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第44章 上无礼,下无学

§§制度规范篇

上无礼,下无学,贼民兴,丧无日矣。(《孟子·离娄》)

如果在上位的人没有礼义,在下位的人没有教育,违法乱纪的人越来越多,国家的灭亡就快了。

孟子实际上是将礼作为一种制度、一种规范。按照现在的说法就是法律。当然我们提的是以法治国与以德治国相结合。两者处于同等地位,缺一不可,企业管理也同样,制度是硬性的规定,它是一种手段,但不是目的。

每个单位都有规章制度,单位中的任何人触犯规章制度都要受到惩处。“热炉”法则形象地阐述了惩处原则:

1.热炉火红,不用手去摸也知道炉子是热的,是会灼伤人的——警告性原则。领导者要经常对下属进行规章制度教育,以警告或劝诫不要触犯规章制度,否则会受到惩处。

2.每当你碰到热炉,肯定会被火灼伤——一致性原则。“说”和“做”是一致的,说到就要做到。也就是说,只要触犯单位的规章制度,就一定会受到惩处。

3.当你碰到热炉时,立即就会被灼伤——实时性原则。惩处必须在错误行为发生后立即进行,决不能拖泥带水,决不能有时间差,以便达到使犯错人及时改正错误行为的目的。

4.不管是谁碰到热炉,都会被灼伤——公平性原则。不论是管理者还是下属,只要触犯单位的规章制度,都要受到惩处。在单位规章制度面前人人平等。

从热炉定律可知,对于一家企业,如果规矩定得好,工作的情绪就会高昂;反之,在不讲究规矩或者规矩定得不好的公司上班,工作情绪自然而然地也就趋于散漫,后者常令员工不满。人类是一种合群的动物,有喜好规矩的习性,也惟有在规矩公正严明的场所方能专心工作,提高工作意念。

“规矩”这玩意儿在非正式组织中也瞧得出来。规矩是为维持团体秩序、加强团结自然而然产生的,所以每个团体的成员都能主动去遵守。在非正式团体中,彼此尤为亲密,一致行动时就形成集团化,不知不觉中成了集团的规范。这种规范无形中也制约了各团体的成员,彼此皆能自动遵守这个规范。

一般说来,集团愈大,向心力愈弱,愈不易统一,故必先在行动上取得一致。这并非要员工严格遵守某条文,而是以行动来约束或规矩,这是自然组成的,绝非强迫组成。就因为如此,为了要将自然形成的规矩变成条文表列的规矩,就必须由“每位成员都要遵守”的观念中,变成强制执行的观念,有此观念,才能工作得更卖力。

在一家公司,进取的员工是极富有价值、积极的资产。然而,他们有时也会过于热情或超越了理智的限度。不受约束的热情会导致不适当的行为,会给进取的员工和公司造成麻烦。

领导的作用之一就是规定限制,让员工知道他们到底能走多远。建立合理的规范,员工就会在其规定的范围内行事。

这种限制不应过于严格,可以宽松一些,但一定要有,这样就会让员工感觉到某种形式的控制,进取的员工也会理解到对于其所作的事情也不是丝毫没有限制的。

最好的方式似乎是放宽限制,可以有许多灵活性,给员工尽可能多的空间以伸展拳脚。

有两种层次的“限制”似乎最有效。首先是员工在哪些领域可以不受约束地履行职责;其次是当超越规定的范围,要求员工在继续进行之前需得到管理层的许可。

员工确实很想知道对他们的限制。这更坚定了其对自己所享有的自由的信心,同时也愿意了解到组织控制是存在的。

如果你是一个经理、一个主管或是一个领班,你就一定有这样一种体会:单位里制定的不少条条框框,在很多时候根本不管用。你刚给你的下属发了一本关于守纪律的小册子,如果第二天要再收上来,可能连一半都收不回来,因为你的职员也许已随手把它扔掉,或者放在了一个他自己都说不清的地方,有些单位为此也使用了一些强制性措施。比如他们用随机抽查的办法强制员工背记纪律手册,一条一条地背。如果不幸被抽查到有某条或某几条答不上来,就实行扣分或罚款,有的单位还开展员工纪律知识方面的知识竞赛,通过奖励的办法来调动员工们对纪律的重视。

这就要运用热炉定律的确定性原则,在没有触摸热炉之前就要告诉员工,热炉是烫手的。从实际着手、从小处着手就是解决这个问题很好的一个办法。

比如从员工的生活抓起,在他们用餐时,你就可以组织一个检查班子,看他们是否很讲究卫生、打饭前碗冲洗了没有,是不是有人先把筷子放在餐桌上,接着就拿起来往嘴里填东西。如果有的话,就随即把他们的做法给纠正过来。再如看他们吃饭的坐姿正不正确,看他们拿筷子的方法正不正确。吃完饭后,看他们每个人的盘子里还剩多少菜。一旦发现小错误就立即去说服他们、纠正他们,让他们从小事上养成服从纪律的习惯。要求员工的宿舍里随时保持整洁,制定的标准要具体做到,如因违反条例批评他们时,他们也会感到无话可说,比如宿舍管理可制定如下条例:

鞋子必须在床下摆放整齐;牙刷必须头朝上放在牙缸内,牙缸要放在一处,摆放整齐;在墙壁上不准乱贴乱画;被子要叠放整齐。

单是制定这一系列条理后仍是不够的,还需定期进行检查,最好评出优良差,或者用打分的形式,以保证条例得以贯彻。

为了确保秩序,企业的领导当然希望企业员工能自行遵守规矩,但事实上并不太可能,因为一开始并不一定能制定出让大家心服口服的规矩,故必须多听听员工的想法,多征求他们的意见,待员工充分同意后再来制定规矩。

如果规矩无法被遵守,在废弃之前须将此规矩做全盘的检查,看看有无勉强、不合理、不必要的规矩掺杂其中。规矩可能因时而异,若有不合时代要求的规矩,就应大刀阔斧修改或删除。

昔日有一家公立机构破例招募女职员,当时公司有条规定,男女职员不得直接面对面谈话,如果非说不可的话,必须有第三者在场,像这种规定若仍留存至今,简直是荒唐又可笑,而且毫无用处。又有家机构规定,即使炎炎夏日里,晋见上司时仍须系领带、西装笔挺,否则恕不接见。像这些条文如今已不合时宜了,但诸如此类的行文却仍残留不少,导致员工漠视它,实在要不得。

六,避免官僚主义作风

每个组织都需要规章制度来指导其运营,这些规章制度的制定和执行是管理者的责任。自然,公司也希望员工遵守这些规章制度。

如果你制定了没有必要的愚蠢的制度,而这些制度又与组织文化或其他制度相抵触,或制度本身就不合理,员工就会对所有制度产生否定态度。对愚蠢制度的鄙视情绪很容易转移到新的规章制度上。

最简单的解决方法是:确保所有的规章、条例、政策、程序和操作方法都是合理的,并且是正确的。这些规章制度应当有助于组织取得成果,有助于员工完成工作。

组织发展得越大,就越容易制定更多的规章制度。即使一切正常运行,随着员工数目和工作场所的增加,也会使规章制度成比例地增加。在许多情况下,规章制度是必需的,在制定政策时,要集中考虑这些情况,以免出现官僚主义作风。

要阻止在官僚组织中有越来越多规章制度的习惯。切断文牍主义,别再让它继续繁殖了!文牍主义很难自行消失,不利于组织环境的培养。

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