会议是指社会组织同各类公众交流信息的一种经常性公共关系活动。它是社会组织同公众之间开展工作所使用的最频繁的形式之一，没有会议，社会组织同公众之间交流就无法深化。因此，必须了解和掌握会议会谈的技巧和方法。
一、组织会议的原则
会议是有组织、有目的的言语传播活动方式。它主要围绕一个主题发言、插话、提问、解答、讨论，通过语言相互交流信息，交换意见，议论问题，解决问题，是公共关系常用的传播手段。美国的一位公关专家说过：“会议是公共关系活动的窗口。”这个窗口的最大优点是能给人们造成短距离面对面交谈的机会，使人们有机会相聚在一起。因此公关人员必须学习掌握安排会议的技巧，以充分发挥会议这个窗口作用。会议的形式多种多样，常用的有：新闻发布会、职工会议、年度会议、经验交流会、招待会、座谈会、茶话会、研讨会、联谊会等，都可以作为联系各界人士的途径。
（一）会议的功能作用
1.迅速向特定公众传达信息和沟通情况。会议议题集中，召开及时，面对面而且能迅速交换意见，是与特定公众交流的有效形式。
2.促进情感融通。会议是社会组织同公众间沟通感情的重要形式，公众彼此影响，相互感染，气氛热烈，增强了传播效果，很容易形成舆论。
3.建立社会组织和公众之间平稳的良好关系。一方面，通过会议可以建立公众与社会组织之间的良好关系；另一方面，在已有良好关系的基础上，可稳固维系良好关系的发展。
4.广泛听取意见，集思广益。会议使得社会组织有机会面对面地听取公众的意见，从而形成一定的凝聚力，同时也容易集思广益，发挥集体智慧。
会议的不足之处是受时间、地点和人员的限制较大，组织起来费时费力，有些会议组织过多，开得太长，容易造成逆反心理，使人们产生抵触心理。
（二）会议的组织原则
会议是经常性的一项公关活动，会议的组织筹划工作是一项专门艺术，每个公关人员都应具备组织会议的能力，在筹划各种会议时，着重遵守以下几条原则：
1.目的明确，形式灵活。公共关系的目标是建立和发展组织与公众的友好关系。无论举行哪种会议，都必须同搞好与公众的关系这个大目标相联系。会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。
2.突出主题，合理分工。无论是举行何种会议，主题一定要鲜明，最好能确定一个醒目的标题和口号，给人一种耳目一新的感觉。为使会议活动顺利开展，不因某个细小环节考虑不周而影响会议活动正常进行，必须组织好筹办队伍的分工，这不仅可表现公关部门和人员的组织工作能力，亦可反映、显示组织的实力。会议前，尽可能多地搜集与会议有关的材料，并起草会议议程；会议期间，布置好会场，并提供会议资料；会后，起草会议备忘录，保证将备忘录发给参会人员。
3.计划周详，预算合理。要根据参加会议活动的人员及交通情况来安排活动的时间、地点，以免发生矛盾冲突，影响会议正常进行。拟发会议通知。它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。同时，活动的费用要合理使用，预算要留有余地，以防出现意外开支。
4.气氛民主，生动活泼。尽管一般会议讲民主，但实际上是很难做到的。因为决策者主意已定，内容已决断，所以这类会议很难听取与会者的意见或建议。公共关系会议虽然已有既定政策，但为了协调好组织与公众之间的关系，常常更乐于大家畅所欲言，以便接受那些有益于改善公共关系的意见或建议，从而进一步调整组织的公共关系政策和行为。由于公众至上，会议自然围绕公众而不是为组织而举办。不过由于传统惯性左右，人们可能将公共组织会议开成不民主的，为此，更加要注意民主气氛。创造一切新颖有利的形式，使会议成为生动的、活泼的、民主的。
