有备方可无患。是每个人都明白的道理，然而在如今资讯爆炸的年代，职场中人每天都需要处理大量的文件，光是从中筛选出有用的东西已经令大多数人焦头烂额，更别说让他们在极度疲惫的状态下给重要文件做一副本或备份了。
或许你也正经历着类似的情况，你每天早晨一上班，看到办公桌上堆满的报告、回信、公文等等，就产生混乱、紧张和忧虑的情绪。使你长期处于一种高压状态，身心疲惫。因此，你觉得能够把当天的重要文件整理出来，就已经让自己长松一口气了，至于要不要留副本，你觉得没什么必要，甚至你会理直气壮地说：从我工作以来，从来没有将重要文件丢失的现象发生。
然而，俗话说得好“不怕一万，就怕万一”。也许有一天你正埋头在大堆的文件中忙碌，老板突然走进你的办公室，让你拿上一份重要的策划案去参加研讨会，而你此时怎么找也找不到它时，你会得到怎样的后果？
某公司每年都会设一个出国进修的名额以奖励优秀的员工，这是很多公司员工梦寐以求的。可名额只有一个，今年的名额最后落到了公关部小张的名下。
此事公布后没几天，发生了一件事，让小张出国进修的机会泡了汤。
那天，总经理让小张将公司开发某一市场的策划书拿给他，结果小张在办公室找了半天也没找到，她又没有留副本的习惯。这让总经理大发雷霆，责令小张无论如何也要尽快找到策划书交给他，否则后果自负。
此时，身为小张部下的小赵手里拿着一份策划书跑到总经理那儿，问这份文件是不是总经理要的。总经理一看，正是他让小张拿的那份策划书，他就问小赵是从哪儿发现的，小赵说是从走廊上捡的。
于是，小张因为管理失误，受到公司的通报批评，出国进修的事当然也泡了汤。
原来，小赵对小张处处比自己强，早已心生敌意，这次出国的名额又落到了小张的头上更让小赵无法平衡。尽管小张从来没有得罪过她，但小赵总是一有机会，就有意无意地打小张的“小报告”，或者趁小张出差之际，找出各种借口频频向总经理汇报工作，以显示自己的工作能力。此次，她趁小张不在办公室，偷偷拿走了那份策划书，以此来报复小张。
事后，小赵又装着很同情地向小张解释：“张部长，我捡到这份文件后，本来想给你送去的，可正好碰到总经理，他问我，我就顺手给他了。没想到却给你带来这么大麻烦，真对不起！”
看了上面的故事或许你会说，这跟我将重要文件留不留副本有多大关系？那是小张倒霉，遇到职场小人。话虽这么说，但是小张当初如果能够将策划书做一副本妥善保管，也就不会发生那样的事了。一个副本就能杜绝小人的可趁之机，你觉得多花一点时间将重要的文件做好副本保留，值不值得？
千万不要觉得这样的事不会发生在你的身上，与你同在一个公司的同事，为什么你能出国、升职、加薪而我却不能，这样想的人绝不在少数，其中当然不乏小人，恃机陷害你一把。
如今，电脑科技的不断发展，职场中人的日常工作也越来越依赖于电脑，那么对于储存在电脑中的重要文件留好副本的习惯就显得更为重要了。因为多种意外事故或人为因素造成的数据丢失和破坏都会给职场中人带来种种的不便，甚至造成深远的不利影响。无论是凝聚了你大量心血的原程序还是公司里的重要文件资料，一旦丢失都可能造成不可估量的损失。因此，自从电脑哇哇落地的那天开始，一个与文件副本相对应的新概念——“数据备份”，也就始终如影随行的出现了，其相关技术也随着计算机的飞速发展而获得了长足进步。
某公司的业务部全体工作人员都有一个共同的习惯，那就是每天不给文件备份，绝不肯下班。什么与客户的往来邮件、合同细则等，都一定要用U盘拷贝出来，带回家在私人电脑上备份一遍。还有些人则喜欢在C、D、E、F每个盘里都备份一遍，最厉害的一个女孩，非但在公司电脑和私人电脑里各备份一份，还定期刻成光盘作备份——1份文件变出了4份。
原来，该公司的电脑设备过于陈旧——有时候—点“保存”键，就会吱吱作响半天，足够你慢悠悠地去趟洗手间。公司内部的软件系统就像是个危房，动不动就“轰”一声瘫痪，令好不容易从客户那里拿到的确认函等重要文件化为乌有。
那个“1拖4”的女孩，就是遭遇过系统瘫痪，并被技术部告知，请专业公司恢复数据要花几万美元。可怜得只能连续一星期加班加点，电话打到眼泪汪汪，才把丢失的重要文件整理回来。一朝被蛇咬，那女孩才学会了多存多备份。
虽然，现在该公司的电脑系统早已“旧貌换新颜”，但是在这个电脑病毒盛行的年代，保不准哪天你的宝贝电脑就会“死机”，因此该公司上下还是保留了及时备份文件的习惯，反正习惯了就不嫌麻烦，总比出了状况再疯狂加班来得好吧？
