4.1吋间的价值倆现在如何利用上我们生活在有限的时间里：黑夜与白昼有规律地交替，哪一方也不会更多地占去另一方的时间。生命则被分为有限的几个阶段：少年、青年、中年和老年。每一个阶段都有只适于这个年龄段的特殊工作，就如同种庄稼，一旦错过了季节，一切劳作都将是白费工夫。
既然时间是有限的，既不可抻长也不能缩短，时间的价值又体现在如何利用上，那么我们就应该珍惜它、很好地利用它。
珍惜时间并不意味着不停地工作，或干脆放弃休息，而是指很好地利用休息和空余的时间，以使我们能更好地工作。
如果我们把一些时间花在有益的游戏、体力活动或体育运动上，那它就会给我们的工作带来益处，就会使我们获得力量，以更大的热情去实现我们的目标。
时间的价值就像金钱的价值一样，完全体现在如何使用上。只肯花一点点钱以维持生命的守财奴，其实等于是个穷光蛋，他的万贯家财也就形同乌有。同样，舍不得花费时间去获取更多的幸福、去使更多的人幸福的人，也是虚度年华。
4.2养成合理安排吋间的习惯有一个女人总是急急忙忙地做事，朋友问她为什么这么赶，何不轻轻松松地慢慢来。她回答：“我做事快，正是为了争取多余的时间。你们看到的固然是我忙碌的一面；其实当我回到家，却有比你们更多的休闲时间，也利用它完成了许多本业之外的理想。”
这个女人是以速度来争取时间，她把零零碎碎的小时间集中，成为大时间，也就能做较大的用处。比起那些做事总是拖拖拉拉、永远没有较大“空闲”的人，她当然算是知道充分利用时间的。
巴尔扎克说：“从个人角度看，一个人拥有最大的财富就是自己的时间。"
为了拥有更多的时间，现代女性。定要养成合理安排时间的习惯。
4.3合理规划和利用好吋间是非常重要的一天的时间如果不好好规划一下，就会白白浪费掉，就会消失得无影无踪，我们就会一无所成。经验表明，成功与失败的最明显界线在于怎样分配时间，怎样安排时间。人们往往认为，这儿几分钟，那儿几小时没什么用，其实它们的作用很大。本杰明．富兰克林指出：“你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是组成生命的材料。”
你有没有想过，全国最忙的人们，如何运用一天24小时完成这么多的工作？“演讲、写作，在各国之间为友谊而努力……”爱丽诺．罗斯福总统夫人每天的活动排满了整张行程表，但大部分比她年轻一半的女人也难以胜任这种繁忙。当一位记者在纽约采访罗斯福夫人的时候，她接着就要到另外一个城市，去参加一个民主党的集会。记者问她，如何能够安排好完成这么多事情。她的回答很简单，也很容易了解：“我绝不浪费时间。”
她告诉记者，她在报上发表的许多专栏，都是在约会和会议之间的空当完成的。她工作到深夜，清晨就起床。
我们大家和罗斯福夫人一样，都有24个小时。我们的24小时是怎么过的呢？我们“没有时间”去念一些好书、参加自修课程、出席家长与老师的联谊会、带小孩子到动物园，或是做许多我们喜欢做的、或应该做的快乐和有益的事情。
保罗．柏派诺博士，在他所写的《如何创造婚姻生活》这本书里说道：“家庭主妇大都觉得家事占去太多时间，这种看法值得详细地检讨一下。如果任何一位女人愿意把她一星期内的时间详记下来，结果可能会使她大吃一惊。”
你也应该为自己试试，看结果如何。把一星期内你所做的事情都记录下来。如果你诚实，你也许会很惊讶地发现，类似下面这样的项目太多了：“10点到10点45分：和朋友在电话里谈天。”“1点到2点：和隔壁邻人聊天。”“3点到4点半：吃过午餐后，和朋友逛街。”
这个一星期记录，将会明白地指出，你在日常生活里如何浪费了时间。然后你可以用补足遗漏的方式，设计好你的时间计划。
4.4找到并消除吋间被浪费的工作习惯即使那些最忙、备受时间压力的女人，也会浪费许多时间。她们并非故意如此，多数情况下是完全没有意识到这一问题。多年来已经养成的工作模式，其中有很多陋习，随时在吞噬着你的时间：你的办公桌缺乏条理，要找一份文件就花费了数分钟；你和一位同事不期而性，扯了许多无聊的废话；你把三分之一的时间用于各种会议，但有些会议却没有什么价值；你对一件难办而又不得不办的事情优柔寡断，磨磨蹭蹭，拖延了很久；你要约会一位重要人物，但对方不守时，让你白等了20分钟；你正专注于某项工作，被突然来访者打断，再集中起精神返回原来的思路，又用了十几分钟；或者，你花费很多时间去处理琐事……
