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第15章 培养团队的沟通精神(2)

那么,怎样确立团队的核心价值观呢?在实际操作过程中,有两种确立核心价值观的方式:

一种是领导者个人的价值观扩展为团队共同的核心价值观;另一种是经过成员间充分讨论,提炼出上下共同认同的核心价值观。

不管采取哪种方式,两者都需要进行大量的沟通工作,直到达成一致。记住,确立核心价值观是团队和企业里最需要做的沟通工作,也是最值得做的沟通工作。

4.信任机制是团队沟通的保证

我们先来看一看这则“选择哪扇门”的故事:

在一个古老的王国里,美丽的公主爱上了英俊善良的青年侍卫。国王发现了他们之间的恋情,暴怒之下将青年关进了监狱,并让他面对观众在竞技场里的两扇门之间作出选择:一扇门里面是一头凶猛饥饿的狮子,打开后青年会被吃掉;一扇门里面是年轻美丽的少女,打开后整个王国将会为青年与少女举办盛大的婚礼。

在抉择的头天晚上,公主偷偷去监狱探望了青年。青年并不知道哪扇门后面是狮子,哪扇门后面是少女,而公主也只是到了竞技场才探知到底细。当青年被带到竞技场时,他看到看台上的公主用眼神示意了其中的一道门,公主的眼神虽然矛盾复杂,然而却充满了浓浓爱意。那么,青年要选择走向哪扇门呢?

信任能否产生有效沟通?这是一个有关信任与沟通的问题。这里的关键是,他们是相互信任的,然而在信任的基础上能否进行有效沟通呢?另一方面,他们之间可能会有沟通,然而,在此特殊环境下,他们之间能否还会相互信任?如果他们共同选择爱情,以死来抗争,公主会示意藏着狮子的那扇门,青年会毫不迟疑地去打开,葬身狮腹。公主也会以身殉情,以悲剧成就世上一段伟大的爱情。

如果他们共同选择生存,公主会示意藏着少女的那扇门,青年也会极不情愿地去打开,与少女结婚。而公主只能看着心爱的人与别人结合,从而演绎出一幕生离死别的爱情悲剧。

上述两种情况是两人相互信任、沟通有效而达成的结果。然而,如果公主希望青年活下来,而青年选择以死抗争时,那么结果会大不相同。这就会让他们陷入两难的境地。

那么,在团队中,什么会妨碍沟通呢?通常的观点认为,权力妨碍信任,彼此间的不信任会阻碍沟通。在团队工作中,领导们也经常陷入这样两难的境地。由于没有人完全信任领导,因而无法保证有效沟通,导致领导不能及时发现问题并及时找到解决问题的办法。

基于此,团队领导要取得员工的信任,不仅要完善权力自身,更重要的是建立有效的机制,保证领导的权力不被误用与滥用。因而,当信任缺乏有效的体制保障时,领导就不能使部属达到完全信任,所以在此信任基础上不可能产生真正的有效沟通。要达到完全信任,必须有体制保障。

那么,是否只要是完全信任就能够真正达成有效沟通呢?青年与公主的故事给出了否定的回答。故事告诉我们,当双方选择相同,目标一致,信任与沟通是保持一致的;而当双方选择不一致时,信任并不一定能导致有效沟通,并且沟通的结果反而可能招致不信任的产生(这里提及的信任也不是选择相同)。当然,没有信任,根本就无法建立有效沟通。

所以,要想在信任基础上建立良好沟通的前提是,在双方目标(利益)取向一致时,随着沟通的增加,双方信任程度上升;而信任的结果,使得双方能够产生有效沟通。但当目标(利益)取向不一致时,通过前面的分析,双方实际上根本无法产生有效的沟通与信任。因而,如果领导必须要让员工与团队的目标(利益)取向保持一致,最重要的是在团队内部建立有效的机制保障。而有效沟通同时也会不断修正团队与员工间的目标(利益)取向偏差,让成员充分理解并适应机制。

沟通更是一门科学。所以,在团队里有效沟通并不会仅仅因为信任而产生,它必须通过建立有效机制来解决。所以,沟通不仅是一种艺术,更是一门科学。

沟通并非一定要改变对方的观点。最重要的是对一个组织而言,沟通无处不在,无处不需,可以概括为两个方面:组织与外部环境的沟通和组织内部的沟通。

沟通的价值有时直接影响效益。以下是某人曾亲身经历过的三件事:

因使用条件发生变化,一个用户在2002年12月份委托他们对空调工程进行改造。在签好合同及用户付完款后,他们没有考虑到,改造空调所需的进口阀门在圣诞节期间不能按正常供货期到货。在意识到这个疏忽后,他们在第一时间如实将情况告知用户,并获得了用户的理解,从而避免了经济诉讼。

