我们已经讨论过发言人和秘书长的关系，发言人和记者亲近的关系，如何选择其员工，以及如何设计办公室。
那就典型的一天来说，这些东西是如何整合起来的呢？发言人办公室是如何运作的呢？
媒介分析Press analysis
每天要做的第一件事就是媒介分析。
我在第五课中简要地提到，精确的媒体分析是发言人工作至关重要的组成部分。在前南斯拉夫问题上，就是媒体报道最先向赛勒斯·万斯暗示克林顿政府不会支持他和欧文勋爵的和平计划的。准确的媒体分析不仅对你的上司有用，他的整个团队也可从中受益。这样也可以使你对于整个团队来说更有价值。我第一次注意到这一点是在克罗地亚的萨格勒布，那时我为日本的明石康（Yasushi Akashi）先生做了几个月的信息负责人，他当时负责前南斯拉夫联合国任务。代表团的信息办公室很大，有100多人；其中有一个小组专门负责收集掌握本地和国际的媒体信息。明石康先生每天早晨都要和他的高级职员开会，我也在被邀之列。我会事先查阅属下做的媒体分析，准备好开会时需要的新闻要点。当明石康先生问我时，我的发言可以快速地让大家对媒体报道的情况先有一个大致的认识。大家都觉得这非常有用，我发现明石康先生日渐频繁地先让我发言，因此他的会议以媒体分析开始。这些新闻为当天的工作定下基调和议程。
后来我成了科菲·安南的首席发言人。在我的新员工们都熟悉了各自的工作之后，我们就开始以讨论前一天晚上和当天早上的媒体内容作为每天工作的第一件事。我的属下以前都是记者，他们熟悉很多国际新闻渠道———他们了解那些媒体的政治倾向，和那些媒体的一些通讯记者或者广播员私交甚好，而且当他们遇到有突破性价值的新闻时，能马上就辨识出来。也就是说他们是言所该言，行所该行的。
我的办公室当时没有做媒体分析，因为规模更大的信息部在承担着这项工作（在后面的课程中我会谈论发言人办公室和信息部之间的关系）。我的办公室只有12个人，而信息部门的员工超过700名。
信息部每天发布三次新闻公告，消息大多来自各大通讯社。最早一次是在9∶30和10∶00之间。中午，他们也会收集大量的新闻报道，其中大都由信息部遍布世界各地的70余个信息办公室所提供。我认为新闻公告建立在过于狭窄的新闻源基础上，而且这些新闻公告在时间上来说也应该发布得更早一点。我和负责信息部的人谈过此事，但是他和我不是朋友，没有接受我的批评（———看，在行政管理界中是不宜树敌的。）
因此我决定自己来做这件事情。
枟早间要闻枠Morning Headlines
我本想把我们做的新闻分析称为枟早间要闻枠，后来我的一个员工跟我谈论了所谓的“品牌化”问题。“品牌化”是广告业的术语，意思是把你的产品和某个“品牌”联系起来以便促销。因此我们给它一个“品牌”，称之为枟发言人早间要闻枠。每则新闻有3至5行长。结尾处会注明新闻来源及其所在城市。我们想阅读者已经对一些新闻来源非常熟悉，便把这些新闻来源用符号进行表示：例如NYT指枟纽约时报枠，WP指枟华盛顿邮报枠，WSJ指枟华尔街日报枠。
枟发言人早间要闻枠有很多消息来源。我的部下每人都阅读一份不同的早报。不同的人还分别对世界上不同区域的新闻进行追踪；他们也会利用互联网来检索所负责地区各主要信息源的新闻发布情况。为了控制质量，如果我有时间，我会检查一份或多份报纸，确保我的属下没有遗漏什么消息。有的时候他们也难免会百密一疏。
另外一个重要的信息来源是联合国信息中心。当我随同秘书长出访的时候，我和被访国家的联合国信息中心紧密合作。这样的不同国家的信息中心一共有70多个，我必须对它们一视同仁。在每次访问之后，我都会给信息中心的工作人员写一封热情洋溢的感谢信，提起他们每一个人的名字，并对他们的技能赞誉有加。我还会把这封信发送一份给他们在纽约的大上司。这可不仅仅是奉承而已。这些中心的工作人员工作能力普遍都很强。我认为他们都是我的朋友。因此我邀请了大约有十多个的信息中心每天给我们发送些“要闻”。
信息部的新闻公告会用十行甚至更多文字来总结一条通讯社消息。我已经告诉过你们我的限制是三到五行。我要求信息中心给我发送两到三条要闻，每条要闻是三到五行的长度。他们花了一段时间训练自己那样去做，最终胜任了这项工作。