小亮是一名自由职业者，除了写一些文章在报纸、杂志上发表挣取一些稿费外，他还做了几份兼职，就是给几家文化传播公司当兼职录入员。有一天，小亮接到其中的一家公司的一篇大论文。说是大论文，其实已经赶上论证书了。字数整整达到15万。但因为字迹潦草，所以录入的时候，可能会有些费劲。不过也正赶上这几天小亮闲得很，所以接到这份工作时，他还是非常的高兴，应允5月1日之前一定能够完成任务。
回到家后，小亮就迫不及待的打开电脑，马不停蹄地开始工作。越录入越高兴，正愁黄金周时没有充足的资金用来陪女友出去旅游呢！到时候拿了这笔报酬，陪女友出去好好玩玩，岂不乐哉。小亮的日夜辛劳工作，录入工作终于在第6天顺利完成。真是天上掉的馅饼砸的总是一个人的脑袋哪！这时候，另一家公司也给小亮安排了一个3万字的文稿。小亮想，等录入完这一篇再一起给他们吧！反正他们两家公司相距不远。
在第二次录入文稿时，电脑出现了死机现象，后来又多次死机。找人来修，被诊断为电脑的系统故障。当重装系统时，小亮才突然反应过来，不禁大叫一声：“我的妈呀！我的文稿全完了！”小亮的文稿全在C盘，所以一旦系统坏了重装系统，C盘的东西就全没了。悔不该，没有备份文稿到D盘，也没有先用软盘备份。
后悔也解决不了问题，五·一期间陪女友出去游玩的计划是泡汤了。公司还在催稿，重新装好系统后，小亮又开始了繁忙的工作。
小亮因为没有养成重要文件留副本的习惯，终于受到了惩罚。做什么事，我们都应该想到万一，这样就能引起我们对重要文件丢失的警惕性，从而在文件丢失前，先做好最坏的准备。当然我们不是希望文件无缘无故丢失，只是考虑到一些意外事故的发生，我们不得不给自己留一手。正所谓：防患于未然。
另外有一些重要文件，当刚拿来的时候，你会觉得在你手里非常可靠没什么问题，可时间一长，有时连你都不知道放在哪儿了，而且有时当你找到后或许发现那文件由于日久已经字不成字、纸不成纸了。所以，对于工作中的重要文件、学习中的重要资料、生活中的重要证件，都应该养成一个留副本的习惯，以防不测。平时你可能体会不到，不过一旦真的发生了丢失的情况，你便会后悔莫及。所以，养成这样一个习惯，有利于你在意外丢失发生时，依然能从容找回从前的一切。对于事情的继续进行或是成功完成，有一个良好保证。
当你接手一个新客户的资料，出发前往与之约好的商谈地点前，一定要将该客户的资料备份保存一份，因为在你的商务差旅途中，难免遇到你意料不到的时间而丢失了相应的文件，如果你做好了备份，即使是丢失了，也可以立刻打电话回公司让你的同事或秘书将文件备份传送给你。
一些法律规定了保存年限和各种公司的历史性的相关文件等需永久保存的文件资料，一定要做好备份，以免年头久远后丢失。那么，哪些是属于这类文件呢？
（1）公司法规及公司代表大会文件；
（2）董事会及其他重要会议的文件；
（3）有关经营方针及事业规划；
（4）预、决算材料；
（5）各项规章的制定及修改和废止情况；
（6）发至公司内部机构的指示及命令；
（7）重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况；
（8）重要契约、合同的缔结、解除及其他变更；
（9）有关公司职员的升迁、赏罚及授予的重要内容；
（10）向官方提请的文件及官方批复文件中的重要内容；
（11）重要的诉讼文件；
（12）重要的统计及调查。
当然，也包括除上述内容之外被你所在公司认为是重要的任何文件。
对于一些喜欢将重要文件储存在电脑中的人，更加需要养成备份的习惯，对常用而不必经常改动的重要文件，有必要做一下双备份，即自己电脑硬盘上有一份，也用软盘、U盘、移动硬盘或光盘复制一份。而软盘、U盘、移动硬盘和光盘其实也是比较脆弱容易出问题的，如果自己电脑中没有备份，千万不要将软盘、U盘和光盘做为唯一存储的介质。如果你将大量的重要文件用光盘存储下来，最好用两份光盘。光盘的保存也要注意防尘、防划和防震，当其中一张光盘在使用过程中被破坏，应该马上将第二张光盘复制一份。不要将备份当儿戏，电脑在任何时候都有出问题的可能，如果平时不注意将重要的文件备份，一旦出了事故，悔之晚矣。最好的办法，是将重要文件打印一份出来保存。
如果是证件的话，可以复印几份备用，不建议将其都放在一起。平时使用的时候，能使用备份的，就不要使用原件。
有一些无法复印的硬文件，可以用摄影的方式将其拍下，以备不时之需。
要想成为优秀员工，在工作中就需要保持始终如一的韧劲。
