3.1 简述记账方法
为了对会计要素进行核算和监督，在按照一定的原则设置会计科目并按会计科目开设账户之后，还需要采用一定的记账方法将会计要素的增减变动在账户中表现出来。
记账方法是指将企业发生的所有经济业务根据一定的原理，运用一定的记账符号和记账规则在账户中予以登记的方法。
按记录经济业务方式的不同，记账方法可分为单式记账法和复式记账法。
1.单式记账法
所谓单式记账法，是指对发生经济业务之后所产生会计要素的增减变动只在一个账户中进行记录、登记的方法。单式记账法是一种较简单、不完整的记账方法。在这种记账方法下，通常只设置现金、银行存款和债权债务账户；一般只对经济业务在账上进行单方面的登记，而不反映其来龙去脉，只有当经济业务既涉及现金或银行存款，又涉及债权债务时，才同时在两个相应的账户上进行登记。
2.复式记账法
复式记账法是指对任何一项经济业务，都必须用相等的金额在两个或两个以上的有关账户中相互关联地进行登记，借以反映会计对象具体内容增减变化的一种记账方法。复式记账法是从单式记账法发展而来的。由于每一项经济业务都会引起两个或两个以上的会计要素项目发生增减变动，它们或者是引起资产项目和权益项目同时增加或减少的变动；或者是只引起资产内部或权益内部有关项目之间增减的变动。为了完整地反映这些增减变动，需要采用复式记账法，把变动双方的情况记录下来。
复式记账法是一种比较科学的记账方法，其主要特征是：
（1）需要设置完整的账户体系。
（2）必须对每一笔业务都进行反映和记录。
（3）对每一笔经济业务都要在相互联系的两个或两个以上的账户中做双重记录。
（4）对每项经济业务都以相等的金额进行分类登记，因而，对应的账户之间总是保持相互平衡的关系。
由此可见，采用复式记账法能够获得完整的信息资料，能够全面、系统地反映经济业务的来龙去脉，提高会计信息的清晰度，有利于进行试算平衡，以检查账户记录的正确性。由于复式记账法与单式记账法相比较具有不可比拟的优越性，因此被世界各国广泛采用。
复式记账法包括几种具体的方法，有借贷记账法、增减记账法、收付记账法等。其中，借贷记账法是世界各国普遍采用的记账方法。在我国也是应用最广泛的记账方法，我国颁布的《企业会计准则》明文规定，中国境内所有的企业都应该采用借贷记账法记账。采用借贷记账法在相关账户中记录各项经济业务，可以清晰地表明经济业务的来龙去脉，同时也便于试算平衡和检查账户记录的正确性。
3.2 借贷记账法的基本原理
借贷记账法是以“借”、“贷”二字作为记账符号，记录会计要素增减变动情况的一种复式记账法。借贷记账法主要有以下几点内容：
1.以“借”和“贷”为记账符号
在借贷记账法下，由于以“借”、“贷”作为记账符号，人们在会计核算中长期以来习惯称账户的左方为借方，右方为贷方。“借”和“贷”是代表记账方向的一对记账符号，在不同性质的账户中表示不同的含义。
2.以“有借必有贷、借贷必相等”为记账规则
当经济业务发生时，如何运用借贷记账法把每一项经济业务记入相互联系的两个或两个以上的账户，需要遵循一定的记账规则：经济业务的发生一方面记入有关账户的借方，另一方面必须记入有关账户的贷方，而且所记借方的金额与贷方的金额必然相等。为此，可以把借贷记账法的记账规则概括为“有借必有贷，借贷必相等”。借贷记账法的这一记账规则，适用于每一项经济业务。
3.账户的对应关系、对应账户及会计分录
按照借贷记账法的记账规则登记每一项经济业务时，在有关账户之间就发生了应借、应贷的相互关系。这种反映经济业务相互联系的有关账户之间的依存关系，叫做账户的对应关系；存在对应关系的账户，叫做对应账户。通过账户的对应关系，可以了解经济业务的内容及其内在联系；同时，还可以发现对经济业务的处理以及经济业务本身是否合理、合法。
为了保证账户对应关系的正确性，每一项经济业务在记入有关账户前，首先应根据经济业务确定涉及的对应账户名称，及其借、贷方向和金额，编制会计分录。
会计分录是指明经济业务应记账户名称，应借、应贷方向和金额的记录，简称分录。会计分录按照其所反映经济业务的复杂程度，即其涉及对应账户的多少，分为简单会计分录和复合会计分录两种。简单会计分录是指一个账户的借方同另一个账户的贷方发生对应关系的会计分录，即“一借一贷”的分录。复合会计分录是指一个账户的借方同几个账户的贷方发生对应关系的会计分录，包括“一借多贷”的会计分录和“多借一贷”的会计分录。
编制会计分录应该注意以下几点：
（1）每笔分录要写摘要，简要说明经济业务的内容。
（2）编制会计分录的时候，“借”、“贷”应该分行，将应借账户排在上面，应贷账户排在下面，并缩进一格或两格。
（3）账户的名称要写齐全，金额数字要写整齐准确，上下笔分录的借方金额和贷方金额要分别对齐。
4.试算平衡
试算平衡就是根据“资产=负债 所有者权益”的平衡关系，按照记账规则的要求，通过汇总计算和比较，来检查账户记录的正确性、完整性。
