人。如果我们本身的价值比较高,将日常性事务交给下级干,而不是亲自去做,通常是更有成效的。

当了解了自己的时间价值后,就可以把它作为判断是否做某事的标准,从而战胜拖延。

在现实生活中,人们往往会花许多时间到不同的商店,只为了有些商店在大减价。也许,我们为买油的时候便宜了一两块钱,不辞辛苦地跑到很远的地方去,这样看起来省了不少钱,其实这样做是最不合算的。以我为例,这样购物一般要花去我大半天的时间,如果我把这大半天所花的时间用来做其他事情(比如写作、演讲),所创造的价值比这要高得多,更不要说加上油钱、过路费以及汽车耗损了。对我来说,为了“省下”那几块钱,所花的代价也太高了。不过,如果是把购物当作一种休闲,那就另当别论了。

当了解了自己的时间价值后,就可以尽可能地使用金钱来节省我们的时间。把事情交给任何比自己薪水待遇低的人去做,也就是我们在后面所要介绍的“有效地授权”。

对时间的一种最佳运用就是增加个人主要收益领域内的能力。当了解了自己的时间价值后,就可以找出什么是自己最有价值的活动,什么是自己的核心能力。在找出它们以后,要专门在这些事情上面下工夫,这些方面做得越好,就越容易达成目标。

当了解了自己的时间价值后,就知道自己的每一分钟都有很大的价值,知道是谁偷走了自己的时间。时间就是金钱,浪费了一段时间就意味着增加了公司的成本,减少了收入和利润。钱是一分一分地挣来的,是每一分钟、每一小时、每一天努力工作的结果。当了解了自己的时间价值后,就会知道当我们浪费1到2小时的时候,就意味着其他时间的挣钱效率要提高1%到3%,显然这样是比较困难的。

第二节 学会规划自己的时间

每个人都要学会规划自己的时间,只有规划好自己时间的人,才会有条不紊地去做自己该做的事情,从而拒绝拖延。

如果现在的你手头有许多事情,正忙得焦头烂额,此时再给你添加一件事情,你就会更加忙碌。你会感觉自己根本没有时间,或者时间紧张得不行。想要解决这个问题,你需要合理地规划一下自己的时间,给自己制订一个清晰的计划或流程出来。

显然,你肯定要有一些必需的日常活动的时间,比如吃饭、睡觉、上厕所等必须要做的事,即使你可能在这些事情上挤一挤,减少一些时间,你也无法完全取消这些活动。此外,除非你家有万贯家财,吃喝不愁,否则你必须要通过工作来赚取报酬,以此来维持自己的生活,你需要通过工作赚到足够的钱来给自己购置食物、衣服以及住房等生活必需品。也就是说,吃饭、穿衣、交通以及工作等会占用你一定的时间。

当然,那些常规的事情,也是不容置疑要花费一定时间去完成的,比如坐车、开会、接孩子放学……这些事情或多或少会占据你生活中的部分时间和精力。

以上种种常规的事情,似乎并不太能引起人的注意,但是这些事情却会实实在在地占用你大量的时间。甚至有些人,劳碌一辈子,都是在为这些事情奔波。

无论你时间多么紧张,多么抽不开身,你都应该设法抽出时间做一个规划。越是觉得自己没有时间,你越应该仔细地规划自己的时间。比如,如果你能够在每天上午做一个规划,下午做一个总结,那你就会因此而得到数倍的回报。有很多时候,你可能会觉得自己过于忙碌了,根本没有时间来做其他无关的事情,更不要说什么所谓的规划了。但是,规划并不是无关的事情。即使你的时间很紧张,也应该仔细想想,如果你不去进行系统的规划,你就很难抽出时间去做自己想做的事情,而且你根本不可能分辨出到底哪些事情才是真正重要的。即便你把大部分时间都用来完成最重要的事情,你也很可能没有把时间用来做重中之重的那部分事情。因此,虽然你认为自己总是没有时间进行规划,但提前规划总是能够帮助你挤出更多的时间。没错,确实如此,正是因为没有时间进行规划,你才应该抽出时间进行规划。

