如果一件事既不紧迫也不重要，那么放弃这件事，不要在这样的事情上浪费时间。
如果一件事很紧迫但不重要，那么这项任务可以委托给别人，把工作委托给他人也可以帮助他人成长。
运用分类决定工作的优先次序
著名的心理专家、人际关系大师戴尔·卡耐基告诉我们：“一件工作的完成，必须有一个合理的顺序，工作顺序的合理与否往往能左右工作的效率与时间的价值。”
尽管在20世纪中期许多的杰出管理专家就已经开始重视工作顺序的问题，但是直到今天，仍然有很多人在工作中并没有对工作顺序引起足够的重视。因为工作无章法，处理问题杂乱无章而导致问题无法解决的员工比比皆是。
大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序：
——先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。
——先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。
——先做容易做的事，然后再做难做的事。
——先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。
——先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事。
——先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事。
——先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。
——先做别人的事，然后再做自己的事。
——先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。
——先做有趣的事，然后再做枯燥的事。
——先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的事或难以告一段落的事。
——先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。
——先做已发生的事，然后做未发生的事。
很显然，上述各种准则，都不符合高效工作方法的要求。
有一种合理的工作顺序安排方法，叫做“ABC工作分配法”，能很好地解决前面我们所说的诸多问题，这样你工作起来就不会手忙脚乱，变来变去，从而达到工作的最大效率值。
所谓“ABC工作分配法”是按照工作的重要性与紧迫程度将工作分为如下三类：
第一类，今天必须要完成的工作，也就是A类工作。
A类工作主要是既重要，又急迫的事情，应该立即着手做这些事情。如果这项任务不能在一天之内完成，把任务“切分”为几个更易管理的小部分。如果你的任务需要七天完成，每天你可能只花一个小时做这件事，一个星期后，你就完成了这项任务。
如果一项工作任务是重要而又紧迫的，而且在今天就必须完成，那么它就应该属于A类工作，就要立即采取行动去做。
第二类，今天应该完成的工作，也就是B类工作。
B类工作指的是重要但不紧迫的事情。此时，如何管理时间变得至关重要。你是把这项任务委托给其他人，放弃这件事，还是什么也不做让这件事上升为A类事件，此时的选择会影响将来时间的利用。
如果一份工作很重要，但并不是很着急，或是一份工作很紧急但不是太重要，那么可以划入B类工作，要将此类工作留出足够的时间，规定一个完成期限。
第三类，今天可以做的工作，这可能是一些日常的工作，属于C类工作。
如果这份工作只是日常性的，并不是必要的工作，而且并不能帮助你有效地提高工作效率，那么你可以将此项工作留待有空的时候来做，这一类就是C类工作。如果C类工作是一些毫无意义的工作，那么你甚至可以取消它，不要在这上面再耗时费力了。
在任何一个工作日内，都将工作分成A、B、C三类，并在全天将三类工作均衡地分布，而不是先完成A类工作，再依次完成B类和C类。
如果在“应做事项”的单子上，A类事件不止一个，怎么知道应该先做哪一件呢？把A类事件标上号（A1、A2、A3），这样可以帮助你决定先做哪一件事。有两个办法可以让你确定先做哪一件事：
——如果你只能做一件事，你想做哪一件？
——如果你什么也不做，哪件事最让你感到痛苦？
回答了这两个问题，你就可以确定哪件事是A1，哪件是A2。