经济业务发生后，按照借贷记账法的记账规则来记账，借、贷两方的发生额必然是相等的。不仅是每一笔会计分录借贷发生额相等，而且当一定会计期间（年、季、月）的全部经济业务的会计分录都记入相关账户后，所有账户的借方发生额与贷方发生额的合计数也必然相等。以此类推，全部账户的借方期末余额与贷方期末余额的合计数也必然相等。用借贷记账法记账，就要根据“借贷必相等”的规则进行试算平衡，检查每笔经济业务和会计分录是否正确，全部账户的本期发生额是否正确，因此就有会计分录试算平衡公式和发生额试算平衡公式。
通过前面账户结构的说明，可以得出结论：凡是借方余额的账户都是资产类账户，凡是贷方余额的账户都是负债或所有者权益类账户。由于“资产=负债 所有者权益”的恒等性，所以账户借方余额的合计数等于贷方余额的合计数。
采用借贷记账法进行试算平衡，可以按照下列公式试算平衡：
（1）会计分录试算平衡公式：
借方科目金额=贷方科目金额
（2）发生额试算平衡公式：
全部账户借方发生额合计=全部账户贷方发生额合计
（3）余额试算平衡公式：
全部账户借方余额合计=全部账户贷方余额合计
通过试算平衡来检查账簿记录是否平衡并不是绝对的，如果借贷不平衡，就可以肯定账户的记录或者计算有错误。但是，如果借贷平衡，也不能肯定记账没有错误，因为有些错误并不影响借贷双方平衡。如果在有关账户中重记或者漏记某些经济业务，或者将借贷方向弄反，就不能通过试算平衡发现错误。
3.3 会计循环与账务处理程序
1.会计循环的步骤
会计循环是指会计信息系统在数据的收集、加工、处理等过程中，按一定次序依次进行的账务处理方法。会计循环有以下几个步骤：
（1）根据复式记账原理，分析经济业务。
（2）按复式记账原理编制会计分录。
每笔经济业务发生后，应该确定其应借记和应贷记的账户及金额，编制会计分录。编制会计分录，可以通过编制记账凭证来进行，也可以在日记账中进行。采用日记账可以逐日序时地把各项经济业务记录下来，在日记账中，分别确定了每笔经济业务的会计分录，成为记入分类账的依据。采用日记账编制会计分录时，要求所有的经济业务都必须记入普通日记账或特种日记账。
（3）将会计分录记入各有关账户，期末进行试算平衡。
根据记账凭证或日记账中所确定的会计分录，分别记入分类账中有关账户借方或贷方的过程，称为过账。总分类账户和所属明细分类账户的登记，可根据记账凭证来进行，有些明细分类账户也可以根据原始凭证来进行，如材料明细账。在采用日记账的情况下，总分类账可根据日记账登记。
（4）对应调整事项，编制调整分录，进行调整后试算。
在日常的会计业务处理中，为了方便起见，对有些经济业务的记录是按其现金收支发生的期间进行的，这不符合权责发生制的要求。所以，期末应对有些账户的记录加以调整，并编制会计分录，即编制调整分录。
（5）编制财务报表。
完成以上各个步骤后，即可编制各种财务报表。财务报表将在以后的内容中详细讲解，这里暂不叙述。
（6）编制结账分录，结清收入、费用等暂记性账户。
将各收入、费用账户的余额转入“本年利润”账户，然后将“本年利润”账户的余额转入“利润分配”账户，这样，收入、费用账户及“本年利润”账户均不再有余额。编制的这些会计分录称为结账分录，目的是为了结清损益类账户和利润账户。一般情况下，损益类账户的结账分录按月编制，结转“本年利润”账户的分录在年终编制。
2.记账凭证账务处理程序
记账凭证账务处理程序是会计核算中最基本的一种账务处理程序，它包含了各种账务处理程序的基本要素，是其他各种账务处理程序发展的基础。其主要特点是：根据记账凭证直接地、逐笔地登记总分类账。
采用记账凭证账务处理程序时，记账凭证可用“收款凭证”、“付款凭证”和“转账凭证”三种格式，也可用一种通用格式。账簿一般设置“现金日记账”、“银行存款日记账”、“总分类账”和“明细分类账”。现金、银行存款日记账和总分类账均可用收、付、余及借、贷、余三栏式；明细分类账可根据需要用三栏式、多栏式或数量式。
①根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。
②根据收、付款凭证逐笔序时地登记现金日记账、银行存款日记账。
③根据原始凭证或原始凭证汇总表及记账凭证逐笔登记明细分类账。
④根据记账凭证逐笔登记总分类账。
⑤月末，将现金日记账、银行存款日记账的余额和各种明细分类账余额的合计数，分别与总分类账相互核对。
⑥期末，根据总分类账与明细分类账资料编制财务报表。
记账凭证账务处理程序的优点是组织程序简单明了，容易理解和掌握，总分类账能比较详细地记录和反映经济业务状况。但逐笔登记总账的工作量较大，记账任务繁重，也不符合总账应当总括反映经济活动的要求，因此，一般适用于规模较小、经济业务数量较少的会计主体。
3.汇总记账凭证账务处理程序
汇总记账凭证账务处理程序是在记账凭证账务处理程序的基础上演变发展而来的。其主要特点是先根据记账凭证定期编制汇总记账凭证（一般是10天汇总一次），然后根据汇总记账凭证登记总分类账。
