所谓“整理"就是将物品区分为需要的和不需要的、使用频率高的和使用频率低的、价值高的和价值低的不等，在弄清楚这些以后，分门别类地进行安置，这是“整理”最基本的方法。
“整理”（SEIRI）不单单指把东西整理好，更多的意思在于将不需要的东西处理掉。通过“整理”，就能在整理东西的基础上将多余的物品从工作场清除出去。经常使用的就是使用频率比较高的物品，通常一个月才使用一次的物品即偶然使用的物品。当然，这不是绝对的。在具体实施中，可根据现场是否需要、重要程度、是否经常使用、价值如何以及物品使用部门来区分，同时还要把常用物品和非常用物品区别开来等。“整理”的推行是为了腾出空间，以充分利用其使用价值，避免误用无关的物品塑造清爽的工作场所。
（一）有效推行“整理" 法则的五个要点
1.全面检查工作场所。
地面上：推车、台车、叉车等搬运工具；各种优良品、不合格品、半成品、材料；工具、设备装置；材料箱、纸箱、容器等；油桶、漆罐、油污；花盆、烟灰缸；纸屑、杂物。
工作台：破布、手套等消耗品；螺丝刀、扳手、刀具等工具；个人物品、图表资料；余料、样品。
办公区域：抽屉和橱柜里的书籍、档案；桌上的各种办公用品；公告板、海报、标语；风扇、时钟。
材料架：原材料、辅助材料；呆料；废料；其他非材料的物品。
墙上：标牌、指示牌；挂架、意见箱；吊扇、配线、配管；蜘蛛网。
室外：废弃工具；生锈的材料；自行车、汽车；托板；推车；轮胎；杂草等。
2.利用拍照的方法分析现状。
整理的第一步是要了解现状，最好的方法是拍照片，将未经整理的现场照片和经过整理活动后的现场照片进行对比，实施“整理"的效果就会一目了然。然后再对这些变化进行分析，区分出经常使用的和不能使用的物品，这样就会形成一个理想的作业现场。拍摄时，特别要注意选择适当的位置和角度，以便完整地拍摄作业现场。整理后，在同样的位置和角度再拍摄一遍，将两次拍的照片放在一起进行对比，经常使用的和不经常使用的物品做了哪些调整，然后对使用频率高的物品进行认真的研究，确定其摆放的位置。过一段时间再拍摄一次，反复进行比较，以达到最佳效果。同时，照片上最好标注日期。
3.要让现场的全体工作人员都参与整理。
如果在规定的时间大家一齐动手，并由此形成整个单位常规性的习惯是再好不过了。如果员工各自进行整理，那么每个员工都要明确了解各自的责任：在进行整理时，首先要确定整理的场所和对象，制定不需要物品的判定原则和需保留物品的标准及放置方法。特别是对名称、批号、物品的分类、数量、场所和判定的依据等要制作成专用表格认真填写。
4.做好保管和保存工作。
保管和保存的区别在于存放时间的长短：短期的为保管；长期的为保存。根据对象的不同，要明确保管和保存的标准。使用前暂用的放置为保管，长期的为保存；保管是在工作现场的附近，保存则是放置在仓库，可以离现场较远；对使用量大、使用频率高的物品进行保管，要确定最适宜的固定位置，对使用量小、使用频率低的物品可以不固定保管场所，或放入仓库保存。整理出需要保管的物品后，就要对不需要的物品进行处理，从而确保需要保管的材料、产品、备件、工具和消耗品等所需的位置空间。在整理保管空间时，要在将不需要的物品清除后，再对整个现场空间进行重新整理。腾出来的保管空间放置什么物品要根据物品使用的必要性和使用频率来确定。放置物品的场所不能混乱，要画出界线进行统一的规划。体积不大的物品可放置在货架和柜子上。垃圾桶、灭火器材、清洁用具、危险品等要确定专用的放置场所。
5.用标志牌进行标准化的整理。
根据指示牌或黑板就能很清楚地知道什么物品在什么地方，这样就可以节约很多寻找的时间。标注区域和名称要在确定了保管场所之后进行，要决定整个场地的划分和布局；在必要的场合中，将放置方法和排列的条件用指示板进行说明；对能够区分的物品用记号或序号进行表示，也可以用图画和图片将其特征表示出来。为了简单明了，指示板要灵活运用不同型号、颜色和形态等方式加以区别。在保管场所中运用指示板，容易识别，效果非常好。
（二）整理法则在工作生活中的七种实际应用
1.办公桌的整理。
（1）不用抽屉是一条大原则。通常，人们习惯将各种文具、文件、资料一股脑儿地塞在抽屉里或堆在桌子上，如此一来，上班以后就不能立即开始工作。需要的文件找不着，计算器、剪子也不知道塞在什么地方，到处翻找，心烦意乱。好不容易找到了，工作起来情绪也会大打折扣。
