一、商务谈判开局的目的与任务
谈判各方在各种准备工作就绪之后，接下来就要进入面对面的谈判了。谈判过程有可能是多轮次的，需要经过几轮谈判；也可能要经过多次的反复，才能使各方达成一致。无论谈判时间长与短，谈判双方都要在谈判桌上各自提出自己的交易条件和意愿，然后是就各自希望实现的目标以及相互间的分歧进行磋商，最后是消除分歧、达成一致。简言之，这个过程依次是谈判开局阶段、谈判磋商阶段、谈判结束阶段。谈判双方只有把握好各个阶段的谈判策略，完成每个环节的任务，才能最终实现双赢的目标。
所谓商务谈判开局阶段，也称非实质性谈判阶段。这主要是指谈判双方进入具体交易内容的洽谈之前，彼此先见个面，互相介绍、寒暄，并就谈判内容和谈判事项进行初步接触的过程。虽然开局阶段在时间上只在整个谈判过程中占据很小的一段，而且涉及的内容似乎与整个谈判的主题关系并不大，但它在谈判中的作用却是十分重要的，因为开局阶段关系到双方谈判的诚意和积极性，同时也关系到谈判的发展趋势。可以说，一个良好的开局是谈判成功的基础。
谈判开局阶段的主要目标就是双方对谈判程序和相关问题达成共识，双方谈判人员互相交流，创造一个友好合作的谈判气氛，分别表明己方的意愿和交易条件，初步摸清对方的情况和态度，为随后进入实质性的磋商阶段打下基础。为了达到以上目标，开局阶段需完成以下3项基本任务。
（一）明确谈判的具体事项
所谓谈判的具体事项主要包括目的、计划、进度和成员四个方面。
谈判双方初次见面，首先要互相介绍参加谈判的人员，包括人员的姓名、职务以及谈判角色等情况。然后双方进一步明确谈判要达到的目标（这个目标应该是双方共同追求的合作目标）。此外，双方还要磋商确定谈判的大致议程和进度，以及双方需要共同遵守的纪律和共同履行的义务等一系列问题。
（二）建立合作的谈判气氛
谈判气氛往往会直接影响谈判人员的情绪和行为方式，进而还会影响到谈判的发展。谈判气氛受多种因素的影响，其中客观环境对谈判气氛的影响较大。例如，谈判双方面临的经济形势、市场变化、实力差距、文化氛围，以及谈判时的场所、时间、天气和突发事件等。关于客观环境对气氛的影响，谈判组织要在谈判准备阶段做好充分准备，尽可能营造有利于谈判的良好环境气氛。谈判气氛的形成，一般都是以双方相互介绍、寒暄，通过双方接触时的表情、动作、姿态、说话的语气等方面来实现的。谈判气氛的营造既能够表现出双方谈判人员对谈判的期望和双方的谈判策略特点，同时还表明了双方的态度，这是获得对方第一手信息的好时机。
（三）进行开场陈述和报价
在开场时，双方各自陈述己方的观点和愿望，并且提出己方认为谈判应涉及的问题和问题的性质、地位，以及己方希望取得的利益、谈判的立场。通过初步接触，来探测对方的目标、意图和可能会做出的让步程度。这一过程就是通常所说的摸底。谈判人员应该摸哪几方面的底呢？
1.考察对方是否诚实、正直，是否值得信赖，能否遵守诺言。
2.了解对方对该项交易的诚意与合作意图，明确对方的真实需要是什么。
3.了解对方的谈判经验与作风、对方的优势与劣势、对方谈判人员的态度与期望，以及对方认为有把握的和所担心的是什么，己方是否可以加以利用等。
4.了解对方在该项谈判中所要坚持的原则是什么，在哪些方面可能做出让步。
在谈判双方进行实质性的谈判之前，谈判人员一定要特别重视观察对方的言谈举止，通过这些细节去获取对己方有利的各种信息。还要留意对方阵营中正直坦诚和表现出合作倾向的人，多与他们沟通交流，以减少谈判中的障碍。同时，还要注意听话听音，捕捉对方谈话中所包含的更深层次的信息，这些信息反映的可能才是对方的真实意图。