采用汇总记账凭证账务处理程序时，其凭证的设置，要求按收款凭证、付款凭证、转账凭证三类分别设置。收款凭证只能一借一贷或一借多贷，付款凭证只能一贷一借或一贷多借，转账凭证只能一贷一借或一贷多借。定期（5天或10天）根据收、付、转三类凭证分别汇总编制成“汇总收款凭证”、“汇总付款凭证”和“汇总转账凭证”。汇总收款凭证一般按照“库存现金”和“银行存款”账户的借方分别设置，按每一张收款凭证对应的贷方账户归类汇总；汇总付款凭证一般按“库存现金”和“银行存款”账户的贷方分别设置，按每一张付款凭证对应的借方账户归类汇总；汇总转账凭证一般按转账凭证的贷方账户设置，按每一张转账凭证对应的借方账户归类汇总，如果某期间转账凭证不多，则可以不汇总，直接根据每张转账凭证登记有关的总分类账。其账簿设置一般设现金日记账、银行存款日记账、总分类账、各种明细分类账和相应的辅助账簿，日记账和总账一般为三栏式，明细账根据不同账户的具体要求可以分别设置三栏式、多栏式和数量金额式，辅助账则视情况由会计主体自行确定。这种账务处理程序的基本步骤如图3-3所示。
图3-3汇总记账凭证账务处理程序说明：
①根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款、付款和转账凭证。
②根据现金、银行存款的收款凭证和付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。
③根据原始凭证或原始凭证汇总表登记各种明细分类账。
④根据收、付、转三种凭证定期编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证。
⑤根据汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证或转账凭证登记总分类账。
⑥月终，现金日记账和银行存款日记账的余额及各种明细分类账的余额合计数应与总分类账有关账户的余额核对。
⑦月终，根据总分类账和明细分类账编制财务报表。
汇总记账凭证账务处理程序的主要优点是可以简化登记总账的程序，大大减轻登记总账的工作量；汇总记账凭证中账户的对应关系依然清晰，便于查对账目，分析经济业务；同时可以使凭证的整理归类工作简化；企业规模越大，业务越繁多，采用该种账务处理程序进行会计核算的成本效益也就越高，更能充分发挥其分析与简化作用。但是，编制汇总记账凭证本身的工作量较重，且容易出现重复和遗漏汇总的错误；同时总分类账的记录比较简略，难以具体反映企业的经济活动。因此，这种账务处理程序比较适合于规模较大、业务较多的会计主体。
4.科目汇总表账务处理程序
科目汇总表账务处理程序又称记账凭证汇总表账务处理程序，是在记账凭证账务处理程序的基础上发展而来的，它是根据一定期间（一般是10天）的全部记账凭证编制科目汇总表，然后根据科目汇总表登记总分类账。
采用这种账务处理程序时，其凭证可以设置通用记账凭证，也可以分别设置收、付、转三类记账凭证。无论选择哪一种方式，都要求记账凭证采用一借一贷的会计分录，便于按科目归类汇总。其账簿组织设置与汇总记账凭证账务处理程序基本相同，只是把汇总记账凭证替代为科目汇总表。
图3-4科目汇总表账务处理程序说明：
①根据原始凭证或原始凭证汇总表分别编制收款、付款和转账凭证。
②根据收款、付款凭证逐笔序时地登记现金日记账和银行存款日记账。
③根据记账凭证或其所附的原始凭证逐笔登记各种明细分类账。
④根据收款、付款和转账凭证定期编制科目汇总表。
⑤期末，根据科目汇总表登记总分类账。
⑥把日记账和明细分类账分别与总分类账有关账户互相核对。
⑦根据总账和明细账的有关核算资料编制财务报表。
科目汇总表的格式有两种：一种是只包含各科目的本期借、贷方发生额；另一种是分别包括各科目的期初余额、本期发生额和本期期末余额的借、贷方金额。无论哪种形式，各科目的借、贷方发生额应当平衡。科目汇总表的编制首先是按资产、负债和所有者权益的顺序将企业单位当期使用的科目从上到下排列在表的左边，然后根据账簿记录，将每一个科目的本期借方发生额合计和贷方发生额合计分别汇总，填写在表格中，期初余额和期末余额亦分别填入相应栏目，最后验算当期发生额或期初、期末余额是否分别都保持借贷平衡，如不平衡，记账过程中必定有错误。
科目汇总表的作用与汇总记账凭证相似，但它们的结构不同，编制的方法也不同。科目汇总表是每天或定期（一般间隔不超过 10天）将所有科目的借方、贷方发生额汇总在一张科目汇总表内，而不是按对应科目进行汇总，因而科目汇总表不能反映账户的对应关系，不便于了解经济业务的内容；也不便于对经济活动的情况进行分析和检查；所以它只能用于登记总分类账和试算平衡。汇总记账凭证则是在一定时期内将与每一账户的借方（贷方）相对应的贷方（借方）账户的发生额汇总，故而汇总记账凭证能够反映各账户间的对应关系。
科目汇总表账务处理程序的优点是：可以极大地简化登记总账的工作量，汇总手续简单易学，容易理解；还可以通过借贷及试算平衡，及时地检查和发现记账过程中的错误。适用于经济业务频繁的大、中型企业。
5.多栏式日记账账务处理程序
