档案信息计算机著录标引是进行档案计算机检索的必要条件，通过计算机著录标引形成机读档案目录，为进一步开展计算机档案信息检索奠定基础。在手工检索阶段，为了提供利用的方便，必须把每个案卷或每份文件的内容和外形特征著录在卡片目录或簿册目录上从而形成大量的检索卡片和簿册。这种靠手工著录和检索的方式随着档案数量的不断增加，逐渐显现出很多不足之处，比如数量太多难于保存，时间久了容易损坏，不能同时满足大量利用者的要求，手工著录的内容不够全面，难于满足利用者迅速、准确、具体、系统地得到档案信息的要求等。随着计算机技术的发展，利用计算机进行档案信息著录成为现在和今后档案检索和管理的重要手段。
一、档案信息计算机著录的特点
档案信息计算机著录结合了传统著录方式的优点，即通过著录项的设置体现档案信息的内容特征和外部特征，同时更体现了计算机技术对信息进行综合处理的能力，在实现文档一体化管理，档案的保管、鉴定、统计、利用等方面显现出更加综合的优势。目前各地档案管理部门都在大力开展计算机著录与检索的工作，并已取得了可喜成绩。以《紫晶文档一体化系统（AMS）》为例，该系统通过了由四川省档案局组织、国家档案局有关专家参加的成果鉴定，专家一致认为“该系统具备良好的扩展性，技术先进，在同类研究中达到了国内先进水平，应用前景广阔”
《紫晶文档一体化管理系统（AMS）》是新一代文档一体化管理系统，实现了文件的收发、归档，档案的保管、鉴定、统计、利用等环节的电子化管理。该系统严格按照国家档案局制定的档案管理规范及有关标准进行设计，采用最新的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》和《归档文件整理规则》，预装了中国档案主题词表、公文主题词表、中国档案分类法、金融系统档案分类法等多种分类法，便于利用者随时参考和查阅。
该系统的主要特点：（1）实现了文件自动归档，兼容已归档档案的管理，能够实现真正的文档一体化管理；（2）采用先进的体系结构，支持局域网、广域网和WEB查询浏览；（3）内置浏览器，可直接浏览150多种格式的文件；（4）全文文件具有加密压缩存储功能；（5）具有光盘制作子系统，可以独立运行光盘存储的永久性系统；（6）具有自定义报表子系统，用户可以自行确定报表的打印格式；（7）具有自定义数据结构子系统，用户可以自行确定数据库的基本构架；（8）独有的安全机制，保证数据不会被非法访问或无意破坏，具有日志库功能，可以记录操作痕迹，保证数据安全；（9）扩展性强：AMS系统可以方便地扩展。
该系统的主要功能：（1）公文管理：收发文登记、收发文簿打印、文件拟办单等表格打印、收发文检索等；（2）归档管理：按用户任意要求使计算机进行自动归档、人工立卷和卷内文件的调整；（3）档案管理：编辑并打印封面、卷内目录、脊背、备考表、案卷目录、全引目录等；（4）编目检索：可按用户的要求进行单条件和多条件的组合、模糊查询并编制各种专题目录；（5）用户管理：增加、删除用户或修改用户权限、身份、属性等；（6）系统维护：主题词表、分类法的预装，数据备份与恢复等；（7）文件扫描与全文浏览：文件的单（多）页自动扫描、浏览，电子文件的挂接等；（8）日常管理：借阅／归还／催还管理，档案鉴定、档案移交、档案统计等；（9）数据的迁移：数据的导入、导出以及批量数据的迁移与合并；（10）光盘子系统：完全备份数据，自成体系地独立浏览检索，WEB子系统：实时快捷地进行INTERNET网上数据发布，收发文报表自定义及数据结构自定义子系统：用户可自定义报表打印格式及数据库结构，系统具有好的可扩展性和灵活性。
该系统具备多项子系统系列：（1）紫晶 WEB检索系统：采用INTRANET／INTERNET技术，通过 WEB浏览器直接进行数据查询，无须在查询机上安装AMS系统，充分利用低档机器，减少维护，符合最新软件技术潮流；（2）紫晶光盘档案管理系统：将AMS主系统的数据做完全的光盘备份，同时另外转换数据格式进入光盘子系统，可以直接在光盘上运行档案查询和全文浏览等；（3）紫晶党政网接口系统：将党政网上运行的收发文数据直接接收到紫晶系统中，使得数据的产生从手工输入变为系统接收，从而实现数据产生、数据加工、数据保存、数据检索、数据永久保存的整个数据流程的全面管理；（4）紫晶机读目录数据交换系统：根据DB51／T381—2003《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的规定，实现数据的转出与转入；（5）紫晶数据转换系统：将WORD、EXCEL编辑的档案目录经规范处理后转入紫晶文档一体化管理系统中；（6）紫晶动态报表管理系统：根据用户的不同要求，自行定义报表的打印格式，打印数据与AMS主系统实现无缝集成；（7）紫晶通用档案管理系统：具有各种门类的档案管理功能，可以完全由用户定义数据库，自定义数据结构，自定义报表系统，具有完善的数据组合查询、模糊查询等功能；（8）紫晶保管期限系统：对于保管期限划分问题的辅助工具，帮助用户通过逐级分类方式确定保管期限；（9）紫晶分库系统：针对某些基层用户计算机档次低，数据量激增后运行性能下降的问题，以及某些用户对数据分库管理的要求，通过分库及多库的切换操作，实现多库运行。（10）紫晶预装系统：预装中国档案主题词表、公文主题词表、中国档案分类法、金融系统档案分类法。
二、档案信息计算机著录的基本要求
（一）人员方面的准备
要求参加著录的人员不仅要熟练掌握档案传统著录方法，熟悉《中档法》和《中国档案主题词表》的使用规则，还应该具备熟练运用计算机技术的能力，熟悉计算机著录系统的功能和使用方法。
（二）档案管理基础条件的准备
档案信息计算机著录的信息来源是已经归档保存的档案或原来编制的手工检索工具，按照计算机技术的一般要求和档案著录规则的要求，著录所采用的各种符号和词汇应该尽可能规范，因此作为著录信息来源的档案信息也应该符合一定的要求，比如在拟制案卷标题和文件标题时应尽可能采用规范的词汇或用语。总之，在开展档案接收、整理、鉴定等基础工作时就应将档案著录的要求考虑在内，为顺利开展计算机著录打下良好基础。
（三）技术方面的准备
技术的准备应该包括两方面内容，一方面是著录技术标准的准备，应该严格按照《中档法》、《中国档案主题词表》以及《档案著录规则》和《国际档案著录（通则）》［ISAD（G）］等有关标准进行著录；另一方面是计算机技术方面的准备，尽可能选择编制完备、功能齐全、使用方便、成本较低且符合本档案馆或本部门档案特点的计算机软件进行计算机著录。