我每天早上7点进入办公室开始工作。我会阅读枟纽约时报枠，然后编辑由各地信息中心提交的新闻。由于时差，很多新闻会在夜间传至纽约。很多新闻都需要重写，因为它们不是由以英语为母语的人所撰写的。我的副手华江（你们会称其为江华）也在7点开始工作。她是很有竞争力的人。她会阅读枟财经时报枠，然后上网跟踪她负责的地区。
日本女士玛丽和法国人斯特凡家里都有两个孩子。因此他们6点开始利用家中的电脑工作。斯特凡负责中东地区，
我们在中东的维和使团会对以色列和阿拉伯等地的媒体情况进行评论，而斯特凡会在这些评论中获取许多自己所需的材料。玛丽则利用网上信息源追踪非洲地区。
巴基斯坦人法翰七点四十五分从郊区赶到办公室，我们把搜集到的消息都发给他。他是编辑，决定哪个话题应该放在前面。来自澳大利亚的希腊人亚里士多德（我们称他为阿里）来得越来越早———大多数时间他都是七点半进入办公室的。因此七点四十五分的时候，六个专业人士中的四位已经各就各位，全力以赴地投入工作，另外两位在家中一边喂孩子一边工作。我们的目标是最早在早上九点、最迟至早上九点十五分完成这项工作。原因是联合国很多部门都是在九点半召开早间会议。如果与会代表在落座前能够对世界各地的要闻有个宏观把握的话，将对会议的进展不无裨益。
当我们干得越来越顺手之后，枟发言人早间要闻枠从四页增加至六页、八页，然后十页。我们进行过一次读者调查，征询我们是否应该缩减版面，还是对其中最重要的部分进行强调。几乎没有人说要缩减。每个人都说要进行强调。因此编辑法翰开始强调最有趣的新闻。我们其他人也在将自己的稿子发给他之前对重要的地方进行强调。
枟发言人早间要闻枠很快成为联合国的热门读物。每个阅读它的秘书处成员都被我们记入名册。副秘书长、各部秘书都会阅读它。最后，它的受众有六百五十多个人。但是最开始我们设计它的时候仅仅是提供给秘书长的一项服务。每天早上九点十五分前，我们会将枟发言人早间要闻枠传真到秘书长的住处，他一般会在九点半离家前往办公室，并且经常会在去工作的途中在车里浏览这份要闻。
信息部的早间新闻公告被我们击败了。最后，他们停止制作新闻公告。如果不是因为我的属下有高度的工作热情和高超的工作能力，并且愿意为了事业而做出个人牺牲，我们是不可能达到这些成就的。但是这给他们带来巨大的压力，江华告诉我，“我一生中从来没有这样努力工作过”。
早间警示The Morning Al ert
好吧。现在刚过九点，我所有的专业人员都已经就绪，六个辅助工作人员中的两位也已经进入办公室。（别忘了第二班工作人员九点半到。）第一班工作人员已经分发完那些夜间进入办公室的传真邮件，并已经把外面分发材料桌子上旧的新闻材料清理干净了，把地方腾了出来放当天最新的新闻资料。同时他们也一直在接听电话———别忘了：人们是从不同的时区给我们打电话。事实上，就是因为他们身处第一线，我这才开始称呼这些辅助性工作人员为“前线职员”；他们最先回复电话，也最先招呼进入办公室的记者们，给他们提供帮助。此时我们离秘书长到达的时间还有半个小时。
在“石油换食品”丑闻出现之后，我决定继枟发言人早间要闻枠后做一份新的东西。我们称之为枟发言人早间警示枠。这份短小的备忘录类型的东西基于我们对于要闻的评论归纳，大约有5条言简意赅的新闻。这份材料指出媒体当天有可能对哪些议题感兴趣，以及新闻的趋向如何。这是名副其实的内部资料，不能和六百五十个人分享。我们只把它发送给在媒体关系方面要为秘书长做参谋的那一小部分核心人士。
秘书长的到来：早间记者见面会The Secretary‐General’s Ar‐rival：The Morning Stakeout
如果在枟发言人早间要闻枠中有任何值得秘书长向媒体作出个人回应的消息，我会打电话到他家，问他是否愿意在到来的时候和媒体谈一谈这个问题。（例如，如果某地发生了大规模的地震，我们认为他应该表示哀悼，并呼吁世界进行捐助。）如果他说可以，我们会打电话给信息部（———电视和广播工作也归他们负责），让他们在前面大厅设立一个监视点。他们会装置架设好一台由摄像师和声音技术人员操纵的联合国电视摄像机和麦克风。联合国大楼的建筑师们没有在大厅里设置任何联合国标识，因此我们必须在秘书长所站立地方的后面悬挂一面联合国旗帜，这样人们可以看出他是在联合国讲话。
九点半左右，我的保安人员朋友会打电话告诉我秘书长刚刚离开住所。我拿上一份枟发言人早间要闻枠以及任何我可能要和他谈论的材料，然后下楼到地下三层，他会从那里进来。