多栏式日记账账务处理程序的特点是：设置多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账，并根据它们汇总的数字登记总分类账。对于转账业务，可以根据转账凭证填制转账凭证科目汇总表，据以登记总分类账；业务不多的企业，可以不编制转账凭证科目汇总表，直接根据转账凭证登记总分类账。在运用这种账务处理程序时应注意，对于库存现金和银行存款之间相互划转的经济业务，只需根据多栏式日记账的支出栏分别登记库存现金和银行存款总账，收入栏的数据不予记入总账，以免重复。例如，对于从银行提取现金的业务，既反映在现金日记账的收入栏，也反映在银行存款日记账的支出栏中；记总账时，应根据银行存款日记账的支出栏合计数分别登记现金总分类账的借方和银行存款总分类账的贷方，而对于反映在现金收入日记账中的同一数据，则不予记入总账，以免引起重复。多栏式日记账一般应设置“现金收入日记账”、“现金支出日记账”、“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”等四本日记账。如果需要设置专栏的对应账户不多，也可以只设“现金收支日记账”和“银行存款收支日记账”两本日记账。多栏式日记账账务处理程序如图3-5所示。
图3-5多栏式日记账账务处理程序说明：
①根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收、付款凭证和转账凭证。
②根据收、付款凭证登记多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账。
③根据转账凭证定期编制转账凭证科目汇总表。
④根据原始凭证或原始凭证汇总表和各种记账凭证登记明细分类账。
⑤月终，根据多栏式现金日记账、多栏式银行存款日记账和转账凭证科目汇总表或转账凭证登记总分类账。
⑥月终，根据对账要求，将总分类账和明细分类账相核对。
⑦月终，根据总分类账和明细分类账编制财务报表。
这种账务处理程序可以简化登记总分类账的记账工作，而且日记账按多栏式设置，可以反映现金或银行存款收支的来龙去脉，一般适用于现金收支业务较多的企业。但日记账账页过于庞大，不便于记账；而且直接根据日记账登记总账，减少了账账核对这一环节，必须通过其他方式才能加强账簿记录的内部控制，保证会计记录的正确性。
3.4 原始凭证的填制和审核
原始凭证是在经济业务发生或者完成以后取得或者填制的，用以明确经济责任、载明经济业务的具体内容和完成情况的书面证明，是进行会计核算的原始资料和重要依据。
1.原始凭证的基本内容
在会计实际工作中，由于经济业务是多种多样的，经济管理的要求会有所不同，因而用来记录经济业务的原始凭证的格式和内容也是多种多样的。但无论哪一种格式和内容，都必须说明经济业务的完成情况，并明确有关部门和人员的责任。因此，各种原始凭证都必须具备如下基本内容：
（1）原始凭证的名称。
标明原始凭证所记录的经济业务的种类，如“领料单”。
（2）原始凭证的填制日期。
一般是经济业务发生或完成的日期，若经济业务发生或完成时没有及时填制，应以实际填制日期为准。
（3）原始凭证的编号。
（4）接受凭证单位的名称。
便于查明经济业务的来龙去脉。
（5）经济业务内容摘要。
说明经济业务的项目、名称及有关事项。
（6）经济业务涉及的数量、单价、金额。
说明经济业务的计量。
（7）填制凭证单位名称、填制人员、经办人的签名盖章，用于明确经济责任。
2.原始凭证的填制方法
原始凭证填制的依据和方法也有所差别，大体上可有以下两种情况：
（1）根据经济业务的执行和完成情况直接填制。
（2）在经济业务完成之后，根据账簿记录对某项经济业务加以归类、整理而重新编制。
3.原始凭证填制的基本要求
原始凭证是具有法律效力的证明文件，是会计核算的原始依据，应该符合下列基本要求：
（1）记录要真实。
必须实事求是地填写经济业务，原始凭证上填制的日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况完全符合，确保凭证内容真实可靠。
（2）内容要完整。
原始凭证必须按规定的格式和内容逐项填写齐全，不得有任何遗漏，同时必须由经办业务的部门和人员签字盖章，对凭证的真实性和正确性负完全的责任。如果内容不齐备，则不能作为经济业务的合法证明，也不能作为有效的会计凭证。
（3）填制要及时。
应当根据经济业务的执行和完成情况及时填制原始凭证。
（4）书写要清楚。
原始凭证上的文字和数字都要认真填好，要求字迹清楚，易于辨认，不得任意涂改、刮擦或挖补。一般凭证如果发现错误，须划线更正，即将写错的文字或数字用红线划掉，再将正确的数字或文字写在划线部分的上方，并加盖经手人印章。
（5）格式要规范。
原始凭证要用蓝色或黑色笔书写，字迹清楚、规范，填写支票必须使用碳素笔，属于需要套写的凭证，必须一次套写清楚，合计的小写金额前应加注币值符号，如“￥”、“HK$”、“$”等。大写金额有分的，后面不加整字，其余一律在末尾加“整”字，大写金额前还应加注币值单位，注明“人民币”、“港币”、“美元”等字样，且币值单位与金额数字之间，以及各金额数字之间不得留有空隙。
