情景故事
韦先生是一家家电公司的销售部负责人,为了在销售方面有所突破,他对部门里的销售人员充分授权———销售人员无需经过上级的层层批准就有权独立处理顾客的特殊要求,权限包括调整现有的产品和服务、调货甚至降低价格。
可是授权以后,韦先生发现销售人员将自己的政策演变成了无原则取悦客户,他们为了达成交易,大幅压低价格、增加附加服务。由于授权太过充分,有一个销售人员竟然在没收到客户定金的情况下赊购了价值30万元的原材料,一个一线销售人员则以产品降价10%为条件从客户手里收取回扣。
韦先生看到这些情况后,他很质疑授权的正面效果,他准备收回“授权”,再次让下属回到20元钱就需要审批的日子。
问题分析
按照权限的大小,授权可以分为充分授权法和不充分授权法,韦先生在授权时则采取了充分授权法,所谓的充分授权法,就是允许下属自行决定行动的方案,主管将完成任务所必需的人、财、物等权力完全交给下属,准许他们自己创造条件,克服困难,完成任务。充分授权法能有效发挥下属的积极性、主动性和创造性,但是这种授权方法有一定的限制条件:即所授权的工作重要性比较低,工作如何完成不会对组织产生重大影响。然而韦先生所授权的工作显然不符合这个条件,销售人员直接与顾客对接,他们的行为对公司的利润发挥着举足轻重的作用,在这种情况下,韦先生其实应该采用不充分授权法,即在充分调查研究的基础上,自己先与下属提出解决问题的全部可能方案,经过选择审核后,再批准执行哪种方案,最后将执行中的权力授权给下属。
关于身陷授权困境,韦先生并不是个例,很多管理者都曾经被授权撞过一下腰。管理者在授权时,很容易犯如下错误:
牧羊式授权。主管授权给下属后,像牧羊人放羊一样,任由下属随意使用权力。这种做法虽然为下属提供了足够的自主权,但是常会使下属过度发挥,没有为授权作出正确的行为诠释。
截留时授权。主管担心授给下属的权力会遭到滥用,或者认为完成某项工作不需要那么多权力,因而在授权时,往往有所保留,不授给下属完成任务所需的全部权力。
空头支票式授权。主管表面上授权给下属,实际上自己仍然牢牢掌握着权力,或者干扰下属运用被授予的权力,这种授权不过是有名无实的空头支票。
完美式的授权。主管总是奢求十全十美,并以防止下属发生失误为借口,从而钳制下属的行为。
遥控式授权。为了不产生放任不管的后果,主管矫枉过正,由实施建设性的、积极的监控转为事事遥控。
无反馈式授权等。主管无意于建立和实行有效的反馈机制,导致主管既不能及时获得各方面的最新消息以便对决策作出矫正,也无法顺应环境的变化对下属的工作进行积极有效的指导。
韦先生的授权方式便属于牧羊式授权法,由于没有为下属使用权力的力度和广度作出界定,以致销售人员对于政策的执行脱离了上级的掌控,出现了意料之外的恶劣后果。管理者在授权时,不妨参考上面的错误提示,以便审查自己的授权行为,降低授权风险。
管理讲堂
主管在授权时应遵循如下原则:
※ 合理授权原则
主管一定要选择正确的授权对象、确保所收授权的任务是可以授权的、赋予下属的权力在一个适当的范围内。
※ 授则信的原则
有的主管对授权采取了不授则惑、授则疑的态度,可谓是左右为难,主管如果授权而不信任下属,还不如不要授权。坚持授则信原则,就是主张主管要彻底放权,真正实现“将在外,君命有所不授”的授权效果。
日本著名企业家土光敏夫曾经说:“目标与方针一旦确定下来,至于完成任务的方法,就应放手让他去做,去决定。”
香港光大实业公司,总经理下设许多“项目经理”,他们在职权范围内自主处理问题。有一次,中国远洋公司为加收一笔3万美元的运输费,打电话找到北京光大公司的一位“项目经理”,这位年轻经理当即拍板同意。远洋公司的人听了大吃一惊,一再问是不是要请示一下总经理,得到的回答是:“在我职权范围内的生意,我说了算!”结果,这件事很快就得到了妥善的解决。
※ 量力授权的原则
主管向下属授权,应当视自己的权力范围和下属的承受力而定,既不可超越自己的权力范围,又不能不顾及被授权下属的承受能力。主管授予的权力,一不要超负荷,以免权力超越了下属的行使能力;二忌授权不足,导致赋予下属的权力使其难以应对工作任务。
※ 带责授权原则
主管授权给下属,并不意味着主管便彻底没有责任了,主管还要把自己应该承担的责任留给自己,这是授权的一项基本原则。主管在授权给下属时,必须明确下属的责任,将权力与责任一并赋予对方。这种授权方式不仅可以有力地保证下属积极去完成所承担的任务,而且可以堵住下属推卸责任的漏洞,使被授权者不至于争功诿过,而会忠于职守,努力工作,发挥自己的主动性和创造性———这种带责授权的方法,体现了责权一致的精神。
带责授权中的责任,包括两个方面:一个是被授权者在行使权力的过程中应遵守什么,这是一种责任;另一个是对活动的结果又应负有什么责任。对于这两个方面,主管在授权时都要作出明确的规定,要讲得清清楚楚。这既是责任范围,也是权力范围。规定清楚,才能便于执行。
※ 授中有控原则
主管授权,不是把权力放下去以后就撒手不管了,授权之后必有的一步便是控制。授权要有某种可控程度,不具可控性的授权,就不是授权,而是主管弃权。授权之后,主管的具体事务减少了,但主管指导、监督、检查的职能却相对增加了。主管者的这种指导、监督和检查并不是干预,而是一种把握方向的行为。
※ 宽容失败原则
真正的授权是以主管宽容下属的失败为前提的。怕失败,就不能有所突破,注定难以获得非凡成效,所以主管应该宽容失败。不过,主管一定要分清宽容和迁就这两个不同的概念,主管要有宽容的态度,绝不是无理的迁就。宽容是领导的气度,是不计较的意思;而迁就则属于不讲原则、降低标准,这两者是不能混为一谈的。
去梯言———
主管如果因为害怕失去CAP(控制、权威、权力)而放弃授权,便会患上“超人综合症”,使自己终日纠缠于部门琐事,沦为一个名副其实的低效管理者,但是如果主管在授权时丧失了一定的原则,很可能不得不吞下授权留下的苦果———相较不授权的危害,可以说是有过之而无不及。