“要点提示”掌握好拒绝请托的技巧,并灵活运用于工作和生活中,会为自己省下许多宝贵的时间。
畅销书《一分钟经理》合着者布兰查德在1996年时,在“主管优势通信”中,提出下列拒绝的技巧,让你的生活步入正轨,省下宝贵的时间。
清楚自己的目标和做事情的优先级
如果你有计划地管理自己的工作和时间,就可以对不能排进时间表的新活动轻松地说不。我就用这句谚语来告诫自己:“缺乏目标者就会被有目标者所利用。”
你得清楚知道自己应办事项的优先级。目前想完成什么事情?在什么时候以前要完成?要如何专注精力在这些能帮助你达成目标的事情上?你要坚守原则,因为新工作或机会都会使你分心,让你无法把现在该做的事做好。
优异的绩效常得靠明确的目标作为基础。没有明确的目标,你很快就会承诺过多事情。然后根本没有决策体制判断你该把精力专注在什么事情上。
实际想清楚多做一件事的后果
想清楚多做一件事,对你自己、对要求你做这件事的人,会产生什么后果。最好的方法就是开诚布公。比方说,你可以这么说:“如果我做这件事,我就无法做其他我已经答应好要做的事。”或者可以说:“就我现在手边的工作来看,我确定自己已经无法再多接工作了,如果再多做些工作的话,不但我会做不好,你也不会满意我的工作品质。”当有新机会出现时,在拒绝接受前,先称赞这个构想不错。
提出替代方案和解决方法
建立别人去找可以把工作做得更好,或是能更快开始做这项工作的人。如果你上司要求你做事,那你就可以建议上司,是否可以让你抽掉一项正在进行的项目或工作,或是延迟交付某项工作,或把某项工作交付别人,或是要求上司提出替代方案。
当然,你得看是谁要求你做事、做什么工作、需要多长时间,再决定要采用什么方法。如果是你的上司要求你做事,跟你不认识的人要你做事,那你当然得把上司所提出的要求再多做考虑。
绩效优异者通常一次只专注做一些事。管理大师彼得·杜拉克就主张说,真正能把事情做好的人,就是那些有偏执狂的人,这些人一次只专注在一件事上。你接下越多工作,就越有可能没有工作效率,因为你会因太多事情忙不过来,结果什么事都做不好,最后搞得工作、生活一团糟。
当你说“不”时,你只是就事论事,并不是在拒绝对你提出要求的人。提出要求被你拒绝的人不该觉得被侮辱。罗斯福就说过:“没有你的允许,没人能让你觉得很糟。”
【下列9项有关拒绝接受请托的要领,可供参考:
1.要耐心倾听请托都所提出的要求。即在他述说半途中即已知道非加以拒绝不可,但必须凝神听完他的话语。
2.拒绝接受请托时,你在表情上应表示对请托内涵的了解,以及表示对请托者的尊重。
3.如你无法当场决定接受或拒绝请托,则要明白地告诉请托者你仍要考虑,并确切地指出你所需要的考虑时间,以消除对方误以为你是在考虑作挡箭牌。
4.拒绝接受时,应显露出和颜悦色的表情。最好多谢请托者能想到你,并略表歉意。
5.拒绝接受请托时,你除了应显露出和颜悦色的表情外,仍应显露坚定的态度。
6.拒绝接受请托者,你最好能对请托者指出拒绝的理由。
7.要令请托者了解,你所拒绝的是他的请托,而不是他本身。
8.拒绝接受请托之后,如有可能你应为请托者提供处理其请托事项的其他可行途径。
9.切忌通过第三者拒绝某一个人的请托】