特殊情况：原始凭证遗失而又无法取得证明，如火车票等，可由当事人写出详细情况，由单位负责人批准后代作原始凭证。
4.原始凭证的审核
为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、可靠性，应由专门人员严格审核原始凭证。只有经审核无误的凭证，才能作为记账的依据。原始凭证的审核主要包括以下三个方面的内容：
（1）审核经济业务的真实性。
真实性审核包括凭证日期、业务内容和数据是否真实；外来原始凭证是否有填制单位公章、填制人员签章；自制原始凭证是否有经办部门和经办人员的签名或盖章等。审核中发现假冒、伪造的凭证应拒绝办理。
（2）审核经济业务的合法性、合理性。
合法性、合理性审核包括所记录的经济业务是否有违反国家法律法规的问题；是否符合规定的审核权限；是否履行了规定的凭证传递和审查程序；是否符合企业生产经营活动的需要；是否符合计划、预算等。
（3）审核凭证填制的正确性。
根据原始凭证的填制要求，凭证正确性的审核包括：原始凭证内容是否完整；手续是否完备；计算是否准确；项目填写是否齐全；数字书写是否清楚、正确。
上述审核完毕，对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以填制记账凭证入账；对于真实、合法、合理，但内容上不够完整或计算有误的原始凭证，可退回经办人员，更正后再进行有关会计处理；对于不真实、不合法的原始凭证，会计人员应拒绝受理，并制止、纠正不法行为。
3.5 记账凭证的填制和审核
会计凭证的另一类是记账凭证。所谓记账凭证就是根据原始凭证进行归类、整理编制的会计分录凭证。它是登记账簿的直接依据。
1.记账凭证的内容
记账凭证虽有不同种类，但都是通过对原始凭证归类整理，用来确定会计分录并据以登记账簿的一种会计凭证。作为记账凭证，必须具备以下一些基本内容：
（1）记账凭证的名称。
（2）填制单位的名称。
（3）填制凭证的日期和编号。
（4）经济业务的内容摘要。
（5）应借应贷的账户名称（包括总分类账户和明细分类账户）和金额。
（6）所附原始凭证张数。
（7）制单、审核、记账、会计主管等有关人员的签名或盖章，收、付款凭证还应有出纳人员的签名或盖章。
2.记账凭证的填制要求
填制记账凭证，就是要由会计人员将各项记账凭证要素按规定方法填制齐全，便于账簿登记。各种记账凭证除严格按原始凭证的填制要求填制外，还应该注意以下几点：
（1）要将经济业务的内容以简练概括的文字填入“摘要”栏内。这样做对日后查阅凭证和登记账簿都是十分必要的，也是做好记账工作的一个重要方面。
（2）要根据经济业务的性质，按照会计制度所规定的会计科目和每一会计科目所核算的内容，正确编制会计分录，从而确保核算口径一致，以便于指标的综合汇总和分析对比；同时，也有助于根据正确的账户对应关系，了解有关经济业务的完成情况。
（3）不得把不同类型的经济业务合并填入一张记账凭证，尽量避免填制多借多贷会计分录的记账凭证，做到账户对应关系清晰。
（4）要注明所附原始凭证的张数，以便核实记账凭证上所记录的经济业务内容、所编制的会计分录是否正确，也便于日后查阅原始凭证。如果根据同一原始凭证填制两张记账凭证，则须在未附原始凭证的那张记账凭证上注明：“单据××张，附在第××号记账凭证上”，以便复核和查阅。凭证填制完毕，应加计合计数，以检查借贷双方的金额及总账科目和明细科目的金额是否平衡。
（5）各种记账凭证必须连续编号。如果一笔经济业务需要填制多张记账凭证，可用“分数编号法”。每月末，最好在最末一张记账凭证的编号旁边加注“全”字，以免凭证散失。
（6）若记账之前发现记账凭证有错误，应重新编制正确的记账凭证，并将错误凭证作废或撕毁。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，应用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证。调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度的错误，应用蓝字填制一张更正的记账凭证。
特殊情况：在出现以下经济业务时，要同时编制两种记账凭证：一是销售一批产品，现有一部分货款已收到，而另一部分货款没有收到。这个时候，应该同时编制收款凭证和转账凭证两种；二是业务人员出差回来后报销差旅费，余款退回。此时，也应该同时编制收款凭证和转账凭证两种。
3.记账凭证的审核
记账凭证是登记账簿的直接依据，为了保证账簿记录的正确性，以及整个会计信息的质量，记账前必须由专人对已编制的记账凭证进行认真、严格的审核。审核的内容主要有以下几方面：
（1）记账凭证是否附有原始凭证，记账凭证的内容与所附原始凭证的内容是否相符，金额是否一致。
（2）凭证中会计科目的使用是否正确，二级或明细科目是否齐全；账户对应关系是否清晰；金额计算是否准确无误。
（3）记账凭证中有关项目是否填列齐全，有关人员是否签名盖章。