5.安排得当，服务周到。排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。在会议进行阶段，会议的组织准备者要做的主要工作，大体上可分为三项。一是进行例行服务工作。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内，则应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。二是精心编写会议简报。举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。三是认真做好会议记录。凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。要将会议名称、时间、地点、人员、主持者记录在内。组织会议活动前，要同新闻界取得联系，组织接受记者采访，撰写新闻稿等事宜。
二、会谈的礼仪
在现代科技高度发达的今天，面谈已经不是唯一的交谈方式，电话交谈和函件交谈已成为常用方式。但是面谈中的形体语言优势使其仍是最有效的交谈方式。而且是电话、函件和网络所无法代替的。面谈的礼节是否得体主要取决于说话人的声音、语调、语气和表情，以及听者的表情反应。
会谈是重要的活动。一个成功的会谈，是既要讲谋略，更要讲礼仪的。
（一）会谈的礼仪性准备
安排或准备会谈时，应当注重自己的仪表，预备好会谈的场所、布置好会谈的座次，并且以此来显示对于会谈的郑重其事和对于会谈对象的尊重。商务会谈是单位和单位之间的交往，所以应该表现的是敬业、职业、干练、效率的形象。在仪表上，要有严格的要求。如男士不要蓬头垢面，女士应选择端庄、素雅的发型，化淡妆。摩登或超前的发型、染彩色头发、化艳妆或使用香气浓烈的化妆品，都不大合适。由于会谈关系大局，所以在这种场合，应该穿着正统、简约、高雅、规范的最正式的礼仪服装。男士应穿深色三件套西装和白衬衫、打素色或条纹式领带、配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士要穿深色西装套裙和白衬衫，配肉色长统或连裤式丝袜和黑色高跟、半高跟皮鞋。
（二）会谈的座次安排
如果作为东道主安排会谈，一定要在各方面利用好礼仪这张“王牌”。在会谈的台前幕后，恰如其分地运用礼仪，迎送、款待、照顾对手，都可以赢得信赖，获得理解、尊重。为此，不仅应当布置好会谈厅的环境，预备好相关的用品，而且应当特别重视礼仪性很强的座次问题。座次问题在举行正式会谈时，必须予以重视。只有小规模会谈或预备性会谈，才可以不用讲究。举行双边会谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐在桌子两侧。桌子横放的话，应以面对正门的一方为上，属于客方。桌子竖放的话，以进门的方向为准，右侧为上，属于客方。在进行会谈时，各方的主谈人员在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。如果有翻译，可以安排就坐在主谈人员的右边。举行多边会谈时，为了避免失礼，按照国际惯例，一般要以圆桌为会谈桌来举行“圆桌会议”。这样一来，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具体就坐时，仍然讲究各方的与会人员尽量同时入场，同时就坐。最起码主方人员不要在客方人员之前就坐。
（三）会谈的三大准则
会谈过程中，双方人员的态度、心理、方式、手法等，都对会谈构成重大的影响。一是要依法办事。会谈者所进行的一切活动，都必须依照国家的法律办事，才能确保既得利益。二是要礼敬于人，要求会谈者在会谈的整个进程中，时时、处处、事事表现得对对方不失真诚的敬意。而且在今后的进一步交往中，还能发挥潜移默化“你敬我一尺，我敬你一丈”的功效。高声叫嚷毫无意义，吼出的话别人更难听懂。美国一位行政官员在会议中遇到激烈的争论时，习惯这样说：“请你给我一点礼貌，我听不见你们在说些什么。”面对面的会谈中最常见的错误是说得太多太快。如果是读信，没有读懂可以重读，可谈话、面试则不可重复进行。