如果你正存在这类问题，而你又希望提高工作效率，那么，不要让懒于改变现状的惰性控制你，而是要立即着手改变你的工作习惯。
为了更客观地了解现状，首先要对你的工作方式、利用时间的模式做一个检查。你可以试着从早晨起床到晚上休息，把所有的行动都丝毫不漏地记录下来。为了简化记录，你也可以只调查上班的这一段时间。如果你能根据自己工作的特点准备一些表格，调查起来就十分简便了。
要把时间调查表放在最方便拿到的地方，随时记录，如果把一天积累的所有事项再回忆起来，就难免会有疏漏。不要遗漏发生的特殊事情，以便于寻找工作的规律性，为以后做工作计划更为切实可行提供帮助。
4.5用吋间要像用金钱一样慎重如果我今天给你几干美金，要你自己出去生活，你要怎样使用这些钱？你不会先去买电脑游戏，也不至于先去看歌星演唱会，而是在解决了衣食住行的问题，并留下足够的日常费用之后，才开始考虑电视和其他娱乐支出，对不对？
当你把自己的开销做成统计图时，会看到有大笔的开支，也有小笔的花费，必要的支出在先，非必要的支出在后。
同样的道理，现在你拥有了时间，不能先拿去打电脑游戏和看电影，也不可以先去整理相簿、看小说和胡思乱想，而应该先安排出自己睡眠、工作、读书和学习的时间。因为没有充足的睡眠，你的身体状况不可能好；不花时间乘车，你到不了单位；至于读书和学习，则是不断提自己、避免落伍所要做的最重要的事。当然，除此之外，你必须吃饭、交际、消遣，并处理生活上的琐事。只是在整个时间的分配上，前面几项占的分量大，后面几项占的时间少。
上述例子说明：用时间好比用金钱，如果你知道怎样用钱，也就应该知道怎样用时间。
金钱与时间，在“会用”与“不会用”者的手中，是可能产生天壤之别的。善于理财的女人，能够用有限的金钱，买到她所需要的东西，甚至以钱滚钱，创造更多的财富。至于不懂理财的女人，则可能毫无计划地使用，东头一点、西添一样，到头来买的东西不少，却可能该有的没有，买的又无用处。
同样的，会用时间的女人，懂得安排时间，按照事情的缓疾来支取，到头来，不但完成了她要做的，而且能够留下多余的时间。至于不会用的女人，则东摸摸、西磨磨，时间一分一秒地过去，浪费的比利用的多，犹豫的比决断的多。对于她来说，时间永远不够用，事情永远做不成。
4.6不要拖拉，要立即行动一位著名的管理学顾问在纽约讲课的时候，曾问一个班的学生，他们有没有去过尼加拉瀑布。令人意外的是，居然摇头的占了相当高的比例，他们的道理也很简单：“因为近，心想反正什么时候要去都成，所以一直拖下来。”妙的是，那些人多半去过需要几天车程的佛罗里达，或更远的夏威夷。
这就是“拖”的一种表现。拖时间的人，不一定是没有时间，只是没有可利用的时间；拖欠债款的人，常在手头有钱时拖着不还，直到没有钱；拖延不给朋友回信的人，也可能总是把信放在案头，天天都想回，却一拖就是几个月。
这一拖就不知拖去了多少时间，失去了多少宝贵的光阴和成功的机会。
课堂上的一位学生问专家：“我就是爱拖，怎么办？”
专家的答案是：“不要拖！立刻行动！”
为了更好地发展自我，你一定把心里那些“不急嘛！”“不急在今天！”“时间还多！”的意念完全拋开，而是告诉自己：“立刻行动！”
4.7制订计划有助于你更好、更怏地完成工作美国行为科学家艾得．布利斯总结过一个很有用的定理：用较多的时间为。次工作事前计划，做这项工作所用的总时间就会减少。
哈佛大学的一项研究结果表明，制订计划将极大地提高目标实现的成功概率：制订计划的人的成功概率是从来不制订计划的人的3．5倍，在成功实现目标的人群中，事先制订计划者高达78％；在成功实现目标的人群中，事先没有制订计划的人仅为22％！
这就是计划的惊人效果！其实有时候就是这样的，你只要有了目标和计划，你完成事情就要简便多了，效率也会提高很多，不会发生找不到事情干的情况，也不会一遇到困难就退缩的时候。
因此，为了取得更大的成绩，为了更好、更快地完成工作，要学会制订计划。
4.8每周都要制订出具倆的计划为了充分地利用时间，就要为自己的生活制订详细的计划。最好每周都制订出具体的计划。
周计划就是你的终生个人比赛计划。它有助于你把长期目标转变成更加容易操作的短期目标。周计划包括书面的每周计划和每曰计划列单。这些计划合在一起，使你更好地利用时间，以便完成你的长期目标和终生目标。