那么，怎样进行办公桌的整理呢？其中一个大原则就是不把东西放在抽屉里。
有人把所有的东西都塞在抽屉里，桌面收拾得干干净净；也有人拼命把抽屉整理得整整齐齐。这些人都不能说善于工作。因为善于工作的人会牢记一条大原则：抽屉里不放东西。经常使用的笔、订书机等办公用品应该放在办公桌上。这样工作才能得心应手。
（2）文具都必须竖放。办公用品一般有七大件，分别是：笔、订书机、涂改液、即时贴、便条纸、橡皮、计算器。不论做什么工作，这七样东西是必不可少的，因此最好放在触手可及的地方。这些东西应该放在办公桌的右上方，而且必须竖着摆放。
“竖放”是整理方法的一个原则。竖放文具最简单的办法就是把文具放在笔筒里。不仅笔要竖放，订书机、涂改液也要竖放，橡皮等则横放在旁边。这样每件文具都有自己固定的位置，各就其位。
2.文件、资料的整理。
经常使用的文件、资料应装入文件匣或立式纸夹放在办公桌最下层的大抽屉里。
（1）文件、资料也可以竖放。在美国，学校教职员的办公桌上通常都竖放着文具：凡是能竖立起来的东西都竖放着，就连纸张也想办法竖放起来。教室的墙边放着立式纸夹（即图书馆的立式报夹），挂着学生们刚画好的图画。
（2）办公桌下层抽屉的有效利用。最下层抽屉可以竖放A4的文件、资料，高度可达50厘米；把这个空间充分利用起来，可以放下面这些东西：
●个人的东西。
●个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）。
●尚未处理的文件（当天未能处理的文件）。
●文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等）。
●空白稿纸、不常使用的文具等。
经常使用的文具、资料在其背脊上写明题目，竖放在大抽屉里。这样可以随时方便取用。
3.各种信件的整理。
做一个临时性的信夹，把不能立即处理的信件放在里面，必须保存的东西则放在信件保存册里。
收到信件后，要注明收信日期，首先使用颜色鲜明的笔注明收信日期；通读一遍并注意关键内容，如果认为此信无须留存，可以扔掉，如果此信有的部分很重要，就做上记号，必要的话立刻抄在记事本上。如果必须回信，使用公司信笺或格式化的信纸立即回复，并注意回信内容务必复印留底，回信后，应在来信上注明回信的日期，做上“已处理”的记号，如果是利用文字处理机或电脑回信，打印的信函和保存在硬盘或软盘里的信息的编号应一致；如果不能立即处理，应把信件放在显眼的地方。
4.会议记录的整理。
会议记录的原则是不使用笔记本。参加会议或讨论会，一般都有记录资料，这些对工作都很重要，必须认真整理。在分发的资料、商品目录上一定要注明日期。记录纸的颜色有绿色、黄色、茶色等多种，带一张厚纸垫，上方有一道切线。
带色记录纸的好处在于撕下来后不会和其他文件资料混在一起，因为文件资料的用纸绝大部分是白色的。厚纸垫的作用是在没有桌子的情况下也可以记录，而切线的孔洞便于撕得整齐。记录纸的横线间距也很重要，如果间距太窄，写的字自然也是小字。
记录纸的背面绝对不能使用。记录不可事无巨细，把会议内容要点记下来就够了。
5.传真信息的整理。
传真纸容易丢失，应该像对待明信片、信函一样当即处理。如必须保存，应把热传感的传真纸复印成A4普通纸。收到传真后，应立即阅读处理：注明收到的日期（传真机会自动记录日期、时间，但字迹不清，还需自己用圆珠笔注明）；确认内容；如有必要，把内容抄在记事本上后再销毁；如其内容当时无法处理，放在临时纸夹里。
6.软盘的整理。
随着文字处理机和电脑的普及，必须对以纸张和电子为媒体的信息进行整理。以不同颜色的软盘把公司里储存公用信息的软盘和个人使用的软盘区分开，储存公用信息的软盘一定要采取保护措施，使大家都自觉地小心使用。存储在硬盘里的信息一定要复制到软盘里，并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系，一定要在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分成几大类，修改以后，一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样，保存在专用的夹子里。