另外一件事情则恰恰相反。2003年“五一”放长假期间,他们急用户之所急,为赶工期就自行选购了性能更好的产品,来替代用户未按期采购到位的产品。长假过后,用户发现后,认为这样做没有事先沟通,对用户不够尊重,非常强硬地要求他们进行更换,公司因此承担了损失。事后用户说:“我们理解你们这么做的目的,但不能接受这种方式——事先没有沟通,并获得对方的同意。”

还有一件事情是有关团队内部沟通的。他们在推行绩效考核时,选择了几个岗位试行。由于事先没有公开说明,导致其他员工产生了一个看法:被选择的试用者会加薪。结果,许多没有被选择试用的人就纷纷找到自己的主管,表明自己对加薪的看法,还有部分人员产生了情绪波动。结果,为了给员工解释这件事,给管理者造成了很大的工作上的麻烦。如果在试行之前花一些时间,选择有效形式与所有人员进行沟通,效果就会好很多。

还有两点对于沟通也很重要:一是沟通必须是平等的,职位高者不能采取居高临下的态度;二是沟通的目的并不是一定要改变对方的观点,而是相互交流观点。

所以,信任是团队沟通的保证。

5.沟通是团队协作的润滑剂

沟通是指人们能够进行清晰的交流和公开的反馈,是双方通过一定的信息交流而达到相互了解的过程,团队成员具备了沟通素质,就能相互之间有效地传递信息,并且能倾听别人意见和信息的反馈。

团队中每个人的沟通能力都是不同的,为了掌握每位团队成员的沟通能力,可对其进行如下内容的测试:

(1)能否花时间去倾听团队其他成员的想法;(2)能否利用多种渠道从别人那里获取信息;(3)能否有效地在沟通中推断出话语隐含的意思;(4)能否清晰地理解复杂的意见;(5)能否确保自己言行一致;(6)能否鼓励他人公开表达想法,以及分享他们所关心的问题。

对测试结果进行分析,回答“总能”的数量在四个以上者,说明这个人认为有必要去创建一个能倾听的、既有效果又有效率地收集反馈意见的、开放和积极的氛围。通过一系列不同“渠道”和方法的使用,能找到方法来维持清晰的交流。这类人喜欢与别人交流并能够倾听别人的意见。

回答“总能”的数量少于两个的,即答案多为几乎不能者,此类人在某种交流场合很可能会错失交流的机会,没有花费足够多的时间来设计和考虑如何最好地传递信息,同时,他们也不能找出时间来倾听别人的反馈意见,并以此调整自己的行为。这类人在沟通中总是显得很仓促,他们没有时间去仔细整理自己的信息或考虑谁将接受这些信息,以及如何才能最好地传递这种信息。

根据测试结果,就可以确定谁需要更进一步地进行沟通能力培训,以融洽团队协作的氛围。对于沟通能力较低者,首先应建议其成为有效的倾听者和沟通者,对自己进行有效的自我评估,同时利用分析工具把注意力放到弱势方面去。具体建议措施可以包括这样几个方面:

(1)在得出结论前让别人说完,尽可能集中注意力去倾听。

(2)利用获取的信息来计划和组织自己该说什么以及如何去说,以使信息能比平常更好地被接受。

(3)利用不同的交流方法或渠道进行试验,以便吸引更多的人。

(4)记录反馈信息或意见,同时尽可能面对面地与人交谈。

(5)在各种会议上聆听他人的主要观点或问题,同时提出坚定的个人观点,并把这种观点用一种清晰的方式表达出来,解释一下为什么持有这种观点。

员工可以通过有效的自我评估来测试自己的沟通能力,也可以在培训师的指导下做一些小测试题,以便更好地把握自己的沟通能力,从而与团队成员进行更有效地合作。

6.通过沟通和理解获得合作

良好的合作关系来源于良好的沟通。沟通是一个双向的过程——理解他人与寻求被人理解。每一位获得成功的人都具备这样一种很好的习惯,他们善于理解他人,并乐于与人合作。

做一个有洞察力的倾听者

在现实生活中,我们在听别人讲话时总是联系自己的经历,因此我们往往以四种方式中的一种作出反应。

评估——我们同意还是不同意;探究——我们按照自己的看法提出问题;劝告——我们根据自己的经验提出建议;解释——我们试图根据自己的动机和行为来猜度别人、解释他们的动机和行为。

我们作出这些反应是自然而然的,在我们的头脑里根深蒂固。

一个有洞察力的倾听者能很快看到内在的问题,并且能够表现出使对方毫无顾忌地敞开思想的这样一种认可和理解,使他们一层层地开放,直到真正发现问题柔软的内核。终有一天,你会发现,通过倾听解决问题所投入的时间要比你贸然行动所投入的精力划算得多。

主动寻求被人理解

首先寻求理解,然后寻求被人理解。寻求理解需要有体谅之心;寻求被人理解需要有勇气。

不管怎样,你总是可以先去寻求理解,这个主动权在你自己手里,这样做,如果你把注意力集中于你的影响圈内,才能真正深刻地理解另一个人,才能获得你努力所需要的准确情况,能够很快触及问题的要害,建立起感情存款账户,并且给人以他们所需要的。这样,才能有效地与他人进行合作。