周计划有助于你跟踪固定的任务，并随时纳入新的任务。周计划还有助于你认清最为重要的任务，并把它写在你的每曰计划列单上。
通过列举固定的必须完成的任务，你便可以制定出一个每周计划。固定的必须完成的任务，包括上班、吃饭、睡眠、工作、家务、往返旅途时间……等等。对于这些活动，你必须安排出合理的时间。比如，随着每曰出行时间之不同、路上交通流量之不同、所走路线之不同，每天往返旅途中所用的时间也会有所不同。在交通高峰期从家里到单位所花费的时间，与在下午从单位回家所花费的时间，肯定大有不同。
一些工作，如果能够合并，就尽量合并，这样才能找出更多的大块儿时间。一定要在最后期限到来之前完成所有的任务。这有助于你应对因意外事故而造成的延期和耽搁。
4.9每天都要有细致的工作安排在做一曰计划之时，一定要搞清楚什么是绝对必须完成的。为达到这一目的，在制订好自己的周计划之后，你可以做个每曰计划列单。这个列单包括从周计划当中转移过来的当天任务，包括前一天未完成的任务，还包括其他你觉得应该完成的一些任务。
每曰计划因人而异。有些人在制订时间表和做计划时，具体限定了一天的时间段；而另外一些人虽然也做计划，但他们只是依次完成任务。无论采用何种方法，或者把两种方法结合起来，都是可以的——但你必须把计划列单放在首位，在未完成列单上的任务之前，不要做任何其他的事情。惟有这样，才能保证你完成应该首先完成的任务，而不是首先完成有趣的或简单易行的工作。为了拟订计划的效率，其中的一个办法就是，写个条子并粘贴在墙上，以便随时引起注意。
一天下来，十有八九你不会完成每曰计划列单上的所有任务。不过，这没关系。只要你按照任务的重要性顺序来做，你便完成了一天当中最为重要的任务。在结束当天的工作之时，你需要重新审视一下当天的计划列单，并做出第二天的计划列单。这样一来，当第二天你一觉醒来，你便可以立即投入有计划的生活当中。
4.10利用好一天中最重要的15分钟仅仅花费15分钟进行计划就可以带动整个工作日。每天在你的日程表上面隔离出15分钟来，利用它，随同你拥有的其他计划工具，来确保你的每一天都是有目的、有意义、方向明确、有成就的一天。
尽管许多人选择一天最初的15分钟来作为进行每天计划的时间，但是更聪明而富有效率的人，会将其放在前一天的最后来进行。在一天之未进行计划，有三个主要的好处：
（1）不受惰性的影响。这个主意是十分有创见的，因为你已经工作了一天，很好地意识到了你完成了什么，哪些还没有完成。
（2）在一天之未进行计划，可以给你一种一天真正结束的感觉。当你完成你的15分钟计划之后，你带着一种真正结束的感觉离开工作岗位，因为你已经完成了目录单上最后的一条。另外，你将可以能够享受你的自由时间并且可以安然入睡，而不用为那些你需要记着第二天去做的事情担心。
（3）在一天之未进行计划，不仅可以使你确定第二天最重要的任务，而且可以使你第二天按照正确的方法立即承担那件任务。当其他人依然努力在自己办公桌的最上面发现什么或者在休息室里享用第一杯咖啡的时间，你已经朝着高效的一天出发了。
即使晚上出现了一些意外情况，你也可以花费比较少的时间将这些新出现的信息加入到计划中去，而不用从零开始。
戏剧性的生产力提高将来源于每天的这些15分钟，明智地使用它们吧！
4.11制定每小吋的吋间表有效率的女人都有自己的时间表，也会照着时间表来做事。让每天每小时的生产力发挥功效的最佳方式，就是制定每小时的时间表。拥有这种时间表的人，知道自己在每分钟该做什么事，因此，就会强迫自己赶快把事情做好。没有制定这种时间表的人，可能一整天都在迷迷糊糊中度过，一会儿做这个、一会儿做那个，盲目地T项工作换到另一项工作，结果什么事也没做完。
为什么以小时划分每曰工作成效会这么好呢？正因为这种作法让你觉得每小时都是截止期限，你得在这个小时内把事情完成。如果你有一整天的时间可以做一项工作，你就会花一天的时间去做它。如果你只有一小时可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内把它做完。
4.12尽量避免同吋做很多事在一个快速的、急于求成的世界里，很多人都为自己有能力同时做两件或更多的事情而感到骄倣：利用假期工作；在一顿精致的晚餐中谈成一笔生意；边乘地铁边读书。同时做很多事的反面作用在于它很耗费精力：当你同时做两件或三件事情时，你付出的精力会比独立地做每件事情总共耗费的精力要多。你也是在欺骗自己，因为你哪件事情都没做好。用一位学者的话说就是：“你一旦被分了心，注意力就很难再集中起来。”