你可以把“ABC工作分配法”应用在你的办公桌旁，放一个文件架，然后把之后要处理的文件全部放在上面，桌面上只留一份最重要的文件，有什么文件就请放在文件架上，你会一件件处理掉。这样就不会一直被一些鸡毛蒜皮的事打断你工作的情绪，而可以专心完成一件事。
当然，“ABC工作分配法”并不是一成不变的。我们的工作情况可能会瞬息万变，我们不可能在完全不变的环境中进行所有的工作内容。激烈的职场竞争也存在着无穷的变数。这样你的工作安排也可能会遇到各种各样的变数。如果明天召开的会议因为其他原因取消了，你还会将它安排为A类工作吗？当然不会了。随时注意新信息的出现与情况的变化，在变化中不断调整你的工作重点。这样一来，“ABC工作分配法”才会得到最大限度的应用与发挥。
有所为，有所不为
80/20法则是近一时期常常出现在媒体中的词汇，也有人称80/20法则为帕累托法则，因为提出这个法则的是意大利经济学家帕累托。80/20法则是指，20％的事态成因可以导致80％的事态结果。比如一个公司的80％的利润、收益可以来自于只占20％的好产品，20％的好客户以及20％的优秀员工。
80/20法则的主张是，一个小的诱因、投入和努力，通常可以产生大的结果、产出和酬劳。就字面意义来讲，即指你所有完成的工作的80％的成果来自于你所付出的20％的努力。因此，对于要实现的工作目标，我们80％的努力只与其有一点的关系。
80/20法则指出，在原因和结果、投入和产出之间原本就存在着一个不平衡的关系。80/20法则为这个不平衡的关系提供了一个非常好的衡量标准：80％的产出来自20％的投入；80％的结果，归因于20％的缘由；80％的成绩来自在于20％的努力。
80/20法则能增进个人的工作效率，能增加公司的收益及任何组织的效率。它甚至是降低工作成本，提升其质和量的关键。
在1963年，IBM公司就发现，一部电脑约有80％的执行时间是花在20％的执行命令上。于是公司立即重新编写它的操作代码，并取得成功，从而极大地提高了产品竞争性与工作效率，因为比起其他的竞争对手的电脑，IBM的电脑更高效、更快捷。
在员工个人的工作效率的提高问题上，80/20法则也起着不可忽视的重要作用：避免把时间花在琐碎的事情上，如果你花了80％的时间，也只能取得20％的成效；你应该将工作的重点放在重要的极少数问题上，重点解决20％的问题，因为你只要解决了这20％的问题，即可以取得80％的工作成效。
也就是说以20％的付出来完成80％的工作，这是80/20法则给我们的启示，但是问题在于，那20％的关键在哪里？
在具体的工作当中，你一定要懂得利用80/20法则来调整你的工作计划，特别是要明白你的工作重点在哪里，在什么时候、什么地方是必须要格外关注的。否则，你抓不住重点，就会盲目地工作，以至于让琐事占据了你的大部分时间。
从现在开始运用80／20法则对工作进行一次全面的分析，仔细检查工作中的每个环节，特别是那些可以快速提高效率的细节，从而制定出一个有利于提高效率的工作策略。
首先，你要总结出工作中什么地方总是毫无起色，什么地方干得特别好，又有哪些地方总是频繁地出现问题。通过这些分析比较后，你会发现，有哪些因素在工作中起到了关键作用，而另一些则起了很微小的作用。
不得不承认的是，那些工作效率极高的员工，他们正是潜移默化地利用了80/20法则，他们能够抓住工作中的最重要的20％的内容，并以80％的精力投入进去，从而获得了更高的工作价值。
其实，无论是管理者还是员工，一天的工作中，最重要的事情可能就那么两三件，其他多是一些杂事。所以，每天要有一定时间来保证完成这两三件大事。这些最重要、最有价值的事就是那20％。
如何找出这20％？这需要你能判断什么是最有价值的，这项洞悉事物本质的能力便是第一必要条件。如果能将自己目标的内容明确清晰地描述出来，你就能理解到目标的全貌，以及手头要做的事的相互比重差异。
前面所讲的ABC工作分配法就是80/20法则一个有效的应用方法。根据这个方法制定一个工作计划清单，按照这个“清单”，你可以清楚地了解该给自己安排什么，或者你要求的是取得什么样的成效。在许多场合中，你每天到底该做些什么事只有你自己最清楚。但就怕其中也包括了许多徒然浪费时间而不重要的事。