做规划的最佳时间是早上起床之后,或晚上休息之前。因为,人在刚刚起来的时候,头脑一般会比较清醒,这个时候如果做一个规划一定能帮助你把整天的工作都做好。如果一个人有清晰的规划,那他就可以按部就班地把事情做好。而且,这样也能够保证不被意外的事情打断自己的工作和思路。晚上做规划也有一定的优势。在这个时候,你忙碌了一天,大脑会从紧张中放松下来,非常适合安排第二天的工作,做一个更为清晰的规划。而且,当你一天的工作安排妥当之后,你就不会再浪费时间去考虑自己到底该做哪些事情,不该做哪些事情了。晚上制订规划的另一个好处就是:你的潜意识会在夜间不断工作,并可以为你第二天的工作想出很多不错的方案,甚至可以为你所面临的问题找到更好的解决办法,这样,当你第二天到达办公室的时候,你的精神状态就会达到最佳。由于早晨规划和晚上规划各有优势,所以建议不妨尝试在每天的早晨和晚上都进行规划。

可是,一个人能有那么多时间吗?能静下心来规划什么吗?

杨先生是北京一家企业的白领,他平时感到工作压力很大,甚至身心疲惫。后来,他开始尝试详细记录自己每个星期的活动,他每天都非常认真,并且比大多数人更关心自己的时间分配和规划。他知道时间的宝贵,便全心全意地投入足够的时间来进行规划。

过了一段时间之后,杨先生发现自己的工作效率有了明显的提高,而且自己每周规划所占的时间不到四个小时。

四个小时的规划,换来一周的高效率工作。可见,做一个明确的规划,对于我们还是十分有帮助的。它能够带给我们许多积极正面的结果:在任何一天当中,你在最重要的事情上投入的精力多了,在其他杂乱的事情上所浪费的时间必然会少。从这个角度来说,规划可以帮助一个人把自己的精力集中到那些最重要的活动上。

因此,规划好自己的时间,能够让自己在不知不觉中体会到生活和工作的乐趣,能让自己在工作中怡然自得,轻轻松松地取得不菲的业绩,还能让自己不再拖延,拒绝成为拖延型人格者。

第三节 你是时间的主人,而非奴隶

任何一个人,如果失去钱财,可以赚回来;失去知识,可以再学回来;但如果失去时间,就无论如何也找不回来了。因此,我们在生活中,如果珍惜时间,就做了时间的主人;如果浪费时间,就做了时间的奴隶。

那些不珍惜时间的人,必须陷入拖延型人格中,一事无成。在一个珍惜时间的人的脑子里经常居于最高位置的想法应是:我是不是在做无意义的工作呢?我的贡献是什么?这种人最知道时间的价值,在任何情况下都不会浪费时间。他们在充分利用时间上技巧娴熟,不允许在工作日里出现空闲。

时间就是金钱,珍惜时间就是为自己赚钱,这是一种重要技能。但可悲的是,许多人并没有意识到这一点,他们还在一分一秒地浪费着自己的时间,并在不知不觉中消耗着自己的时间。正如水桶底下的一个小洞,水会慢慢流走,这和把整桶水倒掉没有什么区别。

时间对于每个人都是非常重要的,只有那些善于利用时间的人,才能够做出伟大的业绩来。我们每天除了上学、上班、吃饭、睡觉外,又有多少空闲时间呢?又有几个人能够合理利用时间呢?

历史上,许多名人都成了珍惜时间的典范,他们的一生都在做时间的主人。美国著名科学家富兰克林曾经说过:“你热爱生命吗?那么就请你别浪费时间,因为时间就是生命的组成部分。”可见,一个人生命的价值完全可以通过时间体现出来。试想,历史上那些为人类创造出许多物质财富和精神财富的科学巨匠、文艺大师,哪一个不是通过“惜时”把自己的人生体现得丰富而有意义的呢?歌德是举世闻名的大诗人,他曾经这样描述自己对时间的认识和感情:“时间是我的财产,我的田地。”

可见,成功者大都是懂得珍惜时间、利用时间的高手。

那么,如何才能有效利用时间,做时间的主人呢?

