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第7章 “提高业绩型”的目标管理

提高业绩型重点着眼于工作部门的相互有机的联系。其根据组织结构有系统地将企业总目标,由上而下推广到部门和个人。上层目标与企业总目标有直接关系,下层目标与企业总目标间接有关,倾向于达成个人直接负责的工作,激发个人能力。由组织最高层直到最低阶层,逐级制定目标,使全部目标有系统地连在一起,结合发挥团体的最大力量,是提高业绩型目标管理的最大特征。

“提高业绩型”的优点,是逐层分级负责,各级层部门整合目标,在分工合作的基础上,达成总目标,对达成业绩任务、降低成本、专案管理等方面特别有效。需要达成的目标可根据下列层级次序来制定。

(一)制定“提高业绩型”目标的程序

1.充分了解本部门的目标与方针。

主管需使部属了解本部门的目标,以及达成目标所需的基本方针。目标管理依赖部属力量而达成,为鼓励部属的参与感,必须令部属充分了解本部门目标与方针。

2.达成年度目标的重要工作。

部属获悉主管所转告的部门目标与方针之后,须在自己所负担的工作范围中,检查本年度达成目标的重要工作,并将结果记录于目标卡的目标栏中。

3.记载或检讨因素时,须注意的事项。

(1)目标的数目。目标即其年度内所必须达成的重要事项。须尽量限制在5项以内。为达成目标所需要的小目标,另辟项目记载。目标过多,会使人分散力量,无法如期达成。不如以少数目标集中精力,更为有效。

(2)目标重要性次序。依重要性次序,分1、2、3、4、5,自上而下依序将目标记载于目标栏中。目标彼此间的重要程度,可用百分比加以标示,例如:“第一个目标50%”,“第二个目标25%”,“第三个目标20%”,“第四个目标5%”。

(3)定量性记载目标。目标须尽量作定量性的记载,无法定量化的,也须尽量具体地记载下来。定量记载,或是具体记载,并非一五一十、长篇大论地全部加以记录,而是要写下“基准记录”。例如将防止错误的目标定为“记账错误减少50%”、“记账错误件数一年不超过3件”。这部分的工作重点,相当重要。

(4)目标须经过努力才能达成。不需努力即可达成的目标,不能算是目标。但目标过高,最后必然无法达成,不达成可能使员工丧失信心。不但不能开发能力,反而要扼杀员工能力。所以,要向制定较个人能力稍高一点的目标挑战。

(5)目标须为长远的前途着想而制定。不能为提高短期的业绩而制定。

(6)一年以上的长期目标需列中间目标。凡需要一年以上的长期间始能达成的目标,可将年度内所必须达成的目标,列为中间目标。其与最后目标的关系,则记入目标卡的摘要栏中。有许多事情实际上并不需一年,但由于年度的起讫时间的缘故,有时候一个月目标会跨过两个期间。尤其目标的达成期间配合预算期间,制定每半年会计期间的目标时,应该要考虑制定中间目标。

(7)共同目分别记载。当某一目标需要两人或是两部门以上共同达成时,须分别记载同样的目标,并在“目标卡”摘要栏注明这是共同目标。凡是部属之间的共同目标,或是部门之间的共同目标,各上司须积极为其调整、交涉,以利制定。

(8)需要援助需注明。为达成目标,凡是需要人或是别部门协助援助时,须在“目标卡”摘要栏注明清楚。有些工作虽然不必与其他部门合作共同制定目标,但在某个程度上却需要别人的援助,员工的“目标卡”应记录,而上司应该依照“摘要栏”的记载予以协助。

(9)制作目标卡副本。目标卡经过主管盖过承认印鉴之后,用复印机复印一份,自己保管正本,副本由上司保管。

(10)目标落实到最基层。

(二)目标的达成与管理

1.自我管理达成目标。

每人须时时记住公司的目标与方针,以及自己的目标与时间表,有效地运用权限,自己管理自己,督促执行,努力达成目标。

2.做好未写入目标卡的细节工作。

凡未列入目标卡的细节工作,也要用心去做,使自己所属全部业务,都能有效达成目标。

3.尽快汇报障碍事态。

在追求目标的过程中发生障碍事态,或是非报告主管不可等事态时,各人应尽快地以口头向上司报告。

4.部属自己处理工作细节。

原则上,除非部属要求上司指导或援助,否则工作上的细节须尽量由部属自己处理(主管的职务是:例外管理、重点管理、部属的辅佐人)。

5.监管控制平衡进度。

除以上的日常管理,主管须定期接见部属,了解目标的达成状况,力求全盘业务的平衡进展。有如周末会议、月末会议、或是期中实绩报告会议一样,主管须定期集合部属,举行实绩检讨会。不仅可以加强上下的关系,尚能使部属相互间的联络愈形密切,这在管理上有很重要的意义。

(三)目标与时间表的变更

(1)避免在期中更改目标。

目标一经决定,每个人应有彻底加以达成的热诚,这一热诚至为重要。所以原则上,应尽量避免在期中更改目标。

(2)明确判断目标的弹性特质。

在这急速变化的现代社会中,目标具有极富弹性的特质。所以,也不能过于受到前项原则的束缚,以致失去原有的特质。因此,凡是需要大幅更改的目标,应该迅速加以更改。什么目标才需要更改,什么目标不必变更,因个别事态的不同而不同,原则上,属于个人因素的变动偏向不修改目标,属于环境因素的变动才偏向“要修改目标”。因此,要特别说明固定目标与变更目标的理由。能够在这相反两种原则中,判断正确是非的人,才是一位能干的管理人。

(3)协商变更。

变更目标与时间表之前,须如制定目标的手续一样,由主管与部属共同商议决定,并报请上级同意。

(4)记录人员变动需履行手续。

因调动、晋级,或是职务变更等,致使工作人员之间的关系也发生变化时,须将目标的变更状况记载至变动当前,而后向主管提出,并以口头补充说明。主管即将目标卡交给新任者,并给予必要的指示与指导。这时候假如需要变更目标与时间表,则主管与新任者可于商量的变更。

(四)成果的检讨与反省

1.分析绩效。

年底时,面对自己所达成的成果,每人都要自我反省一番,分析绩效。其达成比率能以数量表示者,即以数量表示;不能以数量表示的,即记载于目标卡的达成栏中。目标的达成卡综合其他必要的考核因素,即可成为人事考核的资料。

2.结果的检讨。

将达成状况数量化之后,其中未如期达成的,及评估结果为 C类的目标等,执行人本身需检查。

3.寻找原因。

为何不能达成?原因在哪里?是不可抗力抑或自己不够努力?

4.总结经验。

次年度须如何处理这个问题?将检查的结果,记入目标卡的摘要栏交给主管,并以口头报告补充说明。

关于报告的时期与方法,因各单位的情形不同,主管可酌情自行决定时间,而后通知部属。接受年度报告的主管,在接受部属报告后,须检查部属的报告内容,告之优劣程度,以为次年度达成更高目标的基础。在这个报告里,主管对未达成目标部分的处置,极为重要。首先不要使部属因未达成目而丧失信心;其次是与部属好好商讨,鼓励其继续奋斗的热诚,以便向更高的目标挑战。

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