他九点四十五分左右到达。我们握手，然后边聊边往电梯方向走。如果他要对媒体讲话，我告诉他我认为记者会问他哪些问题。（法国人斯特凡此时正在监视点确保一切都顺利进行。作为一位职业电视人，他长于此道。他会借此机会和聚集在那里的记者们聊天，了解他们可能要问些什么问题。然后直接给我打手机告诉我，这样我可以给秘书长一些提示。）秘书长和我可能会再研究一下他要回答的要点，但是基本上他都明确地知道自己要说些什么。
电梯停在一楼。秘书长和我边聊边走出电梯。当他到达麦克风的时候，我则后退上一两步。（谨记：你不要出现在画面里———他才是吸引眼球的人。）
当我和秘书长一起出现在公共场合的时候，我经常带一个便携式录音机。你无法料到他何时会被记者拦住；作为发言人，你的工作便是把他在公开场合对媒体说的话都做一个永久记录。尽管他对着话筒讲话，但是便携式录音机能在话筒无法运转时作为备用，而且通常能效果更好地录制下记者的提问。
我刚刚说了一些很重要的事情。作为发言人，工作之一是把秘书长公开对媒体所说的一切都作永久性的记录。为什么呢？采访他的记者可能已经做了记录并且可能会报道出来。通常情况下，如果他们是报纸记者的话，他们只是记下要点。如果他报道不实，你最好的防卫方式就是拿出磁带重放一遍。另外，假如他说的东西非常重要那怎么办？你永远不知道上司什么时候会说出一些足以彪炳史册的话来。他在公开场合所说的任何话联合国都应该有一个官方的纪录，因此秘书长和媒体的任何交流发言人都要把它们记录下来。然后我的职员们会怎么做呢？他们会把这些谈话逐字记录下来，然后发布到网上去。
同时，我的一位前线职员会收看内部电视频道直播的媒体见面会。（每个前线人员桌子上都有一台小电视。）他或她会在听秘书长说话的同时进行实时记录。
我决定何时应该结束媒体见面会———通常最多十分钟。我大声地说：“谢谢你们”，然后秘书长转身离开麦克风。
我们离开的时候，我把录音机交给我的一位属下，他会跑到办公室把它交给做记录的前线职员。如果常驻记者们认为秘书长说了一些值得引用的话，他们发现有这份文字记录的话工作起来将更加得心应手。因此他们开始在我的办公室周围打转，要我们尽快完成这项工作。
我和秘书长一起走进电梯，评价那些问题和他的回答。通常我们会边走边聊，直到他的办公室，接着，他还总会邀请我进入到他的办公室去再另外聊上几分钟。
然后我才离开。
查看电话记录Reviewing the phone log
在离开的路上，我常常和秘书们聊天。（在行政管理部门，和秘书相处好不啻是拥有战略伙伴。）秘书长授权其中一位秘书让我看他的电话记录。这记录中包括他所有官方电话，而且所有重要电话都有在线记录员撰写谈话提要。这位秘书特别重要。我和她关系融洽，相处友好。她给了我一份秘书长私人电话之外的所有电话记录。虽然没有告诉我讨论的是什么，但是我知道曾经有过这些通话。
这些有什么用呢？
一个外交大臣可能会告诉他本国的媒体，他和科菲·安南通了电话。该国媒体会对之进行报道。来自那个地区的驻联合国记者可能会读到那则报道，然后在午间新闻发布会上问我：
我该怎么回答？你觉得哪种回答更好？
是：“我无法确定是否真的有这次通话。我会为你们查一查。”
还是：“我可以证实秘书长和外交大臣在星期天确实进行了一次电话通话，但当然啦，通话内容必须保密。”
在我看电话记录的时候，我通常可以猜测出每个电话是关于什么议题的。如果我看到通话的对象，举例说，是赖斯（Condoleezza Rice）或者其他高层政界人士，我可能会再打电话询问秘书长通话的内容。
查看电话记录可以给你极有价值的情报。
在网上发布媒体见面会记录Puttingthepressencounter onthe web
我返回办公室，刚才媒体见面会的记录已经放在我的桌子上等待批阅了。我拿着录音机，亲自对记录进行检查。我最后再修改一遍，然后批准该文本。一位前线员工冲到一个高速复印机前复制很多份。（我们办公室有两台高速大容量的复印机。）然后我们对那些记者“喊”道：在发言人办公室可以得到讲话的文字稿了。
我们说“喊话”意思是我们用扩音器发布公告，所有的记者都能够听到；他们的办公室里都装有直接连线的喇叭。“喊话”就像“谈话”，但是声音更大，发出沙沙声。