1.合理安排固定项目

这里所说的项目,如吃饭、睡觉等。把固定的项目安排完以后,你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔,例如每50分钟休息10分钟。

2.把时间切割成小块

如果有一个巨大的任务把你压得喘不过气来,你可以试着把它分成小块,使它易于管理,然后再合理地安排你的时间。

3.充分利用零碎时间

从时间表中“剪出”大块时间以后,剩下的边角余料是不能浪费的。比如你可以用它复习学过的知识,看一两节课的笔记,背几个单词。利用小块时间的技巧是:把你不愿做的事情分成小段,然后在做其他事情的间隙每次完成一点,这样会不知不觉地做完不喜欢的事情。

4.设定好做事的起止时间

这样做的优势是,可以防止项目之间互相干扰,也可以防止把事情拖到最后一分钟才做。

5.留出应急的时间

一个被填满的计划表是没有“防御”性能的,如果稍有意外,整个计划都会“破碎”,无法执行。很有可能会有突发事件,如朋友聚会、生病等。

如此执行,每过一段时间,就回顾一下,重新审视一下自己的时间和计划,然后找出不足,改正它。如果以前从未好好计划过时间,从头开始会有点困难。不过,时间管理和其他事情一样,你做得越多,就会做得越好。

只有这样,你才能把握好时间,成为时间的真正主人。

第四节 你的空闲时间到哪里去了

生活中,很多人都不注重零星时间,致使它们在无意间溜走。但实际上这些时间集合起来也是一笔巨大的财富,充分利用它们,你就可以赢得在各项工作之间喘息的机会,收到一些意想不到的、赶走拖延的效果。下面就介绍几种利用空闲时间的好方法。

1.培养个人爱好

可以试着寻找自己感兴趣的事情,并把它作为自己的个人爱好,有时间的时候就去玩一玩,放松一下,这样也有益于身心健康。

2.多读书或者参加培训,给自己充电

书中自有黄金屋,书中自有颜如玉。抽点时间读读书,可以开阔自己的眼界,陶冶自己的情操,也能学会许多原本不知道的知识。现代社会的激烈竞争,使得许多人都感觉到知识和技能的匮乏,利用空闲时间给自己充电,报个培训班,学些专业知识,是一个不错的选择。

3.写日记

写日记能够让人对一天的事情做个总结,日后回忆起来,也是一份难得的纪念。能够坚持下来的人,大多会有坚强的毅力,这样的人做其他事情也容易成功。

4.成为志愿者

现在有许多公益组织会招纳各行各业的志愿者,如果你有时间就加入它们。用自己的时间和经验回馈社会、贡献社会,去帮助更多需要帮助的人。

5.定期做体检

现代生活压力大,生活节奏快,大多数人的身体都呈亚健康趋势。因此,定期为自己做个体检,能够让自己的身体保持健康。

6.种些花草

找一个小花盆种上一盆花,或者直接买栽好的花,你可以在空余时间照料它,等它开花的时候,你就能感受到自己是多么有成就感。

总之,只要把自己的一些空闲时间充分地利用起来,它们就会成为人生中的一笔非常宝贵的财富。

在现实生活中,许多人浪费了大量的空闲时间。而到了关键时刻,他们就会后悔自己浪费了时间,不在闲暇的时候事先做好准备,就不得不在紧张情况下去面对那些十分尴尬的局面。当前社会上不少人的狂躁很大程度上就是由这些细节引起的。因此,我们不妨养成居安思危的好习惯,在有时间的时候把握好它,而不是到了没时间的时候再去后悔。

一般来说,拒绝拖延最有效的空闲时间是睡觉前、起床后、上班前的半小时。下面谈谈利用这三段空闲时间学习的具体方法。

1.利用洗漱时间

我们在早晚的洗漱时间一般都很固定,为了达到理想的学习效果,这个时间段一定要加以充分利用。洗漱时可以播放音频资料。虽然时间不长,但每天坚持下来,也会收到十分明显的成效。

2.阅读相关书籍

我们不妨在床前和办公桌上放几本相关书籍,每天睡觉前、起床前或者上班前的几分钟,翻阅几页,坚持下来,你就会有慢慢成为一个领域资深专家的机会。如果你有早上朗读的条件,不妨试试每天早上朗读10分钟,当然如果能读更长的时间会更好。特别在清晨的时候,朗读有助于增加注意力。不用去考虑是否能记住,大声朗读材料能增强自信心,并能加深你的记忆力。顺便说一句,一天之中早上的朗读效果是最好的。坚持一年,你会感到自己在发言的时候,可以张口就说,而且引经据典,让人刮目相看。

3.利用思维导图来加深记忆

我们可以把需要记忆的资料做一个思维导图,使用不同的颜色,并在分支上配上合适的图片。在晚上睡觉之前,详细地观看自己所做的思维导图,闭上眼睛试试在头脑里重新呈现这张思维导图,看看自己能记住多少,然后睁开眼睛对照一下,看看哪些是自己没有记住的部分,再重复这个过程。不断重复就会收到非常理想的学习效果。

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