因此，是否具有正确选择第一件该处理事情的能力也是区分一个人工作效能的关键要素。这种方式被称为“第一次序判断力”，一位员工或管理者，应先将自己的工作计划化。然后，从各种不同性质的工作中，拟定优先顺序努力实行。
如果能经常把第一优先处理的工作视为当务之急，那么我们便不会为了毫无效率而感到停滞不前或困顿了，也不会再为那些毫无结果的努力，徒然消耗宝贵的时间和体力。
你要记住一点，手头的事情并不一定就具有第一优先处理的重要性。离预期完成时间越近的工作，也许是很迫切需要完成的工作，但若从整体的眼光来看，可能就没那么重要了。因此，培养适当而正确地判断及实际上能使作业顺利展开的能力习惯，就会使你的行动效率立刻增加数倍。
将80/20法则总结为一句话就是，工作中要“有所为，也要有所不为”。这种思想就是将80/20作为一个比较值，在工作中不应该追求面面俱到，而应该侧重抓关键点、关键环节、关键的工作。
商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”
员工如果想有优异的工作成绩，就必须将工作的注意力集中在那20％的重点工作上，采取倾斜性措施，确保重点突破，进而以重点带全面，取得工作的整体性进步。
优秀的员工正是因为使用了80/20法则，才可以将一项工作做得有条不紊，更加出色，并对重点任务表现出很强的侧重性，从而在众多员工中鹤立鸡群，表现出众。
如果你不爱做某些工作
就算你再有事业心，也无法保证工作中的每一件事都会充满乐趣地去做。许多人就是对一件事情所伴随的负面效应估计不足，而导致对这件事本身也失去信心。就像许多人都想当老板，可却从来没想过老板要负的责任有多大。
在我们每天的工作中，常常会有许多令人不愉快或令人感到困难与厌倦的事，可以这样讲，这些讨厌的事也是我们工作的一部分。与其讨厌、逃避它们，不如正视它们，找到更好的解决办法。这些解决办法包括：
各个击破法
令人不愉快或令人感到困难的事，若能细分为许多件小事，且每次只处理其中的一件，则这种事情处理起来将会容易很多。
例如，一个令人感到尴尬的电话，如非打不可，则可用书面列出以下的行动步骤而予以各个击破：
（1）查出受话者的电话号码并写下来。
（2）决定何时打电话。
（3）翻查有关资料并检查全面情况。
（4）决定到底在电话中应怎么说。
（5）拨电话。
假如事情本身很艰巨，就逐步进行。采取各个击破法以对付拖延的作风时，有两点必须特别加以注意：
第一，每一个行动步骤都要非常简单，而且很快即可做好——可能的话，应使每一个步骤在几分钟之内就能处理完毕。
第二，每一个行动步骤都必须以书面列明，因为如不这样做，就可能永远不会针对事情采取行动。
平衡表法
这也是一种书面分析法。在纸的左边列出不愿去做的理由，在纸的右边则列出办妥被拖延的事情的潜在好处。结果，出人意料的是左边通常只有一两个情绪上的借口，而右边则有许多的好处，其中的一项可能是“将讨厌的事做好，轻松了许多”。
平衡表法会令你在冷漠与逃避的心态中觉醒，并面对现实。
思维方式改变法
如果一项工作已不能引起你的兴趣，你又必须在有限的时间内完成它。这时候，你必须先把烦躁的心情平静下来，想想工作完成后的好处，你真正的目标是什么，并想像目标达成时的喜悦，然后用平和的心情做完它。之后你会发现，其实工作情绪不是那么难控制的。
不愿去做可以说是深植于内心的一种思维方式所造成的结果。这种思维方式是这样的：“这种任务必须履行，但是它令人感到不愉快。”
倘若你能将上面的思维方式改为：“这种任务是令人感到不愉快的，但是它必须完成，如果立即做完它，就可以尽早忘掉它。”则拖延之恶习将可望获得矫正。
避免过分追求尽善尽美
在作决策时有的人往往过分小心、过分理想化，以至非到资料齐全或有确切把握时不敢随便进行，这说明了为什么人们一遇重大事件便会犹豫徘徊。对那些过分追求完美的人来说，下面的方法是有益的：
第一，决策环境本身就具有不确定性，因此想获得完备的决策资料是不可能的。基于这个道理，你应在已收集了大多数的关键性资料（即进一步获得的资料所产生的好处不大）之后，立刻去做。
第二，你若能及早进行决策，则当决策显示错误的迹象时，你才有时间采取补救或善后措施。一旦你将决策拖延到期限已满时才予以制定，那么不出错则已，一出错则永远无法挽回。
当然，信息不够全面，条件不够成熟时，推迟决策或行动是明智的。但决不能总是把希望寄托到明天，因为明天是未知的。