在审核中若发现记账凭证填制有错误，应查明原因，予以重填或者按照规定的方法及时更正。只有经审核无误的记账凭证，才能据以记账。
3.6 会计凭证的传递和保管
1.会计凭证传递
（1）会计凭证传递的作用。
会计凭证的传递是指会计凭证从编制时起到归档时止，在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。为了能够利用会计凭证正确、及时地反映各项经济业务，提供会计信息，发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务、明确经济责任、实行会计监督都具有重要作用。
（2）会计凭证传递的注意事项。
各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，涉及的部门和人员不同，办理的经济业务手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制原则，力求做到及时反映、记录经济业务。会计凭证在传递过程中必须注意以下几点：
①一切会计凭证的传递和处理，必须在会计报告期内完成，应当及时传递，不得积压，不得跨期，否则势必影响会计核算的正确性和及时性。
②会计凭证在传递过程中，既要做到完备严密，又要简便易行。凭证的签收、交接应当制定必要的制度，以保证会计凭证的安全与完整。
③应根据每种经济业务的特点、内部组织机构和人员分工情况以及经营管理的需要，恰当规定会计凭证经由的必要环节，并据之恰当规定会计凭证的份数，做到既使各有关部门和人员能了解经济业务的情况，及时办理凭证手续，又避免凭证传递经过不必要的环节，以利于提高工作效率。
④要根据各个环节办理经济业务所必需的时间，合理规定凭证在各个环节停留的时间，以确保凭证及时传递。
2.会计凭证保管
会计凭证是重要的经济资料和会计档案。每个单位在完成经济业务手续和记账以后，须按规定的立卷归档制度，形成会计档案资料，以便日后查阅。
会计部门在记账后，应定期（每日、每旬或每月）对各种会计凭证加以分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号码，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的完整。为此，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。
会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格按照会计制度的有关规定执行。一般会计凭证至少保存十年，重要的凭证须长期保存，会计凭证保存期满需销毁时，必须开列清单，按照规定的手续报经批准后方可销毁。任何单位都不能随意销毁会计凭证。
3.7 会计账簿的定义和种类
会计账簿，简称账簿，是指由具有一定格式、相互联系的若干账页组成的，以会计凭证为依据，用以全面、系统、序时、分类地记录各项经济业务的簿记。
由于各个单位经济业务和经营管理的要求不同，因此，设置的账簿种类也就多种多样。为了便于了解和应用各种账簿，我们可以按下列标准对账簿进行分类：
1.按用途分类
账簿按其用途可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三种。
（1）序时账簿。
在实际工作中，序时账簿是按照会计部门收到凭证的先后顺序，也就是按照记账凭证编号的先后顺序逐日进行登记的，所以序时账簿亦称日记账。
序时账簿有两种：一种是用来登记全部经济业务的，又叫普通日记账；一种是用来登记某一类经济业务的，又叫特种日记账。在会计核算发展的早期，最常用的是前一种。
（2）分类账簿。
分类账簿又称分类账，是指对全部经济业务分类登记的账簿。分类账簿按其反映指标的详细程度划分，分为总分类账簿和明细分类账簿两种。总分类账，是根据一级会计科目设置，总括反映全部经济业务和资金状况的账簿，简称总账；明细分类账，是根据二级或明细科目设置的，详细记录某一类中某一种经济业务增减变化及其结果的账簿。明细分类账（简称明细账）是对总账的补充和具体化，并受总账的控制和统驭。
（3）备查账簿。
备查账簿是指对某些不能在日记账和分类账中记录的经济事项或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿，因此也叫辅助账簿。如“应收、应付票据备查簿”、“租入固定资产备查簿”、“代销商品登记簿”等。
2.按外表形式分类
账簿按其外表形式可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三种。
（1）订本式账簿。
订本式账簿又称订本账，是指在未使用之前，就把编有顺序号的一定数量的账页固定装订成册的账簿。
（2）活页式账簿。
活页式账簿是指在使用前和使用过程中都不把账页固定装订成册，而将账页用账夹夹起来，可以随时增添、取出的一种账。
（3）卡片式账簿。