避免同时做很多事情是个挑战，因为我们往往都会认为同时做两件或更多的事情意味着更高的办事效率。然而，如果不能确保取得理想的效果，就不是真正的卓有成效。在很多时候，集中精力做好一件事情是有益的，这样，你才能思想更敏锐，考虑更周全，避免因顾此失彼而犯下本可避免的错误。
4.13把仝部的精力集中在一件事上那些富有经验的园丁往往习惯把树木上许多能开花结果的枝条剪去，一般人往往觉得很可惜。但是，园丁们知道，为了使树木能更快地茁壮成长，为了让以后的果实结得更饱满，就必须要忍痛将这些旁枝剪去。否则，若要保留这些枝条，那么将来的总收成肯定要减少很多。
那些有经验的花匠，也习惯把许多快要绽开的花蕾剪去。这是为什么呢？这些花蕾不是同样可以开出美丽的花朵吗？花匠们知道，剪去其中的大部分花蕾后，可以使所有的养分都集中在其余的少数花蕾上。等到这少数花蕾绽开时，一定可以成为那种罕见、珍贵、硕大无比的奇葩。
做人就像培植花木一样，与其把所有的精力消耗在许多毫无意义的事情上，还不如看准。项适合自己的重要事业，集中所有精力，埋头苦干，全力以赴，这样才容易取得杰出的成绩。
如果你想在一个重要的方面取得伟大的成就，那么，就要大胆地举起剪刀，把所有微不足道的、平凡无奇的、毫无把握的愿望完全“剪去”。在一件重要的事情面前，即使是那些已有眉目的事情，也必须忍痛“剪掉”。
世界Ⅱ数的失败者之所以没有成功，主要不是因为他们才干不够，而是因为他们不能集中精力、不能全力以赴地去做适当的工作，他们使自己的大好精力东浪费一点、西消耗一些，而他们自己竟然还从未觉悟到这一问题：如果把心中的那些杂念一一剪掉，使生命力中的所有养料都集中到一个方面，那么他们将来一定会惊讶——自己的事业上竟然能够结出那么美丽丰硕的果实！
4.14如果有一件事情要做就立即去做苏姗娜．塞吉尔是一个著名的色彩专家，她为许多名人设计居室和衣物。在应付日程表上的所有要求时，她遵循从祖母那里学到的一个原则：如果有一件事情要做，她立即就干。
非常多的人浪费时间“、着手进入开始状态”，塞吉尔常说。他们花费了很多的时间准备干一件事，以致他们没有剩余的时间去干这件事了。如果立即着手行动，你就会惊奇自己干得有多快！
一位哲人说：栽一棵树的最好时间是20年前，第二个最好的时间就是现在。
4.15遇到比较棘手的工作吋先试着干起釆遇到比较棘手的工作时，你不妨告诉自己：“我将仅仅进行这项工作5分钟，然后，我再停止下来。”对于任何事情，仅仅进行5分钟往往都不会十分困难，这就是所有你确保去做的。仅仅5分钟，然后允许自己停止进行。在5分钟之后，如果你仍然认为自己无法继续进行这项工作的话，再停止工作。
这种经历常常就像是跳进游泳池里游泳一样。一开始感觉水很冷，但是，一旦你适应之后，就不会仍然感觉那么糟糕了。如果你可以进行5分钟，那么你就很可能可以进行15分钟。既然你可以坚持，为什么不继续进行呢？但是记着，只有进行5分钟之后，你才可以允许自己放弃。
最悲惨的事情莫过于，在5分钟内就可以完成这项从来没有接触过的工作，然而你却根本没有着手去做。
4.16让条理化的工作节省你的吋间和精力工作有条理，既是最容易的事情，也是最困难的事情。一位管理人员叹息说：“我最大的问题之一，就是不能把事情组织得有条有理。”我们经常看见一些青年学生的书包里、甚至高级管理人员的公文包里，简直像一个废物箱：啃了一半的面包、掉了皮的杂志、卷了角的书、几块口香糖、一叠废纸等等。
对于试图高效率的人来说，办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。使办公桌整洁而不乱的办法是：
（1）把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。你现在所做的工作，应该是此刻最重要的工作。
（2）在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着，所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置，并把有关的东西放到相应的位置上。
