18.接发传真的正确方式
即使你是初入职场的新人，也不希望当上司交代下来一个小任务时，自己却手足无措吧？比如发传真。传真机规规矩矩地摆在那里，可你却不知道怎么用，这多危险啊，接发传真可是办公室人员必修的一门学问和礼仪呢。
传真，说简单点就是借助于一根电话线把这边的资料复印到电话的另一端，也就是把发信人的原稿做一下复印。这也是一种相当快捷而正式的通讯方式，它可比通过邮局邮寄资料的方式快很多呢。
发传真时，不要忽视了第一页上的一些基本信息，比如，应注明传送者和接收者的单位名称、人员姓名、传真及电话号码，还需注明发送的日期、总页数等等，这样有助于接收者过目时清楚明了。需要注意的是，传真的每页都应该标上页码，这样方便查找，也方便阅读。
如果是传真信件的情况，要像写信一样有礼貌，必要的称呼语、问候语、敬语和签字都不可少，这会充分体现出你的涵养和对他人的尊重。
传真有其标准的纸张，称为传真纸。一般是A4的白色纸张，所以尽量不要乱用其他纸张来发传真，以免影响了传真的效果。所传资料的字体应比普通打印时的字体稍大一些，这样才不会造成接收者的视觉疲劳和阅读障碍。
发传真前，应先与对方通个电话，告诉对方你将要发传真过去。传真发过去后，也不要忘记打个电话与对方确认一下，如果页数较多时应及时告知，不要因为忙乱而漏掉了内容。这样有助于给对方留下认真细心的好印象。接传真时也是一样的，接到后应及时与发送一方联络。如果没有等到对方的确认电话，可以主动打过去，让对方放心。
了解了接发传真的一些基本知识后，还需要知道一些使用传真机时的基本礼仪，因为办公室里的传真机不是你一个人的，它是属于公共的办公用品。从每一个小物品上，从每一件小事上，才可以看出一个人究竟有多大的涵养。
遇到繁忙的时候，也许会有几个人都在同时等着使用传真机，如果你已经占据了很有利的位置，可是你的手里的传真却多达好几页，而排在你之后的同事只需要传一两页的内容，这时，你应该有风度地让同事先用，一定会迎来同事感激的目光。
如果你刚刚用完传真机，就碰到没有传真纸或是机器出现故障等情况，实在不应该事不关己，抬腿走人，把问题与麻烦留给下一个使用者心里怎么能过得去呢？合适的做法是，及时地更换传真纸，耐心地去排除故障，如果自己解决不了，可以找他人帮忙。
在使用完传真机后，要记得把你传真资料的原件带走，马马虎虎、丢三落四，会让自己吃亏的。另外，一般不要在办公室的传真机上接发私人传真稿件，毕竟，公司不是私人化的场所，私事还是拿到私人空间里去做吧，这本身也是对自己的一种保护。
知道了这些，你就可以用良好的仪态和风度使用办公器材了，你的优雅气质不被加分才怪呢！
19.应用电脑时的礼仪细节
谁希望自己的手指在灰突突的键盘上翻飞？谁愿意自己电脑里的文件被别人随便浏览？谁想过占用公司电脑处理私人事务时会不经意留下怎样的结果？所有与电脑有关的问题，只能用我们聪明的头脑去解决了。
白领们每个工作日都要与之相对的是什么？答曰：电脑。白领们每天都要用什么与外界沟通？答曰：网络。电脑和网络在办公一族的工作生活中发挥着极大的作用。
可是，如果我们在使用电脑时和连接网络后，却像网吧里打游戏的那些人一样毫无顾忌，良好的白领形象说不定就会毁于此呢。
通常，在办公室里是人手一台电脑的，但我们要清楚它是用来办公的器材，不是发给私人的物品。所以，不要把自己杂七杂八的东西都存在工作的电脑里，也尽量不要用办公室的电脑处理个人的事情，你就不怕电脑硬盘自动备份了你的隐私吗？
电脑在办公室里虽不是我们的私有品，但毕竟是我们在用它，因此应自觉地保证它的干净清洁，没有谁愿意让自己的手指在灰突突、脏兮兮的键盘上流连吧？在摆放电脑时，尽量不要让电脑的后部冲着别人，因为后部的辐射情况相当大。
办公室内的网上聊天，是一个很让老板头痛的问题，很多公司为此屏蔽了QQ，或者干脆不让安装，这最直接地表明工作时间不要聊天。可是有些工作要求你要经常与客户接触沟通，甚至联络感情，所以MSN在白领中用得越来越多，至少，这是公司老板们默许的一种聊天工具。其实不论是何种聊天工具，最重要的是自己应该有“工作时间拒绝私聊”的意识。如果对方很有表达的欲望，你可以让他发邮件给你，回家后在属于自己的时间里处理。