通过摸底，可以大致弄清对方利益之所在，进而发现双方共同获利的可能性。谈判人员可以在这个过程中就谈判的规程、计划、进度等提出一些初步的建议。由于这是一个基本不涉及或者很少涉及双方利益的问题，因此通过与对方坦率交流、协商，双方往往很快就可以达成一致。这样，就可以顺势将先前营造的诚挚而融洽的气氛带进双方进一步的洽谈过程中。
二、开局气氛的营造
（一）营造开局气氛的必要性和影响开局气氛的因素
1.营造良好开局气氛的必要性
每一项谈判都会有其独特的气氛。一般来说，谈判气氛有热烈的、积极的、友好的，也有冷峻的、紧张的、对立的；有松松垮垮、慢慢吞吞、旷日持久的，也有严肃认真、力争朝夕、速战速决的。通常情况下，一项谈判总有一种气氛居于主导地位，并且贯穿于谈判的全过程。一般来说，谈判双方一经见面接触，谈判气氛就已经基本形成了，并且将会延续下去，通常不会改变。就像两个人初次见面一样，第一印象往往是根深蒂固的。当然，这样说并不表明双方最初的接触是决定洽谈气氛的唯一时刻，实际上谈判双方在洽谈以前的非正式见面和洽谈过程中的交锋都会对洽谈气氛产生一定的影响，只是开局瞬间的接触最为重要而已。从有利于达成协议的角度出发，双方在谈判初期就要营造一个互相信赖、诚挚合作的谈判氛围，为正式谈判打好基础。为此，谈判人员要做的第一件事就是要设法获得对方的好感，在彼此之间建立起一种互相尊重和信赖的关系。双方在初次接触时，不要急于进入实质性的洽谈，可先花一些时间，选择一些双方感兴趣又与谈判无关的话题来谈论。例如，双方各自的经历，共同熟悉或交往过的人，一场精彩的体育赛事，甚至天气，当天的热点新闻等，这些都可以成为谈判双方之间形成轻松、和谐气氛的媒介。
当然，客观地说，有时一种融洽对等的气氛不太容易形成，特别是当遇到实力较强、优势明显的谈判对手时更是如此。此时，谈判双方的地位悬殊，己方往往很难与对手对等谈判。然而，即使面对高高在上的谈判对手，只要双方有合作前景，也要尽力营造一种良好的谈判气氛。在实践中，通常有两种处理方法：一种是比较消极的做法，就是给对方出点难题，挫其锐气，使对方能够正视己方的地位；另一种则是积极的做法，就是在开始时表现出对对手极为尊重、附和并赞同他的见解，找机会显示出己方谈判人员的水准，不失时机地展示己方的独特优势，令对手转变态度。至于选用哪一种，应该根据实际情况而定。
2.影响开局气氛的因素
影响开局气氛的因素有很多，既有环境、心理方面的因素，也有地位和实力等方面的因素。许多谈判人员在谈判过程中始终处于紧张和不安的状态，他们觉得与对手面对面交锋太可怕了。这也许是因为他们不习惯谈判，或者因为这次谈判将决定公司和他们的命运。毫无疑问，这样的气氛对谈判非常不利。因此，这里有必要提醒谈判人员要注意避免以下几种不利于营造轻松的谈判气氛的情况。
（1）被动的一方没有听完对方讲话的全部内容，就把全部精力转移到如何回答问题和如何应付上。
（2）双方都按照各自的愿望理解对方讲话的内容，因此不能正确理解对方所表达的意思。
（3）对对方持怀疑态度，即使正确理解了对方讲话的意思，也不愿意相信。
（4）由于紧张不能正确理解对方的讲话，或者单凭主观的标准来判断对方的讲话，因而对不愿意接受的那部分内容听不进去。
如果谈判人员存在上述情况，就需要注意克服心理障碍，消除紧张因素，这样才能与对手建立良好的洽谈气氛。
（二）怎样营造良好的开局气氛