如果信太长，阅信人可以从中找出要点，面谈中如果话说得太多，要点则会不清楚、不突出。大多数人认为，面对面的会谈如同写信或写报告，非使用语言不可。事实上，在许多场合，如果仅仅指望语言完成交际任务，有可能说得太多，效果更糟，也会有失礼仪。在面对面的会谈中，词语仅仅是交际手段之一，即使双方一声不吭，各种信息照样互相传递。不用语言也能达到交际目的。一些演员就是善于通过眼神、头部或四肢来表达情感和思想的。许多时候，无声胜有声。三是要互利互惠、平等协调。会谈是一种合作或为合作而进行的准备。所以圆满的结局，应当是会谈的所有参与方，都取得一定的成功，获得更大的利益。如果把会谈视之为“一次性买卖”，主张赢得越多越好，争取以自己的大获全胜和对手的彻底失败，来作为会谈的最终结果，必将危及己方与对方的进一步合作。而且，也会“赢得”不好的声誉。
三、谈判的策略与技巧
谈判是双方或多方为谋求各自利益对需要解决的问题进行磋商的对话活动，寻求一致意见的行为。美国的谈判协会会长杰勒德· L· 尼尔伦伯格曾在 枟谈判艺术枠 中指出：“谈判原义最为简单，而涉及的范围最为广泛，每一个要求满足的愿望，每一项寻求满足的需求，至少都是诱发人们展开谈判过程的潜因。只要人们为了改善相互关系而交换观点，只要人们是为了取得一致而磋商、协议，他们就是在进行谈判。”谈判策略是指谈判人员为取得预期成果而采取的一些具体措施。谈判技巧是谈判人员为实施谈判策略而使用的各种手法。
（一）谈判的策略
古语云：“知己知彼，百战不殆。”谈判开始最重要的就是了解对手，只有了解对手的情况，才能选择有效的策略进行谈判。
1.开局阶段
俗话说，良好的开始是成功的一半。下面就介绍几种策略。
（1）迂回策略。谈判开始时，公关人员为了缓解谈判的紧张气氛，可以选择一些与谈判没有直接关系的话题寒暄引诱对方先开口，了解他们的真实情况，帮助我们掌握资料。富有经验的拳击选手上场比赛，一般都不先主动出击，而是在对方的攻击中寻找破绽，攻其不备，一击制胜。谈判也是如此，聪明的谈判高手，时常不在谈判中先表态，往往是让对方试提一下。这样，不但能够表示对对方的尊重，而且还能从对方的个别词句中窥视其心理活动。迂回策略的目的就是为了更多地获取对方的信息，掌握各方面的情况。
（2）坦诚策略。公关人员在谈判伊始向对方以坦白无私的方式，直接陈述己方的观点或想法。采用这种策略要考虑的因素很多，如与对方的关系、当时的情况等，其中最重要的是双方都知道对方对谈判的诚意。
2.相持阶段
任何谈判都有相持的阶段，双方都努力地使对方同意自己的观点，让对方作出让步，从而谋求更大的利益。
（1）期限策略。期限策略是指已经确认对方非常希望谈判成功，并一直朝着这个方向努力，只是对所列条款的细节问题有些犹豫不决，想要迫使对手为达成协议作出更大的让步。这种情况下，我们可以运用期限策略，利用期限策略来向谈判对手施压，给他造成“夜长梦多”的感觉，从而迅速与己方签订协议。
（2）声东击西策略。声东击西策略是指在谈判过程中，双方因为某个细节问题各持己见，相持不下，这时，适当地改变议题，转移谈判对手的注意力，从而达到己方的目标的方法。
这种方法富有灵活性，变换自如，既不放弃己方立场，也不与对方正面冲突，在对方不知不觉中达到目标。
（3）拖延策略。拖延策略是故意拖延达成协议的时间，以给对方造成紧张感，使其不得不积极寻求解决的办法，使事情朝着有利于自己的方向发展。当然，实施这种策略一定要有取胜的把握。如果因为拖延时间而造成己方的损失，还是不采取这种策略的好。它适用于当时的情况对谈判对手有利，并且即使不签订协议对己方也无害的情况。
3.突破阶段
谈判总有出现曲折的时候。当双方相持最激烈的时候，都不肯妥协和让步，谈判容易陷入一时的僵局，这在谈判中是很平常的事情。我们面临这样棘手的问题时，更需要运用突破策略来扭转局势，使谈判继续下去，顺利完成预定目标。