我们还设计了一个网页，上面发布的是秘书长所有的非官方讲话。非官方讲话可以是比如他在媒体见面会上对媒体发表的评论。官方讲话比如他在浙江大学做的演讲或者对伊拉克刚刚发生的爆炸事件的看法。对于秘书长的非官方讲话，我们设计的是一个名为“Off the Cuff”（即兴发言）的网页。
即兴发言意味着没有经过正式准备或者深思熟虑即兴说的话———尽管不论秘书长以何种方式去说，他说的每件事情都需要深思熟虑。而且就说话之事而言，发言人也同样。
参加早间会议Attending Morning Meetings
现在的联合国属于一种行政机构。处于这样的行政机构你就需要参加会议，而且是很多很多的会议。早间所开的会议除秘书长的之外，最重要的还有办公厅主任的会议。办公厅主任早间会议包括十多个和秘书长关系最为密切的官员。当熟谙媒体的马克·马洛克·布朗（Mark Malloch Brown）替代外交官埃克巴·理查（Iqbal Riza）就任行政办公厅主任后，发言人办公室士气大增。
和秘书长在他的办公室里会面，并从他的秘书那里查阅过电话记录后，我顺着走廊前去参加办公厅主任的晨会。当我走进房间的时候，所有的人都知道我刚见过秘书长。事实上，我是每天第一个见到秘书长并与之谈话的人。如果秘书长当天召开了媒体见面会，我会和他们分享一些细节。如果秘书长告诉过我一些和他们相关的事情，我也会和他们分享。因此和秘书长首先接触不仅仅有利于我计划午间新闻发布会，还有助于在秘书长周围富有影响力的人中间树立我的地位———他们把我看作自己人。
我已经提到一些联合国部门九点半召开例会。这些会议中最重要的两个是政治事务部和维和行动部，因为它们处理的是硬新闻。第三个与新闻相关的部门是人道主义事务协调厅，他们一周开一次会。重要的是这三个部门都允许发言人列席他们的早间会议。我们知道记者们会分块报道，会被指定一块“巡逻区域”，并负责定期和警察部门联系察看是否那个区域有新闻发生。我也给我这些前任记者们分配他们各自需负责报道的“巡逻区域”。九点半时，至少两名我的专业人员已经在出席这些会议了。
和安理会的关系Relations with the Security Council
在秘书处之外，最大的新闻制造者是安理会。我指派我的一个专业人员和安理会主席保持联络。现在秘书长的发言人不为安理会发言，而且也不能发言。根据联合国宪章，联合国有两大互相独立的机构系统。但是作为发言人，当安理会主席说的一些事情比较引人注意的时候，我可以引用他的话。我可以发布安理会的计划项目，报告安理会的决议。我可以利用我的新闻敏感性，把安理会的任何消息公之于众。
而且我没有竞争者。安理会主席每月轮换。每一位新任主席都会从其代表团中挑选一位自己的发言人。在安理会开会时，他们会在联合国大楼里，但是大部分时间都会回到他们位于联合国大楼外面的使馆中去。
有一点关于记者的事情你需要知道的是：他们从你这里得到信息越容易，他们就越有可能再次回来采访你———如果他们发现你的信息是值得信赖的。如果发言人办公室拥有关于安理会的基本信息，而且正好位于总部大楼的第三层，而美国代表团有一街之隔，你觉得记者会去哪里呢？
我派去联络安理会主席的工作人员每天早上九点半之前到他的办公室。她会带上一份枟发言人早间要闻枠。如果秘书长在过去的24小时里发布过任何言论，她会带去文件拷贝。如果秘书长对媒体讲话了，她会带去一份记录。
她通常都无法见到主席本人，主席是位大使，但是她可以和他的行政办公厅主任联系。（在行政机构朋友永远是多多益善的。）办公厅主任很乐意得到这些材料，因为他可以快速地浏览一下，然后提醒他的上司注意任何他认为重要的事情。作为交换，办公厅主任会给我的属下一些安理会当天活动的内部信息，或者某个重要辩论正发展到什么阶段。（谨记：我们现在处身于一个信息市场中。）
如果安理会主席准备在安理会St akeout① 对记者发布新闻的话，我的属下会设身处地思考记者们可能会对哪些问题感兴趣，然后给安理会主席一个心理准备。她会确保记者们已经到场，如果安理会主席自己没有一个强有力的发言人的话，她会保驾护航。
现在我们的一天已经全面开始：我们已经对世界各地的新闻有了宏观的把握，并且发放了枟发言人早间要闻枠和枟发言人早间警示枠，我们在秘书长和媒体见面的时候保驾护航，也参加了办公厅主任的早间会议，并列席了两个以上新闻较多的部门会议，还已经和安理会主席的办公室进行了接洽。至此，我们已经一切就绪，可以准备午间新闻发布会了。
下面一课我还会介绍更多。