要使谈判达到互惠双赢的目的，洽谈的气氛必须是诚挚、友好、合作、轻松和认真的。而要取得这样一种洽谈气氛，就需要谈判各方共同努力，精心营造，特别要注意不能在洽谈刚开始就匆忙进入实质性谈判。要花足够的时间，利用各种因素，努力营造合作的良好气氛。具体来说，应该从以下几个方面进行设计。
1.轻松的谈判环境
谈判环境的好坏直接关系到谈判气氛的优劣，所以最好找一个与谈判主题相适宜的地方作为谈判地点。
（1）谈判地点的选择
谈判地点的选择，对谈判人员的心理有不小的影响。如果安排在谈判人员所在地谈判，就便于谈判人员随时向上级领导和专家请教，便于查找资料和提供样品等；同时在生活方面也能保持正常，饮食、起居都不会受到影响；更重要的是处于主人的地位，心理上占有优势。但是主场谈判并非处处皆好，也有一些弊端，如易受各种杂事的干扰、要花费一定的时间照顾对方等。在异地谈判虽有诸多不便，但也有一定的好处，如便于观察和了解某些情况，谈判人员在遇到难以解决的问题时，可以以权力有限，必须向领导请示方能给出答复为由，暂时中止谈判，从而有充分的时间权衡利弊，深入思考某些问题。
一般而言，对于重要的问题或难以解决的问题，最好能够争取在本方所在地谈判；而一般性的问题或比较容易解决的问题，则可以在对方所在地举行谈判。也可以选择一个中立地进行谈判。
（2）谈判室的布置
谈判室最好选择在一个幽静、没有外人干扰的地方，房间大小要适中，桌椅摆设要紧凑但不拥挤，环境布置要温馨，灯光要明亮，使人心情愉快、开阔。谈判室的安排可以根据谈判内容的重要情况进行调整，通常开始时比较正规，可以安排在会议室进行；如果最后只洽谈一些无关紧要的问题，也可以在娱乐性的场所进行。
谈判桌通常有两种：一种是方形谈判桌，双方谈判人员面对面入座，但这种形式往往会给人带来一种凝重感，有时还会产生对立的感觉，而且交谈也不太方便，所以人们通常在中间放一些鲜花等物品进行调节；另一种是圆形谈判桌，双方谈判人员围圆桌而坐，这种形式可以使双方人员感到有一种和谐一致的气氛，而且交谈也比较方便。当然，有时候也可以根据实际的需要安排其他形状的谈判桌。有些谈判也有不设谈判桌的，大家随便坐在一起，交谈轻松自然，这样有助于增加友好的气氛。
一般情况下，谈判人员的座位安排主要有两种形式：一种是双方分开而坐，即双方的谈判人员各分坐一边。这种形式可以让谈判人员心理上有一种安全感，而且便于查阅资料；另一种形式是双方人员交叉而坐。这种形式使人有一种“谋求一致”的感觉，能够在一定程度上增强合作、轻松、友好的气氛。此外，对双方座位的间距也有一定的要求，如果排得太紧，彼此会感到拘束、不舒服；反之，如果离得太远，不但交谈不方便，还会在心理上产生一种疏远的感觉。因此，座位保持适当的距离，无疑有利于形成一种亲切的交谈气氛。
2.良好的个人精神风貌
谈判人员在谈判中应表现出良好的精神风貌。具体要求如下。
（1）在精神状态上，精力充沛、神采奕奕、自信而富有活力。
（2）在性格上，大方、自重、认真、活泼、直爽。尽量克服自己性格中的弱点。
（3）在态度上，诚恳待人，谦逊而不骄满、端庄而不矜持、热情而不轻佻。
（4）在仪表礼节上，秀美整洁、俊逸潇洒，使人乐于亲近。
（5）在谈吐上，幽默文雅、言之有物、言之有据、言之有理、言之有味。
（6）在动作表情上，适当得体。
3.适合的服饰
