一家著名公司的老总抱怨道：“一天到晚都被各种会议缠得不可开交，甚至周末也被困在公司里。而且在这无休止的会议中还必须讨论他们提出的各种计划、建议，真是烦人。”
一般而言，会议不外乎有以下几种作用：
1.寻找沟通
把一群人召到一起是让大家知道胜利提高了，或者有新的人事变动。
2.解决问题
聚集一群人，共同想办法找问题答案。
3.处理危机和控制灾害
与会者集中解决正在散布并有可能造成进一步危害的传言。
4.显示地位
在会议中，总经理和董事的位置永远是最显著的，借以表明他们与众不同。
5.友情赞助
大家集中称赞一个人的出色表现。
由于开会有如此多的功用，我们不能这样说：“取消会议，发一份公文就解决了。”因为主持者也许早就想召开沟通友谊的会了。而且，对于一些较特殊的行业来说，开会就是他们的工作之一；假如你对于此类公事颇感厌倦的话，你就应考虑去干其他的工作。
假如你是会议的主持者，你应记住以下一些原则：
假如你召开会议的目的是为传达信息，那么，用通知书或者是邮件会更方便、快捷。开会呢，无非是让你知道哪些人出席，而且对于语言和非语言的反应你可以当场评估。
假如是为了解决某一问题，那么，在会前你最好将会议相关议题及背景资料通过通知或电子邮件方式让与会者知道，以便让他们可以提前思考办法。
一种被称为群组的电脑科技已成为目前解决问题的新发展方向：参加者在会前或会中就可以将各自的观点和答案输入电脑，并且可以同时得知他人的观点，快速评估这些反应。由于没有记名的程序，这种方法可以使一些不积极的与会者的意见、观点等被充分展现。
假如出现了危机，要把所有重要的人员召集起来开会，否则，最低限度也要用电话或电子邮件通知他们，让他们提出观点及建议，如果你没通知他们，他们就会对你产生不满情绪。抱怨开会太多的人也就是这些批评从不开会的人，他们会发牢骚，说领导者太专制了，不考虑他们的作用。
会议也是一种领导人维持地位的仪式。如果你是会议的组织者，那么，这不失为一种强调突出组织结构的一种办法；但切忌太过头。会议如果以强调领导地位为目的，而且出席率很低，那么最好停开。
假如你能让会议生动有趣，那么，其他的目的就自然而然地达到了。
按时开会，不要等迟到者来浪费已到者的时间，除非是等非常关键的人物，或演讲者。但是，这是非常特殊的情况。
开始要用较轻松的议题，逐步转到很费时、费力的中心议程上。切忌离题十万八千里。
注意控制时间。要掌握好紧张、拘谨与轻松、自由的关系不是件容易的事。人们较喜欢接受轻松与严肃的议题结合起来，在紧张、压抑的气氛中，加上一些开心、幽默的情节，会给人一种放松的感觉。
议题结束后要立即散会。这一点对于每周的业务会议更为重要。主要内容讨论完毕后，立即解散，让劳累一周的人们去做一些自己喜欢做的事。
注意练习。把一个会议主持好，也是一种艺术。这需要多次的经验积累，才能恰到好处地掌握好开会的节奏。许多此方面优秀者，都是大专院校中的杰出学生运动组织者。如果你的学生时代已成为记忆，那么，在社区、在单位依然有展现你风采、锻炼你能力的一片蓝天。