既然说到邮件，不得不说说发送邮件的一些礼仪细节了。发邮件就像写信一样，应注意语言和措辞，不求词藻特别华丽，但须通顺易懂。太深奥太模糊的邮件会让看者伤透脑筋，弄不好你还得费口舌去解释。
另外，在发邮件前或刚发过去后，应及时通知收件人查收，这样不仅无形中提高了效率，而且也不会被收件人当做垃圾邮件处理掉，于人于己都有好处。
一般的邮箱发邮件时都有可携带附件的功能，这一功能给很多人以方便，但需要注意的是，过大或没有必要携带的附件就不要添加了，这会给对方在打开邮件或下载的时候造成不便，既影响程序运行，又占用电脑空间。
对于商务电子邮件，我们可以在工作时间及时认真地处理和答复，但对于我们自己的私人邮件，就不应该在办公室的电脑上处理了，回家后慢慢查收，心情肯定与白天工作时不一样，你会有更多时间细致地表达自己的情绪，说不定，对方看了你的回复后，都可以品出你的一份淡然呢。
办公室有关电脑的礼仪细节着实不少，但有一点万万不可忘记，就是在未经他人许可的情况下，不应擅自查看他人电脑里储存的内容和邮箱里的邮件。这样的做法不是缺乏涵养，就是别有用心，你只需要坦然地畅游在自己的网络里就好。
20.提问的技巧与艺术
在某些明星的新闻发布会上，为什么有些记者的提问可以令明星们心花怒放、侃侃而谈，而有些提问则被他们拒绝回答或让其愤然离席？这就涉及了提问的技巧和艺术。
提问，就是抛出问题，让别人来回答，可抛出问题决不像抛出一块石子那样简单，而且抛出石子还容易砸到别人的脚呢，更何况问题。你提出了问题，别人不予回答或者接到了问题，却回答得不让人满意都是在砸自己的脚啊。
所以，提问的人想知道答案，被提问者却不给答案或无法给出满意的答案，这是多么让人着急的事情。可是，如果你在提问中掌握了这样一些细节，让提问富于变化和感情，情况会不会有所改善呢？
首先，提问时应该彬彬有礼。这体现了一个人办事的态度，也是做人的态度。提问时加上一些礼貌词，如“请问”“请教一下”“请您回答”，就会让被提问者心里有一种被尊重的感觉，随即也会有了良好的印象，对你的问题回答起来也会比较配合了。谦和的提问方式会让人有如沐春风般的亲切，而不是毫无感情的审问。只要注意，提问不等同于审问就好了。
其次，提问也应该有度，适可而止才符合人际交往中提问的礼仪。在提问的过程中应注意观察对方脸色的变化和语言的转变。如果对方听到你提出的问题后，忽然脸色沉了下来，你就要懂得适时地转换话题，或者过一段时间再换一种提法来问。如果对方明确地表示不想谈这个问题，就不要再穷追不舍地问下去了。每个人都有自己的隐私权，问与不问是提问者的权利，而答与不答就是被提问者的权利了。
最后，怎样提出问题，提什么样的问题，提问的具体态度和语言，是要因人而异的，对尊者长者提问，那是请教，应表现得恭敬谦逊。对孩子提问，即使是对某方面知识的考查，也应该和蔼可亲。上司询问下属工作上某些实质性的问题，可以严肃郑重，但不应该忘记礼貌与尊重。采访者向被采访者提问时，应把握好被采访者的心态，运用技巧组织好语言形成同一问题的不同提法，曲径通幽，殊途同归，这样才会得到你想要的内容和素材。
另外，提问时，应该注意不要问这样的问题：问女士的年龄；问别人的薪金情况；问刚才为什么不接你的电话；问他人与另一半的感情如何；问人家结过几次婚，交过几个异性朋友，等等。你应该知道，这样的问题是让人尴尬和不好回答的，别让自己的好奇心造成了他人的为难和痛苦。
提问远远不是老师问学生1加1等于几那么简单，而是几加几等于1那样丰富。
21.奖励与批评时的心态调整
谁都希望被表扬时越多的人听到越好，而如果是被批评的话还是越少的人知道越妙。奖励与批评，是可以给人造成两种截然相反的心理变化的，面对这些情况时，心态很重要。不信，你就试一试。