谈判人员的服饰要与谈判的环境和谈判对方相匹配，而且要注意服装的配色。衣服面料的各种色调的协调固然重要，但更重要的是要与环境、穿着者的年龄和职业相协调。此外，还要注意款式与体形的和谐，服装的新颖款式可以给人增添无穷的魅力，能使自然美和气质美更加突出，也能使谈判人员原有的体形、气质上的不足得到弥补。然而，现在的服装款式变化日新月异，而人的体形又千差万别，因此对于服装款式的选择并没有一定之规。一般而言，对谈判人员装束的总体要求是：美观、大方、整洁。由于服饰属于文化习俗范围，因此不同的文化背景也就会有不同的要求。
4.共同的中性话题
在谈判进入正式话题之前，谈一些双方都感兴趣的中性话题，有利于营造和谐的气氛，因为这些话题一般与业务无关，比较容易引起双方的共鸣。中性话题的内容通常有：各自的旅途经历、双方都喜欢的著名人士、彼此都熟悉的人和事、热门文体新闻事件、业余爱好、与彼此都有过交往的老客户等。
5.亲切真诚的表情
人体语言和有声语言一样，都具有很强的感染力。同时，它可以直观地反映出此人是行事果断还是优柔寡断，是轻松愉快还是剑拔弩张，是精力充沛还是疲惫不堪。这些往往是通过头部、背部和肩膀的动作反映出来的。谈判人员的表情对谈判的气氛有着很大的影响，为了创造一个好的谈判气氛，谈判人员在表情上要特别注意以下几点。
（1）表情要恰当，要善于适应交流过程发生的变化。
（2）表情务必率真、自然。
（3）要注意眼睛的变化，而且要与唇和脸部肌肉的变化相配合。
（4）切忌面无表情、呆板。
6.平和的心态
创造开局的良好气氛，需要谈判人员保持平和的心态。要把对方看做是合作伙伴，而不是剑拔弩张的竞争者，因为谈判的目的是达到双赢。平和的心态要通过行动表现出来。
第一，礼貌。谈判双方在开局阶段营造出一种尊重、以礼相待的气氛非常重要，不能流露出轻视对方、以势压人的态度，更不能以武断、蔑视、指责的语气讲话。
第二，自然。无论是语言、表情还是行为，都应该表现得十分自然。
第三，友好。谈判人员要真诚地表达出对对方的友好态度和对合作成功的期望，热情的握手、信任的目光、自然的微笑，都有助于营造双方友好合作的气氛。
第四，进取。进取主要表现为追求效率、追求成功的决心以及解决问题的方法。无论双方存在多大分歧，有多少困难，都相信一定会获得令彼此满意的结果。
三、谈判开局的注意事项
谈判开局时，谈判人员不仅要把精力放在营造良好的谈判气氛上，而且要注意观察对方和做好对谈判议题的阐述。
（一）注意对方的谈判风格
谈判人员在谈判的开始阶段就要注意发现对方的谈判风格，以便采取相应的方式使谈判得以健康发展。为了寻求双方合作，通过谈些一般性的话题，了解对方的立场、原则、需要，以及在哪些问题上对方可以做出让步。不仅要了解对方的整体情况，而且对对方个人的背景和价值观以及是否有可加以利用的事项，都要搞得一清二楚。
（二）注意阐明谈判的议题
双方步入谈判室后，一方面需要为创造气氛而努力，另一方面也要为开场破题即阐明谈判的议题做相应的准备。阐明谈判议题这个环节需要多长时间，通常要根据谈判的性质和谈判的总时间来确定。一般情况下，控制在谈判总时间的5%以内较为合适。例如，准备进行2个小时的洽谈，用6分钟阐明谈判的议题就够了。如果谈判将持续几天，可以在开始谈判前举行个轻松的聚会，在聚会上阐述议题。当谈判的参与人员较多时，最好分组阐明谈判的议题。
（三）要注意观察对方
谈判人员要通过对对方言谈举止的观察和分析，掌握对方的性格、态度、风格、意向、策略、经验等各方面的情况。例如，对方在寒暄时，不能应付自如，或是锋芒毕露，就可以判定他是一个新手；相反，如果双方一见面，对方就从容自若，侃侃而谈，并设法调动谈判的兴趣，试图探测对手的实力，那么他肯定是个行家里手。只有注意观察、分析对方，才能做到心中有数。