（3）要力戒由于有吸引力的干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情，去干其他呼声较高的工作。一定要保证你在结束这项工作之前，为它采取了所有应该采取的处理措施。
（4）按规则把已经处理完毕的东西送到适当的地方去。再核对一下剩下的重点工作，然后再去开始进行第二项最重要的工作。
4.17要知道什么吋候该停下釆在所有高工作效率的技能中，没有一个比组织时间的能力更重要了。很多人都担心自己没有充足时间尽最大努力完成每个项目。一个不知要耗费多长时间才能完成的项目可能会使人感到害怕。所以我们要看着曰历，并尽力把它全部做出打算。从某种程度上看，这是基本的计划：决定你需要多少时间和你有多少时间并相应地做计划。
然而，许多创造性生活的一个优点被认为是开放式的。一幅绘画或一首诗是没有最后期限的，该做的时候就做了。“最重要的事情不是作者或者艺术家头脑中用以、的想法，而是他决定在哪一点上停下来。”
知道什么时候该停下来和知道什么时候、一样，都很重要。你怎么才能知道某件事情不仅是自己能做到最好，而且事情本身也达到了最好的状态呢？
比如，某一天，你决定收捨一下杂物。你怎么知道自己什么时候就算做完清洁和整理的工作？在干了一段时间之后，你环顾一下四周，非常满意，没有被忽视的死角。每一样东西都放在了适当的位置上，被收了起来或归好了类，或放在容易找到的地方了。整间房子显得有条有理，并且十分温馨。当你环顾屋子的时候，你感到非常满意。
这种感觉，多多少少就是该让事情停止时你的感觉。没有忽略的地方，没有了杂乱的东西，工作中需要的东西都在恰当的位置上。不会让你一直忙乱到晚上，并且得到的结果也是相当不错的。
当下次你不能决定一件事情是否该停止的时候，记住这一点吧。如果你没有收捨好一间凌乱的屋子的那种感觉，就继续工作吧。
4.18利用好你的最佳吋间没有一个人在一天中的精力是恒定不变的。每个人都有自己的高峰期和低谷期，不同的人出现在不同的时刻。
为了更有效地利用时间，你首先需要审视一下自己和自己的习惯。你知道什么时候是你最佳的时间吗？
有研究显示，对许多人而言，身体上的和智力上的能量高峰最可能在上午10：30同时到来；大约80％的人在早上经历自己的最优时间。
最理想的情况，是在你的个人最优时间里做那些最重要的事情，以及需要最大能量和注意力的事情。
一旦你知道什么时间是自己的最优时间，有三件事情你必须去做：
（1）尊重你的最优时间。不要去做一些琐事。不要在你的最优时间内去进行文件归档，整理你的办公桌。因为这样将使你推迟开始进行困难项目的时间。要对自己严格要求，确保自己沿着正确的轨道行事。
（2）保护你的最优时间。将最优时间从你每天的日程表隔离出来。这样，不重要的事情就不会涌进这两个小时里。要尽量想办法阻止别人浪费你这些最宝贵、最高效的时间。
（3）引导你的最优时间。将你的一天中最重要的事情，那些需要最多精力和注意力的事情安排到最优时间内进行。
4.19学会灵活釆用AC工作法采取AC工作法，可以使你的工作程序化，即先把你要做的事列一张清单，再把最重要、最迫切的事情列入A类，类次之，C类则一般属于一些杂务小事。
采用AC工作法时，可先将你一天要干的工作都列出来，然后清除几项不重要的，在剩下的工作项目前逐一编上重要与否的编号，最重要的任务标上A，次等重要的标上，再次一等的标上C。可采用花费与收益检测法来决定哪个该A、哪个该、哪个该C，显然截止期已临近、又是老板分配给你干的工作该是最重要的、A等的；会严重影响他人的、会损害你的信誉的、或如耽误会导致可怕后果的也该是最重要的、A等的。这些都是你在一天内必须完成的任务。等工作在获利或重要性上都要次一等；C等工作与前两者比利益和重要性又差一筹，它们也有必要得到完成，但不一定要立即完成。
要把主要精力集中完成A类工作，其次是类，这样有主次、分先后地逐步展开，对于C类事情，可以暂时放到一边。
平时应把主要时间花在A与两类工作上，把C忘掉，A、两类事情办好了，就完成了工作的80％~90％，要是有人打电话来催问C的事，就可将这件事划入类；要是有人亲自来找，就可以把这件事划入A类。
4.20要学会忽略那些无关紧要的事威廉．詹姆士说过，聪明的艺术就是“知道什么要忽略”的艺术。琐碎和世俗的事耗费我们太多的时间。太多人为错误的事情而活。