这是一个非常有效的办法,当你这样做时,注意你的影响圈有什么情况,因为你真心真意去倾听,你就能够接受影响,能接受影响是能影响别人的关键。你的影响圈开始扩大,你对你的担心圈中许多事情施加影响的能力得到加强。另外,你对别人的了解越深,你对他们的评价就越正确,你对他们也就越尊重。

在问题出现之前,在你想进行评估和开处方之前,在你想提出你自己的看法之前——先去寻求理解,这是有效的相互依存的习惯。

当我们真正地、深刻地相互了解时,我们就为找到解决问题和第三种选择打开了大门。我们的差异不再是进行交流和取得进展的阻碍,相反,它们成了通往合作的阶石。

用爱去沟通

你必须爱自己,然后才能把爱施舍给其他人。爱是独立的,而且是以我们和其他人分享为基础的,并且基于独立性的选择,而不是出于依赖性的需求。真正的爱,就是由两个具有维持本身生活能力的个人所组成的一种关系,只有独立的人,才能自由选择维持一种关系,不独立的人,他们都因为有所需求,才会继续维持关系。可见,爱是人们相互沟通的前提。

作为一名好的沟通者,你我和一个陌生人打交道时,总是先把手伸给对方,请求对方和我们握手,因为我们已经知道,这是向他人表示尊敬的一种方式。除了用力握手以外,我们还要把眼光直视对方,同时面带热情、开朗的微笑,借以显示我们进行这种沟通的强烈兴趣。在会见一个陌生人时,我们总是先自动报出自己的姓名,并在说出姓名之前,加上一句“早安”,“午安”或“您好”。这些行为也可以用在电话交谈上。

初识一个陌生人,必须学会倾听。耐心聆听,并且替对方设身处地地着想,这样可以使你赢得对方的尊重。

我们同某人说话,或聆听他们说话时,都要看着他们。我们既要宽容又要仔细聆听,即使我们可能并不同意他们所说的话。

我们平等地对待他人。我们聆听,既使对方的谈话没什么吸引力,但是内容也自有一套道理。我们不要咄咄逼人地追问问题,应该试着在他们身上寻找特别的美丽,然后真诚地称赞他们。

我们容易了解,而且容易相处,并不期望其他人会对我们所说的话产生反应,我们也不想尝试着去探讨他(她)脑中究竟在想些什么。

我们在面对陌生人时,充满自信,因为我们想了解,不管其他人表面多镇定,但几乎每一个人都急于会晤新的人,以争取友谊或个人的发展。我们也知道,几乎每个人的内心都存在着少许害怕被别人拒绝的恐惧感。

当你我面对一个可能成为朋友的陌生人,一个将来可能和你做生意的人,或是我们自己的家人时,我们的态度是热诚的,而不是自私的。我们关心的是其他人,不是我们自己。当我们在内心对其他人而不是对我们自己产生兴趣时,他们将会感觉出来。他们也许无法以语言说出他们为何有这些能力,但他们确实有这种能力。相反地,当人们和那些只在脑中想到自己利益的人交谈时,他们就会产生不舒服的感觉。这就是所谓的非言语沟通:“你虽然说得如此大声,但我却听不懂你在说什么。”

成功的沟通者都知道,我们所有的人所看到的和所听到的截然不相同,因此,我们最好使自己发出具备简单、建设性及支持性的构想,以此来获得他人的理解,并与其进行有效沟通。

如果你希望做一个成功的沟通者,你必须学会付出你的爱,爱是沟通最好的语言。

7.沟通的方式与形式

沟通是人类社会交往的基本行为过程,人们具体沟通的方式、形式多种多样。美国学者一项研究结果表明,对于什么是沟通,各家有各家的说法,关于沟通的定义竟然达一二百种之多。应该说,每种定义都从某个角度揭示了沟通的部分真理。

《大英百科全书》这样定义:沟通就是“用任何方法,彼此交换信息。即指一个人与另一个人之间用视觉、符号、电话、电报、收音机、电视或其他工具为媒介,所从事的交换消息的方法”。

《韦氏大辞典》这样定义:沟通就是“文字、文句或消息交通,思想与意见的交换”。

拉氏韦尔认为,沟通就是“什么人说什么,由什么路线传至什么人,达到什么结果”。

“决策学派”管理学家私蒙认为,沟通“可视为任何一种程序,组织中的一个成员,将其所决定意见或前提,传送给其他有关成员”。

而中国学者苏勇在其编著的《管理沟通》一书中,从管理的角度,特别是从领导工作职能特性的要求出发,吸收了信息学的研究成果,将沟通定义为“沟通是信息凭借一定符号载体,在个人或群体间从发送者到接受者进行传递,并获取理解的过程。”他说的沟通实际上是一般沟通。

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