（1）回避策略。当谈判陷入僵局，双方坚持各自的立场没有妥协的意向，谈判气氛处于低潮，使人产生一种压抑的感觉，这时可以采取回避该议题的策略，转而讨论新的议题。新的议题讨论成功后，再回来解决陷入僵局的议题，双方可以重新对某些细节方面交流意见，这样成功的几率会大很多。
（2）休会策略。当谈判双方就某一问题发生冲突无法用其他方式解决问题时，为了使谈判双方冷静下来，可以采取休会的策略。在休会期间，总结谈判成果，认真地再考虑一下对方开出的条件，寻找一些共同的契机。然后，在约定的时间、地点，重新进行谈判。这样就会减弱双方的对立情绪，容易打破僵局。
4.让步阶段
让步是谈判过程中不可缺少的重要环节。可以说，任何一种谈判都是双方作出一定程度的让步后达成的协议。从这点说，让步本身就是一种策略。在谈判中，实施让步策略应本着以下几个原则：
第一，不要轻易地向对方作出让步。让对方知道每次都是巨大的让步。每次向对方让步速度不要太快，这样对方不会得寸进尺漫天叫价。第二，让步必须是对等的。在己方作出让步的基础上，对方也要作出对等的让步。因为，我们让步的目的是要对方也作出相应的让步。第三，不作没有意义的让步。谈判是为了满足谈判对手的利益和己方的利益所作的协商，应朝着最理想的方向而努力，即“双赢”的方向。当然，为了达成最终目的，有时也可作些对自己没有损害的让步。
（二）谈判的技巧
从根本上讲，谈判是人们为了改善相互关系而交换意见，为求得一致而进行磋商的一种交流行为。在人们进行磋商交换意见时，它是一种语言的交流，是由一系列的问题与回答构成的，究其本质是谈话的过程。谈判中应该注意基本的语言技巧，使用委婉的语言，这样有利于对方接受。我们需要将心比心，用心去聆听和尊重他人。在问与答的过程中，谈判双方的交流不断深入，朝着签订协议的方向前进。这种技巧主要包括倾听技巧、提问技巧和答复技巧。
1.倾听技巧。谈判是一种以语言为武器的战争。尤其是在面对面的谈判过程中，学会倾听是谈判者必须具备的一种素质。这里所讲的“听”，不仅是指用听觉器官去做听的这个动作，而且是指用心去聆听，并研究和挖掘对手话语背后的真实含义。我们的脚趾、鼻子、眼睛、耳朵、手以及身体其他部分，每秒钟会接受达到将近四万个脉冲，可是我们只能将注意力集中在其中很小的一部分。甚至我们注意到的那部分，还会受我们的需求、态度和经验等方面很大的影响。研究听话的专家拉夫· 尼可拉斯的研究表明，一般听别人说话，无论多么的用心去听和理解，也只能记得所听到内容的一半。
正如前文所述，人们记得的所听到的内容十分的有限，而且总是倾向于听我们想听的内容。这就要求我们在谈判场合，倾听的时候要心无旁骛，认真地领会谈判对手话语中所蕴含的观点、用意和需求等。同时，积极地反馈给对方，即以面部表情或身势语言向对方表示对问题的了解程度，或是对问题是否赞同等，这对于增强现场的互动十分有利。
2.提问技巧。谈判中的提问是开启话匣，促进双方有效沟通的方法。为了达到谈判中的预期目的，提问时要注意以下几点：
①把握提问的时机。在谈判中，我们应该选择最适合对方回答问题的时候提出问题。
②注重提问的礼仪。遇到初次见面的谈判对手，为了表示尊重对方，在开始提问的时候应当先征询他们的意见。这体现了谈判者的个人修养。
③保持提问的节奏。过快的过度的提问会让人误解你不耐烦或是带有审问的意味，一般来讲一次只提一个问题；而过慢过晚的提问会让人觉得你没有时间观念，影响谈判的节奏，甚至感到你无谈判的诚意。
3.答复技巧。谈判是一种谈话的过程，是由一系列的问与答构成的。所以，在谈判桌上，答复不可避免。答复的诀窍是选择能产生最佳效应的角度、方式和方法来回答提问。具体讲有三个方面：
①立即回答。对于能给予肯定答复的问题，应立即回答，不要拖延，以表诚意。
②谨慎出言。回答问题时，在没有明白对方问题的真正目的时，不能随意地作出回答。因为，一语的失误，可能导致全盘皆输，让对方有机可乘。
③左右言他。遇见不利于己方的的问题，可以有选择地回答问题，回避重要的问题。
