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第133章 凌乱无序的习惯浪费时间和精力

在从事一项工作的时候,不要因为受到干扰或者疲倦而放下正在做的工作,转身去做其他不相干的事情,因为如果此项工作还没有结束,就又开始另一项工作的话,你的办公桌上就又要开始混乱了,随后,你的大脑也要开始混乱了。你一定要力求把你手头的工作做完以后再开始另外的工作,即使这项工作暂时遇到了阻碍,你也要尽力去做。

纽约市中央火车站的咨询处大概是世界上最拥挤的地方之一了。每天,那里总是人潮拥挤,匆匆忙忙的旅客都争抢着询问自己想知道的问题,都希望能够立即获得答案。对于问询处的服务人员来说,工作的紧张与压力可想而知。疲于应对是他们的共同感受。可3号窗口后面的那位服务员却是个例外,他看起来并不紧张,这实在是令人不可思议。这位服务人员戴着眼镜,样子文弱,却要面对大量秩序混乱和缺乏耐心的旅客,让人很难想像在如此巨大的压力面前他还能镇定自若。

在他面前的旅客是一个衣着鲜艳的妇女,头上戴着一条头巾,已被汗水湿透,她的脸上充满了焦虑与不安。询问处的先生倾斜着半身,以便能倾听她的声音。“是的,你要问什么?”他把头抬高,集中精神,透过厚镜片看着这位妇人:“你要去哪里?”

这时,有位穿着入时,一手提着皮箱,头上戴着昂贵帽子的男子试图插话进来。但是,这位服务人员却旁若无人,只是继续和这位妇人说话:“你要去哪里?”“三藩市。”“三藩市是吗?”他根本没有看行车时刻表,就说:“那班车是在10分钟之内,在第11号月台登车。你不用跑,时间还多得很。”“你说是11号月台吗?”“是的,太太。”“11号?”“是的,11号。”

女人转身离开,这位先生立刻将注意力移到下一位客人——戴帽子的那位先生身上。但是,没过多久,那位太太又回头来问一次月台号码。“你刚才说的是11号月台?”这一次,这位服务人员已经集中精神在下一位旅客的身上,不再管这位头上扎丝巾的太太了。

有人询问那位服务人员:“能否告诉我,你是如何做到并保持冷静的呢?”

那个人这样回答:“我根本没有和大众打交道,我只是单纯地在接待一位旅客。忙完了一位,才换下一位。在一整天之中,我每次只服务于一位旅客。”

这位服务人员完全掌握了高效率的工作方法:一次只解决一件事。许多人在工作中把自己搞得疲惫不堪,而且效率低下,很重要的一个原因就在于他们凌乱无序的工作习惯。他们总试图让自己具有高效率,而结果却常常适得其反。一项工作做完后,务必要把与这项工作相关的资料收拾整齐,并分门别类地把它们放到合适的位置,然后你应该核对一下剩下的工作,接着去进行第二项工作。

秩序应是工作的第一定律。但实际果真如此吗?不见得。只要我们稍加留意就会发现,很多人的桌面总是堆满纸张,好几个星期都不曾理会它。一位纽奥良的报纸发行人的工作方式杂乱无章,他的秘书有一天为他清理桌面的时候,终于发现了那台失踪两年的打字机。

当你的办公桌上乱七八糟地堆满了待复信件、报告和备忘录时,这足以导致慌乱、紧张和忧烦。更为严重的是,时常担心“万事待办,却无暇顾及”的人,不仅会感到紧张劳累,而且会引发高血压、心脏病和胃溃疡。

著名的精神病医师威廉·沙勒提起他的一位病人,就是因为凌乱无序的工作习惯而差点精神崩溃,不过当他改变了这一不良习惯后,他奇迹般地康复了。

这位病人是波士顿一家大公司的客户经理,第一次去见沙勒医师的时候,整个人充满了紧张、焦虑的情绪而闷闷不乐。他工作繁忙,并且知道自己状态不佳,却又不能停下来,他需要帮助。

“当这位病人向我陈述病况的时候,电话铃响了,”沙勒医师说道,“是医院打来的。我丝毫没有拖延,马上做了决定。只要能够的话,我一向速战速决,马上解决问题。挂上电话不久,电话铃又响了。又是紧急事件,颇费了我一番唇舌去解释。接着,有位同事进来询问我关于一位重病患者的种种事项。等我把一切忙完,我向这位病人道歉,让他久候了。但这位病人精神愉悦,脸上流露出特殊的表情。”

“别道歉,医师,”这位病人说道,“在这10分钟里,我似乎已经明白了自己哪些地方不对了。我要回去改变我的工作习惯……但是,在我临走之前,我可不可以看看你的抽屉?”

沙勒医师拉开桌子的抽屉,除了一些文具之外,并没有其他东西。

“告诉我,你的待处理事项都放在什么地方?”病人问。

“都处理了。”沙勒回答。

“那么,待复信件呢?”

“都回复了。”沙勒告诉他,“不积压信件是我的原则。我一收到信,便交待秘书处理。”

几个星期后,这位客户经理邀请沙勒医师到他的办公室参观。他改变了——当然桌子也变了。他打开抽屉,里面没有任何待办文件。

“几个星期以前,我有两间办公室,三张办公桌,”这位经理说道,“到处堆满了没有处理完毕的东西。跟你谈过之后,我回来清除掉了一货车的报告和旧文件。现在我只留下一张办公桌,东西一来便处理妥当,不会再有堆积如山的待办事件让我紧张烦恼。最奇怪的是,我已不药自愈,再不觉得身体有什么毛病啦!”

我们可以说,杂乱无章的工作方式是一种恶习:你在自己的办公桌上堆满了文件、资料,结果需要的东西找不着,不需要的东西一大堆,很多时间就白白浪费在查找丢失或一时找不着的东西上了。更糟的是,凌乱的东西会分散你的注意力,当你做着一件事时,眼睛不经意地扫过另一份文件,你马上又会想起,那份文件也在等着处理,于是你的注意力就被分散了。

如果你的办公桌上经常是文件、物品堆积如山,你就有必要花一点时间来整理一下了,在这个时候花上少半天时间是很值得的。把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来,把立即需要办理的找出来,放在办公桌的中央,其他的进行分类,分别放入档案袋中或是抽屉里,这样做的目的是要提醒你,你现在应该做的是最要紧的工作。因为你一次只能做一项工作,所以你要把所有的精力集中在这件工作上,不能让其他的工作影响你。

凌乱无序的工作习惯,会浪费你的时间和精力,然后直接影响到你的工作成绩。所以我们必须顺序合理地组织工作,这样就可以轻松地结束每一天的工作,迎来明天新的开始。

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