“要点提示”无关紧要的资料是时间最大的杀手，不过相关资料若没有整理好，一样会让你在繁忙的过程中，浪费许多宝贵时间。仔细把资料整理好，能增加资料对你的价值，如果只是把资料随便整理一下，就等于是降低资料的效用。
如果你的工作跟信息有关，你的计算机档案可能就是你最宝贵的资产。有效利用计算机档案，不但可帮你省下时间和精力，同时也可以让你更有工作效率。如果没有好好整理计算机档案，就得浪费时间在找资料上，也可能因为找不到原有档案，因而浪费更多时间重写文件、重绘图形。
因此，你该练习如何管理好数字档案。
做成一套样本档案
将你以前的工作中已经做过的文字、图形、图案、日常联系和演示文稿文件，觉得日后还可能会用到，比方说，如果你写了一份销售策划书，那你要存的样本文件就是你用到的企业简介，这样一来在以后的每份销售提案书中，都可以复制原先的企业简介。
建立主题目录
若你把已经做好的样本文件存在硬盘中，但却找不到，就得花时间重做。因此，为了让自己能找到这些可被重复利用的档案，事先就得依主题建立目录，把样本档案分主题存入目录中。
利用扫描仪
有时，若要引用其他文件上的文字，该文件可能是书面资料而不是电子文件。而要把文件输入电脑中是非常费时间的事。所以可以将文字进行扫描，利用扫描仪帮你省下许多时间。
在每份文件的第一页中打入文件名
通常你是在文件档案夹中翻阅文件，找到所需文件时，你就想找出此文件的电子文件，如果你在每份文件的第一页打入电子文件名称，就可不费吹灰之力地找出电子文件。如果没有在文件中打上文件名，就得在电脑中搜寻档案，有时候因为找不到档案，只好重新再打一次，这样不但无趣又浪费时间。
把任何会再用到的文件，存在硬盘中
确定你的个人电脑硬盘容量至少有几个G才能存放大量文件。当你要评断是否把文件存放到硬盘时，可以利用这个经验法则：如果删除这个档案让你心存质疑，那就别删除它。