在工作中受到奖励时，谁都会欢欣雀跃，可如果在工作中受到了批评恐怕脸上早就阴云密布了。但是，我们不得不承认，有奖有罚才能体现公平的现代企业制度。所以，以好的心态来对待奖励与批评吧。
老板在员工出色地完成任务后奖励一个红包或是一次带薪休假，这体现的不只是员工的价值，也体现了老板做人用人的态度。因此，作为领导者应舍得给予下属奖励，这样下属一方面感受到了你的认可，另一方面也因为这种鼓励而有了更大的动力，而你也会获得更多的回报。
而作为被奖励者，捧着这令人喜悦和兴奋的温情礼包时，要记得不应该在外人面前表现得过于沾沾自喜，情不自禁，甚至产生骄傲自大等情绪，这对你今后的工作和发展将产生不利影响，同时也会在同事面前留下不好的印象，使正常的人际关系陷入淡漠和僵局中。以平和的心态收起你的光环，开始新的起点吧。
奖励的话肯定说得越多越好，可批评的话应以简短明确为宜，正是为了您的简短，我们在这时才要关于批评多说几句。
你肯定会遇到这样的情况：手下的员工做出了违反公司制度的事情，你不得不对他提出批评。这时，如果你轻轻敲了下那名员工的桌子，并示意他到你的办公室来或者出去一下，那么，恭喜你，你非常清楚进行批评时的一个基本礼仪，就是不当众对某个人展开批评，这一点很重要，它是在维护被批评者的尊严，至少使他们的“面子”没有受到公开的羞辱。
展开批评时的态度和语言犹为重要。即使你很生气，也不能做出拍桌子、摔东西这样的举动，这会让你的形象大打折扣，至于骂人打人这样的行为，估计警察就会来找你了。态度严肃认真是应该的，不过也可以尝试一下亲切与平和，这或许能达到让你意想不到的效果。但语言上不能含糊不清，应该让对方知道“这样做不好，下次注意”。不过，说话也不要过于尖酸刻薄，那反而会令对方反感和抵触。语言永远是一门学问，同样的意思，两种不同的表达方式，也许就会产生不同的效果。
批评时，还应注意的一个关键问题，就是要对事不对人，事情明晰了，解开了，知道下次怎么做了就好，没必要从此就为某人打上不良的烙印。
对于别人的批评，应以一个良好的心态来对待。如果是你的错误，应勇于承认和承担，并及时说出道歉的话来，这是一种大度和负责的表现。
而以下三种情况，你可以进行反抗：错误不在你，是对方强加；当众展开批评或羞辱；批评的语气过于尖刻。遇到这样的情形你也会很愤怒，但记得应尽量说出理智而有力度的话，比如，“我现在不想跟你谈，等我们都平静时再讨论。”这样既避免了两人过激的语言冲突，也明确地表达了你的意思——拒绝不合理的批评。
如果成功是一个漫长的旅程，那么奖励会成为它每一个愉快的逗点，而批评，希望它承载着一种转折，由错的向对的，由失败向成功。
22.演讲台上的从容不迫
偌大的演讲厅里坐满了人，你站在台上，或许有很多紧张和无助。其实，此时你最需要做的便是平稳心情，从容不迫地面对聚集在你身上的目光，并把准备好的内容娓娓道来。
你在学生时代当着全班同学和老师的面发表过演讲吗？如果从没有过，应该算是花季里的一种遗憾吧。好在长大以后，工作会给你这样的机会，当你不得不在公司的会议上演讲时，当你不得不为客户讲解自己的创意时，偌大的空间内只可以听到你的声音，其余的一切都是安静的，如果这时你紧张了，畏惧了，退缩了，你懦弱无能的形象便会在别人的眼睛里定格。所以，从容不迫地走到台前吧，这是所有精彩演讲的开始。
演讲是一项与自己密切相关的特殊活动，它肯定不像参加一般的会议那样听一听、记一记、简单地说一说就可以了，每个人在演讲时都会成为别人关注的焦点，因此，演讲前的准备非常重要。
有经验的演讲者，不只懂得准备好演讲的内容、资料，组织好语言，理清思路，还懂得整理好仪表和搭配好服饰。在着装上最好比平时更加端庄、沉稳、干练，这才不会造成别人的轻视。女性应以淡妆为宜，头发尽量盘起来或扎起来，会显得干净利落。
在演讲过程中如果涉及使用某些设备器材，应提前调试好，保证视听、投影等仪器正常工作，这样才不会在开始演讲后发现了问题而措手不及。如果真的很不幸在演讲时突然出了状况，也不要手忙脚乱，可以在等待维修时与观众互动一下，活跃气氛。