卡片式账簿是指利用卡片进行登记的账簿。这种账簿是由很多具有账页格式的硬纸卡组成，并且这些硬纸卡被存放在卡箱中。
3.按账页格式分类
账簿按其账页格式可以分为三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿和横线登记式账簿等。
（1）三栏式账簿。
三栏式账簿是指在账页上设置“收入”（或增加）、“支出”（或减少）和“余额”三栏或“借方”、“贷方”和“余额”三栏，只记录金额的账簿。
（2）多栏式账簿。
多栏式账簿是指在账页上设置多栏，只记录金额的账簿。一般适用于费用、成本等明细账。如“制造费用明细账”、“管理费用明细账”等。
（3）数量金额式账簿。
数量金额式账簿是指在账页上设置“收入”、“支出”和“结存”三栏，各栏内分设“数量”、“单价”和“金额”三栏，既记录金额又记录数量的账簿。
（4）横线登记式账簿。
横线登记式账簿是指在账页上分设增加、减少两大部分，采用横线登记法，在同一行上反映同一项经济业务的增减情况，以便于分析和检查某项经济业务发生和完成情况的账簿。
3.8 日记账的设置和登记
各单位根据会计业务的需要，可设置普通日记账和特种日记账。
1.普通日记账
这种日记账是用来记录全部经济业务的日记账。在普通日记账中，按照每日发生的经济业务的先后顺序，编制会计分录，因此，也称分录日记账。它的格式采用两栏式，即是指设有借方和贷方两个金额栏。普通日记账的登记方法如下：
（1）日期栏：登记经济业务发生的日期。
（2）账户名称：登记会计分录的应借、应贷的账户名称。
（3）摘要栏：对经济业务作简要说明。
（4）金额栏：登记会计分录的借方金额和贷方金额。
（5）总账页数栏：每日应根据日记账中的会计分录登记总分类账，并将总分类的账页记入此栏。
2.特种日记账
这种日记账用来记录某一类经济业务。为了加强对货币资金的管理，各个单位都应设置现金日记账和银行存款日记账，用以序时地反映库存现金和银行存款收入的来源、支出的去向或用途以及每日结存金额。根据各单位的实际需要，现金日记账和银行存款日记账可以采用三栏式格式或者多栏式格式。
（1）三栏式现金日记账和银行存款日记账。
对三栏式现金日记账的登记方法如下：
①日期栏：登记现金收付业务发生的实际日期。
②凭证栏：登记收款凭证或付款凭证的种类和编号，如现金“收款凭证第8号”可简写为“现收8”。
③对方科目栏：登记现金收入或支出的对应账户名称。
④摘要栏：登记经济业务的简要说明。
⑤收入及支出栏：登记现金的收入金额和支出金额，每日终了，应计算当日的现金收入及现金支出的合计数。
⑥余额栏：在登记每笔现金收入或现金支出金额后，应逐笔结出现金余额，每日终了，应结出当日现金余额。
对现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿，并按每一张账页顺序编号，防止账页散失或随意抽换，便于日后查阅。
（2）多栏式现金日记账和银行存款日记账。
所谓多栏式日记账，就是将收入栏和支出栏分别按照对应科目设置若干专栏，即把收入栏按贷方科目设置若干专栏，支出栏按借方科目设置若干专栏。
在会计实务中，采用多栏式现金日记账和银行存款日记账，可以将多栏式日记账各科目发生额作为登记总分类账簿的依据。在收款凭证和付款凭证数量较多时，采用多栏式日记账可以减少收款凭证和付款凭证的汇总编制手续，简化总分类账簿的登记工作，而且可以清晰地反映账户的对应关系，了解货币资金的每项收支的来源或用途。
由于多栏式日记账各科目发生额可以作为登记总分类账的依据，根据内部控制原则，实行钱、账分开管理，应该采取相应的监督或控制措施，保证会计人员所登记的总分类账的正确性和可靠性。在具体操作时，先由出纳人员根据审核后的收款凭证和付款凭证逐日逐笔顺序登记现金和银行存款的收入日记账与支出日记账，每日应将支出日记账中当日支出合计数转记入收入日记账中当日支出合计栏内，以便结出当日账面结存余额。然后，会计人员应对多栏式现金日记账和银行存款日记账的记录进行审核，并负责在月末根据多栏式现金日记账和银行存款日记账各专栏的合计数分别登记总分类账的有关账户。这样做可以简化核算工作，但必须加强对多栏式日记账登记的监督和检查。
另一种办法是，单位可采取设置现金和银行存款出纳登记簿，由出纳人员根据审核后的收款凭证和付款凭证逐日逐笔登记，以便逐笔掌握现金和银行存款的收付情况，并进行现金账实核对及银行存款账单核对。出纳人员登记完出纳登记簿后，将收款凭证和付款凭证交给会计人员，由会计人员据以逐日汇总登记多栏式现金日记账和银行存款日记账，并于月末根据多栏式日记账登记总分类账。出纳登记簿与多栏式日记账应相互核对，以保证账簿记录的真实性和正确性。这种做法符合内部控制原则，但增设了出纳登记簿，加大了记账工作量。
3.9 总分类账的设置和登记
为了全面、总括地反映经济活动情况，并为编制会计报表提供核算资料，任何单位都应设置总分类账。在总分类账中，应按照一级科目的编码顺序分设账户，并为每个账户预留若干账页，以集中登记属于各账户的经济业务及其发生的增减变动。总分类核算只运用货币计量，采用三栏式和多栏式账页两种格式，记录各账户增减金额，以三栏式最为常用。