安东尼．坎波洛博士做过一次社会学的研究，50位95岁的人被问到：“如果你的生命可以重活一次，你会怎么不同地做？”它是一个开放的问题，这些老者的答案也五花八门，但有三个答案经常出现，且主宰着研究的结果。这三个答案是：
“如果我重活一次，我会多反省。”
“如果我重活一次，我会多冒险。”
“如果我重活一次，我会多做一些我死后会继续留下来的事。”
一位年轻的小提琴演奏家被问到她成功的秘诀。她回答说：“有意地疏忽。”随后她解释道：“我在学校时，要浪费时间做很多事。早餐后，回到我的房间，整理床铺打扫房间，地板吸尘，以及做任何引起我注意的事，然后赶去练琴。我发现进步比我想象中的小，所以我行事逆转。在练好琴前，我刻意忽略任何其他的事。我相信，有意的疏忽说明了我的成功。”
为了更好地完成重要的事，首先要学会忽略那些无关紧要的事。
4.21要做重要的事而不是紧急的事每个人的时间都是有限的，所以要做重要的事，即你觉得有价值并对你的生命价值、最高目标具有贡献的事情；要少做紧急的事，也就是你或别人认为需要立刻解决的事。消防队的最大贡献应是做好防火工作，而不只是忙于到处救火。因此，“要事第一”是进行高效自我管理的原则。
有效能的人，只会有少量非常重要且需立即处理的紧急、危机事件，他们将工作焦点放在重要但不紧急的事情上，来保持效益与效率的平衡。
“有效管理”是把最重要的事放在第一位的重点管理。先由领导决定什么是重点后，自己掌握住重点并时刻把它放在第一位，以免被感觉、情绪或冲动左右。要想集中精力于当前的要务，就必须先排除次要事情的牵绊，要勇于说“不”。
4.22尽量运用化繁为简的工作方法最容易不过的是忙碌，最难不过的是有成效地工作化繁为简，善于把复杂的事物简单化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。
在工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简单化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象，使复杂的事物越复杂，结果只能陷在屋里走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。这两种类型的人其工作水平、效率之高与低，就在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。
美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问3个“能不能”，即：能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？
在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤，便可极大地提高效率：
（1）省去不必要的工作。
（2）使工作顺序合理，干起来得心应手。
（3）两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。
（4）尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
（5）预先订好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想T，提高决策的效率和准备性，减少决策过程的时间，并使决策无误。
4.23随身携带笔记市和备忘录由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼，本来想干这件事，不知不觉中却干起了别的事情。所以，在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么工作。
除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里的写字台、饭桌上、电话机旁、床边和厕所等必不可少的地方，时时提醒自己。
在工作中，有时突然头脑中冒出一个新颖的想法，或者想起了什么必须干的事。如果这些想法与目前正在做的事有关联，那可以照着去做。如果它并不是要立即去做，今后做着更合适，那就把它记在备忘录上。
