“要点提示”建立自己的工作档案，将之分类管理，并定期整理，可以减少寻找文件或资料的时间，提前圆满地完成你的工作任务将会是一件非常轻松的事。
花费时间建立一个有效的档案系统是非常值得的。想一想，你为了寻找那些随意乱放的东西，浪费了多少时间。所以，选择一种适合自己储存资料的系统是值得的。
整理档案
档案系统的工作方式必须与电脑的搜索功能相同。档案的查询关键词一定要能够引导你按一定的顺序找到该文件存放的地方。这种查询顺序的设定是由你工作的性质来决定的。如果你是销售人员，你可以把客户资料分别放进两个档案柜里——一个柜放国内客户的资料，另一个柜放海外客户的资料，且每位客户都备了份卷宗。
逐层分类
若将档案柜里的文件分为几大类，在大的类别中再细分，则更易管理。例如，一位同时负责若干文件的秘书可以把文件按不同的类别分开管理，再将每个类别分成若干部分，每个部分都有一个独立的档案；另外，把档案文件按基本需要分成几个大类。把那些经常要用的靠近你存放，而把那些只要偶尔参考的放得远一点，其余的存档，若不会再用到就干脆扔掉。
清晰地加上标签
利用色彩标识的方法可以使你一眼就找到某一类型的档案，大大减少耗费在寻找文件上的时间，从而提高工作效率。
例如销售人员可以把有关海外客户的文件用贴上红色标签的红色档案夹来归档，而把有关国内客户的文件放入贴有蓝色标签的蓝色档案夹里，并在每一张标签上写上客户的姓名。无论你采用什么方法，一定要便于你和其他使用者理解。为了便于参考，要打印一份总条目和分条目的一览表。
定期整理档案
定期留点时间整理档案，每天下班前或是每周结束的时候。决定什么该留下、什么该丢弃是件十分重要的事，因此要积极参与决定哪些文件可以丢掉，而哪些将来要用到、应留下。