1.三栏式总分类账
所谓三栏式总分类账，是指其格式设有“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏。三栏式总分类账的格式设计通常有两种。
第一种是对某一账户只设有借、贷、余三栏，而不反映对方科目。
第二种是在总分类账的借方和贷方两栏内，分别增设“对方栏目”栏，以便使设账科目的对方科目能够反映出来，账户对应关系更加清晰。这种格式的总分类账如表3-7所示。
2.多栏式总分类账
所谓多栏式总分类账，是将所有的总账科目合并设在一张账页上。典型的多栏式总分类账，是一种序时账与分类账相结合的联合账簿，也称日记账，其格式如表3-8所示。
字号摘要发生额科目科目科目……借方贷方借方贷方借方贷方……
总分类账登记的依据和方法取决于所采用的会计核算组织程序。在不同的会计核算组织程序下，总分类账可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以将各种记账凭证先汇总编制成科目汇总表或汇总记账凭证，再据以登记，还可以根据多栏式日记账登记。无论采取哪一种方式，会计人员每月都应将全月已发生的经济业务全部登记入账，并于月末结出总分类账各个账户的本期发生额和期末余额，作为编制财务报表的主要依据。
3.10 明细账的设置和登记
为了详细地反映经济活动情况，并为编制财务报表提供详细核算资料，各单位应在设置总分类账的基础上，根据经营管理的需要，设置必要的明细分类账。明细分类账应分别按照二级科目或明细科目开设账户，用以分类、连续地记录有关资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的详细资料。明细分类账的设置对于加强财产物资的收发和保管、资金的管理和使用、收入的取得和分配、往来款项的结算以及费用的开支等方面经济活动的监督起着重要的作用。
各个单位应根据经营管理的需要，为各种财产物资、债权债务、收入、费用及利润等有关总分类账户设置各种明细分类账，如材料明细账、应收账款明细账等。明细分类账一般采用活页账簿，也有的采用卡片账，如“固定资产卡片账”可作为固定资产明细账。明细分类账的格式，应根据它所反映经济业务内容的特点，以及实物管理的不同要求来设计。一般有三栏式、数量金额式和多栏式三种。
1.三栏式明细分类账
三栏式明细分类账的账页格式与三栏式总分类账格式基本相同，账页内只设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种格式适用于那些只需要进行金额核算的资本、债权、债务等类科目，如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“短期借款”、“长期借款”、“实收资本”等科目的明细分类核算。三栏式明细分类账的格式如表3-9所示。
2.数量金额式明细分类账
数量金额式明细分类账的账页，在收入、发出和结存栏内，分别设有数量栏、单价栏和金额栏。这种格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资科目，如“原材料”、“库存商品”等科目的明细分类核算。数量金额式明细分类账的格式如表3-10所示。
3.多栏式明细分类账
多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和管理需要，在一张账页内按某一总账科目所属明细科目或明细项目分设若干专栏，用以在同一张账页上集中反映某一总账科目所属的各有关明细科目或明细项目的核算资料。而前述三栏式和数量金额式明细分类账则是按有关的明细科目分设账页，这一点与多栏式明细分类账有所不同。多栏式明细分类账适用于只需要进行金额核算而不需要数量核算，并且管理上要求反映项目构成情况的成本费用支出、收入、财务成果类科目，如“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“财务费用”、“营业外收入”、“本年利润”等科目的明细分类核算。多栏式明细分类账的格式设计及登记方法因科目类别及核算内容不同而分为三种情况。
（1）成本费用支出类科目。
（2）收入类科目。
其总账科目所属的明细科目或明细项目，反映出某一收入指标的构成。由于这类科目在会计期间内发生的经济业务主要都应登记在该账户的贷方，因此收入类明细分类账按贷方设多栏，反映各明细科目或明细项目本月贷方发生额，如发生冲减有关收入的事项用红字在贷方登记。月末，将贷方发生额合计数从借方一笔转出，记入有关账户。收入类明细分类账的格式如表3-12所示。
（3）财务成果类科目。
各种明细分类账的登记方法，应根据各个单位业务量的大小、经营管理上的需要以及所记录的经济业务内容加以确定。登记明细分类账的主要依据为原始凭证或记账凭证。一般情况下应逐笔登记经济业务，也可定期汇总登记。