对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理。这样，本来不太明确的事也明确了，你的工作和应办的事就更有条理了。
4.24书要随吋随地都能拿到，这样才能提高它的功用
姑且不谈小说，对于使用频繁的专业书、辞典或百科全书等等，最好在家中或公司里准备上两三套比较方便、重要的书籍，应随时随地都能使用到，才能提书籍的功用，进而协助工作上资料的收集和提办事的效率。
哪怕只有一分一秒的零碎时间，也要充分利用，以提读书的效率。因此，最好能培养短时间内定下心来读几分钟书的功夫。比如在接待室或书房都能专心读书，到了洗手间时，也应有此功力。所以，在公文包或皮包里多放几本书，以充分利用琐碎时间，专心阅读。
此外，还应注意随身携带袖珍型汉语辞典或英汉辞典，以便遇有疑问立刻查阅，无须挂心回家再查，或因为没有辞典在旁而使问题愈积愈多，导致最后兴趣全无。
诸如“百科全书”或“辞海”等大部头工具书，或法律、税务等厚重的参考书籍，最起码都应在公司和家里各摆一套。
一般人都认为不应将公事带回家处理，而且工作上的相关资料或专门书籍不应放在家里。若是在家时忽然想到什么新点子，须查对一下资料时，常因家里没有任何资料，而无法订下计划，事后只好懊悔罢了。这种情况是应该尽量避免的。
4.25书籍应加以利用，并非裝饰品一般所谓的书，大多指袖珍型的书籍或整套的精装书，以及百科全书模式的辞典或专业书等，这些都是书架上最常见的书。
老实说，一些藏书人藏书的目的与方法，实在让人想不通。他们惟恐把书弄脏或污损，总是小心è地保存，甚至很少动用。站在书籍利用的观点来说，这种做法似乎很不合理，而且把书当成装饰品，简直就是浪费空间、时间。
百科全书或“大辞海”之类的书籍，在查阅时立刻能找到资料，这才是最重要的。换句话说，尽可能缩短查阅时间，以提高利用价值。
但是，每次查阅时，从书套中取出又收回，实在很麻烦，这些书套反而令人觉得碍手碍脚，成了绊脚石。不仅如此，数十册之多的百科全书，常需费时查索所要的资料项目，加上本身十分厚重，拿在手上一会儿就发酸发麻，又得费事地从书套中取出、放回，实在不是一件轻松的事。
对于百科全书、英汉大辞典等大型工具书，应将封套取下，连装饰用的纸带也应在买书后一律取下。没有了这些无用的东西，就不会浪费翻阅的时间。
取下的书套无需丟掉，可加以利用，可作为收集信件和名片之用，或是存放记事本、电话本等小册子，都是很理想的。
4.26对书籍要做几项切合需求的改裝书籍是信息的媒介，优点在其收集量能与日俱增，携带方便，随时可添加相关资料，顺序、分类上的调整也很方便，优点很多，而且可借书籍短查阅资料的时间。
然而，若性到非常厚重的书籍，就不是那么轻松的事了。例如：读英文书籍想要查字义时，就非用字典不可。当你花一些时间查字典，又得另外花时间记录其意，或造个句子增加了解。因此，若能将查字典的工序简化的话，就能节省很多时间。
为了工作或读书的效率，不应该将买来的书照原样放着，而应“处理”一番，以短查阅时间及符合自己方便为原则。一般人必定都认为书籍本身已是成品，实在不用再费心“处理”，但若站在另一要来看，如果将书籍花点心思再“加料”一次的话，便会理出一道营养丰富的好菜。
通常，一般人都应该对书籍要做几项切合需求的改装，以使用率。例如字典等最常使用的书籍，将封面比书缩部分突出的地方，一律裁成和书缩相同大小的格式，便可以右手握笔记或文具，左手随心所欲地翻书了。做不到这一点的人，翻阅书籍时不仅麻烦，而且浪费很多时间。
其实，书套稍大的目的几乎是为了装饰，使书籍看起来美观及有质感，但就实用性而言，却一点也帮不上忙，反而费事，所以，断然将封套剪成与正文大小相同的尺寸，是明智之举。而且翻阅时的确方便，必能达到短翻查时间的效果。
4.27对于没用的书，要毅然舍奔在现代，所谓的“书虫”还相当不少，更荒谬的是，甚至有些书虫用卡车到旧书摊买下满满一车的书，看起来似乎是位疯狂的藏书家。这种人藏书汗牛充栋，但本人却几乎从未仔细博览自己所藏的群书。
这种极端设计划地买书，书架上堆满书籍却不知如何利用、整理的人很多。其实，正确的买书方法，应是有计划且定期地慢慢购买。冲动地胡乱购买，以致有限的书架空间一片紊乱、书满为患。这种做法并不明智。
但是若将堆积如山的书，以随手阅读方式处理，成效如何呢？有人认为“精读细阅”的方法不错，只是以这样没计划的读书法，临时要找某类书时，自然无法立刻就找到。
因此，为了能立即找出所要的书籍，对于不要的书，或不会再读第二遍的书，都应立刻丟弃，这是藏书的基本原则。
但是，对于认为拥有多少本书即拥有多少财产的人而言，很难照这种方法去做。对藏书者而言，书籍象征丰富的精神财产，无法割舍的心理是可理解的。只是如此优柔寡断，反而使书籍徒占空间，于事无补。
无法有效活用书籍，并非藏书的最初意义。派不上用场的书，就像消耗品一样，须有毅然丟弃的勇气。
更直接地说，即使刚买的书，在阅读的同时若已察觉没有什么价值，可以立刻把它丟弃。即使是千辛万苦才买到的书，若一点用途也没有的话，也不要舍不得丟掉而花费时间去读它。
买来的书绝对没有非读不可的义务。喜欢的话，当然可以费心读完；若不喜欢，千万不要勉强，立刻搁置一旁，是明智的做法。
4.28利用好下班前的5分钟许多人快到下班的时候就心不在焉了。其实，下班前的5分钟是“黄金时间”，用好了可以起到“承先启后”的作用。如果你以前的下班前5分钟总是无所事事，从现在起不妨试试下面的几种建议：
（1）整理备忘录。备忘录上记载了一天的工作摘要，包括当天会见的人士，新获得的名片资料等等，内容多半繁杂无章，因此，最好在一天工作结束前将它整理一下。
这样不但能掌握当天的工作进展，也便于曰后翻阅。
（2）检查工作表。当天应进行的工作项目，已完成的做上记号，对未完成的项目也做到心中有数。
（3）拟订次曰的工作表。把当天的工作表检查完毕后，接着列出次曰应进行的工作项目，拟订工作表，此时可参照备忘录，以防疏漏。
（4）整理办公桌。下班前将办公桌整理得干干净净，才算真正结束一天的工作。特别是女秘书，更应注重这点。做好这些后，你就可以迈着轻柔的步子，轻松地下班了。
4.29适当的休息能让你提高效率一般来说，保持效率和呵护健康最重要的方法就是使你本人充满活力，而保持充沛活力的方法则在于防止疲劳，防止疲劳最重要的方法则是休息。的确，休息能够让你在清醒的时候做更多有效率的事。
《为什么要疲倦？》的作者丹尼尔．何西林说：“休息并不是绝对什么事情都不做；休息就是修补。”在短短的一点休息时间里，就能很强的修补能力，即使只打5分的瞌睡，也有助于防止疲劳。
爱迪生认为他无穷的精力和耐力，都来自他能随时想睡就睡的习惯。
亨利．福特过80大寿时说：“我能坐下的时候绝不站着，能躺下的时候绝不坐着。”
几年前，好莱坞一位电影导演杰克．查纳克常常感到筋疲力尽，什么办法都用过，喝矿泉水、吃维生素和一些补药，一概无济于事。随后，他试了试这一类方法，两年后他说：“……出现了奇迹。以前每次和我手下人谈话时我总是坐在椅子里，非常紧张。现在每次开会，我都躺在办公室的长沙发上。现在，我每天能多工作两个小时，很少感到疲劳。”
如果你没有办法在中午睡个午觉，可根据情况在晚饭前躺下来休息1个小时。这样，你就可以在你生活中每天增加1小时的高效时间。
4.30设法让自己保持精力充沛许多因素会影响人的精力，其中一项因素就是热忱。当你有热忱时，就算体力已经不济，但精神仍维持在很亢奋的状态。当你觉得无聊时，就会变得无精打采，没有什么气力，也没有生产力。
为了维持高生产力并保持精力充沛，就得要保持最高热忱，也就是要避免感觉无聊。造成无聊的主要原因就是，当你要做自己想做的事时，却得去做别的事。因此，你得把工作组织一下，让你在想做事的时候，可以用大多数的时间做自己想做的事。
显然，你应该避开那些会令你感到无聊的工作。强迫自己做那些你不喜欢做的事，只会令你更无精打采。不过，就算是很喜欢做的工作，如果花太久的时间去做，或是当时并不想做这些工作，你还是会觉得这些工作很无聊。解决之道就是同时进行许多不同的项目，在特定时段内做自己想做的项目。因为一般人多半每天会调整自己的时间表（会议时间当然不能算在内，因为老早就订好了），你就可以依照自己的工作情绪调整想做的工作，只要能赶上截止期限就好。
每个人都可以找到一些让自己在一天中再度焕然一新的事情。只要你知道哪些方法有用，就照做吧。比如，泰莉娅的办公室里就设有私人化妆室，当她觉得愈来愈不专心、精神愈来愈差时，就去洗洗脸。洗完脸后，她的精神马上为之一振。你也可以洗把脸、起来走走路、替人跑跑腿、跟朋友喝杯咖啡、或是打电话聊聊天，让自己休息一下，同时也能让精神再次振奋起来。
